Register der wirtschaftlichen Eigentümer (WiEReG): Müssen Vereine melden?

Vereine fallen zwar unter das Wirtschaftliche Eigentümer Registergesetz (WiEReG), müssen in aller Regel aber nichts melden. Das Gesetz befreit sie von der Meldepflicht, weil die Bundesanstalt Statistik Österreich die organschaftlichen Vertreter aus dem Zentralen Vereinsregister automatisch als wirtschaftliche Eigentümer in das Register übernimmt (§ 6 Abs. 5 WiEReG). Eine eigene Meldung ist nur in Sonderfällen nötig: wenn eine andere natürliche Person den Verein direkt oder indirekt kontrolliert oder wenn eine Treuhandvereinbarung besteht. Zwei Pflichten bleiben aber auch befreiten Vereinen: Sie müssen ihre wirtschaftlichen Eigentümer mindestens einmal im Jahr überprüfen und die Unterlagen dazu aufbewahren. Hier erfährst du, was das konkret bedeutet.

Was das Register ist

Das Register der wirtschaftlichen Eigentümer soll Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung erschweren. Es zeigt, welche natürlichen Personen hinter einem Rechtsträger stehen. Das WiEReG ist seit 15. Januar 2018 in Kraft und erfasst neben Gesellschaften und Stiftungen ausdrücklich auch Vereine nach dem Vereinsgesetz 2002 (§ 1 Abs. 2 Z 14 WiEReG).

Einsicht nehmen vor allem Banken und andere Unternehmen, die bei ihren Kunden Sorgfaltspflichten gegen Geldwäsche erfüllen müssen, sowie bestimmte Behörden. Andere Personen bekommen nur Einsicht, wenn sie ein berechtigtes Interesse nachweisen (§ 10 WiEReG). Für deinen Verein wird das Register vor allem dann sichtbar, wenn die Bank bei einer Kontoeröffnung oder einer Überprüfung nach den wirtschaftlichen Eigentümern fragt.

Wer bei einem Verein wirtschaftlicher Eigentümer ist

Wirtschaftliche Eigentümer sind die natürlichen Personen, in deren Eigentum oder unter deren Kontrolle ein Rechtsträger letztlich steht (§ 2 WiEReG). Ein Verein hat keine Eigentümer mit Anteilen. Kann nach Ausschöpfung aller Möglichkeiten und ohne Verdachtsmomente niemand ermittelt werden, der den Verein kontrolliert, gelten die Personen der obersten Führungsebene als wirtschaftliche Eigentümer (§ 2 Z 1 lit. b WiEReG). Beim Verein ist das das Leitungsorgan.

Ins Register übernommen werden die organschaftlichen Vertreter, die im Vereinsregister eingetragen sind. Wer das ist, legen deine Statuten fest: meist Obfrau oder Obmann und Stellvertretung, oft auch Kassierin oder Kassier und Schriftführung. Welche Funktionen dein Verein hat, erklärt der Beitrag Organe des Vereins.

Die Befreiung von der Meldepflicht

§ 6 Abs. 5 WiEReG ist eindeutig: Vereine sind von der Meldung befreit. Statt einer Meldung übernimmt Statistik Österreich die im Vereinsregister eingetragenen organschaftlichen Vertreter als wirtschaftliche Eigentümer und hält die Daten aktuell. Damit das funktioniert, muss das Vereinsregister stimmen. Der Verein muss neue organschaftliche Vertreter binnen vier Wochen nach ihrer Bestellung der Vereinsbehörde bekannt geben (§ 14 Abs. 2 VerG). Wer das unterlässt, begeht eine Verwaltungsübertretung, die mit bis zu 218 € und im Wiederholungsfall mit bis zu 726 € bestraft werden kann (§ 31 VerG). Wie du Änderungen meldest, steht im Beitrag ZVR-Zahl, Registerauszug und Wahlanzeige.

Wann trotzdem gemeldet werden muss

Die Befreiung fällt weg, wenn eine andere natürliche Person direkt oder indirekt Kontrolle auf den Verein ausübt oder eine Nominee-Vereinbarung besteht, also jemand eine Funktion im Verein treuhändig für einen anderen ausübt (§ 6 Abs. 5 WiEReG). Kontrolle kann sich zum Beispiel aus Sonderrechten in den Statuten ergeben oder aus Verträgen, die einer Person entscheidenden Einfluss auf das Leitungsorgan geben. Nach dem Erlass des Finanzministeriums zum WiEReG kann das System den Wegfall der Befreiung nicht automatisch erkennen, weil diese Umstände in keinem Register stehen. Der Verein muss ihn deshalb selbst bemerken und melden.

Die Meldung gibst du elektronisch über das Unternehmensserviceportal (USP) ab, binnen vier Wochen, nachdem du vom Wegfall der Befreiung erfahren hast (§ 5 Abs. 1 WiEReG). Dafür muss dein Verein im USP registriert sein. Du kannst auch eine Steuerberaterin, einen Rechtsanwalt, eine Notarin oder andere berufsmäßige Parteienvertreter damit beauftragen. Bei Personen mit Hauptwohnsitz in Österreich gleicht das Formular die Daten mit dem Melderegister ab, sodass Vorname, Familienname und Geburtsdatum genügen. Danach musst du Änderungen binnen vier Wochen melden und die Daten jedes Jahr binnen vier Wochen nach Fälligkeit der jährlichen Überprüfung bestätigen. Hintergrund und Ansprechpartner nennt die Seite des Unternehmensserviceportals.

Sorgfaltspflichten: was auch befreite Vereine tun müssen

Die Meldebefreiung betrifft nur die Meldung. Die Sorgfaltspflichten nach § 3 WiEReG gelten für jeden Verein, das betonen sowohl die FAQ als auch der Erlass des Finanzministeriums:

• Feststellen und überprüfen: Der Verein muss wissen, wer seine wirtschaftlichen Eigentümer sind, und angemessene Maßnahmen ergreifen, um das zu überprüfen, einschließlich der Frage, ob Treuhandvereinbarungen bestehen (§ 3 Abs. 1 WiEReG).
• Jährlich wiederholen: Diese Prüfung ist mindestens einmal im Jahr durchzuführen (§ 3 Abs. 3 WiEReG). Den Zeitpunkt kannst du selbst wählen, etwa gemeinsam mit dem Rechnungsabschluss.
• Aufbewahren: Kopien der Unterlagen bewahrst du mindestens fünf Jahre nach dem Ende des wirtschaftlichen Eigentums der jeweiligen Person auf (§ 3 Abs. 2 WiEReG).
• Vorlegen: Fragt die Bank im Rahmen ihrer eigenen Sorgfaltspflichten nach, muss der Verein ihr Unterlagen zu seinen wirtschaftlichen Eigentümern vorlegen (§ 3 Abs. 1 WiEReG).

Für einen gewöhnlichen Verein genügt dafür ein kurzer Vermerk pro Jahr: Datum, aktueller Auszug aus dem Vereinsregister, die Bestätigung des Leitungsorgans, dass niemand sonst den Verein kontrolliert und keine Treuhandvereinbarung besteht, und die Unterschriften. Leg ihn zu den Unterlagen der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung, dann ist er bei der jährlichen Prüfung gleich zur Hand. Weitere Kontrollroutinen für das Leitungsorgan beschreibt der Beitrag Good Governance im Verein.

Strafen bei Verstößen

Verstöße gegen das WiEReG sind Finanzvergehen, die die Finanzstrafbehörde ahndet. Wer bei Wegfall der Befreiung keine, eine falsche oder eine unvollständige Meldung abgibt und dadurch wirtschaftliche Eigentümer nicht offenlegt, riskiert bei Vorsatz eine Geldstrafe bis 200.000 €, bei grober Fahrlässigkeit bis 100.000 € (§ 15 Abs. 1 WiEReG). Für die Verletzung der Sorgfalts- und Aufbewahrungspflichten sind bis zu 75.000 € bei Vorsatz und bis zu 25.000 € bei grober Fahrlässigkeit vorgesehen (§ 15 Abs. 2 und 2a WiEReG). Bleibt eine Meldung aus, kann das Finanzamt sie außerdem mit Zwangsstrafen durchsetzen (§ 16 WiEReG). Für einen Verein mit aktuellem Vereinsregister und dokumentierter Jahresprüfung ist das Risiko gering.

Häufige Fragen

Muss unser Verein etwas an das Register melden?

In aller Regel nicht. Vereine sind befreit, solange niemand außerhalb des Leitungsorgans den Verein kontrolliert und keine Treuhandvereinbarung besteht.

Wer steht bei unserem Verein im Register?

Die organschaftlichen Vertreter, die im Vereinsregister eingetragen sind. Statistik Österreich übernimmt sie automatisch und hält die Daten aktuell.

Was müssen wir nach einer Vorstandswahl tun?

Gib die neuen organschaftlichen Vertreter binnen vier Wochen der Vereinsbehörde bekannt. Eine eigene Meldung an das Register der wirtschaftlichen Eigentümer ist dann nicht nötig.

Die Bank fragt nach unseren wirtschaftlichen Eigentümern. Was schicken wir?

In der Regel genügen ein aktueller Auszug aus dem Vereinsregister, die Statuten und eine Bestätigung des Leitungsorgans, dass niemand sonst den Verein kontrolliert. Welche Nachweise die Bank konkret braucht, sagt sie dir.

Fazit

Für die allermeisten Vereine ist das Register der wirtschaftlichen Eigentümer schnell erledigt: Das Gesetz befreit sie von der Meldung, weil Statistik Österreich die organschaftlichen Vertreter aus dem Vereinsregister übernimmt. Deine Aufgabe ist, das Vereinsregister aktuell zu halten, einmal im Jahr festzuhalten, dass niemand sonst den Verein kontrolliert, und diese Unterlagen aufzubewahren. Gibt es doch eine Person mit Kontrolle über den Verein oder eine Treuhandvereinbarung, meldest du binnen vier Wochen über das Unternehmensserviceportal.