Vereinbarung über ehrenamtliche Tätigkeit: Inhalt und Musterstruktur für deinen Verein

Eine Vereinbarung über ehrenamtliche Tätigkeit ist in Österreich nicht vorgeschrieben, aber sinnvoll. Die Vereinbarung hält fest, dass jemand freiwillig und ohne Bezahlung für deinen Verein tätig ist, welche Aufgabe die Person übernimmt, welche Kosten der Verein ersetzt, wie sie versichert ist und wie sie mit vertraulichen Informationen umgeht. Damit schaffst du Klarheit für beide Seiten und hast bei einer Kontrolle einen Beleg dafür, dass kein Dienstverhältnis gewollt ist. Ein Freibrief ist das Papier aber nicht: Die Sozialversicherung schaut darauf, wie die Zusammenarbeit tatsächlich abläuft. Hier erfährst du, was in die Vereinbarung gehört, findest eine Musterstruktur und liest, welche Formulierungen du vermeiden solltest.

Wozu die Vereinbarung dient

Drei Gründe sprechen für eine schriftliche Vereinbarung:

• Abgrenzung zum Dienstverhältnis: Die Vereinbarung dokumentiert Freiwilligkeit, Unentgeltlichkeit und die fehlende Pflicht zu Einsätzen, also genau die Punkte, an denen sich Ehrenamt und Anstellung unterscheiden. Die Abgrenzung im Detail erklärt der Beitrag Ehrenamt in Österreich.
• Klare Erwartungen: Beide Seiten wissen, was die Aufgabe umfasst, wer Ansprechperson ist und wie Kosten abgerechnet werden.
• Information: Das Freiwilligengesetz macht es zur Förderbedingung, Freiwillige nachweislich über Aufnahmemodus, Tätigkeitsfelder, Ansprechperson, Aus- und Fortbildung, Mitsprache, Tätigkeitsnachweis, Aufwandsentschädigung und Versicherung zu informieren (§ 3 Abs 3 Z 1 FreiwG). Eine unterschriebene Vereinbarung ist dafür ein einfacher Nachweis.

Die Grenze: Nach § 539a ASVG zählt für die Sozialversicherung der wahre wirtschaftliche Gehalt, nicht die äußere Form. Steht „ehrenamtlich“ auf dem Papier, arbeitet die Person aber nach Dienstplan gegen Stundenlohn, kann trotzdem ein Dienstverhältnis vorliegen. Die Vereinbarung muss also zur Praxis passen.

Was hineingehört

Parteien und Aufgabe

Nenne den Verein mit Name, Sitz und ZVR-Zahl, vertreten durch die Obfrau oder den Obmann, und die Daten der ehrenamtlichen Person. Beschreib die Aufgabe konkret, aber ohne Stellenbeschreibung: „Betreuung des Kassatischs bei Heimspielen“ statt „Mitarbeit im Verein“. Nenne eine Ansprechperson im Verein.

Zeit und Umfang

Gib einen ungefähren Rahmen an, etwa „rund zwei Einsätze im Monat nach Absprache“. Wichtig ist der Satz, dass keine Pflicht besteht, bestimmte Einsätze zu übernehmen, und dass die Person Termine absagen oder tauschen kann. Feste Dienstpläne mit Anwesenheitspflicht gehören nicht in eine Ehrenamtsvereinbarung.

Unentgeltlichkeit, Kostenersatz und Pauschalen

Halte fest, dass die Tätigkeit unentgeltlich ist und kein Anspruch auf Bezahlung besteht. Regle dann, was der Verein ersetzt: nachgewiesene Kosten wie Fahrt, Porto oder Material, für Fahrten mit dem eigenen Pkw höchstens das amtliche Kilometergeld von 0,50 € pro Kilometer. Zahlt dein Verein ein Freiwilligenpauschale, beschreib es als freiwillige Anerkennung ohne Rechtsanspruch und nenne den Rahmen, etwa bis 30 € pro Einsatztag. Im Sportverein kann für Sportlerinnen, Trainer und Schiedsrichterinnen stattdessen die PRAE passen. Stundensätze und fixe Monatsbeträge haben in der Vereinbarung nichts verloren.

Versicherung

Beschreib ehrlich, wie die Person versichert ist: ob eine Unfall- und Haftpflichtversicherung des Vereins, des Landes oder der Gemeinde greift und was nicht abgedeckt ist. Ehrenamtliche in Vereinen sind in der Regel nicht gesetzlich unfallversichert; Ausnahmen gelten etwa für bestimmte Einsatzorganisationen wie Feuerwehr oder Rettung.

Verschwiegenheit und Datenschutz

Wer Mitgliederlisten, Gesundheitsangaben aus dem Training oder Kontodaten sieht, verarbeitet personenbezogene Daten unter der Verantwortung des Vereins. Nach Art. 29 DSGVO dürfen Personen, die dem Verantwortlichen unterstellt sind, solche Daten nur auf dessen Weisung verarbeiten. Nimm deshalb eine Verschwiegenheitspflicht auf, die auch nach dem Ende gilt, und regle, dass die Person Daten nur für die Vereinsaufgabe nutzt, nicht privat speichert und beim Ausscheiden zurückgibt oder löscht. Informiere die Person außerdem darüber, welche Daten der Verein über sie selbst speichert. Die Grundlagen erklären die Beiträge Zweckbindung nach DSGVO und Informationspflichten nach DSGVO.

Kinderschutz

Arbeitet die Person regelmäßig mit Kindern oder Jugendlichen, nimm die Vorlage einer Strafregisterbescheinigung „Kinder- und Jugendfürsorge“ vor Beginn auf, ebenso das Bekenntnis zum Verhaltenskodex deines Vereins. Für freiwilliges Engagement in einer registrierten Freiwilligenorganisation ist die Bescheinigung gebührenfrei. Details stehen in den Beiträgen Strafregisterbescheinigung für Ehrenamtliche und Kinderschutzkonzept im Verein.

Einschulung, Fortbildung und Nachweis

Beschreib, wie die Person eingeschult wird, welche Fortbildungen der Verein anbietet oder bezahlt und dass sie auf Wunsch einen Tätigkeitsnachweis oder Freiwilligenpass bekommt. Wie eine gute Einarbeitung aussieht, liest du im Beitrag Einarbeitung von Ehrenamtlichen.

Beginn und Ende

Nenne den Beginn und, wenn es passt, eine Befristung, etwa für eine Saison oder ein Projekt. Beide Seiten sollen die Zusammenarbeit jederzeit ohne Frist beenden können. Regle die Rückgabe von Schlüsseln, Material und Unterlagen.

Musterstruktur

Diese Struktur kannst du an deinen Verein anpassen. Die Formulierungsideen sind Vorschläge, keine geprüften Vertragstexte; bei Besonderheiten lass die Vereinbarung rechtlich prüfen.

Die Formulierungen sind bewusst neutral in der dritten Person gehalten. Mit den Vorlagen in der Kommunikation von campai kannst du den Begleittext für neue Ehrenamtliche einheitlich verschicken.

Was du vermeiden solltest

Manche Formulierungen stammen aus Arbeitsverträgen und machen aus einer Ehrenamtsvereinbarung schnell ein Indiz für ein Dienstverhältnis:

• Stundensätze, fixe Monatsbeträge oder Prämien für Anwesenheit
• Arbeitszeiten und Dienstpläne mit Pflicht zum Erscheinen
• Probezeit, Kündigungsfristen, Urlaubsregeln oder Konkurrenzklauseln
• Sanktionen bei Absagen
• Begriffe wie Dienstnehmer, Gehalt, Arbeitgeber oder Dienstvertrag

Braucht dein Verein jemanden verbindlich zu festen Zeiten, ist eine Anstellung ehrlicher und rechtssicherer. Die Möglichkeiten zeigt der Beitrag Dienstvertrag, freier Dienstvertrag oder Werkvertrag.

Gilt das auch für Obfrau, Obmann und Leitungsorgan?

Die Aufgaben gewählter Funktionärinnen und Funktionäre ergeben sich aus den Statuten und der Wahl durch die Mitgliederversammlung. Eine eigene Ehrenamtsvereinbarung brauchen sie nicht. Sinnvoll sind trotzdem schriftliche Regeln zu Kostenersatz, Freiwilligenpauschale, Datenschutz und Übergabe beim Ausscheiden, etwa als Beschluss des Leitungsorgans oder in einer Geschäftsordnung. Die Rollen im Verein erklärt der Beitrag Organe des Vereins.

Unterschreiben, ablegen, aktualisieren

Unterschreiben beide Seiten, bekommt die ehrenamtliche Person eine Kopie. Bewahre das Original auf, solange die Zusammenarbeit dauert. Danach brauchst du es nur so lange, wie es als Nachweis dient, etwa für Pauschalen und Kostenersätze, für die steuerliche Aufbewahrungsfristen von sieben Jahren gelten; Daten, die du nicht mehr brauchst, löschst du. Ändert sich die Aufgabe, passe die Vereinbarung an. In der Mitgliederverwaltung von campai hältst du Ehrenämter am Kontakt fest und legst die unterschriebene Vereinbarung als Dokument beim Kontakt ab.

Häufige Fragen

Ist eine Ehrenamtsvereinbarung Pflicht?

Nein. Kein Gesetz schreibt sie vor. Die Vereinbarung ist aber ein einfacher Nachweis für Freiwilligkeit und Unentgeltlichkeit und hilft, Erwartungen zu klären.

Schützt die Vereinbarung vor einer Nachforderung der ÖGK?

Allein nicht. Für die Sozialversicherung zählt, wie die Zusammenarbeit tatsächlich abläuft (§ 539a ASVG). Passt die Praxis zur Vereinbarung, ist sie ein starkes Indiz gegen ein Dienstverhältnis.

Brauchen auch Helferinnen und Helfer beim Vereinsfest eine Vereinbarung?

Für einzelne Einsätze reicht oft eine Helferliste, auf der jede Person mit Unterschrift bestätigt, dass sie freiwillig und ohne Bezahlung mithilft, und angibt, ob sie Mitglied ist. Für regelmäßige Aufgaben lohnt sich die ausführliche Vereinbarung.

Darf in der Vereinbarung ein Freiwilligenpauschale stehen?

Ja, als freiwillige Anerkennung des Vereins ohne Rechtsanspruch. Ein fester Anspruch auf Geld würde die Unentgeltlichkeit in Frage stellen.

Fazit

Eine Vereinbarung über ehrenamtliche Tätigkeit kostet wenig Aufwand und bringt viel Klarheit: Aufgabe, Ansprechperson, Kostenersatz, Versicherung, Datenschutz und ein jederzeitiges Ende stehen schwarz auf weiß. Die Vereinbarung belegt, dass dein Verein kein Dienstverhältnis begründen will, wirkt aber nur, wenn die Praxis dazu passt. Formuliere sie als Vereinbarung unter Gleichen, nicht als Arbeitsvertrag, und halte sie aktuell.