Einnahmen-Ausgaben-Rechnung im Verein: Rechnungsabschluss und Vermögensübersicht nach § 21 VerG

Jeder Verein in Österreich muss nach dem Ende seines Rechnungsjahres offenlegen, wie es um sein Geld steht. Für die allermeisten Vereine genügt dafür eine Einnahmen-Ausgaben-Rechnung samt Vermögensübersicht nach § 21 Vereinsgesetz (VerG). Das Leitungsorgan muss sie innerhalb von fünf Monaten nach Ende des Rechnungsjahres erstellen, danach haben die Rechnungsprüferinnen und Rechnungsprüfer vier Monate Zeit für ihre Prüfung. Eine Bilanz mit Gewinn- und Verlustrechnung wird erst Pflicht, wenn die gewöhnlichen Einnahmen oder Ausgaben in zwei aufeinanderfolgenden Jahren jeweils über 1 Million € liegen. Hier erfährst du, was das Gesetz verlangt, wie du die Rechnung aufbaust, was in die Vermögensübersicht gehört und wie du sie durch Prüfung und Mitgliederversammlung bringst.

Was das Vereinsgesetz verlangt

Der Kernsatz steht in § 21 Abs. 1 VerG: Das Leitungsorgan „hat dafür zu sorgen, dass die Finanzlage des Vereins rechtzeitig und hinreichend erkennbar ist“. Daraus ergeben sich drei Pflichten:

• ein Rechnungswesen einrichten, das zu Größe und Tätigkeit deines Vereins passt,
• Einnahmen und Ausgaben laufend aufzeichnen, nicht erst gesammelt am Jahresende,
• zum Ende des Rechnungsjahres innerhalb von fünf Monaten eine Einnahmen-Ausgaben-Rechnung samt Vermögensübersicht erstellen.

Wie die laufenden Aufzeichnungen für Bargeld aussehen, zeigt der Beitrag Kassabuch und Anlageverzeichnis. Hier geht es um den Abschluss am Ende des Jahres.

Das Rechnungsjahr

Das Rechnungsjahr darf höchstens zwölf Monate dauern, muss aber nicht dem Kalenderjahr entsprechen (§ 21 Abs. 1 VerG). Ein Sportverein kann zum Beispiel von 1. Juli bis 30. Juni rechnen, damit eine ganze Saison in einem Abschluss liegt. Halte das gewählte Rechnungsjahr in den Statuten oder in einem Beschluss fest und bleib dabei, damit die Jahre vergleichbar sind.

Wer verantwortlich ist

Die Pflicht trifft das Leitungsorgan als Ganzes, nicht nur die Kassierin oder den Kassier. Die laufende Arbeit liegt meist bei der Kasse, die übrigen Mitglieder des Leitungsorgans müssen sich aber regelmäßig ein Bild von den Finanzen machen. Wer als Organwalter seine Pflichten zum Finanz- und Rechnungswesen schuldhaft missachtet, kann dem Verein gegenüber schadenersatzpflichtig werden (§ 24 Abs. 2 Z 3 VerG). Wer unentgeltlich tätig ist, haftet dabei nur bei Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit, sofern Statuten oder eine Vereinbarung nichts anderes vorsehen. Mehr dazu in den Beiträgen Organe des Vereins und Haftung im Verein.

Welche Rechnungslegung für deinen Verein gilt

Das Vereinsgesetz staffelt die Pflichten nach der Größe. Maßgeblich sind die gewöhnlichen Einnahmen oder die gewöhnlichen Ausgaben, jeweils in zwei aufeinanderfolgenden Rechnungsjahren (§ 22 VerG).

Die strengeren Pflichten entfallen wieder, sobald die Schwelle in zwei aufeinanderfolgenden Jahren nicht mehr überschritten wird. Prüft ein öffentlicher Fördergeber einen abgegrenzten Teil deiner Finanzen gleichwertig, bleibt dieser Rechnungskreis bei der Berechnung der Schwellen außer Ansatz (§ 22 Abs. 3 VerG). Dieser Beitrag behandelt die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung, die für die große Mehrheit der Vereine gilt.

Fristen im Überblick

Ein Beispiel: Endet dein Rechnungsjahr am 31. Dezember 2026, muss die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung spätestens am 31. Mai 2027 fertig sein. Stellt das Leitungsorgan sie schon am 15. März 2027 fertig, läuft die Prüffrist bis 15. Juli 2027. Leg die Mitgliederversammlung so, dass der Prüfbericht dann schon vorliegt.

So baust du die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung auf

Ein Formular schreibt das Gesetz nicht vor. Bewährt hat sich ein einfacher Grundsatz: Du erfasst Geld, wenn es tatsächlich fließt, also am Tag der Gutschrift oder der Zahlung. Eine Rechnung, die im Dezember eintrifft und im Januar bezahlt wird, gehört in das neue Jahr. Was zum Stichtag noch offen ist, zeigst du in der Vermögensübersicht.

Nach Bereichen gliedern

Gliedere Einnahmen und Ausgaben so, dass man die Tätigkeiten deines Vereins erkennt. Für gemeinnützige Vereine passt die steuerliche Einteilung:

• Ideeller Bereich: Mitgliedsbeiträge, Spenden, Förderungen und die Vereinsarbeit, für die kein Entgelt verlangt wird
• Vermögensverwaltung: Zinsen und die bloße Vermietung von Vereinsräumen
• Unentbehrliche Hilfsbetriebe: Tätigkeiten, die den Vereinszweck direkt umsetzen, etwa der Sportbetrieb oder die Konzerte eines Musikvereins
• Entbehrliche Hilfsbetriebe: etwa das kleine Vereinsfest
• Begünstigungsschädliche Betriebe: etwa eine laufend geführte Kantine

Was wohin gehört, erklärt der Beitrag Wirtschaftliche Tätigkeiten im Verein. Die Mühe lohnt sich: An den Umsätzen einzelner Betriebe hängen Körperschaft- und Umsatzsteuer, die Registrierkassenpflicht und die Frage, ob die Ausnahmegenehmigung für begünstigungsschädliche Betriebe bis 100.000 € Umsatz im Jahr automatisch gilt (§ 45a BAO).

Brutto aufzeichnen, nicht saldieren

Trag Einnahmen und Ausgaben immer in voller Höhe ein. Wenn du vom Vereinsfest nur den Gewinn verbuchst, sieht niemand mehr, wie hoch der Umsatz war, und gerade an den Umsätzen hängen die genannten Grenzen. Auch Rechnungsprüfer und Fördergeber brauchen die vollen Beträge.

Beispiel: die Rechnung eines Musikvereins

So kann die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung eines kleinen Musikvereins aussehen, dessen Rechnungsjahr dem Kalenderjahr entspricht. Alle Beträge sind erfunden.

Verprobung: Stimmt die Rechnung?

Bei einer reinen Geldrechnung muss das Ergebnis zur Veränderung deiner Geldbestände passen. Lagen am 1. Januar auf Girokonto, Sparkonto und in der Kassa zusammen 11.250 €, muss der Endbestand am 31. Dezember mit dem Überschuss von 8.530 € genau 19.780 € betragen. Weicht der Bestand laut Kontoauszügen und Kassazählung davon ab, fehlt eine Buchung oder ist doppelt erfasst. Überträge zwischen eigenen Konten, etwa eine Bareinzahlung auf das Girokonto, sind weder Einnahme noch Ausgabe.

Die Vermögensübersicht

Die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung zeigt nur, was geflossen ist. Die Vermögensübersicht ergänzt sie um eine Momentaufnahme zum letzten Tag des Rechnungsjahres: Was besitzt der Verein, was steht ihm noch zu, was schuldet er? Eine doppelte Buchhaltung brauchst du dafür nicht. Für den Musikverein aus dem Beispiel könnte sie so aussehen:

Kassa, Girokonto und Sparkonto ergeben zusammen die 19.780 € aus der Verprobung. Die Instrumente übernimmst du aus dem Anlageverzeichnis, das jeden Gegenstand mit Anschaffungsdatum und Wert führt.

Anschaffungen und Abschreibungen

Wie größere Anschaffungen dargestellt werden, legt das Vereinsgesetz nicht fest. Viele Vereine erfassen den Kaufpreis im Jahr der Zahlung als Ausgabe, wie im Beispiel das Schlagwerk, und führen den Gegenstand mit seinem Wert in der Vermögensübersicht. Andere verteilen die Kosten über die Nutzungsdauer. Entscheide dich gemeinsam mit den Rechnungsprüfern für eine Methode und bleib dabei. Für steuerpflichtige Betriebe gelten die steuerlichen Regeln: Abnutzbare Anlagegüter bis 1.000 € kannst du sofort absetzen (für Wirtschaftsjahre ab 2023, davor 800 €), teurere schreibst du über die Nutzungsdauer ab (§§ 7 und 13 EStG).

Überschüsse und Rücklagen

Ein Überschuss ist erlaubt. Ein Verein darf aber nicht auf Gewinn berechnet sein, und sein Vermögen darf nur im Sinne des Vereinszwecks verwendet werden (§ 1 Abs. 2 VerG). Gemeinnützige Vereine sollen ihre Mittel außerdem möglichst zeitnah einsetzen. Eine Reserve in Höhe eines durchschnittlichen Jahresbedarfs gilt nach den Vereinsrichtlinien in der Regel als zulässig; wer darüber hinaus anspart, braucht Beschlüsse, die das konkrete Ziel und einen Zeitrahmen festlegen (VereinsR Rz 129). Halte solche Beschlüsse im Protokoll fest. Mehr dazu im Beitrag Gemeinnützigkeit im Verein.

Prüfung und Information der Mitglieder

Jeder Verein braucht mindestens zwei unabhängige und unbefangene Rechnungsprüferinnen oder Rechnungsprüfer (§ 5 Abs. 5 VerG). Sie prüfen innerhalb von vier Monaten ab Erstellung der Rechnung, ob die Rechnungslegung ordnungsgemäß ist und ob die Mittel statutengemäß verwendet wurden. Das Leitungsorgan muss ihnen dafür die nötigen Unterlagen vorlegen und Auskünfte geben (§ 21 Abs. 2 VerG). Leg für die Prüfung bereit:

• die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung samt Vermögensübersicht,
• die Kontoauszüge aller Bankkonten und das Kassabuch,
• die Belege, geordnet und nummeriert,
• das Zählprotokoll der Kassa zum Stichtag und das Anlageverzeichnis,
• Förderzusagen, wichtige Verträge und die Protokolle des Leitungsorgans.

Der Prüfbericht bestätigt die Ordnungsmäßigkeit oder zeigt Mängel und Gefahren für den Bestand des Vereins auf. Auf ungewöhnliche Einnahmen und Ausgaben, vor allem auf Geschäfte von Organwaltern mit dem Verein (Insichgeschäfte), gehen die Prüfer besonders ein (§ 21 Abs. 3 VerG). Sie berichten an das Leitungsorgan, das festgestellte Mängel beseitigen muss. Danach informiert das Leitungsorgan die Mitglieder über die geprüfte Rechnung; geschieht das in der Mitgliederversammlung, sind die Rechnungsprüfer einzubinden (§ 21 Abs. 4 VerG). Wie die Prüfung abläuft und was im Bericht steht, erklärt der Beitrag Rechnungsprüfer im Verein.

Einnahmen-Ausgaben-Rechnung und Steuern

Die Rechnung nach dem Vereinsgesetz ist nicht automatisch eine steuerliche Gewinnermittlung. Die Vereinsrichtlinien stellen klar, dass Aufzeichnungen nach § 21 VerG steuerlich nur so weit zählen, wie sie auch für steuerliche Zwecke herangezogen werden (VereinsR Rz 329). Hat dein Verein körperschaftsteuerpflichtige Betriebe, ermittelst du deren Ergebnis nach den steuerlichen Regeln; die Umsätze zählen außerdem für Umsatzsteuer und Registrierkassenpflicht. Eine sauber gegliederte Rechnung liefert dafür die Zahlen. Welche Steuern deinen Verein betreffen können, zeigt der Überblick Steuern im Verein, zum Freibetrag von 10.000 € mehr im Beitrag Körperschaftsteuer im Verein.

Bücher, Aufzeichnungen und Belege bewahrst du sieben Jahre auf, gerechnet ab dem Ende des Kalenderjahres, auf das sie sich beziehen (§ 132 BAO). Leg die geprüfte Endfassung zusätzlich als unveränderliche Datei ab, etwa als PDF. Fördergeber verlangen oft eine eigene Abrechnung; worauf du dabei achtest, steht im Beitrag Förderungen für Vereine.

In der Buchhaltung von campai erfasst du Einnahmen und Ausgaben mit Belegen, führst Bankkonten und Kassa nebeneinander und ordnest jede Buchung einer Kategorie zu. So hast du am Jahresende die Zahlen für die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung beisammen, ohne Belege nachzusortieren.

Häufige Fragen

Muss auch ein kleiner Verein eine Einnahmen-Ausgaben-Rechnung erstellen?

Ja. § 21 VerG gilt für jeden Verein, unabhängig von Größe und Gemeinnützigkeit. Auch wenn im Jahr nur wenige hundert Euro fließen, brauchst du eine Aufstellung der Einnahmen und Ausgaben, eine Vermögensübersicht und die Prüfung durch zwei Rechnungsprüfer.

Muss der Rechnungsabschluss an die Vereinsbehörde geschickt werden?

Nein. Die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung ist für Leitungsorgan, Rechnungsprüfer und Mitglieder bestimmt. Finanzamt und Fördergeber können aber Unterlagen anfordern, deshalb bewahrst du sie geordnet auf.

Was passiert, wenn das Leitungsorgan die Fünf-Monats-Frist versäumt?

Eine eigene Verwaltungsstrafe sieht das Vereinsgesetz dafür nicht vor. Verstößt das Leitungsorgan aber beharrlich und schwerwiegend gegen seine Rechnungslegungspflichten und ist keine Abhilfe in Sicht, müssen die Rechnungsprüfer die Einberufung einer Mitgliederversammlung verlangen; sie können sie auch selbst einberufen (§ 21 Abs. 5 VerG). Entsteht dem Verein ein Schaden, kommt eine Haftung nach § 24 VerG in Betracht.

Darf unser Verein einen Überschuss erwirtschaften?

Ja, solange das Geld im Verein bleibt und dem Vereinszweck dient. Ausschüttungen an Mitglieder sind nicht erlaubt. Gemeinnützige Vereine sichern größere Rücklagen mit einem Beschluss über Zweck und Zeitrahmen ab.

Ab wann braucht ein Verein eine doppelte Buchhaltung?

Nach dem Vereinsgesetz erst, wenn die gewöhnlichen Einnahmen oder Ausgaben in zwei aufeinanderfolgenden Rechnungsjahren jeweils über 1 Million € lagen, und dann ab dem folgenden Rechnungsjahr. Freiwillig kannst du jederzeit doppelt buchen. Ob für einzelne steuerpflichtige Betriebe eine eigene Buchführungspflicht besteht, klärst du mit deiner Steuerberatung.

Fazit

Die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung samt Vermögensübersicht ist für fast jeden österreichischen Verein der Jahresabschluss. Entscheidend sind drei Dinge: Einnahmen und Ausgaben laufend und in voller Höhe aufzeichnen, die Rechnung binnen fünf Monaten nach Ende des Rechnungsjahres fertigstellen und den Rechnungsprüfern danach vier Monate für ihre Prüfung lassen. Wer nach Bereichen gliedert, die Geldbestände verprobt und die Vermögensübersicht aus Kassabuch und Anlageverzeichnis ableitet, hat zugleich die Grundlage für Steuererklärung, Förderabrechnung und eine entspannte Mitgliederversammlung.