Vereinsfest anmelden: Veranstaltungsgesetz, Sicherheit und Veranstalterhaftung

Ob du ein Vereinsfest anmelden musst, regelt in Österreich das Veranstaltungsgesetz deines Bundeslandes. Grundsätzlich gilt: Ein Fest, zu dem alle kommen können, ist eine öffentliche Veranstaltung und muss meist bei der Gemeinde gemeldet, angezeigt oder bewilligt werden. Eine private Feier mit persönlich eingeladenen Gästen fällt in der Regel nicht darunter. Je größer das Fest und je höher das Risiko, etwa durch Zelt, Bühne, laute Musik oder Pyrotechnik, desto strenger sind die Anforderungen und desto länger die Fristen. Dieser Beitrag erklärt das gemeinsame Muster, zeigt, wo du in jedem Land nachfragst, und behandelt Sicherheit, Sperrstunde, Lärm und Haftung. Die steuerlichen Fragen zum Fest stehen im Beitrag Vereinsfest in Österreich.

Öffentlich oder privat: Wann das Veranstaltungsgesetz gilt

Die Veranstaltungsgesetze unterscheiden grundsätzlich zwischen öffentlichen und nicht öffentlichen Veranstaltungen. Entscheidend ist, ob die Veranstaltung allgemein zugänglich ist. Trifft das zu, ist laut oesterreich.gv.at üblicherweise eine Meldung bei der zuständigen Behörde nötig. Oberösterreich erfasst ausdrücklich auch Veranstaltungen, die als allgemein zugänglich beworben werden. Ein Aufruf „Alle sind willkommen“ auf Facebook oder Instagram kann ein internes Fest also zur öffentlichen Veranstaltung machen.

Jedes Land nimmt bestimmte Veranstaltungen aus. In Nieder- und Oberösterreich zählen dazu etwa Veranstaltungen, die im Volksbrauchtum begründet sind, wie Platzkonzerte oder Faschingsumzüge, Sportveranstaltungen, die keine Gefahr für Zuschauerinnen und Zuschauer erwarten lassen, und Veranstaltungen, die in Bundesgesetzen wie dem Vereinsgesetz 2002 geregelt sind, also etwa die Mitgliederversammlung. Ein Fußballturnier ohne besonderes Risiko braucht dort keine Anmeldung, das Zeltfest danach sehr wohl. Welche Ausnahmen in deinem Land gelten, steht im jeweiligen Gesetz.

Wichtig: Die Begriffe sind nicht in allen Rechtsgebieten gleich. Ein Fest nur für Mitglieder kann nach dem Veranstaltungsgesetz privat sein und trotzdem nach Auffassung der AKM eine öffentliche Musikaufführung. Mehr dazu im Beitrag AKM im Verein.

Melden, anzeigen, bewilligen: das Muster in allen Ländern

Die Bezeichnungen unterscheiden sich, das Prinzip ist ähnlich. Kleine Veranstaltungen ohne besonderes Risiko musst du oft nur melden. Bei größeren Festen prüft die Behörde eine Anzeige und kann Auflagen erteilen oder die Veranstaltung untersagen. Für bestimmte Veranstaltungen oder Veranstaltungsstätten brauchst du eine Bewilligung. Drei Beispiele:

• Wien: Anmeldepflichtig sind laut oesterreich.gv.at Veranstaltungen, an denen 300 oder mehr Personen gleichzeitig teilnehmen können, in Räumen oder Zelten ab 200 und in Räumen unter dem Erdgeschoß ab 120 Personen. Musik im Freien oder im Zelt ist zumindest anzeigepflichtig. Zuständig ist die MA 36.
• Niederösterreich: Öffentliche Veranstaltungen sind schriftlich anzumelden, bei der Gemeinde spätestens vier Wochen vor Beginn, bei anderen Behörden spätestens acht Wochen vorher. Ab mehr als 500 gleichzeitig möglichen Besucherinnen und Besuchern verlangt die Behörde einen Nachweis über eine ausreichende Haftpflichtversicherung.
• Oberösterreich: Kleinveranstaltungen mit höchstens 300 Personen und ohne besondere Gefahren meldest du spätestens zwei Wochen vorher bei der Gemeinde. Andere Veranstaltungen zeigst du spätestens sechs Wochen vorher an. Live-Bands mit Verstärkern, DJs oder Bühnen und LED-Wände können auch ein kleines Fest anzeigepflichtig machen.

Zuständig ist meist die Gemeinde, in Statutarstädten der Magistrat. Erstreckt sich das Fest über mehrere Gemeinden, ist in der Regel die Bezirkshauptmannschaft zuständig, bei mehreren Bezirken das Amt der Landesregierung. Für die Anmeldung können Bundesgebühren, Landesverwaltungsabgaben und Kommissionsgebühren anfallen. In Oberösterreich, Salzburg und Wien knüpfen außerdem Mehrwegpflichten an größere Veranstaltungen an; mehr dazu im Beitrag Green Event im Verein.

Wo du in deinem Bundesland nachfragst

Die Texte findest du im Rechtsinformationssystem des Bundes (RIS), Links zu den Ländern auf der Seite Veranstaltungsanmeldung von oesterreich.gv.at. Ruf bei der Gemeinde an, sobald Termin und Ort feststehen; zwei bis drei Monate Vorlauf sind bei größeren Festen sinnvoll.

Was die Anmeldung meist enthält

In Oberösterreich genügen für eine Meldung Name, Anschrift und Telefonnummer der verantwortlichen Person, die Veranstaltungsstätte und eine Erklärung, dass alle Sicherheitsvorkehrungen getroffen sind. Bei größeren Festen verlangen die Behörden mehr. In Niederösterreich gehören je nach Fest zum Beispiel dazu:

• das ausgefüllte Anmeldeformular und ein amtlicher Lichtbildausweis der vertretungsbefugten Person
• ein Lageplan
• Nachweise für Zelte und ähnliche mobile Einrichtungen, etwa eine Zertifizierung oder die Bestätigung einer fachkundigen Person
• ein sicherheitstechnisches, ein brandschutztechnisches und ein rettungstechnisches Konzept
• bei Festen im Freien Konzepte gegen sanitäre Missstände und gegen unzumutbare Belästigung der Nachbarschaft
• eine Darstellung der Verkehrssituation

Schreib in die Anmeldung immer auch die genauen Ausschank- und Musikzeiten. Das hilft der Behörde und dir: Für das kleine Vereinsfest zählt das Finanzamt die Ausschankstunden laut Anmeldung oder Bescheid.

Sicherheit: Konzept, Zelt und Verantwortliche

Manche Veranstaltungsgesetze verlangen für bestimmte Arten und Größen von Veranstaltungen ein Sicherheitskonzept, und die Behörde kann eines vorschreiben. In Oberösterreich gelten die Mindestanforderungen der Veranstaltungssicherheitsverordnung auch für bloß meldepflichtige Feste. Auch ohne Vorschrift lohnt sich ein kurzes schriftliches Konzept. Es sollte beantworten:

• Wer ist während des ganzen Fests als verantwortliche Person vor Ort und erreichbar?
• Wie viele Personen dürfen gleichzeitig auf das Gelände oder in den Saal?
• Wo verlaufen Flucht- und Rettungswege, und wie bleibt die Zufahrt für Rettung und Feuerwehr frei?
• Wo stehen Feuerlöscher, wer leistet Erste Hilfe, und braucht es einen Sanitätsdienst?
• Was passiert bei Unwetter, Stromausfall oder einem medizinischen Notfall?
• Wer übernimmt Einlass, Ordnerdienst und Jugendschutzkontrolle?

Zelte, Bühnen und Tribünen müssen sicher aufgebaut sein. Lass dir vom Verleiher die Nachweise geben, die deine Behörde verlangt, und halte dich an seine Vorgaben zu Verankerung und Wind. Bescheide und Auflagen bewahrst du ausgedruckt am Festgelände auf. Für Feste mit Zugang für Jugendliche verlangt Oberösterreich zum Beispiel eine gut sichtbare Kennzeichnung nach Altersgruppen, wenn die Jugendschutzkontrolle das erfordert, einen Aushang der Ausgehzeiten im Eingangsbereich und verbietet Lockangebote wie eine Happy Hour. Die Jugendschutzregeln im Überblick findest du im Beitrag Vereinsfest in Österreich.

Sperrstunde und Lärm

Wie lange dein Fest dauern darf

Eine einheitliche Sperrstunde für Vereinsfeste gibt es nicht. Die Sperrstundenverordnungen der Landeshauptleute nach § 113 GewO gelten für Gastgewerbebetriebe. Für dein Fest ergibt sich das Ende meist aus der Anmeldung, aus Auflagen im Bescheid der Veranstaltungsbehörde und aus örtlichen Vorschriften. Frag bei der Gemeinde, bis wann du ausschenken und Musik spielen darfst, und plane den Abbau so, dass die Nachtruhe der Nachbarschaft gewahrt bleibt.

Musik und Nachbarschaft

Laute Musik führt oft zu Beschwerden. Die Veranstaltungsgesetze knüpfen deshalb oft an Musik an: In Wien ist Musik im Freien oder im Zelt mindestens anzeigepflichtig und bei Überschreiten bestimmter Lärmgrenzwerte anmeldepflichtig. Daneben bestrafen die Länder ungebührlich störenden Lärm, in Wien etwa nach dem Wiener Landes-Sicherheitsgesetz, und Gemeinden können ortspolizeiliche Verordnungen erlassen. Praktisch hilft dir:

• Nachbarinnen und Nachbarn vorab per Aushang oder Brief informieren und eine Telefonnummer für Beschwerden angeben
• Lautsprecher vom Wohngebiet weg ausrichten und die Lautstärke nach 22 Uhr senken
• ein festes Musikende vereinbaren und mit Band oder DJ schriftlich festhalten

Haftung als Veranstalter

Veranstalter ist, wer das Fest organisiert und nach außen als Veranstalter auftritt, also in der Regel dein Verein. Für Verbindlichkeiten des Vereins haftet der Verein mit seinem Vermögen; Organwalter und Mitglieder haften persönlich nur, wenn sich das aus anderen Gesetzen oder einer persönlichen Verpflichtung ergibt (§ 23 VerG). Verletzt ein Vorstandsmitglied seine Pflichten, kann es dem Verein gegenüber haften; wer unentgeltlich tätig ist, haftet dabei nur bei Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit, sofern nichts anderes vereinbart ist (§ 24 Abs 1 VerG). Mehr dazu im Beitrag Haftung im Verein.

Als Veranstalter musst du zumutbare Vorkehrungen treffen, damit Gäste, Helferinnen und Helfer nicht zu Schaden kommen. Verlangst du Eintritt, entsteht ein Vertrag mit jedem Gast. Dann haftet der Verein für das Verschulden der Personen, die er zur Erfüllung einsetzt, wie für eigenes (§ 1313a ABGB), also auch für Fehler im Helferteam. Ein Haftungsausschluss auf Plakat oder Ticket hilft nur begrenzt: Tritt dein Verein gegenüber Verbraucherinnen und Verbrauchern als Unternehmer auf, kann er die Haftung für Personenschäden gar nicht und für andere Schäden nur bei leichter Fahrlässigkeit ausschließen (§ 6 Abs 1 Z 9 KSchG).

Versicherung für das Vereinsfest

Prüf vor jedem größeren Fest deine bestehenden Verträge und frag deinen Versicherer gezielt:

• Sind öffentliche Feste mit Gästen, die keine Mitglieder sind, mitversichert, und bis zu welcher Besucherzahl?
• Sind Auf- und Abbau, Zelte, gemietete Sachen, Schäden an fremden Räumen und die Garderobe eingeschlossen?
• Gilt der Schutz auch für die eigene Bewirtung und den Ausschank?
• Sind Helferinnen und Helfer bei einem Unfall abgesichert?

Reicht der Schutz nicht, kannst du eine Veranstalterhaftpflichtversicherung für den einzelnen Termin abschließen. In Niederösterreich ist der Nachweis einer ausreichenden Haftpflichtversicherung ab mehr als 500 möglichen Besucherinnen und Besuchern sogar Teil der Anmeldung. Einen Überblick gibt der Beitrag Versicherungen für Vereine; wann Ehrenamtliche gesetzlich versichert sind, erklärt der Beitrag Ehrenamt in Österreich. Die Einteilung des Helferteams erleichtert eine klare Aufgabenverteilung; Sicherheitsregeln und Notfallnummern schickst du vorab per Mailing an alle Beteiligten.

Häufige Fragen

Muss ich ein Fest nur für Mitglieder anmelden?

Ist das Fest nicht allgemein zugänglich und wird es auch nicht öffentlich beworben, fällt es in vielen Ländern nicht unter das Veranstaltungsgesetz. Die Abgrenzung ist aber Landesrecht; frag bei deiner Gemeinde nach und denk daran, dass die AKM auch Mitgliederfeste als öffentlich behandelt.

Wie früh muss ich das Fest anmelden?

Das hängt vom Land ab. In Niederösterreich sind es mindestens vier Wochen bei der Gemeinde, in Oberösterreich zwei Wochen für eine Meldung und sechs Wochen für eine Anzeige. Plane bei größeren Festen zwei bis drei Monate Vorlauf ein, weil Konzepte und Nachweise Zeit brauchen.

Was kostet die Anmeldung?

Je nach Art und Ort des Fests können Bundesgebühren, Landesverwaltungsabgaben und Kommissionsgebühren anfallen. Die Höhe erfährst du bei der zuständigen Behörde.

Brauche ich ein Sicherheitskonzept?

Nicht immer. Manche Gesetze verlangen es ab einer bestimmten Größe oder bei besonderen Gefahren, und die Behörde kann es vorschreiben. In Niederösterreich gehören sicherheits-, brandschutz- und rettungstechnische Konzepte je nach Fest zur Anmeldung. Ein kurzes schriftliches Konzept ist auch für kleine Feste sinnvoll.

Wer haftet, wenn ein Gast verletzt wird?

In erster Linie der Verein als Veranstalter mit seinem Vermögen. Persönlich haften Vorstandsmitglieder nur in Ausnahmefällen, etwa aufgrund anderer Gesetze. Dem Verein gegenüber haften unentgeltlich Tätige nur bei Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit. Eine passende Haftpflichtversicherung schützt den Verein und alle Beteiligten.

Fazit

Ein öffentliches Vereinsfest musst du in Österreich fast immer bei der Gemeinde melden, anzeigen oder bewilligen lassen; Fristen und Unterlagen bestimmt das Veranstaltungsgesetz deines Landes. Kläre früh, ob dein Fest öffentlich ist, welche Behörde zuständig ist und welche Nachweise sie braucht. Ein einfaches Sicherheitskonzept, eine verantwortliche Person vor Ort, Rücksicht auf die Nachbarschaft und ein geprüfter Versicherungsschutz machen aus der Pflicht eine gute Vorbereitung.