Verein als Arbeitgeber in Österreich: Anmeldung, Dienstzettel, Arbeitszeit, Befristung und Telearbeit

Sobald dein Verein jemanden anstellt, ist er Arbeitgeber, auch wenn die Person nur geringfügig beschäftigt ist. Dann gelten dieselben Regeln wie für jedes Unternehmen: Du meldest die Person vor dem ersten Arbeitstag über ELDA bei der Österreichischen Gesundheitskasse (ÖGK) an, händigst einen Dienstzettel aus, hältst Arbeitszeit- und Ruhezeitregeln ein, zahlst mindestens das Entgelt eines anwendbaren Kollektivvertrags und rechnest jeden Monat Lohn, Sozialversicherung und Lohnabgaben ab. Dieser Beitrag führt dich durch die Pflichten von der Anmeldung bis zum Jahreslohnzettel, einschließlich Befristung und Telearbeit. Ob überhaupt ein Dienstverhältnis vorliegt oder ein freier Dienstvertrag oder Werkvertrag passt, klärt der Beitrag Dienstvertrag, freier Dienstvertrag oder Werkvertrag.

Bevor die erste Person anfängt

Zugang zu ELDA und Steuernummer

Meldungen an die Sozialversicherung laufen elektronisch über ELDA, das elektronische Datenaustauschsystem der Sozialversicherung. Für die Lohnabgaben braucht der Verein eine Steuernummer beim Finanzamt. Ist dein Verein im Unternehmensserviceportal (USP) registriert, kannst du ELDA und FinanzOnline mit einem Login nutzen. Viele Vereine geben die Lohnverrechnung an ein Lohnverrechnungsbüro oder eine Steuerberatung ab, die auch die Meldungen übernimmt. Die Verantwortung bleibt trotzdem beim Verein und damit beim Leitungsorgan.

Anmeldung vor Arbeitsantritt

Jede Person, die nach dem ASVG versichert ist, meldest du vor Arbeitsantritt an (§ 33 ASVG). Das gilt für Vollversicherte ebenso wie für geringfügig Beschäftigte. Vor dem ersten Arbeitstag reichen die Grunddaten: Beitragskontonummer, Name, Versicherungsnummer oder Geburtsdatum, Beginn, vereinbarte Arbeitszeit und Voll- oder Teilversicherung. Die restlichen Daten folgen mit der monatlichen Beitragsgrundlagenmeldung. Endet das Dienstverhältnis, meldest du die Person binnen sieben Tagen ab. Wer Meldungen versäumt, riskiert 730 € bis 2.180 € Strafe, im Wiederholungsfall bis 5.000 € (§ 111 ASVG).

Kollektivvertrag und Mindestentgelt

Einen gesetzlichen Mindestlohn gibt es in Österreich nicht. Mindestlöhne regeln Kollektivverträge, und zwar nach Branchen, nicht nach Berufen. Ob einer für deinen Verein gilt, hängt vor allem davon ab, ob der Verein Mitglied der Arbeitgeberseite ist, die ihn abgeschlossen hat. Hat dein Verein eine Gewerbeberechtigung, etwa für eine Kantine, ist er Mitglied der Wirtschaftskammer und fällt unter den Kollektivvertrag seiner Branche. Manche Kollektivverträge hat das Bundeseinigungsamt auch für Arbeitgeber verbindlich erklärt, die nicht Mitglied sind, etwa den Kollektivvertrag der Sozialwirtschaft Österreich für viele Sozial- und Gesundheitsvereine. Für einzelne Berufsgruppen gibt es Mindestlohntarife.

Greift nichts davon, schuldest du ein angemessenes, ortsübliches Entgelt. Das betrifft viele Sport- und Kulturvereine. Den anwendbaren Kollektivvertrag musst du im Dienstzettel nennen und im Betrieb zugänglich machen. Wer weniger zahlt als vorgeschrieben, begeht eine Verwaltungsübertretung nach dem Lohn- und Sozialdumping-Bekämpfungsgesetz; grundsätzlich drohen Geldstrafen bis 50.000 €. Wie du Gehälter und Honorare festlegst, wenn kein Kollektivvertrag gilt, erklärt der Beitrag Gehalt und Honorar im Verein.

Dienstzettel und Arbeitsvertrag

Unverzüglich nach Beginn des Dienstverhältnisses musst du eine schriftliche Aufzeichnung der wesentlichen Rechte und Pflichten aushändigen, den Dienstzettel (§ 2 AVRAG). Auf Wunsch der Arbeitnehmerin oder des Arbeitnehmers geht das auch elektronisch. Enthält ein schriftlicher Arbeitsvertrag alle Angaben, brauchst du keinen eigenen Dienstzettel. Seit 28. März 2024 umfasst die Liste mehr Punkte als früher:

• Name und Anschrift von Verein und Arbeitnehmerin, Sitz des Vereins
• Beginn und bei Befristung das Ende des Dienstverhältnisses
• Kündigungsfrist, Kündigungstermin und Hinweis auf das Kündigungsverfahren
• gewöhnlicher Arbeitsort, gegebenenfalls wechselnde Einsatzorte
• Einstufung in ein Schema, vorgesehene Verwendung und kurze Beschreibung der Arbeit
• Grundgehalt in Euro, weitere Entgeltbestandteile wie Sonderzahlungen, Überstundenvergütung, Fälligkeit und Art der Auszahlung
• Urlaubsausmaß und vereinbarte tägliche oder wöchentliche Normalarbeitszeit
• anwendbarer Kollektivvertrag oder Mindestlohntarif
• Name und Anschrift des Sozialversicherungsträgers und der Betrieblichen Vorsorgekasse
• Dauer und Bedingungen einer Probezeit und ein allfälliger Anspruch auf Fortbildung

Ändert sich etwas, teilst du das spätestens an dem Tag schriftlich mit, an dem die Änderung wirksam wird. Ausgenommen sind Änderungen durch Gesetz oder Kollektivvertrag, auf die der Dienstzettel verweist. Fehlt der Dienstzettel, drohen 100 € bis 436 €, bei mehr als fünf Betroffenen oder im Wiederholungsfall 500 € bis 2.000 € (§ 7a AVRAG). Eine Probezeit darf gesetzlich höchstens einen Monat dauern; in dieser Zeit kann jede Seite das Dienstverhältnis jederzeit lösen.

Arbeitszeit und Ruhezeiten

Arbeitszeitgesetz (AZG) und Arbeitsruhegesetz (ARG) gelten für alle Dienstnehmerinnen und Dienstnehmer deines Vereins, für Teilzeit- und geringfügig Beschäftigte genauso. Ein Kollektivvertrag kann einzelne Werte abweichend regeln.

Wochenende und Sportveranstaltungen

Gerade in Sportvereinen fällt viel Arbeit am Wochenende an. Die Arbeitsruhegesetz-Verordnung erlaubt für sportliche Veranstaltungen Ausnahmen von der Wochenend- und Feiertagsruhe: Zulässig sind alle Tätigkeiten, die für Vorbereitung, Durchführung und Betreuung der Gäste unbedingt erforderlich sind. Arbeiten, die du vorher oder nachher erledigen kannst, gehören nicht dazu, und du setzt nur so viele Beschäftigte ein wie unbedingt nötig. Wer in der Wochenruhe arbeitet, hat in der folgenden Arbeitswoche Anspruch auf Ersatzruhe (§ 6 ARG).

Für andere Anlässe mit vorübergehend besonderem Arbeitsbedarf, etwa ein Vereinsjubiläum, erlaubt § 12b ARG Arbeit an höchstens vier Wochenenden oder Feiertagen pro Person und Jahr, nicht an vier aufeinanderfolgenden Wochenenden. Hat dein Verein keinen Betriebsrat, vereinbarst du das schriftlich mit der einzelnen Person. Die Person darf ohne Angabe von Gründen ablehnen und deswegen nicht benachteiligt werden.

Befristete Dienstverhältnisse

Ein Dienstverhältnis darfst du grundsätzlich befristen, etwa für eine Saison oder ein Projekt. Es endet dann automatisch mit dem vereinbarten Datum, das auch im Dienstzettel stehen muss. Vor Ablauf kannst du es grundsätzlich nicht kündigen. Möglich ist das nur, wenn du mit der Person eine Kündigungsmöglichkeit ausdrücklich vereinbart hast, und außerdem durch einvernehmliche Auflösung oder aus wichtigem Grund.

Vorsicht bei Kettenverträgen: Schließt du mit derselben Person mehrere befristete Verträge hintereinander, ist das nur mit einem sachlichen Grund zulässig. Fehlt er, gilt das Dienstverhältnis als unbefristet, mit allen Folgen für Kündigung und Ansprüche. Ob die Abhängigkeit von jährlichen Förderzusagen als sachlicher Grund ausreicht, ist im Einzelfall heikel. Lass Verlängerungen deshalb vorher prüfen. Außerdem musst du befristet Beschäftigte über frei werdende unbefristete Stellen im Verein informieren, zum Beispiel per Aushang (§ 2b Abs. 2 AVRAG).

Telearbeit

Seit 1. Januar 2025 ersetzt die Telearbeit das frühere Homeoffice (§ 2h AVRAG). Gemeint ist regelmäßige Arbeit in der eigenen Wohnung und an anderen Orten außerhalb des Vereins, etwa in einem Coworking-Space oder der Wohnung naher Angehöriger. Bestehende Homeoffice-Vereinbarungen gelten weiter. Das Wichtigste für deinen Verein:

• Vereinbarung: Telearbeit muss schriftlich vereinbart werden, samt den Orten. Eine E-Mail reicht, eine Unterschrift ist nicht nötig. Es gibt weder ein Recht darauf noch kannst du sie einseitig anordnen.
• Arbeitsmittel: Laptop, Handy und Internetverbindung stellt grundsätzlich der Verein bereit. Vereinbarst du, dass die Person eigene Geräte nutzt, ersetzt der Verein die angemessenen Kosten, auch pauschal.
• Beendigung: Aus wichtigem Grund kann jede Seite die Vereinbarung mit einem Monat Frist zum Monatsletzten lösen. Befristungen und eigene Kündigungsregeln sind möglich.
• Arbeitsrecht: Arbeitszeit, Ruhezeiten und alle anderen Schutzvorschriften gelten unverändert.
• Unfallversicherung: Versichert sind Unfälle bei der Telearbeit. Wege, etwa zum Arzt oder zur Kinderbetreuung, sind nur bei Telearbeit in der eigenen Wohnung und vergleichbaren nahen Orten geschützt. An einem frei gewählten Ort wie einer Ferienwohnung ist nur die Arbeit selbst versichert.
• Telearbeitspauschale: Der Verein kann bis zu 3 € pro Telearbeitstag für höchstens 100 Tage im Jahr steuer- und beitragsfrei zahlen, also bis 300 €. Trag die Telearbeitstage am Lohnzettel ein, dann kann die Person eine Differenz als Werbungskosten absetzen.

Lohnverrechnung: die laufenden Pflichten

Jeden Monat rechnest du Gehalt, Sozialversicherung und Lohnabgaben ab und führst sie ab. Für jede beschäftigte Person führst du ein Lohnkonto.

Bei der Kommunalsteuer sind gemeinnützige Vereine nur befreit, soweit sie mildtätigen Zwecken oder bestimmten Fürsorgebereichen dienen; Details im Beitrag zur Kommunalsteuer im Verein. Zahlt ein Sportverein seinen Trainerinnen und Trainern ausschließlich die PRAE, gelten vereinfachte Aufzeichnungen und die Meldung mit dem Formular L 19; mehr dazu im Beitrag zur PRAE im Sportverein. Reisekosten, die du zusätzlich ersetzt, behandelt der Beitrag Reisekosten und Kilometergeld.

Plane die Personalkosten im Budget vollständig ein: Zum Bruttogehalt kommen die Dienstgeberanteile zur Sozialversicherung, die Beiträge zur Betrieblichen Vorsorgekasse, der Dienstgeberbeitrag und gegebenenfalls Kommunalsteuer. Bei 14 Gehältern verteilen sich Urlaubs- und Weihnachtsgeld auf das Jahr. Der Beitrag Finanzplan für den Verein erstellen zeigt, wie du solche Fixkosten einplanst. campai übernimmt keine Lohnverrechnung, aber in der Buchhaltung verbuchst du Gehaltszahlungen und Abgaben mit Belegen und behältst sie im Jahresabschluss im Blick.

Personalunterlagen und Kinderschutz

Bewahre Dienstverträge, Dienstzettel, Arbeitszeitaufzeichnungen und Lohnunterlagen geordnet und vor fremdem Zugriff geschützt auf. Arbeiten Beschäftigte mit Kindern oder Jugendlichen, gehört die Vorlage einer Strafregisterbescheinigung „Kinder- und Jugendfürsorge“ zu einem guten Auswahlverfahren. Wie du sie anforderst und datensparsam dokumentierst, erklärt der Beitrag Strafregisterbescheinigung für Ehrenamtliche; das Verfahren ist für Angestellte dasselbe, nur ohne Gebührenbefreiung. Wie das in ein Gesamtkonzept passt, zeigt der Beitrag Kinderschutzkonzept im Verein.

Häufige Fragen

Braucht auch eine geringfügige Kraft einen Dienstzettel?

Ja. Der Dienstzettel ist für alle Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer vorgeschrieben, unabhängig vom Stundenausmaß. Auch die Anmeldung bei der ÖGK vor Arbeitsantritt gilt für geringfügig Beschäftigte.

Gilt für unseren Verein ein Kollektivvertrag?

Das hängt von der Branche und der Mitgliedschaft des Vereins ab. Hat dein Verein eine Gewerbeberechtigung oder ist er in einem Bereich tätig, für den ein Kollektivvertrag auch Nichtmitglieder bindet, gilt er. Viele Sport- und Kulturvereine ohne Gewerbeberechtigung fallen unter keinen Kollektivvertrag und schulden dann ein angemessenes, ortsübliches Entgelt. Die geltenden Kollektivverträge kannst du in den Datenbanken der Sozialpartner kostenlos nachlesen.

Darf unsere Trainerin am Sonntag beim Turnier arbeiten?

Ja, für sportliche Veranstaltungen lässt die Arbeitsruhegesetz-Verordnung Arbeit am Wochenende zu, soweit sie für Vorbereitung, Durchführung und Betreuung der Gäste unbedingt nötig ist. Dafür steht ihr in der folgenden Woche Ersatzruhe zu, und die Höchstarbeitszeiten gelten weiter.

Können wir Telearbeit einfach anordnen?

Nein. Telearbeit setzt eine schriftliche Vereinbarung voraus, die beide Seiten freiwillig schließen. Eine E-Mail mit den Telearbeitsorten genügt.

Wie oft dürfen wir einen befristeten Vertrag verlängern?

Eine erste Befristung ist ohne Begründung möglich. Jede weitere befristete Verlängerung braucht einen sachlichen Grund, sonst gilt das Dienstverhältnis als unbefristet. Plane Verlängerungen deshalb rechtzeitig und lass sie bei Zweifeln prüfen.

Fazit

Als Arbeitgeber hat dein Verein dieselben Pflichten wie jedes Unternehmen. Die wichtigsten Termine sind schnell gelernt: Anmeldung vor dem ersten Arbeitstag, Dienstzettel gleich danach, monatliche Meldungen und Zahlungen bis zum 15., der Jahreslohnzettel bis Ende Februar. Dazu kommen klare Regeln für Arbeitszeit, Wochenende, Befristungen und Telearbeit. Wer die Lohnverrechnung auslagert, spart sich viel Aufwand, bleibt aber für Termine und richtige Angaben verantwortlich.