Vereinslokal mieten, leihen oder pachten: Verträge und Mietrecht für Vereine

Nutzt dein Verein einen Raum, den er nicht besitzt, schließt er einen Mietvertrag, einen Leihvertrag oder einen Pachtvertrag, oft ohne es zu merken. Zahlt der Verein für den Gebrauch ein Entgelt, ist es eine Miete (§§ 1090 f ABGB). Ist die Überlassung unentgeltlich, ist es eine Leihe, und ohne vereinbarte Dauer und Zweck eine jederzeit widerrufliche Bittleihe, das Prekarium (§§ 971, 974 ABGB). Übernimmt der Verein einen Betrieb samt Einrichtung, etwa eine Kantine, liegt meist eine Pacht vor. Bei einer Miete entscheidet außerdem das Mietrechtsgesetz (MRG), wie gut dein Verein vor Kündigung und überhöhter Miete geschützt ist. Halte deshalb alles schriftlich fest: Art des Vertrags, Dauer, Zweck, Kosten, Erhaltung, Haftung und Versicherung.

Dieser Beitrag behandelt den Verein als Nutzer. Vermietet dein Verein selbst Räume weiter, geht es um Steuern und Gebühren auf der Einnahmenseite; das erklärt der Beitrag zur Vermietung von Vereinsräumen.

Miete, Leihe, Prekarium oder Pacht

Wie der Vertrag heißt, ist nicht entscheidend. Es zählt, was tatsächlich vereinbart ist.

Wann aus der Leihe eine Miete wird

Viele Vereine nutzen Räume der Gemeinde, der Pfarre oder eines Gönners „gratis“, zahlen aber Strom, Heizung oder einen symbolischen Betrag. Nach der Rechtsprechung macht der Ersatz der Kosten, die mit dem Gebrauch verbunden sind, aus einer Leihe noch keine Miete. Auch ein Anerkennungszins schadet nicht, solange er gegenüber dem Nutzungswert praktisch nicht ins Gewicht fällt. Eine feste Prozentgrenze gibt es dafür nicht; der OGH hat in einer Entscheidung aus 2017 ein Verhältnis von knapp 12 % des erzielbaren Mietzinses noch als vertretbar angesehen (7 Ob 192/17m).

Anders ist es, wenn der Verein eine nennenswerte Gegenleistung erbringt: einen spürbaren Betrag, die Übernahme von Kosten, die den Eigentümer unabhängig vom Gebrauch treffen, die Pflicht zur Sanierung oder regelmäßige Arbeitsleistungen für den Eigentümer. Dann kann aus der vermeintlichen Leihe eine Miete werden, mit allen Folgen für Kündigung und Gebühr.

Raum oder Betrieb: Miete oder Pacht?

Eine Miete liegt vor, wenn sich die Sache ohne weitere Bearbeitung gebrauchen lässt; eine Pacht, wenn sie nur durch Fleiß und Mühe Nutzen bringt (§ 1091 ABGB). Mietet dein Verein einen leeren Raum für Proben, Training oder Sitzungen, ist das Miete. Übernimmt er eine eingerichtete Sportplatzkantine mit Inventar und bestehendem Gästestock, spricht viel für Pacht. Auf Pachtverträge ist das MRG nicht anzuwenden, die Vertragsfreiheit ist also deutlich größer, der Schutz aber auch geringer.

Gilt das Mietrechtsgesetz?

Räume, die ein Verein für seine Zwecke mietet, behandelt die Rechtsprechung als Geschäftsräumlichkeiten im Sinne des MRG, auch wenn der Verein keinen Gewinn anstrebt und kulturelle, soziale oder sportliche Ziele verfolgt. Ob und wie weit das MRG gilt, hängt dann vom Gebäude und von der Vertragsdauer ab.

Kündigungsschutz und Befristung

Im Voll- und Teilanwendungsbereich kann der Vermieter nur aus wichtigen Gründen kündigen (§ 30 Abs. 1 MRG), etwa bei Mietrückstand trotz Mahnung oder erheblich nachteiligem Gebrauch, und nur gerichtlich (§ 33 Abs. 1 MRG). Dein Verein kann dagegen schriftlich kündigen. Eine Befristung wirkt nur, wenn sie schriftlich vereinbart wurde (§ 29 Abs. 1 Z 3 MRG). Bei Geschäftsräumlichkeiten gibt es keine Mindestdauer. Fehlt die schriftliche Vereinbarung, gilt der Vertrag als unbefristet, auch wenn mündlich etwas anderes besprochen war.

Kurzfristige Überlassungen für höchstens sechs Monate, die durch Zeitablauf ohne Kündigung enden, fallen gar nicht unter das MRG (§ 1 Abs. 2 Z 3 MRG). Das betrifft etwa einen Proberaum für ein Projekt von wenigen Monaten. Bei der stundenweisen Nutzung einer Turnhalle neben anderen Gruppen regelt in der Praxis der Nutzungsvertrag mit Schule oder Gemeinde die Bedingungen. Aneinandergereihte Kurzverträge für denselben Raum solltest du aber nicht als Dauerlösung planen; lass im Zweifel prüfen, ob dann nicht doch ein geschütztes Mietverhältnis entsteht.

Wenn das Haus verkauft wird

Im Vollanwendungsbereich ist der neue Eigentümer an einen Hauptmietvertrag gebunden, sobald der Raum übergeben wurde, auch ohne Eintragung im Grundbuch (§ 2 Abs. 1 MRG). Nach dem ABGB muss der Mieter dagegen nach gehöriger Kündigung weichen, wenn sein Recht nicht im Grundbuch eingetragen ist; er kann dann Schadenersatz vom bisherigen Vermieter verlangen (§§ 1095, 1120 ABGB). Wie weit der Kündigungsschutz des MRG den Verein in diesem Fall dennoch schützt, hängt vom Anwendungsbereich ab. Eine Leihe geht auf den Käufer grundsätzlich nicht über. Ist der Raum für deinen Verein unverzichtbar, vereinbare, dass der Vertrag bei einem Verkauf auf den Erwerber übertragen wird, oder lass das Recht im Grundbuch eintragen.

Was in den Vertrag gehört

Ein schriftlicher Vertrag schützt beide Seiten, auch bei einer unentgeltlichen Überlassung durch die Gemeinde. Regle mindestens diese Punkte:

• Vertragsart und Parteien: Miete, Leihe oder Pacht ausdrücklich benennen; der Verein mit Namen und ZVR-Zahl als Vertragspartner, nicht die Obfrau oder der Obmann privat.
• Raum und Ausstattung: genaue Beschreibung, mitbenutzte Flächen wie Küche, Lager oder Parkplätze, Inventarliste und Übergabeprotokoll mit Fotos.
• Zweck und Nutzungszeiten: wofür der Raum genutzt werden darf, etwa Proben, Training, Sitzungen, Feste, und zu welchen Zeiten; ob Veranstaltungen mit Gästen und Ausschank erlaubt sind.
• Dauer und Kündigung: Beginn, Befristung oder Kündigungsfristen und -termine, Rückgabe der Schlüssel.
• Entgelt und Kosten: Miete, Wertsicherung, Betriebskosten, Heizung und Strom, Fälligkeit, Kaution.
• Erhaltung: Der Vermieter muss das Objekt in brauchbarem Zustand übergeben und erhalten (§ 1096 ABGB); vereinbare, wer kleinere Reparaturen und Ausmalen übernimmt.
• Umbauten und Einbauten: ob der Verein etwa Spiegel, Regale, eine Bar oder eine Rampe für den barrierefreien Zugang einbauen darf und was beim Auszug damit geschieht.
• Weitergabe: ob der Verein den Raum stunden- oder tageweise an andere Gruppen überlassen darf.
• Hausordnung, Schlüssel und Ansprechpersonen: Ruhezeiten, Mülltrennung, Rauchverbot, wer Schlüssel bekommt, wer im Verein für den Raum verantwortlich ist.
• Haftung und Versicherung: welche Versicherungen der Verein abschließen muss und wie Schäden gemeldet werden.
• Umsatzsteuer: ob der Vermieter Umsatzsteuer verrechnet und ob er einen vorsteuerabzugsberechtigten Mieter verlangt.

Zur Umsatzsteuer: Ein Vermieter darf bei Geschäftsräumen nur dann auf die Steuerbefreiung verzichten und Umsatzsteuer verrechnen, wenn der Mieter den Raum nahezu ausschließlich für Umsätze nutzt, die zum Vorsteuerabzug berechtigen (§ 6 Abs. 2 UStG); für ältere Mietverhältnisse gibt es Übergangsregeln. Die meisten Vereine erfüllen diese Voraussetzung nicht. Verlangt der Vertrag einen vorsteuerabzugsberechtigten Mieter, nimm das ernst, denn ein Verstoß kann Schadenersatzforderungen auslösen. Kläre die Frage vor der Unterschrift mit dem Vermieter und deiner Steuerberatung; Hintergründe erklärt der Beitrag zur Umsatzsteuer im Verein.

Wer im Verein den Vertrag unterschreiben darf, ergibt sich aus den Statuten deines Vereins. Prüf, ob für Verträge ab einer bestimmten Höhe oder Dauer ein Beschluss des Leitungsorgans oder die Zustimmung der Generalversammlung nötig ist; Hintergrund dazu gibt der Beitrag zu den Organen des Vereins. Einen langfristigen Mietvertrag nimmst du außerdem in den Finanzplan auf.

Kosten: Miete, Kaution und Gebühr

Im Vollanwendungsbereich darf für Geschäftsräumlichkeiten höchstens ein angemessener Hauptmietzins vereinbart werden (§ 16 Abs. 1 MRG). Außerhalb davon ist die Höhe frei verhandelbar. Für eine Kaution gilt im Voll- und Teilanwendungsbereich: Der Vermieter muss sie verzinst veranlagen, etwa auf einem Sparbuch, und nach Vertragsende samt Zinsen zurückgeben, soweit er keine berechtigten Forderungen hat (§ 16b MRG). Vereinbare, wofür die Betriebskosten anfallen und wie sie abgerechnet werden.

Für einen schriftlichen Mietvertrag über Geschäftsräume fällt eine Rechtsgeschäftsgebühr von 1 % an (§ 33 TP 5 GebG). Bemessungsgrundlage ist bei unbefristeten Verträgen das Dreifache des Jahreswerts aller vereinbarten wiederkehrenden Leistungen, bei befristeten der Jahreswert mal der vereinbarten Dauer, höchstens das Achtzehnfache. Verträge mit einem Wert bis 150 € sind gebührenfrei. Der Vermieter berechnet die Gebühr selbst und führt sie bis zum 15. des zweitfolgenden Monats an das Finanzamt Österreich ab; im Vertrag wird meist vereinbart, dass der Mieter sie trägt. Eine echte Leihe ist kein Bestandvertrag und deshalb nicht gebührenpflichtig. Ein Rechenbeispiel und die Regeln für Vereine, die selbst vermieten, findest du im oben verlinkten Beitrag zur Vermietung von Vereinsräumen.

Verbuche Miete, Betriebskosten und Kaution getrennt: Die Kaution ist keine Ausgabe, sondern eine Forderung des Vereins, die du in der Vermögensübersicht führst. Wie das in der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung aussieht, steht im entsprechenden Beitrag. Führst du die Buchhaltung mit campai, verbuchst du Miete und Betriebskosten auf eigenen Kategorien und hinterlegst Vertrag und Vorschreibungen als Belege.

Haftung, Versicherung und Hausordnung

Wird der Raum beschädigt, haftet dein Verein für eigenes Verschulden und für das seiner Untermieter, nicht aber für Zufall (§ 1111 ABGB). Nach der Rechtsprechung muss der Mieter in der Regel auch für Personen einstehen, die er in den Raum lässt, etwa Mitglieder, Gäste oder Helferinnen und Helfer. Der Vermieter muss Ersatzansprüche spätestens ein Jahr nach der Rückgabe gerichtlich geltend machen. Am Ende musst du den Raum in dem Zustand zurückgeben, in dem du ihn übernommen hast (§ 1109 ABGB), deshalb ist das Übergabeprotokoll so wichtig.

Frag bei deiner Vereinshaftpflicht nach, ob Schäden an gemieteten Räumen mitversichert sind; das ist nicht selbstverständlich. Kläre auch, wer Inventar und eigene Geräte gegen Einbruch, Feuer und Wasser versichert. Einen Überblick gibt der Beitrag zu Versicherungen für Vereine, die persönliche Verantwortung von Funktionärinnen und Funktionären erklärt der Beitrag zur Haftung im Verein.

Überlässt dein Verein den Raum zeitweise anderen Gruppen, haftet er gegenüber dem Vermieter auch für deren Schäden. Lass dir in diesem Fall eine Haftpflichtversicherung nachweisen und halte die Nutzung schriftlich fest. Im Vollanwendungsbereich des MRG kann sich der Vermieter auf ein vertragliches Verbot der Untervermietung nur berufen, wenn ein wichtiger Grund vorliegt (§ 11 MRG). Außerhalb davon ist die Weitergabe unzulässig, wenn der Vertrag sie ausdrücklich verbietet (§ 1098 ABGB). Wer wann den Raum nutzt, behältst du mit einem Belegungsplan im Blick, die Buchungen für Räume und Plätze kannst du mit campai verwalten.

Planst du im Vereinslokal Veranstaltungen mit Gästen, prüf, ob der Raum dafür genehmigt ist; Auflagen zu Fluchtwegen, Besucherzahl und Lärm erklärt der Beitrag Vereinsfest anmelden.

Häufige Fragen

Die Gemeinde überlässt uns den Raum gratis. Brauchen wir trotzdem einen Vertrag?

Ja. Ohne Vereinbarung über Dauer und Zweck liegt oft ein Prekarium vor, das jederzeit widerrufen werden kann. Ein schriftlicher Leihvertrag mit Laufzeit, Zweck und Kostenregelung gibt deinem Verein Planungssicherheit.

Wir zahlen nur die Betriebskosten. Ist das schon eine Miete?

Nein, der Ersatz der Kosten, die mit dem Gebrauch verbunden sind, macht nach der Rechtsprechung noch keine Miete. Übernimmt der Verein aber Kosten, die den Eigentümer unabhängig vom Gebrauch treffen, oder zahlt er einen spürbaren Betrag, kann eine Miete vorliegen.

Gilt der Mieterschutz auch für Vereine?

Ja, wenn das MRG anwendbar ist. Vereinsräume gelten als Geschäftsräumlichkeiten. Ob du geschützt bist, hängt vom Baujahr des Gebäudes, von der Zahl der Einheiten im Haus und von der Vertragsdauer ab.

Muss unser Verein die Mietvertragsgebühr zahlen?

Der Vermieter muss sie berechnen und abführen. Haben beide Seiten den Vertrag unterschrieben, schulden beide die Gebühr gegenüber dem Finanzamt zur ungeteilten Hand (§ 28 GebG), und meist wird vertraglich vereinbart, dass der Mieter sie trägt. Bei einer echten Leihe fällt keine Gebühr an.

Wir übernehmen die Kantine am Sportplatz. Was müssen wir beachten?

Übernimmt dein Verein einen eingerichteten Betrieb, ist das meist eine Pacht ohne Schutz durch das MRG. Regle Inventar, Öffnungszeiten, Gewerbe- und Hygienevorschriften und die Rückgabe besonders genau. Für den Betrieb selbst gelten zudem Steuer- und Registrierkassenregeln.

Fazit

Ob Proberaum, Vereinsheim oder Kantine: Kläre zuerst, ob es eine Miete, eine Leihe oder eine Pacht ist, und dann, ob das Mietrechtsgesetz gilt. Danach richtet sich, wie sicher dein Verein den Raum behalten kann. Mit einem schriftlichen Vertrag, einem Übergabeprotokoll, der passenden Versicherung und klaren Regeln für Schlüssel und Hausordnung vermeidest du die meisten Konflikte, auch wenn das Haus einmal den Eigentümer wechselt.