Registrierkassenpflicht im Verein: Grenzen, Ausnahmen und Belegpflicht

Die meisten gemeinnützigen Vereine brauchen keine Registrierkasse. Mitgliedsbeiträge und Spenden lösen keine Kassenpflicht aus, und für den Amateursportbetrieb, Konzerte oder Theatervorstellungen als unentbehrliche Hilfsbetriebe sowie für kleine Vereinsfeste gelten weder Registrierkassen- noch Belegpflicht. Eine kleine Vereinskantine darf seit 1. Januar 2026 bis zu 45.000 € netto im Jahr umsetzen (bis Ende 2025: 30.000 €) und höchstens 52 Tage geöffnet sein, um mit einem einfachen Kassasturz auszukommen. Für alle anderen Betriebe, etwa ein großes Vereinsfest, gilt: Registrierkasse ab 15.000 € Jahresumsatz je Betrieb, wenn davon mehr als 7.500 € bar oder mit Karte bezahlt werden, und Belege ab dem ersten Barumsatz. Hier liest du, wie du die Pflichten für jeden Bereich deines Vereins prüfst.

Drei Pflichten, die du auseinanderhalten musst

Die Bundesabgabenordnung kennt drei Pflichten, die oft in einen Topf geworfen werden. Für Vereine gelten bei allen dreien Erleichterungen, aber nicht in jedem Bereich.

Als Barumsatz gilt nicht nur Bargeld. Auch Zahlungen mit Bankomat- oder Kreditkarte, vergleichbare elektronische Zahlungen sowie vom Verein ausgegebene Gutscheine und Bons zählen dazu (§ 131b BAO). Ein Getränkebon beim Fest ist also ebenfalls ein Barumsatz.

Welche Bereiche deines Vereins betroffen sind

Die Pflichten treffen nur Betriebe, also wirtschaftliche Tätigkeiten. Einnahmen im ideellen Bereich, etwa Mitgliedsbeiträge, Spenden und Subventionen ohne Gegenleistung, lösen keine Registrierkassenpflicht aus, ebenso wenig die bloße Vermögensverwaltung wie eine Verpachtung. Für die wirtschaftlichen Tätigkeiten kommt es darauf an, wie das Steuerrecht sie einordnet. Die Einordnung erklärt der Beitrag Wirtschaftliche Tätigkeiten im Verein.

Grundlage der Ausnahmen sind § 131 Abs 4 BAO und die Barumsatzverordnung 2015. Diese Erleichterungen gelten nur für Vereine, die die Voraussetzungen der abgabenrechtlichen Begünstigung erfüllen; mehr dazu im Beitrag Gemeinnützigkeit nach §§ 34 ff BAO.

Das kleine Vereinsfest

Ein Fest ist ein kleines Vereinsfest, wenn es im Wesentlichen, zu mindestens 75 %, von Mitgliedern und ihren Angehörigen getragen wird, Musik- oder Künstlergruppen üblicherweise nicht mehr als 1.000 € pro Stunde verrechnen, die Mitglieder die Verpflegung bereitstellen und alle solchen Feste im Jahr zusammen höchstens 72 Stunden dauern (§ 45 Abs 1a BAO). Gezählt werden die Ausschankstunden laut Bewilligung oder Anzeige; fehlt eine solche Angabe, zählt die ganze Dauer. Bei einem kleinen Vereinsfest brauchst du weder Registrierkasse noch Belege.

Überträgt dein Verein die Verpflegung einem Gastwirt, schadet das dem kleinen Vereinsfest nicht. Der Wirt ist dann aber ein eigener Unternehmer und muss für seine Umsätze selbst prüfen, ob er eine Registrierkasse braucht. Wird die 72-Stunden-Grenze überschritten, bilden alle geselligen Veranstaltungen des Jahres zusammen ein großes Vereinsfest. Alles zu Planung, Steuern und Genehmigungen liest du im Beitrag Vereinsfest in Österreich.

Kleine Vereinskantine: 45.000 € statt 30.000 €

Für die Kantine eines gemeinnützigen Vereins gibt es eine eigene Erleichterung. Seit 1. Januar 2026 gilt sie für Umsätze bis 45.000 € pro Kalenderjahr und Verein, wenn die Kantine an nicht mehr als 52 Tagen im Jahr betrieben wird (§ 131 Abs 4 Z 1 lit d BAO in Verbindung mit § 2 Barumsatzverordnung 2015). Bis Ende 2025 lag die Grenze bei 30.000 €. Dann darfst du die Tageslosung mit einem Kassasturz ermitteln und musst weder eine Registrierkasse verwenden noch Belege ausgeben.

Achtung bei älteren Unterlagen: Die Vereins-FAQ des Finanzministeriums (Stand Oktober 2026) nennt noch 30.000 €. Maßgeblich ist das Gesetz, und § 131 Abs 4 BAO enthält in der seit 1. Januar 2026 geltenden Fassung 45.000 €. Auch das Unternehmensserviceportal nennt 45.000 € netto.

So zählst du die 52 Tage

Jeder Kalendertag, an dem die Kantine geöffnet ist, zählt als ein Tag. Öffnet sie am Samstag um 17 Uhr und schließt am Sonntag um 2:30 Uhr, ist das nur ein Tag. Die Grenzen gelten pro Verein, nicht pro Kantine.

Der Kassasturz

Beim Kassasturz rechnest du die Tageslosung aus dem gezählten End- und Anfangsbestand zurück. Das muss nachvollziehbar dokumentiert sein, spätestens zu Beginn des nächsten Arbeitstags und für jede Kassa gesondert (§ 1 Barumsatzverordnung 2015). Halte dazu Anfangsbestand, Endbestand, Entnahmen und Einlagen fest und trag die Losung ins Kassabuch ein. In campai erfasst du die Tageslosungen als Barbewegungen in der Buchhaltung und legst die Zählprotokolle als Beleg ab.

Die Grenzen für alle anderen Betriebe

Für ein großes Vereinsfest, eine Kantine über den Grenzen oder andere begünstigungsschädliche Betriebe gelten die allgemeinen Regeln. Eine Registrierkasse brauchst du, wenn der Betrieb beide Grenzen überschreitet: einen Jahresumsatz ab 15.000 € und Barumsätze von mehr als 7.500 € im Jahr. Beide Werte versteht die Finanzverwaltung netto. Für Vereine wichtig: Die Grenzen gelten je wirtschaftlichem Geschäftsbetrieb. Das große Sommerfest und die Kantine werden also nicht zusammengerechnet, und auch nicht mit den Umsätzen der Hilfsbetriebe.

Die Pflicht beginnt nicht sofort, sondern mit dem viertfolgenden Monat nach Ablauf des Umsatzsteuer-Voranmeldungszeitraums, in dem die Grenzen erstmals überschritten wurden. Ein Beispiel: Dein Verein überschreitet die Grenzen mit dem großen Fest im Juli, der Voranmeldungszeitraum ist das Kalendervierteljahr. Der Zeitraum endet am 30. September, die Registrierkassenpflicht beginnt am 1. Januar des Folgejahres, also für das nächste Fest. Belege musst du aber schon beim ersten Fest ausgeben. Liegt der Betrieb in einem Folgejahr wieder unter den Grenzen und ist absehbar, dass das so bleibt, endet die Pflicht mit Beginn des nächsten Jahres.

Eine Ausnahmegenehmigung für begünstigungsschädliche Betriebe, etwa die automatische nach § 45a BAO bis 100.000 € Umsatz, ändert daran nichts. Die Genehmigung rettet die Gemeinnützigkeit des Vereins, nicht die Erleichterungen bei Kasse und Belegen.

Verkauft dein Verein im Freien, etwa an einem Punschstand auf dem Hauptplatz und nicht in oder in Verbindung mit fest umschlossenen Räumen, kann zusätzlich die Erleichterung für Umsätze im Freien greifen: Bis 45.000 € netto im Jahr genügt auch dort der Kassasturz (§ 131 Abs 4 Z 1 lit a BAO), bis Ende 2025 lag die Grenze bei 30.000 €.

Die Belegerteilungspflicht

Wo keine Erleichterung greift, musst du bei jeder Barzahlung einen Beleg ausstellen, auch unterhalb der Registrierkassengrenzen. Ohne Registrierkasse genügt ein händisch geschriebener Beleg, etwa aus einem Kassablock mit fortlaufender Nummer. Ein Beleg enthält mindestens:

• die Bezeichnung deines Vereins,
• eine fortlaufende Nummer,
• das Datum,
• Menge und Bezeichnung der Waren oder Art der Leistung,
• den Betrag.

Belege aus einer Registrierkasse enthalten zusätzlich die Kassenidentifikationsnummer, Uhrzeit, die Beträge getrennt nach Steuersätzen und einen maschinenlesbaren Code. Von jedem Beleg bewahrst du eine Durchschrift oder elektronische Kopie sieben Jahre auf. Will die Kundschaft den Beleg nicht mitnehmen, ist das ihre Sache: Es reicht, dass du ihn anbietest.

Seit 1. Oktober 2026 dürfen Betriebe mit Registrierkasse den Beleg auch elektronisch bereitstellen, etwa per E-Mail oder App oder auf einem Bildschirm, von dem die Kundschaft ihn per QR-Code scannt oder abfotografiert. Wer möchte, kann trotzdem einen Papierbeleg verlangen, auch nachträglich bis Geschäftsschluss am selben Tag.

Wenn dein Verein eine Registrierkasse braucht

Jede Registrierkasse braucht einen Manipulationsschutz: eine Sicherheitseinrichtung mit Signaturerstellungseinheit, die die Barumsätze verkettet und auf jedem Beleg einen maschinenlesbaren Code erzeugt. Kasse und Sicherheitseinrichtung meldest du über FinanzOnline an und prüfst den Startbeleg. Wenn dein Verein die Kantine im Winter schließt, musst du die Kasse nicht abmelden. Für Feste mit wechselndem Team lohnt sich eine Kasse, die mehrere Bedienerinnen und Bediener kennt und sich einfach bedienen lässt.

Wer trotz Pflicht keine Registrierkasse verwendet oder eine ohne Manipulationsschutz, begeht eine Finanzordnungswidrigkeit, die mit bis zu 5.000 € bestraft werden kann. Unabhängig von der Kasse gelten für steuerpflichtige Betriebe die Regeln zur Umsatzsteuer im Verein und zur Körperschaftsteuer.

Häufige Fragen

Braucht ein Sportverein eine Registrierkasse?

Für den Sportbetrieb nicht, denn der Amateursportbetrieb ist ein unentbehrlicher Hilfsbetrieb. Auch eine Kantine an höchstens 52 Tagen und mit bis zu 45.000 € Umsatz sowie kleine Vereinsfeste sind befreit. Erst ein großes Fest oder eine größere Kantine kann die Pflicht auslösen.

Gilt für die Kantine die Grenze von 30.000 € oder 45.000 €?

Seit 1. Januar 2026 gelten 45.000 € netto im Kalenderjahr bei höchstens 52 Öffnungstagen. Die 30.000 € in der Vereins-FAQ des Finanzministeriums sind der Wert bis Ende 2025.

Zählen Kartenzahlungen als Barumsatz?

Ja. Bankomat- und Kreditkartenzahlungen, vergleichbare elektronische Zahlungen und vom Verein ausgegebene Gutscheine oder Bons zählen als Barumsatz.

Müssen wir beim kleinen Vereinsfest Belege ausgeben?

Nein. Ein kleines Vereinsfest im Sinne des § 45 Abs 1a BAO ist von Einzelaufzeichnung, Registrierkasse und Belegerteilung befreit. Die Einnahmen musst du trotzdem in deiner Buchhaltung erfassen.

Wir bauen ein Getränkezelt beim großen Fest auf. Ab wann brauchen wir eine Kasse?

Belege brauchst du ab dem ersten Barumsatz. Die Registrierkasse wird erst Pflicht, wenn der Betrieb 15.000 € Jahresumsatz und mehr als 7.500 € Barumsatz überschreitet, und zwar ab dem viertfolgenden Monat nach dem betreffenden Voranmeldungszeitraum.

Fazit

Für den Alltag der meisten Vereine gilt: Sportbetrieb, Konzerte, kleine Feste und eine Kantine an höchstens 52 Tagen mit bis zu 45.000 € Umsatz brauchen weder Kasse noch Belege. Kritisch sind große Feste und Kantinen, die öfter offen haben oder mehr umsetzen. Prüf diese Bereiche jedes Jahr gesondert, gib dort ab dem ersten Barumsatz Belege aus und plane die Registrierkasse rechtzeitig ein. Einen Überblick über alle Steuerthemen gibt der Beitrag Steuern im Verein.