Strafregisterbescheinigung für Ehrenamtliche: Kinder- und Jugendfürsorge, Antrag, Kosten und Gebührenbefreiung

Arbeiten Ehrenamtliche in deinem Verein mit Kindern oder Jugendlichen, solltest du von ihnen eine Strafregisterbescheinigung „Kinder- und Jugendfürsorge“ verlangen. Beantragen kann sie nur die betroffene Person selbst, und zwar persönlich bei der Landespolizeidirektion, einem Polizeikommissariat oder beim Bürgermeister, denn online geht diese spezielle Bescheinigung nicht. Dafür braucht sie eine schriftliche Bestätigung deines Vereins. Für freiwilliges Engagement in einer anerkannten Freiwilligenorganisation, einer spendenbegünstigten Einrichtung oder einer Kirche ist der Antrag gebührenfrei. Sonst kostet die Bescheinigung seit 2026 pauschal 29 €, die allgemeine Strafregisterbescheinigung 26 €. Dein Verein sieht die Bescheinigung ein und hält das in einem kurzen Vermerk fest, behält aber keine Kopie.

Welche Bescheinigung gibt es?

Das Strafregistergesetz kennt neben der allgemeinen Strafregisterbescheinigung mehrere spezielle Bescheinigungen. Für Vereine sind zwei davon wichtig, eine dritte für Vereine, die pflegebedürftige Menschen betreuen.

Die Strafregisterbescheinigung „Pflege und Betreuung“ funktioniert wie die für Kinder- und Jugendfürsorge, betrifft aber Tätigkeiten, die hauptsächlich die Pflege und Betreuung wehrloser Personen umfassen.

Von wem dein Verein eine Bescheinigung verlangen sollte

Ob und von wem dein Verein eine Strafregisterbescheinigung verlangt, legst du am besten in deinem Kinderschutzkonzept fest. Bewährt hat sich:

• „Kinder- und Jugendfürsorge“ für alle, die regelmäßig und direkt mit Minderjährigen arbeiten: Trainerinnen und Trainer, Übungsleiter, Jugendbetreuer, Leiterinnen von Jugendchor oder Jugendgruppe, Begleitpersonen bei Fahrten und Lagern sowie die Ansprechperson für Kinderschutz. Wie Trainerinnen und Trainer ausgebildet werden, zeigt der Beitrag Übungsleiter- und Trainerausbildung.
• allgemeine Bescheinigung für Funktionen mit besonderem Vertrauen, etwa mit Zugriff auf Vereinskonten oder sensible Daten, wenn dein Verein das für nötig hält.
• keine Bescheinigung für Tätigkeiten ohne Kontakt zu Kindern und ohne besondere Vertrauensstellung, etwa beim Aufbau für ein Fest.

Manche Förderstellen und Verbände schreiben die Bescheinigung vor. Vorarlberg verlangt für seine Bildungsprämie für Sportvereine zum Beispiel von jeder Trainerin und jedem Trainer die Strafregisterbescheinigung „Kinder- und Jugendfürsorge“; weitere Förderstellen nennt der Beitrag Sportförderung in Österreich. Halte die Vorlagepflicht auch in der Vereinbarung über die ehrenamtliche Tätigkeit fest. Für angestellte Trainerinnen und Betreuer läuft der Antrag genauso, nur ohne Gebührenbefreiung; mehr dazu im Beitrag Verein als Arbeitgeber in Österreich.

So läuft der Antrag

1. Anerkennung des Vereins prüfen: Für die Gebührenbefreiung muss dein Verein eine anerkannte Freiwilligenorganisation sein oder zu den anderen begünstigten Einrichtungen gehören, siehe unten. Ob dein Verein anerkannt ist, zeigt das Verzeichnis der Freiwilligenorganisationen auf freiwilligenweb.at mit FWO-Nummer und Gültigkeitsdauer.
2. Bestätigung ausstellen: Der Verein füllt für die Person das Standardformular „Bestätigung des freiwilligen Engagements – Freiwilligenpass“ aus. Es muss eigenhändig unterschrieben und mit Stempel gefertigt sein und die Daten der Person enthalten. Für die Bescheinigung „Kinder- und Jugendfürsorge“ kommt die Bestätigung der Organisation über die Tätigkeit mit Minderjährigen dazu. Beide Formulare findest du auf oesterreich.gv.at.
3. Persönlich beantragen: Die Person geht mit dem Antrag, einem amtlichen Lichtbildausweis und den Bestätigungen zur Behörde. Zuständig ist unabhängig vom Wohnsitz jede Behörde, in deren Bereich sie sich gerade aufhält: in Städten mit Landespolizeidirektion oder Polizeikommissariat diese, sonst der Bürgermeister, in Krems und Waidhofen an der Ybbs der Magistrat. Bei den Polizeibehörden ist ein Online-Termin empfehlenswert.
4. Bescheinigung erhalten: Oft wird sie innerhalb weniger Minuten ausgestellt, in den Wiener Polizeikommissariaten grundsätzlich sofort. Hat eine Gemeinde keinen direkten Zugriff auf das Strafregister, kann es etwa zehn Tage dauern. Enthält sie keine Verurteilung, wird sie zweisprachig auf Deutsch und Englisch ausgestellt.
5. Dem Verein vorlegen: Die Person zeigt die Bescheinigung der zuständigen Person im Verein, die die Einsicht vermerkt und das Original zurückgibt.

Wichtig für die Bestätigungen: Die Behörde akzeptiert sie im Original oder in Kopie, aber nur, wenn sie eigens für die antragstellende Person ausgestellt wurden. Blanko- und Pauschalbestätigungen oder vom Verein vorausgefüllte Vorlagen für viele Personen werden nicht anerkannt. Die Behörde gleicht die FWO-Nummer mit einer Datenbank ab und schaltet bei Verdacht auf Blanko- oder Pauschalbestätigungen das Strafregisteramt ein.

Wenn dein Verein noch nicht anerkannt ist

Freiwilligenorganisationen sind nach § 3 Abs. 1 Freiwilligengesetz gemeinnützige juristische Personen mit Sitz im Inland, die nicht auf Gewinn ausgerichtet sind und deren Tätigkeit in hohem Ausmaß von Freiwilligen getragen wird. Freiwillig heißt nach § 2 Abs. 2 FreiwG unter anderem unentgeltlich und nicht im Rahmen eines Arbeitsverhältnisses. Die Bestätigung als Freiwilligenorganisation beantragst du bei der Servicestelle für freiwilliges Engagement auf freiwillig-engagiert.at mit der ZVR-Zahl deines Vereins. Die Anträge gehen gesammelt einmal im Monat an das Sozialministerium, eine Rückmeldung kommt in der Regel Mitte bis Ende des Folgemonats. Plan also einige Wochen ein, bevor neue Trainerinnen und Trainer ihre Bescheinigung gebührenfrei holen können. Was der Status als Freiwilliger rechtlich bedeutet, erklärt der Beitrag Ehrenamt in Österreich.

Kosten und Gebührenbefreiung

Seit 1. Januar 2026 gilt für Strafregisterbescheinigungen eine Pauschalgebühr nach § 14 Tarifpost 26 Gebührengesetz. Diese ersetzt die bisherigen einzelnen Eingabe-, Beilagen- und Zeugnisgebühren und Verwaltungsabgaben.

* Gebührenfrei sind nach § 14 TP 26 Abs. 7 Z 1 GebG Anträge für freiwilliges Engagement in Freiwilligenorganisationen nach § 3 Abs. 1 FreiwG, in spendenbegünstigten Einrichtungen und in gesetzlich anerkannten Kirchen und Religionsgesellschaften. Ist dein Verein spendenbegünstigt, ist der Antrag also auch ohne FWO-Eintrag gebührenfrei; frag bei der Behörde nach, welchen Nachweis sie in diesem Fall verlangt. Die Voraussetzungen der Begünstigung erklärt der Beitrag Spendenbegünstigung für Vereine. Willst du die Befreiung nutzen, ist der persönliche Antrag mit den Bestätigungen der sichere Weg.

Für Angestellte gilt die Befreiung nicht. Gebührenschuldner ist, in dessen Interesse der Antrag gestellt wird (§ 14 TP 26 Abs. 4 GebG), und die Behörde händigt die Bescheinigung erst nach Zahlung aus. Viele Vereine ersetzen ihren Beschäftigten die Gebühr.

Wie lange gilt die Bescheinigung?

Eine Strafregisterbescheinigung zeigt den Stand am Tag ihrer Ausstellung. Ein gesetzliches Ablaufdatum hat sie nicht. Wer sie verlangt, legt selbst fest, wie aktuell sie sein muss; für viele Zwecke darf sie nicht älter als drei Monate sein. Für deinen Verein bewährt sich:

• Bei der ersten Vorlage darf die Bescheinigung höchstens drei Monate alt sein.
• In festen Abständen, etwa alle drei Jahre, legt jede Person eine neue Bescheinigung vor.
• Bei einem Wechsel in eine Funktion mit mehr Verantwortung für Kinder verlangst du eine aktuelle Bescheinigung.

Halte die Regel im Kinderschutzkonzept fest, damit sie für alle gleich gilt. Förderstellen können eigene Fristen vorgeben: Für die Vorarlberger Bildungsprämie 2026 gelten etwa Bescheinigungen, die ab 1. Januar 2024 ausgestellt wurden.

Datenschutz: was dein Verein aufbewahren darf

Daten über strafrechtliche Verurteilungen sind besonders geschützt (Art. 10 DSGVO). Dein Verein darf sie nur verarbeiten, wenn ein Gesetz das erlaubt oder sich die Verarbeitung aus Sorgfaltspflichten oder berechtigten Interessen ergibt und die Interessen der betroffenen Person gewahrt bleiben (§ 4 Abs. 3 DSG). Der Schutz von Kindern ist ein solches berechtigtes Interesse, aber nur im nötigen Umfang. Daraus folgt:

• Einsehen statt kopieren: Eine vertretungsbefugte Person oder die Ansprechperson für Kinderschutz sieht die Bescheinigung ein und gibt sie zurück. Kopien und Scans sind nicht nötig.
• Kurzer Vermerk: Notiert werden Name, Art und Ausstellungsdatum der Bescheinigung, Datum der Einsicht und wer eingesehen hat.
• Getrennt und geschützt: Bewahre die Vermerke getrennt von anderen Unterlagen auf, zugänglich nur für die zuständigen Personen.
• Löschen: Leg fest, wann du den Vermerk löschst, etwa wenn die Person nicht mehr im Verein tätig ist.
• Informieren: Sag den Betroffenen vorab, warum du die Bescheinigung verlangst und was du festhältst.

Mehr zu den Grundsätzen findest du in den Beiträgen Rechtmäßigkeit der Verarbeitung, Zweckbindung nach DSGVO und Informationspflichten nach DSGVO.

Enthält eine Bescheinigung einen Eintrag, sprich vertraulich mit der Person und entscheide im kleinen Kreis, ob sie die vorgesehene Aufgabe übernehmen kann. Dokumentiere nur die Entscheidung, nicht den Inhalt der Bescheinigung.

Häufige Fragen

Kann der Verein die Bescheinigung für seine Ehrenamtlichen beantragen?

Nein. Die Strafregisterbescheinigung wird nur der betroffenen Person auf ihren eigenen Antrag ausgestellt. Der Verein stellt die nötigen Bestätigungen aus, beantragen muss die Person selbst. Für Antrag oder Abholung darf sie sich mit Vollmacht vertreten lassen, einmal muss sie aber persönlich erscheinen.

Was kostet die Strafregisterbescheinigung für Ehrenamtliche?

Nichts, wenn die Person sie für freiwilliges Engagement in einer anerkannten Freiwilligenorganisation, einer spendenbegünstigten Einrichtung oder einer Kirche beantragt und die Bestätigung vorlegt. Ohne Befreiung kostet die Bescheinigung „Kinder- und Jugendfürsorge“ seit 2026 29 €.

Kann ich die Bescheinigung „Kinder- und Jugendfürsorge“ online beantragen?

Nein. Weil eine Bestätigung der Organisation nötig ist, gibt es die speziellen Bescheinigungen nur bei der Behörde. Online mit ID Austria geht nur die allgemeine Strafregisterbescheinigung.

Darf der Verein eine Kopie aufbewahren?

Das ist nicht nötig und mit Blick auf die Datensparsamkeit nicht zu empfehlen. Ein Vermerk über die Einsicht reicht als Nachweis.

Unser Verein steht nicht im FWO-Verzeichnis. Was nun?

Beantrage die Bestätigung als Freiwilligenorganisation über freiwillig-engagiert.at und rechne mit einigen Wochen. Ist dein Verein spendenbegünstigt, ist der Antrag nach dem Gebührengesetz auch auf dieser Grundlage gebührenfrei. Bis dahin kann die Person die Bescheinigung gegen Gebühr beantragen; manche Vereine ersetzen ihr die Kosten.

Fazit

Die Strafregisterbescheinigung „Kinder- und Jugendfürsorge“ ist ein einfacher, für Freiwillige meist kostenloser Baustein des Kinderschutzes. Sorge dafür, dass dein Verein als Freiwilligenorganisation anerkannt ist, stell für jede Person eine eigene Bestätigung aus und erkläre den Weg zur Behörde. Sieh die Bescheinigung ein, vermerke das knapp und verlange in festen Abständen eine neue. Vergiss dabei nicht: Die Bescheinigung zeigt nur Verurteilungen. Verhaltenskodex, Schulungen und eine erreichbare Ansprechperson bleiben genauso wichtig.