Reisekosten und Kilometergeld im Verein: was du in Österreich steuerfrei ersetzen kannst

Dein Verein kann Ehrenamtlichen die tatsächlichen Fahrtkosten steuerfrei ersetzen: das Ticket für Bahn oder Bus oder das amtliche Kilometergeld, das für den Pkw seit 1. Januar 2025 bei 0,50 € pro Kilometer liegt (bis 2024: 0,42 €). Dieser Ersatz ist kein Einkommen, muss nicht gemeldet werden und mindert das Freiwilligenpauschale nicht. Du brauchst aber eine nachvollziehbare Abrechnung mit Datum, Strecke, Zweck und Kilometern. Tagesgeld von 30 € und Nächtigungsgeld von 17 € nach § 26 Z 4 EStG sind für Dienstnehmerinnen und Dienstnehmer auf Dienstreise gedacht; Ehrenamtlichen kannst du eine Verpflegungspauschale nur im Rahmen des Freiwilligenpauschales steuerfrei zahlen. Für Sportlerinnen, Trainer und Schiedsrichterinnen mit PRAE gilt: pro Monat entweder PRAE oder Reisekosten. Hier findest du die aktuellen Sätze, eine Musterabrechnung und die Regeln für jede Gruppe.

Wer welche Reisekosten bekommen kann

Welche Reisekosten steuerfrei sind, hängt davon ab, in welcher Rolle jemand für deinen Verein unterwegs ist:

Einen Überblick über alle Formen der Aufwandsentschädigung gibt der Beitrag Aufwandsentschädigung im Verein.

Fahrtkosten für Ehrenamtliche

Das BMF hat im März 2025 in einer Anfragebeantwortung zu den Vereinsrichtlinien klargestellt: Personen, die keine PRAE bekommen können und nicht beim Verein angestellt sind, kann der Verein entweder das Freiwilligenpauschale zahlen oder die tatsächlichen Fahrtkosten ersetzen. Als tatsächliche Fahrtkosten gelten die Kosten eines öffentlichen Verkehrsmittels oder das Kilometergeld bis zur steuerlich zulässigen Höhe. Ein solcher Ersatz führt zu keinem Einkommen, weil ihm Kosten in gleicher Höhe gegenüberstehen. Daraus folgt:

• Du kannst jeden Tag neu wählen: Freiwilligenpauschale oder Fahrtkostenersatz, aber nicht beides am selben Tag.
• Der Fahrtkostenersatz mindert den Jahreshöchstbetrag des Freiwilligenpauschales nicht.
• Der Fahrtkostenersatz ist nicht meldepflichtig und gehört nicht in das Formular E 29, egal wie hoch er ist.
• Ein pauschales Tagesgeld zusätzlich ist für Ehrenamtliche nicht steuerfrei; pauschale Aufwandsersätze zählen zum Freiwilligenpauschale.

Typische Fälle sind die Fahrt des Obmanns zur Sitzung des Landesverbands, die Fahrt der Kassierin zur Fortbildung oder der Fahrtendienst zum Auswärtsspiel. Auch andere Auslagen wie Porto, Telefon oder Material für den Verein ersetzt du gegen Beleg. Solange du damit Kosten ersetzt und nicht die aufgewendete Zeit abgiltst, ist das laut Freiwilligenweb des Sozialministeriums keine Bezahlung.

Das amtliche Kilometergeld

Das Kilometergeld ist eine Pauschale für alle Kosten des eigenen Fahrzeugs. Steuerlich zulässig sind höchstens die Sätze, die Bundesbediensteten zustehen (§ 26 Z 4 lit a EStG). Diese Sätze wurden 2025 geändert:

Die Sätze gelten pro gefahrenem Kilometer. Beim Pkw ist das Kilometergeld für höchstens 30.000 Kilometer im Kalenderjahr steuerfrei. Mit dem Kilometergeld sind laut oesterreich.gv.at alle Fahrzeugkosten abgegolten, auch Treibstoff, Wartung, Versicherung, Parkgebühren und Maut; daneben ersetzt du also nichts extra. Dein Verein darf weniger als den amtlichen Satz zahlen, aber nicht mehr. Die aktuelle Übersicht findest du auf oesterreich.gv.at.

Voraussetzungen

• Die Person fährt mit dem eigenen Fahrzeug und trägt dessen Kosten selbst.
• Der Satz liegt nicht über dem amtlichen Höchstsatz.
• Ein Fahrtenbuch oder eine Fahrtkostenabrechnung belegt jede Fahrt.

Fahrtenbuch und Abrechnung

Für jede Fahrt sollte die Abrechnung Datum, Ausgangs- und Zielort, Zweck, gefahrene Kilometer, Satz und Betrag enthalten. Bei Fahrten mit Bahn oder Bus legst du das Ticket bei. Eine Monatsabrechnung kann so aussehen; sie ergibt für März 137,80 €:

Lass die Abrechnung von der Person unterschreiben und vom Leitungsorgan freigeben. In der Buchhaltung von campai buchst du die Erstattung als Ausgabe und hängst Abrechnung und Tickets als Beleg an. Bewahre alles sieben Jahre auf (§ 132 BAO). Am einfachsten ist eine kurze Reisekostenregel, die das Leitungsorgan beschließt: wer welche Fahrten abrechnen darf, welcher Satz gilt und bis wann Abrechnungen einzureichen sind.

Tagesgeld und Nächtigungsgeld

Tages- und Nächtigungsgelder sind Pauschalen für Verpflegung und Übernachtung auf einer Dienstreise. § 26 Z 4 EStG erlaubt seit 1. Januar 2025 im Inland:

• Tagesgeld: bis 30 € für 24 Stunden (bis 2024: 26,40 €). Dauert die Reise länger als drei Stunden, kann für jede angefangene Stunde ein Zwölftel gerechnet werden.
• Nächtigungsgeld: bis 17 € einschließlich Frühstück, wenn keine höheren Kosten nachgewiesen werden (bis 2024: 15 €).

Diese Sätze gelten für Dienstnehmerinnen und Dienstnehmer. Für Ehrenamtliche ohne Dienstverhältnis gibt es kein steuerfreies Tagesgeld neben dem Fahrtkostenersatz; eine Verpflegungspauschale ist bei ihnen nur im Rahmen des Freiwilligenpauschales steuerfrei. Ältere Merkblätter mit einem Taggeld von 26,40 € nach den Vereinsrichtlinien sind überholt. Übernimmt dein Verein für ein Turnier oder Seminar die Unterkunft, buche und bezahle sie nach Möglichkeit direkt. Ob der Ersatz von Hotel- oder Verpflegungskosten gegen Beleg bei Ehrenamtlichen steuerfrei bleibt, regeln die offiziellen Quellen nicht ausdrücklich. Klär größere Beträge vorab mit deiner Steuerberatung.

Reisekosten im Sport: PRAE oder tatsächliche Kosten

Sportlerinnen, Trainer, Sportbetreuer und Schiedsrichterinnen im gemeinnützigen Sportverein können die PRAE bekommen, bis 120 € pro Einsatztag und 720 € im Monat. Die PRAE ist nur steuerfrei, wenn daneben keine Reisekosten, Tages- oder Nächtigungsgelder steuerfrei in Geld ersetzt werden. Laut Leitfaden von BMF und Sozialversicherung entscheidest du deshalb pro Monat: PRAE oder tatsächliche Reisekosten nach § 26 Z 4 EStG.

Was der Verein selbst bereitstellt, ist neben der PRAE erlaubt: der Mannschaftsbus, Bahn- oder Flugtickets und eine Unterkunft, die der Verein bucht. Der Ersatz tatsächlicher Reisekosten lohnt sich vor allem bei langen Auswärtsfahrten, deren Kosten über die PRAE hinausgehen. Dabei muss eine Reise im steuerlichen Sinn vorliegen. Ein Beispiel: Eine Spielerin fährt mit dem eigenen Auto von Wien nach Bregenz und zurück, rund 1.260 Kilometer. Mit Kilometergeld sind das 630 €, mit PRAE für zwei Reisetage höchstens 240 €. Bedenke aber: Wählst du in diesem Monat Reisekosten, gibt es für die Spielerin im ganzen Monat keine steuerfreie PRAE, auch nicht für Trainingstage.

Reisekosten für Angestellte

Ist jemand beim Verein angestellt, etwa die Geschäftsführerin oder ein Trainer mit Dienstvertrag, rechnest du Reisekosten über die Lohnverrechnung ab. Steuerfrei sind sie nur bei einer Dienstreise: wenn die Person im Auftrag des Vereins den Dienstort verlässt oder so weit weg arbeitet, dass eine tägliche Rückkehr an den Wohnort nicht zumutbar ist (§ 26 Z 4 EStG). Zahlt der Verein mehr als die Sätze, ist der Überschuss steuerpflichtiger Arbeitslohn. Mehr dazu in den Beiträgen Verein als Arbeitgeber und Gehalt und Honorar im Verein.

Häufige Fragen

Wie hoch ist das Kilometergeld 2026?

Für den Pkw 0,50 € pro Kilometer, für Motorrad, Motorfahrrad und Fahrrad 0,25 €, für jede mitfahrende Person zusätzlich 0,15 €. Die Pkw-Sätze gelten seit 1. Januar 2025, die Sätze für Motorrad und Fahrrad seit 1. Juli 2025.

Muss der Verein Fahrtkostenersätze dem Finanzamt melden?

Für Ehrenamtliche ohne Dienstverhältnis nicht. Der Ersatz tatsächlicher Fahrtkosten ist laut BMF nicht meldepflichtig, auch nicht im Formular E 29. Bei Angestellten laufen Reisekosten über die Lohnverrechnung.

Darf ich zusätzlich zum Kilometergeld Parkgebühren ersetzen?

Nein. Mit dem Kilometergeld sind alle Fahrzeugkosten abgegolten, auch Parkgebühren und Maut.

Darf jemand am selben Tag Freiwilligenpauschale und Kilometergeld bekommen?

Nein. Laut BMF kannst du die Wahl zwischen Freiwilligenpauschale und tatsächlichem Fahrtkostenersatz jeden Tag neu treffen, pro Tag aber nur eines von beiden steuerfrei zahlen.

Kann der Verein weniger als 0,50 € pro Kilometer zahlen?

Ja. Der amtliche Satz ist eine Obergrenze. Dein Verein kann aus Budgetgründen weniger zahlen oder nur Fahrten ab einer bestimmten Strecke ersetzen. Leg das in deiner Reisekostenregel fest.

Fazit

Fahrtkosten sind der einfachste Weg, Ehrenamtliche zu entlasten: Ticket oder Kilometergeld bis 0,50 € pro Kilometer, belegt mit einer kurzen Abrechnung, ohne Meldung und ohne Auswirkung auf das Freiwilligenpauschale. Tages- und Nächtigungsgelder sind dagegen den Angestellten auf Dienstreise vorbehalten. Im Sport entscheidest du pro Monat zwischen PRAE und tatsächlichen Reisekosten. Mit einer klaren Reisekostenregel und sauberen Abrechnungen bleibt der Kostenersatz steuerfrei und nachvollziehbar.