Freiwilligenpauschale: kleines und großes Pauschale im Verein

Das Freiwilligenpauschale ist eine steuerfreie Anerkennung, die ein gemeinnütziger Verein seinen Ehrenamtlichen zahlen kann. Seit 1. Januar 2024 sind beim kleinen Freiwilligenpauschale bis zu 30 € pro Kalendertag und höchstens 1.000 € im Jahr steuerfrei, beim großen Freiwilligenpauschale bis zu 50 € pro Tag und höchstens 3.000 € im Jahr. Das große gilt für Ausbildner und Übungsleiter, für mildtätige und soziale Tätigkeiten und für Katastrophenhilfe, das kleine für alle anderen Ehrenamtlichen, auch für Obfrau, Obmann und Kassier. Wer beides macht, bekommt zusammen höchstens 3.000 € im Jahr steuerfrei. Dein Verein zeichnet die Auszahlungen auf und meldet dem Finanzamt nur Personen, denen er mehr als eine Tages- oder Jahresgrenze gezahlt hat. Hier liest du, welche Voraussetzungen gelten, wie das Pauschale mit der PRAE zusammenspielt und was du dokumentieren solltest.

Was das Freiwilligenpauschale ist

Das Freiwilligenpauschale steht in § 3 Abs 1 Z 42 EStG. Es kam mit dem Gemeinnützigkeitsreformgesetz 2023 und gilt für freiwillige Leistungen, die nach dem 31. Dezember 2023 erbracht werden. Es ist eine Steuerbefreiung für die Person, die das Geld bekommt: Bis zu den Höchstbeträgen zahlt sie darauf keine Einkommensteuer. Anders als beim Kostenersatz musst du keine Ausgaben nachweisen; es zählt, dass die Person an diesem Tag ehrenamtlich für deinen Verein tätig war.

Ältere Merkblätter nennen noch pauschale Funktionärsentschädigungen nach den Vereinsrichtlinien, etwa 75 € im Monat oder ein Taggeld von 26,40 €. Diese Werte sind überholt: Pauschale Aufwandsersätze an Ehrenamtliche sind seit 2024 nur noch im Rahmen des Freiwilligenpauschales steuerfrei. Sportlerinnen, Trainer und Schiedsrichterinnen im Sportverein können stattdessen die PRAE bekommen. Welche Regel zu wem passt, zeigt der Überblick Aufwandsentschädigung im Verein.

Die Voraussetzungen

Steuerfrei ist das Freiwilligenpauschale nur, wenn alle diese Bedingungen erfüllt sind:

• Begünstigter Verein: Dein Verein erfüllt die Voraussetzungen der §§ 34 bis 47 BAO, verfolgt also gemeinnützige, mildtätige oder kirchliche Zwecke. Auch gesetzlich anerkannte Kirchen und Religionsgesellschaften dürfen zahlen. Mehr dazu im Beitrag Gemeinnützigkeit nach §§ 34 ff BAO.
• Freiwillige Leistung: Die Person ist nicht vertraglich verpflichtet, etwa durch einen Dienstvertrag, sondern hilft, weil sie will.
• Für den Vereinszweck: Die Tätigkeit dient dem begünstigten Zweck, einschließlich eines Geschäftsbetriebs nach § 45 BAO.
• Keine PRAE im selben Monat von deinem Verein oder einer mit ihm verbundenen Körperschaft.
• Keine vergleichbare bezahlte Tätigkeit: Die Person bezieht von deinem Verein oder einer verbundenen Körperschaft keine Einkünfte für eine weitere Tätigkeit, die eine vergleichbare Ausbildung oder Qualifikation erfordert.

Die Erläuterungen zum Formular E 29 nennen ein Beispiel: Ein angestellter Sanitäter eines Rettungsdienstes, der in der Freizeit zusätzlich freiwillig Einsätze fährt, bekommt dafür kein steuerfreies Pauschale. Die angestellte Buchhalterin desselben Rettungsdienstes kann es für freiwillige Rettungseinsätze dagegen grundsätzlich bekommen.

In welchen Bereichen des Vereins

Das Pauschale passt zu Einsätzen im ideellen Bereich, also im eigentlichen Vereinsleben, und in Geschäftsbetrieben nach § 45 BAO. Dazu zählen die Hilfsbetriebe und das kleine Vereinsfest. Für Einsätze in einem Gewinnbetrieb, etwa einer gewerblich geführten Kantine, gibt es kein steuerfreies Freiwilligenpauschale; so steht es in den Erläuterungen zum amtlichen Formular. Ob auch die Mitarbeit bei einem großen Vereinsfest begünstigt ist, beurteilen die Quellen unterschiedlich. Klär das vorab mit deiner Steuerberatung. Die Einteilung der Bereiche erklärt der Beitrag Wirtschaftliche Tätigkeiten im Verein.

Beim kleinen Vereinsfest gibt es eine zusätzliche Hürde: Helfen fremde Dritte mit, also weder Mitglieder noch Angehörige, ist das nur unschädlich, wenn sie unentgeltlich mitarbeiten (§ 45 Abs 1a BAO). Bevor du Externen bei einem kleinen Fest ein Pauschale zahlst, kläre, ob das den Status des Fests gefährdet. Mehr zum Fest im Beitrag Vereinsfest in Österreich.

Verbundene Körperschaften

Laut BMF sind Körperschaften verbunden, wenn sie finanziell, wirtschaftlich oder organisatorisch zusammenhängen, insbesondere eine Kapitalgesellschaft, an der dein Verein beteiligt ist. Die bloße Mitgliedschaft deines Vereins in einem Verband oder Dachverband reicht grundsätzlich nicht, solange sich die Tätigkeiten der Person für beide klar unterscheiden und die Zahlungen nicht inhaltlich zusammenhängen.

Kleines und großes Freiwilligenpauschale

Die Höchstbeträge gelten pro Person und Kalenderjahr, nicht pro Verein. Den Tagesbetrag darf dein Verein frei festlegen, solange er die Grenze nicht überschreitet: 15 € für einen kurzen Einsatz und 30 € für einen langen Festtag sind beide in Ordnung. Eine Höchstzahl an Tagen gibt es nicht; die Jahresgrenze ergibt sich aus der Summe.

Beide Arten im selben Jahr

Übt jemand Tätigkeiten für das kleine und für das große Pauschale aus, bleiben insgesamt höchstens 3.000 € im Jahr steuerfrei. Die Tagesgrenze richtet sich nach der Tätigkeit des jeweiligen Tages. Ein Beispiel: Eine Übungsleiterin bekommt für 50 Kurstage je 50 €, also 2.500 €. Als Kassierin bekommt sie für 20 weitere Tage je 30 €, also 600 €. Zusammen sind das 3.100 €; 100 € davon sind steuerpflichtig.

Freiwilligenpauschale und PRAE

Im Sport gibt es eine Besonderheit: Sportlerinnen, Trainer, Sportbetreuer und Schiedsrichterinnen können vom Sportverein auch die pauschale Reiseaufwandsentschädigung bekommen. Beides zugleich geht nur eingeschränkt:

• Seit 1. Januar 2026 darf dieselbe Person von deinem Verein oder einer verbundenen Körperschaft für denselben Monat entweder PRAE oder Freiwilligenpauschale bekommen, nicht beides. Für jeden Monat mit PRAE werden die Jahreshöchstbeträge des Freiwilligenpauschales anteilig gekürzt, also um ein Zwölftel.
• 2024 und 2025 war die Regel strenger: Wer in einem Kalenderjahr steuerfreie PRAE von deinem Verein bekam, konnte in diesem Jahr von ihm kein steuerfreies Freiwilligenpauschale erhalten.

Ein Beispiel für 2026: Ein Trainer bekommt von Januar bis März PRAE und hilft von April bis Dezember als Kassier mit. Sein Jahreshöchstbetrag für das kleine Freiwilligenpauschale sinkt um drei Zwölftel von 1.000 € auf 750 €. Für Januar bis März gibt es kein Freiwilligenpauschale. Ein anderer Verein, mit dem deiner nicht verbunden ist, darf derselben Person auch in einem PRAE-Monat ein Freiwilligenpauschale zahlen.

Freiwilligenpauschale oder Fahrtkostenersatz

Statt eines Pauschales kannst du Ehrenamtlichen, die keine PRAE bekommen und nicht angestellt sind, die tatsächlichen Fahrtkosten ersetzen: das Ticket für Bahn und Bus oder das Kilometergeld bis zur amtlichen Höhe. Laut BMF kannst du dieses Wahlrecht jeden Tag neu ausüben, pro Tag also entweder Pauschale oder Fahrtkosten. Der Fahrtkostenersatz mindert den Jahreshöchstbetrag des Freiwilligenpauschales nicht und ist nicht meldepflichtig. Ein pauschales Tagesgeld zusätzlich ist dagegen nicht steuerfrei, denn pauschale Aufwandsersätze zählen zum Freiwilligenpauschale. Sätze und Beispiele stehen im Beitrag Reisekosten und Kilometergeld im Verein.

Was du aufzeichnen musst

Dein Verein muss über die Auszahlungen an Ehrenamtliche Aufzeichnungen führen. Eine Form schreibt das Gesetz nicht vor. Damit du die Voraussetzungen belegen und bei Bedarf das Formular E 29 ausfüllen kannst, sollte jede Auszahlung diese Angaben enthalten:

Praktisch ist eine Monatsliste pro Person, die die ehrenamtliche Person unterschreibt und das Leitungsorgan freigibt. Bewahre sie mit den Zahlungsbelegen sieben Jahre auf (§ 132 BAO). In der Buchhaltung von campai erfasst du jede Auszahlung als Ausgabe und hängst die unterschriebene Liste als Beleg an.

Meldung mit dem Formular E 29

Bleiben alle Zahlungen an eine Person innerhalb der Grenzen, meldest du nichts. Hat dein Verein einer Person in einem Kalenderjahr mehr als die Tages- oder die Jahresgrenze gezahlt, übermittelst du für sie das amtliche Formular E 29 an das Finanzamt Österreich, und zwar bis Ende Februar des Folgejahres. Für das Formular gilt:

• Pro Person und Jahr gibt es ein Formular mit allen Zahlungen dieses Jahres.
• Maßgeblich ist das Datum der Auszahlung: Eine Zahlung im Januar 2027 für einen Einsatz im Dezember 2026 gehört in das E 29 für 2027.
• Du gibst die Zahl der Einsatztage, den Gesamtbetrag und den nicht steuerfreien Teil an, außerdem, in welchen Monaten die Person PRAE bekommen hat.
• Fahrtkostenersätze gehören nicht in das E 29.

Auch eine einzelne Überschreitung der Tagesgrenze löst die Meldung aus. Die Erläuterungen zum Formular rechnen das so vor: Jemand bekommt für 10 Auftritte bei Veranstaltungen je 50 €, für Tätigkeiten des kleinen Pauschales. Die Jahressumme von 500 € liegt unter 1.000 €, pro Tag sind aber 20 € zu viel. 200 € sind steuerpflichtig, und das E 29 ist abzugeben.

Was über den Grenzen liegt

Den Teil über dem Höchstbetrag versteuert die Person selbst als Einkünfte aus Leistungen (§ 29 Z 3 EStG); dein Verein behält keine Steuer ein. Solche Einkünfte bleiben steuerfrei, wenn sie im Kalenderjahr insgesamt höchstens 220 € betragen. Darüber gehören sie in die eigene Einkommensteuererklärung. Hilft jemand in mehreren Vereinen, zählen alle Freiwilligenpauschalen zusammen. Jeder Verein meldet nur seine eigenen Zahlungen; den Überblick über die Summe behält die Person.

Sozialversicherung

Das Freiwilligenpauschale ist eine Steuerbefreiung. Im ASVG gibt es keine eigene Befreiung dafür. Beitragsfrei bleibt es, weil Ehrenamtliche keine Dienstnehmerinnen oder Dienstnehmer sind. Sieht die Tätigkeit in Wahrheit wie ein Dienstverhältnis aus, mit festen Diensten, Weisungen und einem Anspruch auf Bezahlung, zählt die Zahlung als Entgelt, und dein Verein muss die Person vor Arbeitsbeginn bei der ÖGK anmelden. Einen Unfallversicherungsschutz begründet das Pauschale nicht. Wie du abgrenzt, liest du im Beitrag Ehrenamt in Österreich.

Spenden von Ehrenamtlichen

Spendet eine Person, die von deinem Verein ein steuerfreies Freiwilligenpauschale bekommt, an deinen Verein, und hängt die Spende mit dem Pauschale zusammen, ist sie nicht als Sonderausgabe abzugsfähig (§ 4a Abs 7 Z 2 EStG). Ist dein Verein spendenbegünstigt, darf diese Spende deshalb nicht in der Datenübermittlung an das Finanzamt stehen. Mehr dazu im Beitrag Spenden ans Finanzamt melden.

Häufige Fragen

Hat jede ehrenamtliche Person Anspruch auf das Freiwilligenpauschale?

Nein. Das Gesetz erlaubt die steuerfreie Zahlung, verpflichtet deinen Verein aber nicht dazu. Ob und wie viel dein Verein zahlt, entscheidet das Leitungsorgan. Halte die Regeln schriftlich fest und behandle alle gleich.

Brauchen wir Belege über Kosten?

Nein. Das Freiwilligenpauschale ist eine Pauschale, die keine Kosten voraussetzt. Du brauchst aber Aufzeichnungen über die Einsatztage, die Art der Tätigkeit und die gezahlten Beträge.

Bekommt unser Obmann das große Pauschale?

Für die Arbeit im Leitungsorgan nicht; dafür gilt das kleine Pauschale. Leitet der Obmann an anderen Tagen zum Beispiel Kurse als Übungsleiter, gilt für diese Tage das große Pauschale. Zusammen bleiben höchstens 3.000 € im Jahr steuerfrei.

Kann ein Trainer im Sportverein statt PRAE das große Freiwilligenpauschale bekommen?

Ja, als Übungsleiter. Vom selben Verein gibt es pro Monat aber nur eines von beiden. Für jeden Monat mit PRAE sinkt der Jahreshöchstbetrag des Freiwilligenpauschales um ein Zwölftel.

Muss die Person Mitglied im Verein sein?

Das Gesetz verlangt keine Mitgliedschaft. Beim kleinen Vereinsfest ist die Mitarbeit von Personen, die weder Mitglieder noch Angehörige sind, aber nur unschädlich, wenn sie unentgeltlich erfolgt (§ 45 Abs 1a BAO). Kläre vorab, ob ein Pauschale an diese Personen dem Fest schadet.

Fazit

Mit dem Freiwilligenpauschale kann dein Verein Ehrenamtliche einfach und steuerfrei anerkennen: bis 30 € pro Tag und 1.000 € im Jahr für die meisten Tätigkeiten, bis 50 € pro Tag und 3.000 € im Jahr für Übungsleiter, soziale Dienste und Katastrophenhilfe. Wichtig sind drei Dinge: Die Person hilft freiwillig, du zeichnest jede Auszahlung auf, und im Sport trennst du das Pauschale sauber von der PRAE. Personen über einer Grenze meldest du bis Ende Februar mit dem E 29.