Organe des Vereins: Mitgliederversammlung, Leitungsorgan, Rechnungsprüfer und Schlichtung

Jeder Verein in Österreich braucht mindestens eine Mitgliederversammlung und ein Leitungsorgan. Beide müssen in den Statuten vorgesehen sein (§ 5 Abs. 1 VerG). Dazu kommen mindestens zwei Rechnungsprüferinnen oder Rechnungsprüfer und eine Schlichtungseinrichtung für Streitigkeiten. Große Vereine brauchen eine Abschlussprüferin oder einen Abschlussprüfer, ein Aufsichtsorgan und weitere Gremien sind freiwillig. Wie du die Organe nennst, bleibt dir überlassen, solange die Bezeichnung nicht irreführt; üblich sind Generalversammlung und Vorstand. Hier erfährst du, wofür jedes Organ zuständig ist, wie es besetzt sein muss und wie die Organe im Vereinsjahr zusammenspielen.

Die Organe im Überblick

Wer in einem Organ sitzt, ist Organwalterin oder Organwalter und trägt Verantwortung für dessen Entscheidungen. Mitglieder sind das nicht schon deshalb, weil sie in der Mitgliederversammlung mitstimmen (§ 24 Abs. 1 VerG). Einen Überblick über alle Regeln des Gesetzes gibt der Beitrag zum Vereinsgesetz 2002.

Mitgliederversammlung

Die Mitgliederversammlung, oft Generalversammlung oder Hauptversammlung genannt, ist das Organ, in dem die Mitglieder ihren gemeinsamen Willen bilden. Teilnehmen dürfen alle Mitglieder. Das Stimm- und Wahlrecht dürfen die Statuten aber auf bestimmte Mitgliedsarten beschränken, etwa auf ordentliche Mitglieder. Welche Arten es gibt, erklärt der Beitrag Mitglieder: Rechte, Pflichten und Mitgliedschaftsarten.

Was sie entscheidet

Das Gesetz weist ihr nur wenige Aufgaben fest zu: Die Mitgliederversammlung wählt die Rechnungsprüfer und ein allfälliges Aufsichtsorgan (§ 5 Abs. 4 und 5 VerG), sie wird über Tätigkeit und Finanzen informiert (§ 20 VerG), und sie kann einen Sondervertreter bestellen, um Ersatzansprüche gegen Organwalter durchzusetzen (§ 25 VerG). Alles Weitere regeln die Statuten. Üblich sind:

• Wahl und Enthebung des Vorstands,
• Entgegennahme des Rechenschaftsberichts und der geprüften Einnahmen-Ausgaben-Rechnung,
• Entlastung des Vorstands, wenn die Statuten sie vorsehen,
• Festsetzung der Mitgliedsbeiträge,
• Beschlüsse über Statutenänderungen und die freiwillige Auflösung.

Wie oft und auf wessen Verlangen

Die Mitgliederversammlung ist mindestens alle fünf Jahre einzuberufen (§ 5 Abs. 2 VerG). Die meisten Statuten sehen einen kürzeren Takt vor, oft jährlich. Zusätzlich gibt es außerordentliche Versammlungen:

• Mindestens ein Zehntel der Mitglieder kann sie vom Leitungsorgan verlangen.
• Stellen die Rechnungsprüfer fest, dass der Vorstand beharrlich und schwerwiegend gegen seine Rechnungslegungspflichten verstößt, müssen sie eine Versammlung verlangen und können sie auch selbst einberufen (§ 21 Abs. 5 VerG).
• Ein Aufsichtsorgan kann sie jedenfalls einberufen, wenn es um einen Sondervertreter geht (§ 25 Abs. 1 VerG).

Große Vereine können statt einer Versammlung aller Mitglieder eine Delegiertenversammlung vorsehen. Virtuell oder hybrid darf die Versammlung nur stattfinden, wenn die Statuten das erlauben (§ 1 Abs. 2 VirtGesG). Einladungen und Unterlagen verschickst du am einfachsten gesammelt per E-Mail, etwa über die Mailings in campai, sofern deine Statuten diesen Weg zulassen.

Beschlüsse und Protokoll

Beschlussfähigkeit und Mehrheiten legen die Statuten fest. Ein gesetz- oder statutenwidriger Beschluss bleibt gültig, wenn ihn niemand binnen eines Jahres gerichtlich anficht; nur besonders schwere Verstöße machen ihn nichtig (§ 7 VerG). Ein sauberes Protokoll mit Anwesenheit, Anträgen und Abstimmungsergebnissen ist deshalb dein bester Schutz. Tipps dazu gibt der Beitrag zu den Aufgaben des Schriftführers.

Leitungsorgan

Das Leitungsorgan, meist Vorstand genannt, führt die Geschäfte und vertritt den Verein nach außen. Es besteht aus mindestens zwei Personen, und zwar nur aus natürlichen Personen (§ 5 Abs. 3 VerG). Typische Funktionen sind Obfrau oder Obmann mit Stellvertretung, Kassierin oder Kassier und Schriftführerin oder Schriftführer. Besteht das Leitungsorgan nur aus zwei Personen, müssen sie einstimmig entscheiden.

Geschäftsführung und Vertretung

Das Gesetz unterscheidet die Führung der Geschäfte im Inneren von der Vertretung nach außen. Beides kann auf mehrere Organe oder Personen verteilt sein. Nicht jedes Vorstandsmitglied muss den Verein vertreten dürfen; wer organschaftliche Vertreterin oder Vertreter ist, legen die Statuten fest. Fehlt eine Regel, gilt (§ 6 VerG):

• Gesamtgeschäftsführung: Der Vorstand entscheidet gemeinsam, im Zweifel mit einfacher Mehrheit.
• Gesamtvertretung: Erklärungen gegenüber Dritten geben die Vertreter gemeinsam ab. Erklärungen an den Verein, etwa eine Kündigung, darf aber jede Vertreterin allein entgegennehmen.
• Unbeschränkte Vertretungsmacht nach außen: Beschränkungen in den Statuten, etwa eine Betragsgrenze, wirken nur intern. Ein Vertrag, der sie überschreitet, bindet den Verein grundsätzlich trotzdem; die Vertreterin kann dem Verein aber dafür haften.
• Insichgeschäfte: Schließt ein Vertreter selbst ein Geschäft mit dem Verein ab, muss ein anderes vertretungs- oder geschäftsführungsbefugtes Organmitglied zustimmen.

Pflichten des Vorstands

• ein passendes Rechnungswesen einrichten und binnen fünf Monaten nach Ende des Rechnungsjahres die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung samt Vermögensübersicht erstellen (§ 21 Abs. 1 VerG),
• den Rechnungsprüfern Unterlagen und Auskünfte geben und aufgezeigte Mängel beseitigen (§ 21 Abs. 2 und 4 VerG),
• die Mitglieder über Tätigkeit, Finanzen und die geprüfte Rechnung informieren (§§ 20 und 21 Abs. 4 VerG),
• jedem Mitglied auf Verlangen die Statuten aushändigen (§ 3 Abs. 3 VerG),
• jede Wahl der Vertreter und jede neue Vereinsanschrift binnen vier Wochen der Behörde melden (§ 14 VerG).

Wie die Meldungen funktionieren, erklärt der Beitrag ZVR-Zahl, Registerauszug und Wahlanzeige. Für Pflichtverletzungen haften Vorstandsmitglieder dem Verein, ehrenamtliche nur bei Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit; Details im Beitrag Haftung im Verein. Wie du Kontrollen wie das Vier-Augen-Prinzip im Vorstand verankerst, zeigt der Beitrag Good Governance im Verein.

Rechnungsprüferinnen und Rechnungsprüfer

Jeder Verein bestellt mindestens zwei Rechnungsprüfer, die unabhängig und unbefangen sind (§ 5 Abs. 5 VerG). Einem Organ, dessen Tätigkeit sie prüfen, dürfen sie nicht angehören, also auch nicht dem Vorstand. Gewählt werden sie von der Mitgliederversammlung; ist eine Bestellung früher nötig, wählt sie das Aufsichtsorgan oder, wenn es keines gibt, der Vorstand aus. Binnen vier Monaten nach Erstellung der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung prüfen sie, ob die Rechnungslegung ordnungsgemäß ist und die Mittel statutengemäß verwendet wurden, und berichten dem Vorstand. Alles zu Auswahl, Ablauf und Prüfbericht liest du im Beitrag Rechnungsprüfer im Verein.

Große Vereine, deren gewöhnliche Einnahmen oder Ausgaben in zwei aufeinanderfolgenden Rechnungsjahren jeweils 3 Millionen € übersteigen oder die in diesem Zeitraum jeweils mehr als 1 Million € im Jahr an Spenden aus der Öffentlichkeit sammeln, brauchen statt der Rechnungsprüfer eine Abschlussprüferin oder einen Abschlussprüfer (§ 22 Abs. 2 VerG).

Aufsichtsorgan

Ein Aufsichtsorgan ist freiwillig. Sehen die Statuten eines vor, gelten feste Regeln (§ 5 Abs. 4 VerG): mindestens drei natürliche Personen, bestellt von der Mitgliederversammlung, unabhängig und unbefangen, und keines seiner Mitglieder darf dem überwachten Organ angehören. Hat der Verein zwei Jahre lang im Schnitt mehr als 300 Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer, muss ein Drittel des Aufsichtsorgans aus der Belegschaft kommen. Das Aufsichtsorgan erhält den Prüfbericht der Rechnungsprüfer und kann bei Bedarf Prüfer auswählen. Sinnvoll ist es vor allem in größeren Vereinen mit angestellter Geschäftsführung.

Schlichtungseinrichtung

Die Statuten müssen vorsehen, dass Streitigkeiten aus dem Vereinsverhältnis zuerst vor einer Schlichtungseinrichtung ausgetragen werden (§ 8 VerG). Die Statuten regeln Zusammensetzung und Bestellung so, dass die Mitglieder unbefangen sind, und beide Seiten müssen gehört werden. Erst sechs Monate nach Anrufung der Schlichtungseinrichtung steht der Weg zu Gericht offen, sofern das Verfahren nicht früher endet. Viele Statuten nennen diese Einrichtung „Schiedsgericht“, meinen damit aber kein Schiedsgericht nach der Zivilprozessordnung. Wie du Konflikte früh entschärfst, zeigt der Beitrag Konflikte im Verein lösen.

Weitere Gremien

Über die Pflichtorgane hinaus kannst du weitere Gremien einrichten, etwa einen Beirat, einen Ehrenrat, eine Jugendvertretung oder Leitungen für einzelne Sektionen. Eine Sektion ist ein rechtlich unselbständiger, aber weitgehend selbständig geführter Teil des Vereins (§ 1 Abs. 4 VerG). Solche Gremien ersetzen kein Pflichtorgan und vertreten den Verein nur, wenn die Statuten ihnen das ausdrücklich übertragen. Leg ihre Aufgaben, Besetzung und Entscheidungsbefugnisse schriftlich fest, in den Statuten oder einer Geschäftsordnung.

Wie die Organe im Vereinsjahr zusammenspielen

Am Beispiel eines Vereins, dessen Rechnungsjahr dem Kalenderjahr entspricht:

Häufige Fragen

Wie viele Personen braucht ein Verein mindestens für seine Organe?

Gründen können zwei Personen. Für den Betrieb brauchst du aber ein Leitungsorgan aus mindestens zwei Personen und zwei Rechnungsprüfer, die nicht im Vorstand sitzen dürfen. Das sind mindestens vier Menschen. Die Rechnungsprüfer müssen nach dem Gesetz keine Mitglieder sein.

Darf ein Rechnungsprüfer gleichzeitig im Vorstand sein?

Nein. Rechnungsprüfer dürfen keinem Organ angehören, dessen Tätigkeit sie prüfen. Mitglied der Mitgliederversammlung dürfen sie sein.

Muss jedes Vorstandsmitglied den Verein vertreten dürfen?

Nein. Die Statuten legen fest, wer zur Vertretung nach außen befugt ist. Nur diese Personen meldest du der Vereinsbehörde, und nur sie stehen im Registerauszug.

Was passiert, wenn die Funktionsperiode des Vorstands abgelaufen ist?

Das hängt von den Statuten ab. Viele sehen vor, dass der Vorstand bis zur Wahl eines neuen im Amt bleibt. Fehlt eine solche Regel, setz die Neuwahl so rasch wie möglich an, damit dein Verein handlungsfähig bleibt, und melde das Ergebnis binnen vier Wochen.

Muss die Generalversammlung jedes Jahr stattfinden?

Nach dem Gesetz nicht, sie muss nur mindestens alle fünf Jahre einberufen werden. Sehen deine Statuten einen kürzeren Takt vor, gilt dieser.

Fazit

Die Pflichtorganisation eines österreichischen Vereins ist schlank: eine Mitgliederversammlung, die mindestens alle fünf Jahre zusammenkommt, ein Vorstand aus mindestens zwei Personen, zwei unabhängige Rechnungsprüfer und eine Schlichtungseinrichtung. Wer was entscheidet und wer den Verein vertritt, bestimmst du in den Statuten. Je klarer du diese Rollen dort beschreibst und je sauberer du Wahlen und Beschlüsse dokumentierst, desto reibungsloser arbeitet dein Verein, auch wenn einmal Streit entsteht.