Dienstvertrag, freier Dienstvertrag oder Werkvertrag: Trainerinnen, Trainer und Mitarbeitende im Verein richtig beschäftigen

Bezahlst du jemanden für regelmäßige Arbeit im Verein, etwa eine Trainerin, einen Platzwart oder eine Bürokraft, kommen in Österreich drei Vertragsarten infrage: der Dienstvertrag, der freie Dienstvertrag und der Werkvertrag. Welche vorliegt, entscheidet nicht die Überschrift, sondern wie die Arbeit tatsächlich abläuft. Wer weisungsgebunden in deinen Trainings- oder Bürobetrieb eingebunden ist, ist in aller Regel Dienstnehmerin oder Dienstnehmer. Freie Dienstnehmer erbringen laufend Leistungen ohne persönliche Abhängigkeit und sind trotzdem in der Regel über den Verein nach dem ASVG versichert. Nur wer ein abgegrenztes Werk schuldet, versichert sich als Selbständige oder Selbständiger selbst bei der SVS. Dienstnehmer und freie Dienstnehmer meldest du vor Arbeitsantritt bei der Österreichischen Gesundheitskasse (ÖGK) an, auch wenn sie nur geringfügig verdienen.

Die drei Vertragsarten im Vergleich

Die Tabelle zeigt die wichtigsten Unterschiede auf einen Blick.

Ob ein gemeinnütziger Verein Kommunalsteuer zahlt, hängt vom Vereinszweck ab: Befreit sind nur mildtätige Vereine und bestimmte Fürsorgebereiche, Sport- und Kulturvereine in der Regel nicht. Mehr dazu im Beitrag zur Kommunalsteuer im Verein. Den Zuschlag zum Dienstgeberbeitrag (DZ) zahlen nur Mitglieder der Wirtschaftskammer, also etwa Vereine mit Gewerbeberechtigung.

Woran du erkennst, welcher Vertrag vorliegt

Das Gesamtbild zählt, nicht die Überschrift

Du kannst dir die Vertragsart nicht einfach aussuchen. Finanzamt und Sozialversicherung beurteilen nach dem Inhalt und den tatsächlichen Verhältnissen. Liegen die Merkmale eines Dienstverhältnisses vor, hilft es nichts, den Vertrag „Werkvertrag“ zu nennen. Steuerlich und sozialversicherungsrechtlich besteht dann trotzdem ein Dienstverhältnis. Nach dem ASVG ist Dienstnehmer, wer in persönlicher und wirtschaftlicher Abhängigkeit gegen Entgelt beschäftigt wird (§ 4 Abs. 2 ASVG).

Für ein Dienstverhältnis sprechen vor allem:

• Die Person schuldet ihre Arbeitskraft für eine bestimmte Zeit und muss persönlich arbeiten, eine Vertretung ist nicht vorgesehen.
• Der Verein gibt Arbeitszeit, Arbeitsort und Arbeitsmittel vor, etwa Hallenzeiten, Gruppen und Trainingsgeräte.
• Die Person ist in die Abläufe eingebunden, nimmt an Trainerbesprechungen teil und wird kontrolliert.
• Es gibt kein Unternehmerrisiko, das Entgelt bleibt gleich, egal wie die Arbeit ausfällt.

Es müssen nicht alle Merkmale zugleich vorliegen. Entscheidend ist, welche überwiegen.

Typische Fälle im Verein

Eine Trainerin, die dreimal pro Woche zu festen Hallenzeiten die vom Verein eingeteilte Nachwuchsgruppe trainiert, sich an die Vorgaben der sportlichen Leitung hält und monatlich einen fixen Betrag bekommt, ist typischerweise Dienstnehmerin. Ein Kursleiter, der sein Programm selbst gestaltet, Termine mit dem Verein abstimmt statt sie vorgeschrieben zu bekommen, sich vertreten lassen darf und für mehrere Vereine arbeitet, kann freier Dienstnehmer sein. Ein Grafiker, der das Logo für das Jubiläum entwirft, oder eine Referentin, die einen einzelnen Vortrag hält, arbeitet in der Regel auf Werkvertrag.

Schwierig wird es bei Mischformen. Je regelmäßiger und länger jemand für dich arbeitet und je stärker du die Arbeit steuerst, desto eher liegt ein Dienstverhältnis vor.

Dienstvertrag: Anstellung mit allen Rechten und Pflichten

Mit einem Dienstvertrag wird dein Verein Arbeitgeber. Du meldest die Person vor Arbeitsantritt bei der ÖGK an, rechnest monatlich Lohn oder Gehalt ab, ziehst Lohnsteuer und Sozialversicherung ab und führst die Abgaben ab. Die Person hat Anspruch auf bezahlten Urlaub von 30 Werktagen im Jahr, auf Entgeltfortzahlung im Krankenstand und auf einen Dienstzettel. Gilt für deinen Verein ein Kollektivvertrag, darf das Entgelt das kollektivvertragliche Minimum nicht unterschreiten; wie du sonst die Höhe festlegst, zeigt der Beitrag Gehalt und Honorar im Verein. Welche Pflichten dazu im Einzelnen gehören, liest du im Beitrag Verein als Arbeitgeber in Österreich.

Geringfügige Beschäftigung

Geringfügig beschäftigt ist, wer im Kalendermonat nicht mehr als die Geringfügigkeitsgrenze verdient. Die Grenze beträgt 2026 551,10 € im Monat und ist damit gleich hoch wie 2025 (2024: 518,44 €). Sonderzahlungen wie Urlaubs- und Weihnachtsgeld rechnest du dabei nicht ein. Geringfügig Beschäftigte sind normale Dienstnehmerinnen und Dienstnehmer, denen Urlaub und alle anderen arbeitsrechtlichen Leistungen zustehen.

Versichert sind sie nur in der Unfallversicherung. Den Beitrag von 1,10 % trägt der Verein. Übersteigt die Summe der Entgelte aller geringfügig Beschäftigten deines Vereins im Monat das Eineinhalbfache der Geringfügigkeitsgrenze, 2026 also 826,65 €, zahlt der Verein zusätzlich eine pauschale Dienstgeberabgabe von 19,40 %. Auch geringfügig Beschäftigte meldest du vor Arbeitsantritt an. Hat jemand mehrere geringfügige Jobs, die zusammen über der Grenze liegen, wird die Person kranken- und pensionsversichert; die Beiträge schreibt die ÖGK ihr direkt vor.

Freier Dienstvertrag: laufende Leistung ohne persönliche Abhängigkeit

Freie Dienstnehmerinnen und Dienstnehmer verpflichten sich zu Dienstleistungen auf bestimmte oder unbestimmte Zeit, ohne in persönlicher Abhängigkeit zu stehen. Den Ablauf ihrer Arbeit regeln sie selbst und können ihn jederzeit ändern, sie werden nach Arbeitsdauer und nicht nach Erfolg bezahlt und arbeiten im Wesentlichen persönlich. Die wesentlichen Betriebsmittel, etwa Halle und Geräte, kann trotzdem der Verein stellen.

Sozialversicherungsrechtlich ändert sich wenig: Der Verein meldet die Person vor Arbeitsantritt bei der ÖGK an und führt die Beiträge ab. Über der Geringfügigkeitsgrenze ist sie voll versichert, einschließlich Arbeitslosenversicherung. Darunter ist sie nur unfallversichert. Für den Verein fallen außerdem der Dienstgeberbeitrag und gegebenenfalls Kommunalsteuer an, aber keine Dienstgeberabgabe.

Steuerlich gelten freie Dienstnehmer als Selbständige. Die Einkünfte erklären sie selbst, der Verein zieht keine Lohnsteuer ab. Dafür meldet er die Zahlungen dem Finanzamt mit einer Mitteilung nach § 109a EStG, elektronisch bis Ende Februar des Folgejahres oder auf Papier mit dem Formular E 109a bis Ende Januar. Die Mitteilung kann entfallen, wenn eine Person im Jahr insgesamt nicht mehr als 900 € und für jede einzelne Leistung nicht mehr als 450 € erhält, jeweils einschließlich Reisekostenersätzen.

Arbeitsrechtlich sind freie Dienstnehmer weniger geschützt. Urlaubsgesetz, Arbeitszeitgesetz, Entgeltfortzahlung und Angestelltengesetz gelten nur, wenn du das ausdrücklich vereinbarst. Ohne Vereinbarung gibt es keinen Anspruch auf Urlaub, Sonderzahlungen oder ein kollektivvertragliches Entgelt. Schließt du keinen schriftlichen Vertrag, musst du einen Dienstzettel aushändigen. Ein unbefristeter freier Dienstvertrag kann mangels anderer Vereinbarung mit vier Wochen zum 15. oder Letzten des Monats gekündigt werden, nach zwei Dienstjahren mit sechs Wochen. Freie Dienstnehmer sind in die betriebliche Vorsorge („Abfertigung neu“) einbezogen.

Werkvertrag: ein abgegrenztes Werk

Beim Werkvertrag schuldet die Auftragnehmerin oder der Auftragnehmer ein bestimmtes Ergebnis: einen Vortrag, eine Festschrift, eine Website, eine Reparatur, einen Auftritt. Der Vertrag endet automatisch, sobald das Werk erbracht ist. Die Person plant selbst, verwendet eigene Betriebsmittel und haftet für Mängel. Arbeitsrechtliche Ansprüche wie Urlaub oder Entgeltfortzahlung gibt es nicht.

Werkvertragsnehmer versichern sich selbst bei der Sozialversicherungsanstalt der Selbständigen (SVS). Gewerbetreibende brauchen dafür eine Gewerbeberechtigung. Neue Selbständige, etwa Vortragende oder Kunstschaffende ohne Gewerbe, melden sich bei der SVS, wenn ihre Einkünfte im Jahr das Zwölffache der monatlichen Geringfügigkeitsgrenze übersteigen, 2026 also 6.613,20 €. Der Verein zahlt das vereinbarte Honorar, aber keine Sozialversicherungsbeiträge und keine Lohnnebenkosten. Ist die Auftragnehmerin umsatzsteuerpflichtig, stellt sie Umsatzsteuer in Rechnung.

Zwei Pflichten bleiben auch beim Werkvertrag beim Verein: Für Leistungen als Vortragende, Lehrende oder Unterrichtende gilt ebenfalls die Mitteilung nach § 109a EStG mit den oben genannten Grenzen. Und bezahlst du Künstlerinnen, Künstler oder Sportler ohne Wohnsitz in Österreich, kann eine Abzugsteuer anfallen. Mehr dazu im Beitrag zur Abzugsteuer für ausländische Künstler und Sportler.

Was in einen Werkvertrag gehört

• eine genaue Beschreibung des Werks, damit klar ist, wann es fertig ist
• Termin oder Frist der Fertigstellung
• Honorar, gegebenenfalls zuzüglich Umsatzsteuer, und Fälligkeit
• Regeln für Abnahme und Mängel
• bei Texten, Fotos, Logos oder Musik: welche Nutzungsrechte der Verein erhält

Was du nicht hineinschreiben solltest: fixe Anwesenheitszeiten, laufende Weisungen oder eine unbefristete Zusammenarbeit. Solche Klauseln deuten auf einen Dienstvertrag hin.

Ehrenamt, PRAE und Freiwilligenpauschale

Wer unentgeltlich für deinen Verein tätig ist, steht in keinem Dienstverhältnis. Wie sich Ehrenamt von Beschäftigung abgrenzt und wie Freiwillige versichert sind, erklärt der Beitrag Ehrenamt in Österreich. Eine schriftliche Vereinbarung über die ehrenamtliche Tätigkeit hilft, die Unentgeltlichkeit zu dokumentieren.

Zwei steuerliche Begünstigungen werden oft für eigene Vertragsarten gehalten, sind es aber nicht:

• PRAE (nur Sport): Gemeinnützige Sportvereine können Sportlerinnen, Schiedsrichtern und Sportbetreuern wie Trainern eine pauschale Reiseaufwandsentschädigung von bis zu 120 € pro Einsatztag und höchstens 720 € pro Monat steuerfrei zahlen (§ 3 Abs. 1 Z 16c EStG). Sozialversicherungsfrei ist sie nur, wenn die Tätigkeit nicht Hauptberuf und nicht Haupteinkommensquelle ist. Die PRAE regelt Steuer und Sozialversicherung, die arbeitsrechtliche Einstufung beurteilst du trotzdem nach den Kriterien oben. Details im Beitrag zur PRAE im Sportverein.
• Freiwilligenpauschale: Das Pauschale gilt für freiwillige Leistungen ohne Rechtsanspruch, also gerade außerhalb eines Dienstverhältnisses. Im selben Monat darf dieselbe Person vom Verein keine PRAE erhalten. Mehr dazu im Beitrag Freiwilligenpauschale.

Welche Variante für welche Rolle passt, zeigt der Überblick zur Aufwandsentschädigung im Verein.

Willst du ein Mitglied des Leitungsorgans, etwa die Obfrau, zusätzlich als Trainerin bezahlen, ist das ein Geschäft zwischen ihr und dem Verein. Solche Insichgeschäfte brauchen die Zustimmung eines anderen vertretungs- oder geschäftsführungsbefugten Organwalters (§ 6 Abs. 4 VerG). Halte die Zustimmung im Protokoll fest.

Anmeldung und Meldepflichten im Überblick

Für die Anmeldung reichen vor Arbeitsantritt die Grunddaten: Beitragskontonummer, Name und Versicherungsnummer oder Geburtsdatum, Beginn, vereinbarte Arbeitszeit und ob Voll- oder Teilversicherung vorliegt. Die übrigen Angaben folgen mit der ersten monatlichen Beitragsgrundlagenmeldung (§ 33 ASVG). Arbeiten Helferinnen und Helfer nur in unregelmäßiger Folge tageweise und jeweils kürzer als eine Woche für dich, etwa bei einem großen Turnier, sind sie fallweise beschäftigt. Für sie kann die Krankenversicherung längere Meldefristen vorsehen; anmelden musst du sie trotzdem. Frag dazu bei der ÖGK nach.

Was eine Fehleinstufung kostet

Stellt eine Prüfung von Gesundheitskasse oder Finanzamt fest, dass ein „Werkvertrag“ in Wahrheit ein Dienstvertrag war, wird es teuer:

• Nachzahlung der Sozialversicherung: Die Beiträge verjähren grundsätzlich nach drei Jahren. Hat der Verein die Person nicht oder falsch gemeldet, verlängert sich die Frist auf fünf Jahre (§ 68 ASVG).
• Lohnabgaben: Lohnsteuer, Dienstgeberbeitrag und gegebenenfalls Kommunalsteuer werden nachgefordert.
• Arbeitsrechtliche Ansprüche: Die Person kann Urlaub, Sonderzahlungen oder ein kollektivvertragliches Entgelt nachfordern.
• Verwaltungsstrafen: Für Meldeverstöße drohen 730 € bis 2.180 €, im Wiederholungsfall bis 5.000 € (§ 111 ASVG).

Für die Funktionärinnen und Funktionäre ist das auch eine Haftungsfrage. Wer als Obfrau oder Kassier Meldungen versäumt, verletzt Pflichten gegenüber dem Verein. Mehr dazu im Beitrag zur Haftung im Verein.

Rechtssicherheit vorab

Ist jemand bereits als Selbständiger bei der SVS versichert, können die Person oder ihr Auftraggeber beantragen, dass die ÖGK die Tätigkeit prüft und feststellt, ob nicht doch eine ASVG-Versicherung vorliegt (§ 412e ASVG). Bei neuen Selbständigen prüfen SVS und ÖGK die Zuordnung ohnehin schon bei der Anmeldung. Eine solche Klärung lohnt sich, wenn du jemanden länger und regelmäßig auf Werkvertrag beauftragen willst. Bei Zweifeln hilft auch eine Steuerberatung.

Häufige Fragen

Darf ich meine Trainerin auf Werkvertrag bezahlen?

Nur, wenn sie wirklich ein abgegrenztes Werk schuldet, etwa ein einzelnes Trainingslager-Konzept oder einen Workshop. Trainiert sie laufend zu festen Zeiten die Gruppen, die du ihr zuteilst, liegt meist ein Dienstvertrag vor, im besten Fall ein freier Dienstvertrag. Der Name auf dem Vertrag ändert daran nichts.

Muss ich geringfügig Beschäftigte anmelden?

Ja. Auch wer 2026 höchstens 551,10 € im Monat verdient, muss vor Arbeitsantritt bei der ÖGK angemeldet werden. Der Verein zahlt dann den Unfallversicherungsbeitrag und gegebenenfalls die Dienstgeberabgabe.

Ist geringfügig dasselbe wie ein freier Dienstvertrag?

Nein. Geringfügig beschreibt nur die Höhe des Entgelts. Sowohl ein Dienstvertrag als auch ein freier Dienstvertrag kann geringfügig sein. Die Vertragsart entscheidet über das Arbeitsrecht, die Entgelthöhe über den Umfang der Sozialversicherung.

Wer zahlt beim Werkvertrag die Sozialversicherung?

Die Auftragnehmerin oder der Auftragnehmer selbst, über die SVS. Der Verein zahlt nur das vereinbarte Honorar. Stellt sich später heraus, dass ein Dienstverhältnis vorlag, muss allerdings der Verein die ASVG-Beiträge nachzahlen.

Kann ich Trainer zusätzlich zum Gehalt mit PRAE bezahlen?

Die PRAE kann auch im Rahmen eines Dienstverhältnisses steuerfrei sein, wenn ein gemeinnütziger Sportverein sie zahlt und daneben keine steuerfreien Reisekostenersätze fließen. Die PRAE ist aber kein Ersatz für Gehaltsbestandteile. Lass die Kombination von deiner Lohnverrechnung prüfen.

Fazit

Ob Trainerin, Platzwart oder Referent: Die Vertragsart folgt der tatsächlichen Arbeit, nicht dem Vertragstitel. Regelmäßige, weisungsgebundene Arbeit im Vereinsbetrieb ist meist ein Dienstverhältnis, auch geringfügig. Freie Dienstverträge passen für selbst organisierte, laufende Leistungen, Werkverträge nur für abgegrenzte Ergebnisse. Melde Dienstnehmer und freie Dienstnehmer vor dem ersten Arbeitstag an, dokumentiere die Vereinbarung schriftlich und hol dir bei Grenzfällen Klarheit, bevor eine Prüfung sie dir teuer verschafft.