Spenden ans Finanzamt melden: So funktioniert die Datenübermittlung für Vereine

Ist dein Verein spendenbegünstigt, musst du die Spenden von Privatpersonen bis Ende Februar des Folgejahres an das Finanzamt melden. Für jede Person, die dir Vor- und Zuname sowie Geburtsdatum bekannt gegeben hat, übermittelst du einmal pro Jahr den Gesamtbetrag ihrer Spenden, und zwar ausschließlich über FinanzOnline (§ 18 Abs 8 EStG). Nur so wird die Spende in der Veranlagung automatisch als Sonderausgabe berücksichtigt; eine Spendenbestätigung braucht der Spender dafür nicht. Hier liest du, welche Daten du brauchst, wie dein Verein zu einem FinanzOnline-Zugang kommt, wie die Meldung abläuft und was bei Fehlern passiert.

Wer melden muss und welche Zahlungen betroffen sind

Zur Meldung verpflichtet sind spendenbegünstigte Einrichtungen mit einer festen örtlichen Einrichtung in Österreich. Erhält dein Verein den Spendenbegünstigungsbescheid, ist er damit automatisch zur Datenübermittlung zugelassen; einen eigenen Antrag brauchst du nicht. Wie dein Verein überhaupt auf die Liste kommt, erklärt der Beitrag Spendenbegünstigung für Vereine.

Ob du eine Zahlung meldest, hängt davon ab, wer zahlt und welche Daten du hast:

Bei Zahlungen mit Gegenleistung, etwa einem Unterstützungsbeitrag mit Dankeschön-Paket, ist nur der Teil absetzbar, der über den Wert der Gegenleistung hinausgeht. Kläre mit deiner Steuerberatung, welcher Betrag in solchen Fällen in die Meldung gehört.

Welche Daten du von Spendern brauchst

Für die Meldung brauchst du drei Angaben: Vorname, Zuname und Geburtsdatum. Die Schreibweise muss mit dem Zentralen Melderegister übereinstimmen, also mit dem ersten Vornamen und dem Zunamen, wie sie auf dem Meldezettel stehen. Aus diesen Daten ermittelt FinanzOnline ein verschlüsseltes Personenkennzeichen, das bereichsspezifische Personenkennzeichen für Steuern und Abgaben (vbPK SA). Nur die Finanzverwaltung kann es entschlüsseln.

Gibt jemand seine Daten einmal bekannt, gilt das auch für alle späteren Spenden, bis er die Übermittlung schriftlich untersagt. Damit die Spenden eines Jahres gemeldet werden müssen, muss der Spender seine Daten bis zum Jahresende bekannt geben. Kommen die Daten erst danach, darfst du die Vorjahresspenden freiwillig melden, musst es aber nicht.

So sammelst du die Daten

• Online-Spendenformular: Frag Vorname, Zuname und Geburtsdatum als eigene Felder ab und erkläre kurz, wofür du sie brauchst.
• Zahlschein: Auf Spendenzahlscheinen gibt es eigene Felder. Bei einem normalen Zahlschein schreibt der Spender die Daten in den Verwendungszweck; das Feld „Zahlungsreferenz“ muss dann leer bleiben, sonst kommen die Angaben nicht an.
• Barspenden und Sammlungen: Wer absetzen möchte, trägt sich mit Name und Geburtsdatum in eine Liste ein.

Spenden dem richtigen Jahr zuordnen

Maßgeblich ist der Eingang auf dem Vereinskonto. Für den Jahreswechsel gibt es eine Sonderregel: Zahlungen, die bis 3. Januar gutgeschrieben werden, zählen noch zum Vorjahr. Fällt der 3. Januar auf ein Wochenende, gilt der nächste Werktag.

Die Übermittlung selbst ist gesetzlich vorgeschrieben. Informiere deine Spender trotzdem in deiner Datenschutzinformation, wofür du Geburtsdatum und Namen verwendest. Was dort stehen muss, erklärt der Beitrag Informationspflichten nach DSGVO.

FinanzOnline-Zugang für den Verein einrichten

Gemeldet wird nur über FinanzOnline. Dein Verein braucht dafür einen eigenen Zugang, außer er lagert die Übermittlung an einen Dienstleister oder eine gemeinsame Übermittlungsstelle aus. Dann braucht nur diese Stelle einen Zugang, und du gibst sie dem Finanzamt mit dem Formular Spend 2 bekannt.

Steuernummer

Eine Steuernummer beantragt dein Verein beim Finanzamt Österreich mit dem Formular Verf15a. Für den Antrag auf Spendenbegünstigung ist sie ohnehin Voraussetzung.

Anmeldung bei FinanzOnline

Die erstmalige Anmeldung eines Vereins erfolgt persönlich bei einer Dienststelle des Finanzamts Österreich, und zwar durch die laut Statuten vertretungsbefugten Personen, etwa Obfrau oder Obmann. Alternativ kann eine Person mit beglaubigter Spezialvollmacht kommen. Mitzubringen sind:

• das ausgefüllte Formular FON 1U,
• ein Nachweis der Vertretungsbefugnis, etwa die Statuten; ein aktueller Vereinsregisterauszug zeigt zusätzlich, wer derzeit vertretungsbefugt ist,
• ein amtlicher Lichtbildausweis.

Danach erhältst du drei Zugangskennungen: Teilnehmer-Identifikation, Benutzer-Identifikation und Passwort, entweder gleich vor Ort oder per RSa-Brief (Rückscheinbrief zu eigenen Handen). Zum Einloggen verlangt FinanzOnline eine Zwei-Faktor-Authentifizierung; die ID Austria erfüllt diese Anforderung bereits. Lege im Vereinszugang eigene Benutzer für die zuständigen Personen an, etwa für die Kassierin, statt eine Kennung weiterzugeben. Wechselt das Leitungsorgan, entfernst du so einfach die alten Zugänge. Wie du die Vertretung des Vereins nachweist und einen Registerauszug bekommst, liest du im Beitrag ZVR-Zahl, Registerauszug und Wahlanzeige.

Unternehmensserviceportal (USP)

Für die Spendenmeldung brauchst du das USP nicht, für andere Behördenwege ist es praktisch. Vereine registrieren sich im USP grundsätzlich mit ihrem FinanzOnline-Zugang. Ist ein FinanzOnline-Zugang nicht möglich, wendest du dich mit der ZVR-Zahl an das USP Service Center. Bei der manuellen Registrierung benennt der Verein eine Administratorin oder einen Administrator. Obfrau oder Obmann erhält per RSa-Brief ein Sicherheitspasswort, einen Freischaltcode und die USP-Kennung, gibt Code und Kennung an die Person für die Administration weiter und behält das Sicherheitspasswort. Die Administratorin meldet sich an, personifiziert sich mit einer digitalen Signatur wie der ID Austria und schaltet das Konto mit dem Code frei; das kann bis zu 60 Minuten dauern.

So läuft die Meldung ab

Für jede Person übermittelst du das Kalenderjahr, den Gesamtbetrag ihrer Zahlungen in diesem Jahr, das vbPK SA und den Ordnungsbegriff deines Vereins. Jede einzelne Spende gesondert zu melden ist nicht nötig. FinanzOnline bietet zwei Verfahren an, zwischen denen du frei wählst:

• Dialogverfahren: Du tippst die Daten jeder Person in eine Eingabemaske in FinanzOnline ein. Das System ermittelt im Hintergrund das vbPK SA, danach gibst du Jahr und Betrag ein. Geeignet für Vereine mit wenigen Spendern.
• Datenstromverfahren: Die Daten gehen per File-Upload oder Webservice an FinanzOnline, meist aus einer Software heraus. Geeignet ab einer größeren Zahl an Spendern.

Ein einmal ermitteltes vbPK SA kannst du für dieselbe Person in den Folgejahren wiederverwenden. Kann FinanzOnline kein Kennzeichen ermitteln, weil die Daten nicht passen, bekommst du eine Rückmeldung. Kennst du weitere Angaben wie die Wohnadresse, versuchst du es damit erneut; sonst musst du nichts weiter tun, denn korrekte Daten anzugeben ist Sache des Spenders. Du darfst die Meldungen auch in mehreren Tranchen übermitteln.

In campai bündelst du die meldepflichtigen Spenden eines Jahres unter Spendenübermittlungen für die elektronische Übermittlung an FinanzOnline und siehst je Meldejahr den Status der letzten Übermittlung. Mehr dazu auf der Seite Spenden und Fundraising.

Fehler korrigieren: was passiert, wenn etwas schiefgeht

Für Korrekturen ist allein dein Verein zuständig; das Finanzamt kann gemeldete Beträge nicht selbst ändern. Meldest du einen falschen Betrag oder vergisst du eine Person, musst du eine korrigierte oder erstmalige Übermittlung nachholen. Diese Pflicht endet erst, wenn das Steuerverfahren des Spenders verjährt ist.

• Verspätete Meldung: Kommt die Meldung nach Ende Februar, aber vor dem Steuerbescheid des Spenders, berücksichtigt das Finanzamt sie noch. Ist der Bescheid schon ergangen, kann der Spender Beschwerde erheben oder innerhalb eines Jahres eine Aufhebung nach § 299 BAO beantragen; die nachgeholte Meldung fließt dann in einen neuen Bescheid ein.
• Weigerung: Verweigert ein Verein eine fällige Meldung oder Korrektur, darf das nicht zulasten des Spenders gehen. Er kann die Spende dann ausnahmsweise direkt beim Finanzamt geltend machen.
• Gänzliches Unterlassen: Trifft ein Verein überhaupt keine Vorkehrungen für die Meldung, fordert ihn das Finanzamt zunächst auf. Geschieht nichts, widerruft es die Spendenbegünstigung. Einzelne technische Fehler lösen diese Folge nicht aus, müssen aber behoben werden.
• Haftung: Wer vorsätzlich oder grob fahrlässig falsche Daten übermittelt und sie nicht korrigiert, haftet für die entgangene Steuer.

Sorgfalt bei Namen, Geburtsdatum und Jahressumme erspart dir also Nacharbeit und deinen Spendern Ärger. Eine gut geführte Buchhaltung mit nachvollziehbaren Spendenbuchungen ist die beste Grundlage, auch für die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung und die Arbeit der Rechnungsprüferinnen und Rechnungsprüfer.

Was Spenderinnen und Spender sehen

Spender können in ihrem eigenen FinanzOnline-Zugang einsehen, welche Organisation welchen Betrag gemeldet hat, schon bevor sie ihre Steuererklärung abgeben. Im Einkommensteuerbescheid sind die Organisationen und Beträge ebenfalls aufgeschlüsselt. Selbst eintragen können sie gemeldete Spenden nicht; die Berücksichtigung läuft automatisch. Deshalb melden sich Spender bei dir, wenn ein Betrag fehlt oder nicht stimmt. Ein kurzer Satz in deinem Dankschreiben, dass dein Verein die Spende bis Ende Februar meldet, beugt Rückfragen vor.

Häufige Fragen

Müssen wir noch Spendenbestätigungen ausstellen?

Für private Spenden nicht; die Pflicht, auf Verlangen eine Bestätigung auszustellen, ist für sie entfallen. Unternehmen, die aus dem Betriebsvermögen spenden, bekommen auf Verlangen weiterhin eine Spendenbestätigung.

Was tun, wenn jemand sein Geburtsdatum nicht nennen möchte?

Dann darfst du die Spende nicht melden, und der Spender kann sie nicht absetzen. Anonyme Spenden bleiben aber selbstverständlich möglich.

Können wir die Meldung auslagern?

Ja. Ein Dienstleister oder eine gemeinsame Übermittlungsstelle kann für deinen Verein übermitteln. Du gibst das dem Finanzamt mit dem Formular Spend 2 bekannt; einen eigenen FinanzOnline-Zugang braucht dann nur die übermittelnde Stelle.

Was passiert, wenn wir die Frist Ende Februar verpassen?

Hol die Meldung so schnell wie möglich nach. Liegt beim Spender noch kein Steuerbescheid vor, wird sie ganz normal berücksichtigt. Sonst muss der Spender den Bescheid korrigieren lassen, was für ihn mühsam ist.

Melden wir jede Spende einzeln?

Nein. Du meldest pro Person und Kalenderjahr einmal den Gesamtbetrag aller Spenden.

Fazit

Die Spendenmeldung ist für spendenbegünstigte Vereine Pflicht und für Spender der einzige Weg zur Absetzbarkeit. Entscheidend sind korrekte Daten wie am Meldezettel, eine saubere Jahressumme pro Person und die Frist Ende Februar. Mit einem eigenen FinanzOnline-Zugang samt Benutzern für die Verantwortlichen und einem klaren Ablauf für Korrekturen bleibt die Meldung eine überschaubare Aufgabe, die einmal im Jahr anfällt. Welche weiteren Steuerpflichten deinen Verein treffen können, zeigt der Überblick Steuern im Verein.