Kassabuch und Anlageverzeichnis im Verein: Bargeld und Vereinsvermögen richtig aufzeichnen

Sobald dein Verein Bargeld annimmt oder ausgibt, brauchst du ein Kassabuch. Das Vereinsgesetz verlangt, dass das Leitungsorgan Einnahmen und Ausgaben laufend aufzeichnet (§ 21 Abs. 1 VerG), und für Bargeld ist das Kassabuch die übliche Form: jede Bareinnahme und jede Barausgabe einzeln, am selben Tag, mit Beleg und laufendem Kassastand. Daneben führst du ein Anlageverzeichnis für Geräte, Instrumente und andere Gegenstände von bleibendem Wert. Beides fließt am Jahresende in die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung und die Vermögensübersicht. Kassabuch, Belege und Verzeichnis bewahrst du sieben Jahre auf (§ 132 BAO). Hier erfährst du, was in jede Zeile gehört, wie du die Kassa kontrollierst und wie ein Anlageverzeichnis aufgebaut ist.

Wann ein Kassabuch Pflicht ist

Das Vereinsgesetz verwendet das Wort Kassabuch nicht. Es verlangt aber ein Rechnungswesen, das zu deinem Verein passt, und die laufende Aufzeichnung aller Einnahmen und Ausgaben. Für Bargeld lässt sich das kaum anders erfüllen als mit einem Kassabuch. Dazu kommen weitere Gründe:

• Steuerrecht: Wer steuerliche Aufzeichnungen führen muss, etwa für eine Kantine oder ein Vereinsfest, soll Bargeschäfte einzeln festhalten. Die Eintragungen sollen vollständig, richtig, zeitgerecht und in zeitlicher Reihenfolge erfolgen (§ 131 Abs. 1 Z 2 BAO). Welche Steuern deinen Verein treffen können, zeigt der Überblick Steuern im Verein.
• Förderungen: Fördergeber wollen Barzahlungen nachvollziehen können. Die Bundes-Sportförderung verlangt dafür ausdrücklich ein Kassabuch; mehr dazu weiter unten.
• Mehrere Kassen: Hat dein Verein eine Buffetkassa, eine Kassa der Jugendabteilung oder eine Teamkassa mit Vereinsgeld, braucht jede eigene Aufzeichnungen. Mehr dazu im Beitrag Mannschaftskasse.

Ein Verein, der ausschließlich über das Bankkonto zahlt, braucht kein Kassabuch. Dort übernehmen die Kontoauszüge zusammen mit den Belegen diese Aufgabe.

Was in jede Zeile gehört

Ein Kassabuch hat für jede Bewegung eine eigene Zeile. Diese Angaben sollten nie fehlen:

• Datum der Einnahme oder Ausgabe
• fortlaufende Belegnummer, die auch auf dem Beleg steht
• kurzer Text: was, von wem oder an wen
• Bereich oder Kategorie, etwa Mitgliedsbeiträge, Sportbetrieb oder Buffet
• Betrag in der Spalte Einnahme oder Ausgabe
• Kassastand nach der Buchung

Trag jede Bewegung am selben Tag ein, in zeitlicher Reihenfolge und ohne Lücken. Der Kassastand darf nie unter null fallen: Ein negativer Stand ist unmöglich und zeigt, dass eine Einnahme fehlt oder jemand privat Geld vorgestreckt hat. Hat ein Mitglied etwas aus eigener Tasche bezahlt, buchst du die Ausgabe in dem Moment, in dem du ihm den Betrag gegen Beleg aus der Kassa ersetzt. Alternativ überweist du den Betrag vom Vereinskonto.

Korrekturen

Einen Fehler überschreibst, schwärzt oder radierst du nicht. Der ursprüngliche Eintrag muss lesbar bleiben (§ 131 Abs. 1 Z 6 BAO): Streich ihn so durch, dass man ihn noch lesen kann, oder buche eine Gegenbuchung mit Hinweis auf den Fehler. Führst du das Kassabuch elektronisch, sollen nachträgliche Änderungen erkennbar bleiben. Eine frei überschreibbare Tabelle erfüllt das nur eingeschränkt; besser geeignet ist eine Buchhaltungssoftware, die Änderungen protokolliert.

Beispiel: so sieht ein Kassabuch aus

Ein Ausschnitt aus dem Kassabuch eines Turnvereins für März 2026. Namen und Beträge sind erfunden.

Zwei Zeilen verdienen einen zweiten Blick. Die Einzahlung auf das Girokonto ist keine Ausgabe des Vereins, sondern ein Geldtransit: Das Geld wechselt nur von der Kassa auf das Konto und taucht dort als Eingang wieder auf. Und der Kassasturz am Monatsende bestätigt, dass der gezählte Bestand mit dem Buchstand übereinstimmt.

Belege: ohne Beleg keine Buchung

Jede Zeile im Kassabuch braucht einen Beleg. Bei Ausgaben ist das die Rechnung oder der Kassenbon, bei Einnahmen eine Kopie der Quittung, der Registrierkassenbeleg oder das Zählprotokoll einer Veranstaltung. Schreib die Belegnummer aus dem Kassabuch auf jeden Beleg und leg die Belege in derselben Reihenfolge ab. So lässt sich jede Eintragung jederzeit überprüfen, wie es § 131 Abs. 1 Z 5 BAO vorsieht.

Fehlt ein Beleg, etwa weil der Kassenbon verloren gegangen ist, schreibst du einen Eigenbeleg: Datum, Betrag, Zweck, Empfängerin oder Empfänger, den Grund, warum es keinen Originalbeleg gibt, und deine Unterschrift. Lass ihn von einer zweiten Person gegenzeichnen. Eigenbelege sollten die Ausnahme bleiben.

Für Bareinnahmen gelten je nach Umsatz eigene Regeln: Ab bestimmten Grenzen braucht ein Betrieb eine Registrierkasse und muss Belege ausgeben, für kleine Vereinsfeste und die kleine Vereinskantine gibt es Erleichterungen. Das Kassabuch ersetzt die Registrierkasse nicht. Einzelheiten stehen im Beitrag Registrierkassenpflicht im Verein.

Nur für Sportvereine: Abrechnung von Bundes-Sportfördermitteln

Die Förderrichtlinien zum Bundes-Sportförderungsgesetz 2017 verlangen, Barauszahlungen in einem Kassabuch zu dokumentieren und dieses wie die übrigen Belege zu archivieren. Bar bezahlte Rechnungen weist du mit dem Kassabuch oder einer Kopie des Auszugs nach. Handschriftliche Rechnungen brauchen zusätzlich einen Barzahlungsvermerk, das Zahlungsdatum, die Unterschrift des Verkäufers und seinen Geschäftsstempel. Welche Fassung der Richtlinien für dich gilt, erfährst du bei deinem Dachverband oder deiner Förderstelle; einen Überblick gibt der Beitrag Sportförderung in Österreich.

Kassa zählen und kontrollieren

Zähl die Kassa regelmäßig, mindestens einmal im Monat und jedenfalls zum Ende des Rechnungsjahres. Halte das Ergebnis in einem Zählprotokoll fest: Datum, Stückelung der Scheine und Münzen, gezählter Betrag, Buchstand laut Kassabuch, Differenz und zwei Unterschriften. Stimmen gezählter Bestand und Buchstand nicht überein, buchst du die Differenz mit einer Erklärung als Kassadifferenz. Gleich sie nie stillschweigend aus der eigenen Geldbörse aus.

Bewährt hat sich das Vier-Augen-Prinzip: Die Kassierin oder der Kassier führt das Kassabuch, eine zweite Person zählt mit, und die Rechnungsprüfer zählen bei ihrer Prüfung auch einmal unangekündigt nach. Halte den Bargeldbestand niedrig und zahl größere Beträge zeitnah auf das Vereinskonto ein. Weitere Kontrollregeln findest du im Beitrag Good Governance im Verein.

Am meisten Arbeit spart weniger Bargeld. Ziehst du Mitgliedsbeiträge per SEPA-Lastschrift mit campai ein, fällt ein großer Teil der Barzahlungen weg. In der Buchhaltung führst du Kassa und Bankkonten nebeneinander und hängst jeden Beleg direkt an die Buchung.

Das Anlageverzeichnis

Das Kassabuch zeigt Geld, das Anlageverzeichnis zeigt Gegenstände von bleibendem Wert: Sportgeräte, Instrumente, Festzelt, Beamer, Laptop, Fahrzeug oder Gebäude. Du brauchst es für die Vermögensübersicht im Rechnungsabschluss, für Förderabrechnungen, im Schadensfall gegenüber der Versicherung und bei der Übergabe an neue Funktionärinnen und Funktionäre. Wie die Werte in die Vermögensübersicht einfließen, zeigt der Beitrag Einnahmen-Ausgaben-Rechnung im Verein.

Aufbau des Verzeichnisses

Was ins Verzeichnis gehört

Das Vereinsgesetz nennt keine Wertgrenze. Leg selbst fest, ab welchem Betrag ein Gegenstand ins Verzeichnis kommt, und nimm zusätzlich Dinge auf, die leicht verschwinden, etwa Laptops oder Schlüssel zu Vereinsräumen. Zwei Grenzen geben Orientierung:

• Steuerrecht: In steuerpflichtigen Betrieben kannst du abnutzbare Anlagegüter bis 1.000 € sofort als Ausgabe absetzen (§ 13 EStG, für Wirtschaftsjahre ab 2023; davor 800 €). Teurere Güter verteilst du über die Nutzungsdauer (§ 7 EStG).
• Bundes-Sportförderung (nur Sport): Sachgüter mit einem Anschaffungswert über 400 € und Immobilien, die ganz oder teilweise aus Bundes-Sportfördermitteln finanziert wurden, gehören laut den Förderrichtlinien in ein Anlageverzeichnis.

Für geförderte Gegenstände gilt besondere Sorgfalt. Verkauft ein Sportverein Güter, die mit Bundes-Sportfördermitteln angeschafft wurden, innerhalb der Nutzungsdauer, muss er die Fördermittel anteilig zurückzahlen. Wird eine mit mindestens 5.000 € geförderte Immobilie innerhalb von zehn Jahren verkauft, ist das dem Fördergeber anzuzeigen, und der Zuschuss ist anteilig in Zehntelbeträgen zurückzuzahlen. Andere Fördergeber haben ähnliche Regeln. Ein Vermerk zur Finanzierung im Verzeichnis erspart dir später die Suche; mehr zu Auflagen und Abrechnung im Beitrag Förderungen für Vereine.

Aufbewahrung

Kassabuch, Belege, Zählprotokolle und Anlageverzeichnis bewahrst du sieben Jahre auf. Die Frist läuft für Aufzeichnungen ab dem Ende des Kalenderjahres, für das die Eintragungen gemacht wurden, für Belege ab dem Ende des Kalenderjahres, auf das sie sich beziehen (§ 132 Abs. 1 BAO). Sind die Unterlagen in einem laufenden Abgabenverfahren von Bedeutung, musst du sie länger aufheben. Belege darfst du auch elektronisch aufbewahren, wenn sie bis zum Ende der Frist vollständig, geordnet, inhaltsgleich und urschriftgetreu wiedergegeben werden können (§ 132 Abs. 2 BAO). Für abgerechnete Bundes-Sportfördermittel beginnt die Sieben-Jahres-Frist erst mit dem Ende des Jahres, in dem die Förderung ausbezahlt wurde.

Einträge im Anlageverzeichnis behältst du, solange der Gegenstand im Verein ist, und danach so lange wie die zugehörigen Belege. Bei der jährlichen Prüfung schauen sich die Rechnungsprüfer Kassabuch, Zählprotokolle und Verzeichnis an; wie das abläuft, erklärt der Beitrag Rechnungsprüfer im Verein.

Häufige Fragen

Muss jeder Verein ein Kassabuch führen?

Jeder Verein, der mit Bargeld arbeitet. Das Vereinsgesetz verlangt laufende Aufzeichnungen über alle Einnahmen und Ausgaben, und für Bargeld ist das Kassabuch die übliche Form. Wer ausschließlich über das Bankkonto zahlt, kommt ohne aus.

Reicht eine Tabellenkalkulation als Kassabuch?

Für einen kleinen Verein ohne steuerpflichtige Betriebe ist eine Tabelle ein pragmatischer Start. Steuerlich sollen elektronische Aufzeichnungen aber so geführt werden, dass nachträgliche Änderungen erkennbar bleiben (§ 131 Abs. 1 Z 6 BAO). Speichere deshalb zumindest jeden abgeschlossenen Monat als unveränderliche Datei, oder nutze eine Buchhaltungssoftware mit Änderungsprotokoll.

Was tun bei einer Kassadifferenz?

Such zuerst nach fehlenden Belegen, Zahlendrehern und vergessenen Einzahlungen. Lässt sich die Differenz nicht klären, buch sie mit einer kurzen Erklärung als Kassadifferenz und informiere das Leitungsorgan. Größere oder wiederkehrende Differenzen sind ein Thema für die Rechnungsprüfer.

Wie lange müssen Kassabelege aufbewahrt werden?

Sieben Jahre ab dem Ende des Kalenderjahres, auf das sie sich beziehen (§ 132 BAO). Fördergeber können für geförderte Projekte eigene Fristen vorschreiben.

Ab welchem Wert gehört etwas ins Anlageverzeichnis?

Das Vereinsgesetz nennt keine Grenze. Eine praktikable Orientierung ist die steuerliche Grenze von 1.000 €; Sportvereine, die Bundes-Sportfördermittel abrechnen, müssen damit finanzierte Güter schon ab einem Anschaffungswert über 400 € aufnehmen.

Fazit

Ein Kassabuch ist schnell eingerichtet und erspart dir am Jahresende viel Sucherei: jede Barbewegung am selben Tag, mit Belegnummer, Bereich und laufendem Kassastand, regelmäßig gezählt und von einer zweiten Person bestätigt. Das Anlageverzeichnis ergänzt es um die Gegenstände, die über Jahre im Verein bleiben, samt Kosten, Finanzierung und Nutzungsdauer. Beides zusammen liefert die Zahlen für die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung und die Vermögensübersicht und hält jeder Prüfung durch Rechnungsprüfer, Finanzamt oder Fördergeber stand.