Einnahmen-Ausgaben-Rechnung und Kassabuch: Vorlage für Vereine
Werte 2026, Stand 30. Oktober 2026 · Einnahmen-Ausgaben-Rechnung im Verein: Rechnungsabschluss und Vermögensübersicht nach § 21 VerG
Keine Steuer- oder Rechtsberatung, Stand 30. Oktober 2026. Hängt ein Ergebnis von einer Einschätzung ab, kläre es mit deiner Steuerberatung.
Was muss eine Einnahmen-Ausgaben-Rechnung enthalten?
Jeder Verein muss ein Rechnungswesen führen, das zu ihm passt, mit laufender Aufzeichnung der Einnahmen und Ausgaben. Nach Ende des Rechnungsjahres erstellt der Vorstand daraus binnen 5 Monaten den Rechnungsabschluss: eine Einnahmen-Ausgaben-Rechnung samt Vermögensübersicht (§ 21 VerG). Das gilt für alle Vereine, die nicht wegen ihrer Größe eine Bilanz brauchen.
So sieht eine Einnahmen-Ausgaben-Rechnung aus: Sie listet alle Einnahmen und alle Ausgaben des Rechnungsjahres nach Kategorien, jeweils mit Summe, und zeigt am Ende den Überschuss oder Fehlbetrag. Es zählt, wann das Geld tatsächlich fließt. Ein Mitgliedsbeitrag für ${year}, der erst im Jänner ${next} eingeht, gehört in das Jahr ${next}.
- Einnahmen: Mitgliedsbeiträge, Spenden, Förderungen, Veranstaltungen, Feste und Kantine, Sponsoring, Zinsen und Mieten
- Ausgaben: Vereinsbetrieb und Material, PRAE und Freiwilligenpauschale, Personal, Miete und Betriebskosten, Feste, Verbandsbeiträge und Versicherungen, Anschaffungen, Verwaltung
- Abstimmung: Anfangsbestand plus Einnahmen minus Ausgaben muss den Endbestand von Kassa und Bank ergeben
Führen darf die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung jeder Verein, dessen gewöhnliche Einnahmen und Ausgaben nicht zwei Jahre in Folge über 1.000.000 € liegen. Steuerliche Aufzeichnungen, etwa für ein großes Vereinsfest oder eine Kantine, kommen gesondert dazu.
Kassabuch richtig führen
Im Kassabuch steht jede Bewegung der Barkasse: Datum, Belegnummer, Text, Einnahme oder Ausgabe und der Stand danach. Für das Vereinskonto führst du ein Bankbuch nach demselben Muster oder nimmst die Kontoauszüge. Damit die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung am Jahresende schnell geht, ordnest du jede Zeile gleich einer Kategorie zu.
- Für jede Buchung einen Beleg aufheben und fortlaufend nummerieren.
- Bareinnahmen zeitnah eintragen, bei Festen am selben Tag.
- Die Kassa regelmäßig zählen und mit dem Kassastand vergleichen.
- Der Kassastand darf nie unter null fallen.
- Belege und Aufzeichnungen sieben Jahre aufbewahren.
Die Excel-Vorlage unter dem Tool enthält Kassabuch, Bankbuch und Einnahmen-Ausgaben-Rechnung in einer Datei. Die Summen pro Kategorie rechnet sie automatisch aus beiden Büchern zusammen.
Vermögensübersicht
Die Vermögensübersicht zeigt, was dem Verein am Ende des Rechnungsjahres gehört und was er schuldet: Kassa und Bankguthaben, offene Forderungen wie ausstehende Beiträge oder zugesagte Förderungen, Sachanlagen laut Anlageverzeichnis und Verbindlichkeiten wie offene Rechnungen oder Kredite. Daraus ergibt sich das Reinvermögen. Für Sachanlagen wie Tore, Musikinstrumente oder ein Vereinsheim führst du ein Anlageverzeichnis.
Fristen: 5 Monate für die EAR, 4 Monate für die Prüfung
Das Rechnungsjahr dauert höchstens zwölf Monate und muss nicht dem Kalenderjahr entsprechen. Binnen 5 Monaten nach seinem Ende erstellt der Vorstand Einnahmen-Ausgaben-Rechnung und Vermögensübersicht. Die mindestens 2 Rechnungsprüfer:innen prüfen binnen 4 Monaten ab Erstellung die Ordnungsmäßigkeit der Rechnungslegung und die statutengemäße Verwendung der Mittel. Danach informiert der Vorstand die Mitglieder über den geprüften Abschluss, meist in der Generalversammlung.
Endet das Rechnungsjahr am 31. Dezember 2026, ist der Rechnungsabschluss bis 31. Mai 2027 fällig und die Prüfung spätestens bis 30. September 2027. Welche Unterlagen die Rechnungsprüfer:innen brauchen, steht in der Akademie.
| Wert | Betrag | Rechtsgrundlage | Quelle |
|---|---|---|---|
| Einnahmen-Ausgaben-Rechnung und Vermögensübersicht nach Ende des Rechnungsjahres | 5 Monate | § 21 Abs 1 VerG | RIS |
| Prüfung durch die Rechnungsprüfer nach Erstellung | 4 Monate | § 21 Abs 2 VerG | RIS |
| Rechnungsprüfer mindestens | 2 Personen | § 5 Abs 5 VerG | RIS |
Ab wann braucht ein Verein eine Bilanz?
Liegen die gewöhnlichen Einnahmen oder Ausgaben in zwei aufeinanderfolgenden Rechnungsjahren jeweils über 1.000.000 €, stellt der Verein ab dem folgenden Jahr einen Jahresabschluss mit Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung auf (§ 22 VerG). Über 3.000.000 € oder bei öffentlich gesammelten Spenden über 1.000.000 € pro Jahr braucht er einen erweiterten Jahresabschluss und eine:n Abschlussprüfer:in.
| Wert | Betrag | Rechtsgrundlage | Quelle |
|---|---|---|---|
| Jahresabschluss mit Bilanz ab Einnahmen oder Ausgaben über … in zwei Jahren in Folge | 1.000.000 € | § 22 Abs 1 VerG | RIS |
| Erweiterter Jahresabschluss und Abschlussprüfer ab Einnahmen oder Ausgaben über … in zwei Jahren in Folge | 3.000.000 € | § 22 Abs 2 VerG | RIS |
| Erweiterter Jahresabschluss ab öffentlich gesammelten Spenden über … pro Jahr in zwei Jahren in Folge | 1.000.000 € | § 22 Abs 2 VerG | RIS |
Häufige Fragen
Wie sieht eine Einnahmen-Ausgaben-Rechnung aus?
Eine Liste aller Einnahmen und aller Ausgaben des Rechnungsjahres nach Kategorien, jeweils mit Summe, und darunter der Überschuss oder Fehlbetrag. Im Verein gehört eine Vermögensübersicht mit Kassa, Bank, Forderungen, Sachanlagen und Verbindlichkeiten dazu.
Wer darf eine Einnahmen-Ausgaben-Rechnung führen?
Jeder Verein, dessen gewöhnliche Einnahmen und Ausgaben nicht zwei Jahre in Folge über 1.000.000 € liegen. Darüber braucht er ab dem folgenden Jahr eine Bilanz.
Bis wann muss die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung fertig sein?
Binnen 5 Monaten nach Ende des Rechnungsjahres, bei einem Rechnungsjahr wie dem Kalenderjahr also bis 31. Mai. Die Rechnungsprüfer:innen haben danach 4 Monate Zeit.
Gibt es die Vorlage auch als Excel?
Ja. Die Excel-Datei enthält Kassabuch, Bankbuch, Einnahmen-Ausgaben-Rechnung und Vermögensübersicht. Ordnest du jede Buchung einer Kategorie zu, rechnet sie die Summen automatisch zusammen.
Wie lange muss der Verein Belege aufbewahren?
Sieben Jahre. Das gilt für Belege, Kassabuch, Bankauszüge und die Abrechnungen von PRAE und Freiwilligenpauschale.
Quellen
- RIS: Vereinsgesetz 2002amtlich, Stand 29. Oktober 2026
- BMI: Vereinswesenamtlich, Stand 21. April 2026
- BMI: Musterstatuten (RTF)amtlich, Stand 1. September 2026