Rechnungsprüfer im Verein: Aufgaben, Fristen und Prüfbericht nach § 21 VerG

Jeder Verein in Österreich muss mindestens zwei Rechnungsprüferinnen oder Rechnungsprüfer bestellen (§ 5 Abs. 5 VerG). Die Prüfer kontrollieren die Finanzgebarung des Vereins unter zwei Gesichtspunkten: Ist die Rechnungslegung ordnungsgemäß, und wurden die Mittel so verwendet, wie es die Statuten vorsehen? Dafür haben sie vier Monate Zeit, gerechnet ab dem Tag, an dem der Vorstand die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung erstellt hat; der Vorstand wiederum hat dafür fünf Monate nach Ende des Rechnungsjahres (§ 21 VerG). Das Ergebnis berichten die Prüfer dem Vorstand, der die Mitglieder informiert. Hier erfährst du, wer prüfen darf, wie eine Prüfung abläuft, was in den Prüfbericht gehört und was bei Mängeln passiert.

Wer Rechnungsprüfer sein kann

Das Vereinsgesetz stellt nur wenige Anforderungen, die aber zwingend sind:

• Mindestens zwei Personen: Eine einzelne Prüferin reicht nicht, auch nicht in einem kleinen Verein.
• Unabhängig und unbefangen: Die Prüfer dürfen keinem Organ angehören, dessen Tätigkeit sie prüfen, mit Ausnahme der Mitgliederversammlung (§ 5 Abs. 5 in Verbindung mit Abs. 4 VerG). Wer im Vorstand sitzt, auch als Kassierin oder Kassier, kann also nicht prüfen.
• Gewählt von der Mitgliederversammlung: Muss vor der nächsten Versammlung jemand nachbesetzt werden, wählt das Aufsichtsorgan aus oder, wenn es keines gibt, der Vorstand.

Vereinsmitglied müssen die Prüfer nach dem Gesetz nicht sein, eine bestimmte Ausbildung brauchen sie auch nicht. Grundkenntnisse in Buchhaltung sind aber im eigenen Interesse sinnvoll, denn Rechnungsprüfer haften für ihre Arbeit. Achte bei der Auswahl auch auf Befangenheit, die das Gesetz nicht ausdrücklich nennt: Wer selbst gebucht hat, eng mit der Kassierin verwandt ist oder vom Verein bezahlt wird, kann kaum unbefangen prüfen. Wie lange die Funktionsperiode dauert und ob Wiederwahl möglich ist, regeln die Statuten. Wie die Prüfer mit den anderen Organen zusammenwirken, zeigt der Beitrag Organe des Vereins.

Ehrenamtlich oder bezahlt: Was das für die Haftung bedeutet

Verletzen Rechnungsprüfer ihre Pflichten, haften sie dem Verein für den Schaden (§ 24 Abs. 1 VerG). Wer unentgeltlich prüft, haftet nur bei Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit, sofern Statuten oder eine Vereinbarung nichts anderes vorsehen. Für die Haftungshöhe gelten sinngemäß die Höchstgrenzen des § 275 Abs. 2 UGB (§ 24 Abs. 4 VerG). Muss eine ehrenamtliche Prüferin einem Dritten Schadenersatz zahlen, kann sie in diesem Rahmen verlangen, dass der Verein sie davon befreit, und eine Haftpflichtversicherung des Vereins muss diesen Anspruch mitdecken (§ 24 Abs. 5 und 7 VerG). Mehr dazu im Beitrag Haftung im Verein.

Fristen: fünf Monate plus vier Monate

Das Rechnungsjahr darf höchstens zwölf Monate dauern, muss aber nicht dem Kalenderjahr entsprechen. Für einen Verein, dessen Rechnungsjahr am 31. Dezember 2026 endet, ergibt sich:

Plane die Mitgliederversammlung so, dass die Prüfung vorher abgeschlossen ist. Ist ein öffentlicher Fördergeber verpflichtet, einen Teil der Abrechnung gleichwertig zu prüfen, bleibt dieser Rechnungskreis von der Prüfung durch die Rechnungsprüfer ausgenommen; das Ergebnis der Förderprüfung ist ihnen binnen drei Monaten nach Erstellung der Rechnung mitzuteilen (§ 22 Abs. 3 VerG).

Was die Rechnungsprüfer prüfen

Geprüft wird die gesamte Finanzgebarung des Vereins, und zwar unter zwei Blickwinkeln (§ 21 Abs. 2 VerG).

Ordnungsmäßigkeit der Rechnungslegung

Stimmen die Zahlen, und lassen sie sich nachvollziehen? Die Prüfer kontrollieren, ob die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung vollständig und richtig ist, ob jede Buchung einen Beleg hat, ob die Kontostände mit den Kontoauszügen und der Kassastand mit dem Kassabuch übereinstimmen und ob die Vermögensübersicht alle Guthaben, Forderungen, Schulden und wesentlichen Anschaffungen enthält. Wie diese Unterlagen aussehen sollten, erklären die Beiträge zur Einnahmen-Ausgaben-Rechnung und zum Kassabuch und Anlageverzeichnis.

Statutengemäße Verwendung der Mittel

Wurde das Geld für den Vereinszweck und für die Tätigkeiten ausgegeben, die in den Statuten stehen? Ein Kulturverein, der plötzlich eine Reise für den Vorstand bezahlt, oder ein Sportverein, der Geld für einen statutenfremden Zweck verwendet, wäre ein Fall für den Prüfbericht. Prüf auch, ob größere Ausgaben durch die nötigen Beschlüsse gedeckt sind. Ist dein Verein gemeinnützig, hängt an der Mittelverwendung auch die steuerliche Begünstigung; Hintergründe dazu im Beitrag zur Gemeinnützigkeit.

Worauf du besonders achtest

Das Gesetz verlangt, auf ungewöhnliche Einnahmen und Ausgaben besonders einzugehen, vor allem auf Insichgeschäfte (§ 21 Abs. 3 VerG). Das sind Geschäfte, die ein Vorstandsmitglied mit dem Verein abschließt, etwa wenn der Obmann dem Verein einen Raum vermietet oder die Kassierin ihren eigenen Betrieb beauftragt. Solche Geschäfte brauchen die Zustimmung eines anderen vertretungs- oder geschäftsführungsbefugten Organmitglieds (§ 6 Abs. 4 VerG); wie du das von vornherein sauber regelst, zeigt der Beitrag Good Governance im Verein. Außerdem musst du Gefahren für den Bestand des Vereins aufzeigen, etwa wenn die Ausgaben dauerhaft die Einnahmen übersteigen oder Rechnungen nicht mehr bezahlt werden können. Im Ernstfall hilft der Beitrag Insolvenz des Vereins.

Unterlagen und Auskünfte

Der Vorstand muss den Prüfern alle erforderlichen Unterlagen vorlegen und Auskünfte geben (§ 21 Abs. 2 VerG). Typischerweise sind das:

• Einnahmen-Ausgaben-Rechnung und Vermögensübersicht,
• Kontoauszüge aller Vereinskonten für das ganze Jahr,
• Kassabuch und eine Kassazählung am Prüfungstag,
• Belege zu Einnahmen und Ausgaben,
• Verträge, Förderzusagen und Förderabrechnungen,
• Protokolle der Vorstandssitzungen und der letzten Mitgliederversammlung,
• Mitglieder- und Beitragsliste sowie das Anlageverzeichnis.

Das Gesetz verlangt nicht, jeden einzelnen Beleg zu prüfen. Bei vielen Buchungen ist eine gezielte Stichprobe üblich: einzelne Monate vollständig, alle großen Beträge und alles, was auffällt. Halte fest, wie du ausgewählt hast. Führt dein Verein die Buchhaltung digital, etwa in der Buchhaltung von campai, liegen Belege, Bankbewegungen und Kassa an einem Ort, und die Prüfung geht deutlich schneller.

Der Prüfbericht

Nach § 21 Abs. 3 VerG bestätigt der Prüfungsbericht entweder, dass die Rechnungslegung ordnungsgemäß ist und die Mittel statutengemäß verwendet wurden, oder er zeigt festgestellte Gebarungsmängel und Gefahren für den Bestand des Vereins auf. Eine bestimmte Form schreibt das Gesetz nicht vor. Ein schriftlicher Bericht, den beide Prüfer unterschreiben, hat sich bewährt, weil er später nachvollziehbar bleibt. Diese Bausteine machen ihn vollständig:

Sind sich die beiden Prüfer nicht einig, halte beide Sichtweisen im Bericht fest, statt einen Kompromiss zu formulieren, der keinem Befund entspricht.

Bericht, Mängel und Mitgliederversammlung

Bericht an den Vorstand

Die Rechnungsprüfer berichten dem Vorstand und einem allfälligen Aufsichtsorgan (§ 21 Abs. 4 VerG). Die zuständigen Organe müssen aufgezeigte Gebarungsmängel beseitigen und gegen aufgezeigte Gefahren Maßnahmen treffen. Der Vorstand informiert die Mitglieder über die geprüfte Rechnung. Geschieht das in der Mitgliederversammlung, sind die Rechnungsprüfer einzubinden, meist mit einem kurzen mündlichen Bericht. Wie du den Bericht vor den Mitgliedern verständlich vorträgst, zeigt der Beitrag Was die Prüfer in der Versammlung sagen.

Wenn der Vorstand nicht reagiert

Stellen die Prüfer fest, dass der Vorstand beharrlich und auf schwerwiegende Weise gegen seine Rechnungslegungspflichten verstößt und keine Abhilfe in Sicht ist, müssen sie vom Vorstand die Einberufung einer Mitgliederversammlung verlangen. Einberufen können sie die Versammlung auch selbst (§ 21 Abs. 5 VerG). Das ist das stärkste Werkzeug der Prüfer und für Fälle gedacht, in denen Gespräche nichts mehr bringen.

Und die Entlastung?

Das Vereinsgesetz regelt keine Entlastung des Vorstands. Ob es sie gibt, bestimmen die Statuten, und beschließen kann sie nur die Mitgliederversammlung. Eine gesetzliche Pflicht der Prüfer, die Entlastung zu beantragen, besteht nicht. Der Prüfbericht ist aber die wichtigste Grundlage für diese Entscheidung.

Große Vereine: Abschlussprüfer statt Rechnungsprüfer

Ab bestimmten Größen ändern sich die Regeln (§ 22 VerG):

• Liegen die gewöhnlichen Einnahmen oder Ausgaben in zwei aufeinanderfolgenden Rechnungsjahren jeweils über 1 Million €, erstellt der Vorstand ab dem folgenden Jahr einen Jahresabschluss mit Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung. Geprüft wird weiterhin durch die Rechnungsprüfer.
• Liegen sie in zwei aufeinanderfolgenden Rechnungsjahren jeweils über 3 Millionen € oder sammelt der Verein in diesem Zeitraum jeweils mehr als 1 Million € im Jahr an Spenden aus der Öffentlichkeit, ist ein erweiterter Jahresabschluss mit Anhang nötig. Ihn prüft eine Abschlussprüferin oder ein Abschlussprüfer, und diese Prüfung tritt an die Stelle der Rechnungsprüfer.

Abschlussprüfer können Wirtschaftsprüfer, Wirtschaftsprüfungsgesellschaften oder Revisoren nach dem Genossenschaftsrevisionsgesetz sein (§ 22 Abs. 4 VerG). Bestellt werden sie, wenn die Statuten nichts anderes vorsehen, für ein Rechnungsjahr. Erkennen sie, dass der Verein seine Verpflichtungen nicht mehr erfüllen kann, müssen sie das der Vereinsbehörde melden, die es im Vereinsregister ersichtlich macht (§ 22 Abs. 5 VerG). Die Pflichten entfallen wieder, wenn die Schwellen zwei Jahre hintereinander nicht mehr überschritten werden.

Häufige Fragen

Reicht ein einziger Rechnungsprüfer?

Nein. Das Gesetz verlangt mindestens zwei, unabhängig von der Größe des Vereins. Nur große Vereine im Sinne des § 22 Abs. 2 VerG ersetzen sie durch eine Abschlussprüferin oder einen Abschlussprüfer.

Darf die Kassierin Rechnungsprüferin sein?

Nein. Rechnungsprüfer dürfen keinem Organ angehören, dessen Tätigkeit sie prüfen. Die Kassierin gehört zum Vorstand, und ihre Arbeit ist Kern der Prüfung.

Müssen Rechnungsprüfer Vereinsmitglieder sein?

Nein, das Gesetz verlangt es nicht. Manche Statuten sehen es vor; dann gilt diese Regel. Auch eine externe Person mit Buchhaltungserfahrung kann prüfen.

Müssen alle Belege geprüft werden?

Nein. Eine Vollprüfung ist nicht vorgeschrieben. Prüf große Beträge, ungewöhnliche Vorgänge und Geschäfte mit Vorstandsmitgliedern vollständig und den Rest in nachvollziehbaren Stichproben.

Was passiert, wenn die Prüfung zu spät stattfindet?

Eine eigene Strafe dafür sieht das Vereinsgesetz nicht vor. Verursacht die Verzögerung aber einen Schaden, etwa weil Mängel zu spät auffallen, können Prüfer und Vorstand dem Verein haften. Außerdem verzögert sich die Information der Mitglieder.

Fazit

Die Rechnungsprüfung ist kein Formalakt, sondern die wichtigste Kontrolle der Vereinsfinanzen. Zwei unabhängige Prüfer, die binnen vier Monaten nach der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung Ordnungsmäßigkeit und Mittelverwendung prüfen, schützen den Verein, den Vorstand und die Mitglieder gleichermaßen. Gute Unterlagen, ein klarer schriftlicher Bericht und ein offener Umgang mit Mängeln machen die Prüfung für alle Beteiligten einfacher.