Aufwandsentschädigung im Verein in Österreich: PRAE, Freiwilligenpauschale oder Fahrtkostenersatz

Wer in einem gemeinnützigen Verein in Österreich ehrenamtlich mitarbeitet, kann auf drei Wegen steuerfrei Geld bekommen: als pauschale Reiseaufwandsentschädigung (PRAE), als Freiwilligenpauschale oder als Ersatz der tatsächlichen Fahrtkosten. Die PRAE ist eine reine Sportregel: Nur gemeinnützige Sportvereine dürfen sie zahlen, und nur an Sportlerinnen und Sportler, Trainerinnen und Trainer, andere Sportbetreuer sowie Schiedsrichterinnen und Schiedsrichter, mit bis zu 120 € pro Einsatztag und höchstens 720 € im Monat. Alle anderen Ehrenamtlichen, also auch Obfrau oder Obmann, Kassierin oder Kassier und die Helferinnen und Helfer beim Fest, können das Freiwilligenpauschale bekommen: 30 € pro Tag und höchstens 1.000 € im Jahr, für bestimmte Tätigkeiten 50 € pro Tag und höchstens 3.000 € im Jahr. Fahrtkosten kannst du stattdessen in tatsächlicher Höhe ersetzen, mit dem Pkw höchstens mit dem amtlichen Kilometergeld von 0,50 € pro Kilometer. Hier erfährst du, welche Regel zu welcher Person passt, was sich kombinieren lässt und wann eine Zahlung steuerpflichtig wird.

Die drei Wege im Vergleich

Die drei Regeln stehen in unterschiedlichen Bestimmungen und folgen unterschiedlichen Logiken. PRAE und Freiwilligenpauschale sind Pauschalen: Du musst keine Kosten nachweisen, aber die Einsatztage aufzeichnen. Der Fahrtkostenersatz deckt dagegen nur Kosten, die tatsächlich angefallen sind, und braucht dafür eine Abrechnung.

Welche Regel passt zu welcher Person?

Entscheidend sind zwei Fragen: Ist dein Verein ein gemeinnütziger Sportverein, und welche Aufgabe übernimmt die Person? Für alle anderen Vereine, vom Musikverein bis zum Sozialverein, gibt es keine PRAE, sondern nur Freiwilligenpauschale und Fahrtkostenersatz. Ist jemand beim Verein angestellt, gelten ohnehin die Regeln für Dienstnehmerinnen und Dienstnehmer.

PRAE: die Sonderregel für den Sport

Die PRAE dürfen nur Vereine und Verbände zahlen, die gemeinnützig sind und deren Statuten die Ausübung oder Förderung des Körpersports als Zweck nennen. Denksport wie Schach zählt nicht dazu. Seit 1. Januar 2023 sind bis zu 120 € pro Einsatztag und höchstens 720 € pro Kalendermonat steuerfrei; bis Ende 2022 waren es 60 € und 540 €. Zahlt dein Verein mehr, ist nur der Überschuss steuerpflichtig. In der Sozialversicherung bleibt die PRAE beitragsfrei, solange der Sport für die Person nicht Hauptberuf und Hauptquelle der Einnahmen ist.

Dein Verein zeichnet die Trainings- und Wettkampftage auf und meldet die Jahressumme pro Person bis Ende Februar mit dem Formular L 19 über ELDA. Alle Details, Rechenbeispiele und die Meldung Schritt für Schritt findest du im Beitrag PRAE im Sportverein.

Freiwilligenpauschale: für alle anderen Ehrenamtlichen

Seit 1. Januar 2024 können gemeinnützige Vereine Ehrenamtlichen ein steuerfreies Freiwilligenpauschale zahlen. Das kleine Pauschale beträgt bis zu 30 € pro Kalendertag und höchstens 1.000 € im Jahr. Das große Pauschale mit bis zu 50 € pro Tag und höchstens 3.000 € im Jahr gilt für Ausbildner und Übungsleiter, für mildtätige und soziale Tätigkeiten wie Kranken-, Behinderten- oder Altenfürsorge und für Katastrophenhilfe. Wer beides macht, bekommt zusammen höchstens 3.000 € im Jahr steuerfrei. Die Grenzen gelten pro Person, nicht pro Verein.

Das Pauschale muss eine freiwillige Leistung abgelten, für die keine vertragliche Pflicht besteht. Für Einsätze in einem Gewinnbetrieb gibt es kein steuerfreies Pauschale. Dein Verein zeichnet die Auszahlungen auf und meldet nur Personen, die mehr als die Tages- oder Jahresgrenze bekommen haben. Mehr dazu im Beitrag Freiwilligenpauschale.

Fahrtkosten in tatsächlicher Höhe

Ehrenamtlichen, die keine PRAE bekommen und nicht beim Verein angestellt sind, kannst du statt eines Pauschales die tatsächlichen Fahrtkosten ersetzen: das Ticket für Bahn und Bus oder das Kilometergeld bis zur amtlichen Höhe. Für den Pkw sind das seit 1. Januar 2025 0,50 € pro Kilometer (bis 2024: 0,42 €). Das BMF hat 2025 bestätigt, dass du jeden Tag neu zwischen Freiwilligenpauschale und Fahrtkostenersatz wählen kannst, dass der Fahrtkostenersatz den Jahreshöchstbetrag des Pauschales nicht mindert und dass er nicht meldepflichtig ist. Ein zusätzliches pauschales Tagesgeld ist für Ehrenamtliche dagegen nur im Rahmen des Freiwilligenpauschales steuerfrei. Sätze, Fahrtenbuch und Beispiele stehen im Beitrag Reisekosten und Kilometergeld im Verein.

Was sich kombinieren lässt

Viele Ehrenamtliche haben mehrere Rollen: Der Trainer ist zugleich Kassier, die Obfrau fährt den Nachwuchs zum Turnier. Diese Regeln gelten, wenn mehrere Wege zusammentreffen:

Für Vereine, die finanziell, wirtschaftlich oder organisatorisch verbunden sind, etwa ein Verein und seine GmbH, gelten die Regeln zu PRAE und Freiwilligenpauschale gemeinsam. Die bloße Mitgliedschaft deines Vereins in einem Verband reicht dafür laut BMF grundsätzlich nicht.

Was steuerpflichtig ist

Steuerfrei ist nur, was genau in eine der drei Regeln passt. Steuerpflichtig sind insbesondere:

• Beträge über den Grenzen: bei der PRAE der Teil über 120 € pro Tag oder 720 € pro Monat, beim Freiwilligenpauschale der Teil über der Tages- oder Jahresgrenze.
• Prämien und fixe Bezüge: Siegprämien, Handgelder oder ein fester Monatsbetrag. Laut BMF-Leitfaden kann der Verein die PRAE auch nicht aus einem vereinbarten Gehalt herausrechnen.
• Pauschalen von Vereinen, die nicht gemeinnützig sind: PRAE und Freiwilligenpauschale setzen die Begünstigung nach §§ 34 ff BAO voraus. Ob dein Verein sie erfüllt, erklärt der Beitrag Gemeinnützigkeit nach §§ 34 ff BAO.
• Pauschalen für vergleichbare Tätigkeiten: Bezieht jemand vom Verein Einkünfte für eine Tätigkeit mit vergleichbarer Qualifikation, etwa als angestellter Sanitäter, ist ein Pauschale für freiwillige Einsätze derselben Art nicht steuerfrei.

Steuerpflichtig heißt nicht automatisch, dass dein Verein Steuer einbehält. Bei Ehrenamtlichen ohne Dienstverhältnis versteuert die Person den Überschuss selbst in der Einkommensteuererklärung. Beim Freiwilligenpauschale sind solche Einkünfte aus Leistungen steuerfrei, wenn sie im Jahr höchstens 220 € betragen (§ 29 Z 3 EStG). Besteht ein Dienstverhältnis, läuft alles über die Lohnverrechnung. Einen Überblick über die Steuern deines Vereins gibt der Beitrag Steuern im Verein.

Sozialversicherung: die Bezeichnung entscheidet nicht

Ob eine Zahlung beitragspflichtig ist, entscheidet die Sozialversicherung eigenständig. Nach § 539a ASVG zählt der wahre wirtschaftliche Gehalt, nicht die äußere Form. Die steuerlichen Vereinsrichtlinien gelten dort laut dem gemeinsamen Leitfaden von BMF und Sozialversicherung nicht.

• Die PRAE hat eine eigene Befreiung im ASVG, allerdings nur, wenn der Sport nicht Hauptberuf und Hauptquelle der Einnahmen ist.
• Für das Freiwilligenpauschale gibt es keine eigene Befreiung im ASVG. Es bleibt beitragsfrei, weil Ehrenamtliche keine Dienstnehmer sind. Arbeitet jemand aber in persönlicher und wirtschaftlicher Abhängigkeit gegen Entgelt (§ 4 Abs 2 ASVG), etwa mit festen Diensten und Anspruch auf Bezahlung, liegt ein Dienstverhältnis vor, und die Zahlungen sind Entgelt.

Bis zur Geringfügigkeitsgrenze von 551,10 € im Monat (2026) ist eine solche Beschäftigung geringfügig und nur unfallversichert, darüber voll versichert. In beiden Fällen musst du die Person vor Arbeitsbeginn anmelden. Wie du Ehrenamt und Anstellung abgrenzt, liest du in den Beiträgen Ehrenamt in Österreich und Dienstvertrag, freier Dienstvertrag oder Werkvertrag.

Aufzeichnungen und Meldungen

Für jede der drei Regeln brauchst du eigene Unterlagen. Bei der PRAE sind es die Einsatztage und Beträge pro Person und Monat. Zahlst du einer Person ausschließlich PRAE, reicht laut BMF eine vereinfachte Abrechnungsaufzeichnung, sonst führst du ein Lohnkonto. Beim Freiwilligenpauschale zeichnest du Einsatztage, Art der Tätigkeit und Beträge auf. Für Fahrtkosten genügen Fahrtenbuch oder Fahrtkostenabrechnung und Tickets.

Die Fristen fallen zusammen: Die L 19 für die PRAE und das E 29 für überschrittene Freiwilligenpauschalen sind jeweils bis Ende Februar des Folgejahres fällig. Bewahre alle Aufzeichnungen und Belege sieben Jahre auf (§ 132 BAO). In der Buchhaltung von campai erfasst du jede Auszahlung als Ausgabe und hängst die unterschriebene Abrechnung als Beleg an.

Häufige Fragen

Darf unsere Obfrau im Sportverein PRAE bekommen?

Für die Arbeit als Obfrau nicht. Funktionärinnen und Funktionäre bekommen das kleine Freiwilligenpauschale oder den Ersatz der Fahrtkosten. Ist die Obfrau zugleich Trainerin, kann sie für die Monate, in denen sie trainiert, PRAE bekommen; für diese Monate gibt es vom Verein dann kein Freiwilligenpauschale.

Gibt es die PRAE auch im Musik- oder Kulturverein?

Nein. Die PRAE gibt es nur in gemeinnützigen Vereinen mit dem Zweck Körpersport. Kapellmeisterinnen, Chorleiter oder Kursleiterinnen im Kulturverein können das große Freiwilligenpauschale bekommen, weil sie als Ausbildner oder Übungsleiter gelten.

Müssen wir das Freiwilligenpauschale beim Finanzamt melden?

Nur wenn dein Verein einer Person an einem Tag mehr als 30 € oder 50 € oder im Jahr mehr als 1.000 € oder 3.000 € gezahlt hat. Dann übermittelst du für diese Person bis Ende Februar des Folgejahres das Formular E 29. Bleiben alle Zahlungen innerhalb der Grenzen, meldest du nichts.

Gibt es noch die 75 € im Monat für Funktionäre?

Nein. Ältere Merkblätter nennen noch pauschale Funktionärsentschädigungen nach den Vereinsrichtlinien, etwa 75 € im Monat oder ein Taggeld von 26,40 €. Seit 2024 sind pauschale Aufwandsersätze an Ehrenamtliche nur noch im Rahmen des Freiwilligenpauschales steuerfrei.

Was gilt, wenn jemand in zwei Vereinen hilft?

Beim Freiwilligenpauschale gelten die Höchstbeträge für die Person insgesamt. Jeder Verein meldet nur seine eigenen Zahlungen; den Überblick über die Summe behält die Person selbst. Zwei Vereine, die nicht miteinander verbunden sind, dürfen derselben Person im selben Monat auch PRAE und Freiwilligenpauschale zahlen.

Fazit

Die richtige Aufwandsentschädigung hängt von zwei Dingen ab: von der Art deines Vereins und von der Rolle der Person. Die PRAE bleibt dem gemeinnützigen Sport und seinen Sportlerinnen, Trainern und Schiedsrichterinnen vorbehalten. Alle anderen Ehrenamtlichen bekommen das kleine oder große Freiwilligenpauschale oder den Ersatz der tatsächlichen Fahrtkosten. Wer die Regeln sauber trennt, Einsatztage aufzeichnet und bis Ende Februar meldet, kann Ehrenamtliche steuerfrei anerkennen, ohne ein Dienstverhältnis zu riskieren.