ZVR-Zahl, Vereinsregisterauszug und Wahlanzeige: deine Pflichten gegenüber der Vereinsbehörde

Jeder Verein in Österreich steht im Zentralen Vereinsregister (ZVR) des Innenministeriums und hat dort eine eigene ZVR-Zahl. Diese Zahl musst du im Rechtsverkehr nach außen angeben, also auf Briefen, in E-Mails, auf Verträgen, Angeboten und Rechnungen. Einen normalen Vereinsregisterauszug kann jede und jeder online und gebührenfrei abrufen. Damit das Register stimmt, hat dein Verein zwei laufende Meldepflichten: Jede Bestellung der vertretungsbefugten Funktionärinnen und Funktionäre, auch eine Wiederwahl, meldest du binnen vier Wochen mit der Wahlanzeige, und jede neue Zustellanschrift des Vereins ebenfalls binnen vier Wochen (§ 14 VerG). Wer das versäumt, riskiert eine Verwaltungsstrafe von bis zu 218 €. Hier erfährst du, wie Register, Auszug und Meldungen funktionieren.

Was das Zentrale Vereinsregister ist

Jede Vereinsbehörde führt für die Vereine in ihrem Bereich ein lokales Vereinsregister. Die Daten aller lokalen Register fließen in das Zentrale Vereinsregister, das seit 1. Januar 2006 in Betrieb ist (§ 18 VerG). Gespeichert sind unter anderem Name, ZVR-Zahl, Entstehungsdatum, Sitz und Zustellanschrift des Vereins, die Vertretungsregel laut Statuten sowie Funktion, Name, Geburtsdaten und Zustellanschrift der vertretungsbefugten Personen (§ 16 Abs. 1 VerG). Zehn Jahre nach dem Ende eines Vereins werden seine Daten gelöscht. Welche weiteren Pflichten das Gesetz vorsieht, fasst der Beitrag zum Vereinsgesetz 2002 zusammen.

Wichtig für das Verständnis: Das Register hat keine rechtsbegründende Wirkung. Dein Verein entsteht nicht durch die Eintragung, sondern durch den positiven Abschluss des Verfahrens bei der Behörde, und eine Vorstandswahl wird nicht erst durch die Meldung gültig. Die einzige Ausnahme ist das Ende: Die Rechtspersönlichkeit eines Vereins endet mit der Eintragung seiner Auflösung, bei einer Abwicklung mit der Eintragung ihres Endes. Wer eine Registerauskunft einholt, darf trotzdem auf ihre Richtigkeit vertrauen, außer er kennt die Unrichtigkeit oder müsste sie kennen. Liegt der Fehler beim Verein, etwa weil er eine Wahl nicht gemeldet hat, haftet allein der Verein für den Schaden, der daraus entsteht (§ 17 Abs. 8 VerG).

Verwechsle das ZVR nicht mit dem Register der wirtschaftlichen Eigentümer. Ob dein Verein dort etwas melden muss, klärt der Beitrag WiEReG: Müssen Vereine melden?.

Die ZVR-Zahl

Die ZVR-Zahl ist eine fortlaufende Nummer, die das Innenministerium jedem Verein zuteilt. Die Zahl selbst enthält keine Informationen über den Verein, sondern macht ihn nur eindeutig auffindbar (§ 18 Abs. 2 VerG). Du findest sie auf jedem Registerauszug, über die Online-Abfrage oder bei jeder Vereinsbehörde.

Wo die ZVR-Zahl stehen muss

Seit 1. April 2006 müssen Vereine ihre ZVR-Zahl im Rechtsverkehr nach außen führen. Gemeint sind alle Schriftstücke, mit denen dein Verein Dritten gegenüber auftritt, zum Beispiel:

• Briefpapier und Briefe,
• E-Mails, am einfachsten in der Signatur,
• Verträge und Angebote,
• Rechnungen.

Wer die ZVR-Zahl nicht angibt, begeht als vertretungsbefugter Funktionär eine Verwaltungsübertretung (§ 31 Z 4 lit. e VerG). Nimm sie deshalb gleich in alle Vorlagen auf. Verschickst du Rundschreiben und Dokumente über Vorlagen, etwa mit den Mailings und Dokumentvorlagen in campai, trägst du sie einmal in die Vorlage ein. Welche Angaben auf Website und Newsletter zusätzlich nötig sind, erklärt der Beitrag Impressum und Offenlegung.

Den Vereinsregisterauszug abrufen

Online und gratis

Über die Online-Einzelabfrage des ZVR unter zvr.bmi.gv.at bekommst du gebührenfrei einen normalen Registerauszug (§ 19 Abs. 3 VerG). Du suchst nach der ZVR-Zahl, nach dem Namen oder nach Namensteilen, auf Wunsch ergänzt um den Sitz. Sammelabfragen, etwa nach allen Tennisvereinen eines Bezirks, sind aus Datenschutzgründen nicht möglich (§ 17 Abs. 9 VerG).

Was im Auszug steht

Das Gesetz unterscheidet drei Stufen:

Auszug bei der Behörde und Kosten

Einen Auszug kannst du auch bei jeder Vereinsbehörde beantragen, unabhängig vom Sitz des Vereins. Den normalen Auszug beantragst du mündlich gebührenfrei, schriftlich kostet der Antrag 21 €. Für die Ausstellung selbst fallen 11 € Bundesgebühr und 2,10 € Verwaltungsabgabe an. Beim erweiterten Auszug kostet auch der mündliche Antrag 21 €, weil die Behörde eine Niederschrift aufnimmt. Die Statuten eines Vereins bekommst du nur bei der Behörde am Vereinssitz; unbeglaubigte Kopien kosten nur die Herstellungskosten, ein schriftlicher Antrag aber 21 €.

Wofür du den Auszug brauchst

Banken, Fördergeber und Vertragspartner verlangen oft einen aktuellen Auszug, etwa bei der Kontoeröffnung. Er beurkundet die Vertretungsregel aus den Statuten und wer laut letzter Wahlanzeige in die Funktionen gewählt wurde. Ob diese Personen tatsächlich wirksam bestellt sind, stellt er nicht fest. Umso wichtiger ist, dass du jede Wahl meldest: Sonst zeigt der Auszug noch den alten Vorstand.

Die Wahlanzeige: neue Vertreter melden

Wann du melden musst

Binnen vier Wochen nach jeder Bestellung organschaftlicher Vertreter musst du die Vereinsbehörde informieren (§ 14 Abs. 2 VerG). Das gilt für die erste Bestellung nach der Entstehung des Vereins, für jede Neuwahl, für jede Wiederwahl derselben Personen und für eine Nachbesetzung während der Funktionsperiode, die Kooptierung. Wurden die ersten Vertreter schon vor der Errichtungsanzeige gewählt, stehen sie bereits darin; mehr dazu im Beitrag Verein gründen in Österreich.

Wen du meldest

Zu melden sind nur die Funktionärinnen und Funktionäre, die laut Statuten den Verein nach außen vertreten. Vertreten etwa die Obfrau, der Schriftführer und die Kassierin gemeinsam, meldest du diese drei, nicht aber Beiräte oder Vorstandsmitglieder ohne Vertretungsbefugnis. Welche Organe dein Verein hat und wer davon vertritt, erklärt der Beitrag Organe des Vereins.

Welche Angaben nötig sind

Für jede gemeldete Person gibst du an:

• die Funktion laut Statuten,
• Vor- und Zuname,
• Geburtsdatum und Geburtsort,
• die Zustellanschrift, kein Postfach,
• den Beginn der Vertretungsbefugnis.

So reichst du sie ein

Das Innenministerium stellt auf seiner Seite Abfragen, Formulare & e-Government ein Online-Formular für die Wahlanzeige bereit, das du ausfüllst und ausdruckst. Unterschreiben müssen die laut Statuten vertretungsbefugten Funktionäre, in der dort vorgesehenen Weise und mit leserlich beigefügtem Namen und Funktion. Die Wahlanzeige geht an die Vereinsbehörde am Vereinssitz und ist gebührenfrei. Schneller geht es online über eine E-Government-Berechtigung, siehe unten.

Beschließt die Mitgliederversammlung zugleich eine Statutenänderung und wählt sie den Vorstand schon nach den neuen Statuten, melden die neu Gewählten beides. Wirksam werden Wahl und Änderung dann erst mit dem positiven Abschluss des Verfahrens zur Statutenänderung. Mehr dazu im Beitrag zur Statutenänderung im Verein.

Neue Anschrift und andere Daten

Ändert sich die Zustellanschrift deines Vereins, teilst du das der Vereinsbehörde binnen vier Wochen mit (§ 14 Abs. 3 VerG); das kostet nichts. Eine neue Anschrift in derselben Gemeinde gilt grundsätzlich nicht als Sitzverlegung. Ziehst du mit dem Sitz in eine andere Gemeinde, musst du dagegen die Statuten ändern. Ändern sich Name oder Wohnadresse einer gemeldeten Vertreterin, etwa nach einer Heirat oder einem Umzug, ist eine Meldung nicht vorgeschrieben, aber empfohlen, damit der Registerauszug stimmt. Dafür gibt es das Formular „Anzeige einer Datenänderung“.

Schneller online: E-Government-Berechtigte

Dein Verein kann eine vertretungsbefugte Person als E-Government-Berechtigte namhaft machen (§ 19 Abs. 6 VerG). Diese Person kann dann bestimmte Änderungen selbst online im ZVR vornehmen, statt eine Papiermeldung zu schicken:

• Adressänderung des Vereins,
• Adressänderungen der Vertreter,
• Erfassung einer Neuwahl samt neuer Vertreter,
• Kooptierung während der laufenden Funktionsperiode.

Die Berechtigung beantragen die zeichnungsberechtigten Vertreter mit dem Formular „Namhaftmachung eines/einer E-Government-Berechtigten“; erteilt wird sie von der Vereinsbehörde. Die berechtigte Person meldet sich mit ihrem elektronischen Identitätsnachweis (E-ID) an, der Zugang läuft über oesterreich.gv.at. Für Vereine mit regelmäßigen Wahlen spart das jedes Mal einen Behördenweg.

Fristen und Kosten auf einen Blick

Was passiert, wenn du nicht meldest

Wer als vertretungsbefugter Organwalter eine Wahl oder eine neue Anschrift nicht meldet oder die ZVR-Zahl nicht führt, begeht eine Verwaltungsübertretung: Strafe bis zu 218 €, im Wiederholungsfall bis zu 726 € (§ 31 VerG). Dazu kommen praktische Folgen. Banken und Vertragspartner sehen im Auszug noch den alten Vorstand, und für Schäden aus einer falschen Registerauskunft, deren Ursache beim Verein liegt, haftet der Verein. Bestellt ein neuer Verein binnen eines Jahres nach seiner Entstehung gar keine Vertreter, löst ihn die Behörde auf (§ 2 Abs. 3 VerG). Die freiwillige Auflösung behandelt der Beitrag zur Vereinsauflösung.

Auskunftssperre

Ist ein Verein außergewöhnlich gefährdet, kann er bei der Vereinsbehörde beantragen, dass über ihn keine Auskünfte erteilt werden. Die Behörde gibt dem Antrag statt, wenn ein schutzwürdiges Interesse glaubhaft gemacht wird, und verfügt die Sperre für höchstens zwei Jahre, eine Verlängerung ist möglich (§ 17 Abs. 4 VerG). Widerrufen wird die Sperre, wenn der Grund wegfällt oder sich der Verein damit rechtlichen Pflichten entziehen will. Wer eine rechtliche Verpflichtung des Vereins geltend macht, bekommt trotz Sperre Auskunft.

Häufige Fragen

Wo finde ich die ZVR-Zahl meines Vereins?

Auf dem Registerauszug, den die Behörde nach der Gründung geschickt hat, über die Online-Abfrage unter zvr.bmi.gv.at oder bei jeder Vereinsbehörde.

Muss ich eine Wiederwahl melden, wenn sich nichts geändert hat?

Ja. Jede Bestellung ist binnen vier Wochen zu melden, auch wenn dieselben Personen wiedergewählt wurden. Nur so zeigt der Auszug eine laufende Funktionsperiode.

Ist eine Wahl ungültig, wenn ich sie zu spät melde?

Nein. Die Gültigkeit hängt allein davon ab, ob die Wahl nach den Statuten korrekt abgelaufen ist. Eine verspätete Meldung kann aber eine Verwaltungsstrafe nach sich ziehen.

Reicht der Online-Auszug für die Bank?

Inhaltlich entspricht er dem normalen Auszug, den auch die Behörde ausstellt. Ob deiner Bank der Online-Auszug genügt, erfährst du dort. Verlangt sie einen behördlich ausgestellten Auszug, beantragst du ihn bei einer Vereinsbehörde gegen Gebühr.

Kann ich nach allen Vereinen in meiner Gemeinde suchen?

Nein. Das Gesetz erlaubt nur Einzelabfragen zu einem eindeutig bestimmbaren Verein. Listen nach Zweck oder Ort gibt das Register nicht heraus.

Fazit

Das Zentrale Vereinsregister ist das öffentliche Gesicht deines Vereins. Halte es aktuell: Melde jede Wahl der vertretungsbefugten Funktionäre und jede neue Zustellanschrift binnen vier Wochen, führe die ZVR-Zahl in allen Schriftstücken nach außen und prüf den Online-Auszug nach jeder Änderung. Mit einer E-Government-Berechtigung erledigst du die häufigsten Meldungen bequem online, ganz ohne Behördenweg.