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campai
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Benötigte Nachweise anfordern und ihre Gültigkeit verfolgen.

Du legst fest, welche Unterlagen dein Verein von welchen Personen benötigt. campai verbindet die Anforderung mit dem Kontakt, dem eingereichten Dokument und seiner Gültigkeit. Fehlende oder fällige Nachweise bleiben in der Verwaltung auffindbar.

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Nachweisübersicht mit eingereichten Unterlagen, Gültigkeitsdatum und Status je Kontakt

Definiere die Unterlage und die benötigten Angaben.

Lege für eine wiederkehrende Anforderung einen Nachweistyp an. Du bestimmst seine Bezeichnung, die Gültigkeit und die Angaben, die bei einer Bestätigung erforderlich sind. Dazu können Ausstellungsdatum, ausstellende Stelle, Prüfdatum, prüfende Person, Notizen und Dokumente gehören.

Passe die Anforderungsnachricht an die Unterlage an. Eine genaue Beschreibung hilft Mitgliedern zu erkennen, was sie einreichen sollen. Für deinen Verein bleibt damit klar, welche Informationen du zur Prüfung brauchst und welche Angaben nur ergänzend sind.

Ordne Anforderungen den passenden Kontakten zu.

Weise einen Nachweis einzeln zu oder verknüpfe den Nachweistyp mit Kontaktsegmenten. So kannst du eine Anforderung auf die Personen begrenzen, für die sie in deinem Verein vorgesehen ist. Eine Gruppe von Kursleitungen kann beispielsweise andere Unterlagen benötigen als die übrigen Mitglieder.

Prüfe die Zuordnung nach Änderungen an Segmenten. In der Übersicht erkennst du die vorhandenen Nachweise und kannst benötigte Unterlagen anfordern. Die Verbindung zum Kontakt erspart dir eine zweite Liste, in der Namen und Abgabestände manuell zusammengeführt werden.

Ordne Anforderungen den passenden Kontakten zu.

Prüfe das Dokument und begleite die Erneuerung.

Erfasse das eingereichte Dokument und bestätige den Nachweis nach deiner Prüfung. Gültigkeit und Status zeigen dir, welche Unterlagen noch aktuell sind und welche Aufmerksamkeit brauchen. Die Zeitpunkte für fällige oder überfällige Nachweise stellst du am Nachweistyp ein.

Für einen abgelaufenen Nachweis kannst du einen neuen Datensatz anlegen. Der frühere Nachweis mit seinem Dokument bleibt dabei erhalten. Dadurch lässt sich die Erneuerung nachvollziehen, ohne die neue Unterlage einfach über die alte Datei zu schreiben.

Eine Nachweisanforderung einführen

Beginne mit einer konkreten Unterlage und einer klaren Empfängergruppe. Lege auch fest, wer die eingereichten Angaben inhaltlich prüft.

  1. Anforderung beschreiben

    Erstelle den Nachweistyp und benenne die benötigte Unterlage verständlich. Wähle Gültigkeit und erforderliche Bestätigungsangaben. Formuliere die Anforderungsnachricht so, dass die Person weiß, welche Datei oder Information gebraucht wird.

  2. Betroffene Personen auswählen

    Ordne den Nachweis einem Kontakt zu oder verwende ein passendes Segment. Kontrolliere die Auswahl vor dem Anfordern. Eine breite Mitgliedergruppe ist nur sinnvoll, wenn die Anforderung tatsächlich für alle darin enthaltenen Personen gilt.

  3. Eingang prüfen und bestätigen

    Öffne die eingereichte Unterlage und prüfe ihren Inhalt nach deinem Vereinsablauf. Ergänze die vorgesehenen Angaben, etwa Prüfdatum und Gültigkeit. Bestätige den Nachweis erst, wenn die benötigten Informationen vollständig sind.

  4. Fälligkeit und Erneuerung verfolgen

    Nutze Status und Gültigkeitsdatum, um anstehende Erneuerungen zu erkennen. Fordere die neue Unterlage an und lege nach Ablauf einen neuen Nachweis an. Der bisherige Datensatz dokumentiert die frühere Bestätigung.

Beispiel: Unterlagen für die Kursleitung

Dein Verein möchte für seine Kursleitungen eine selbst festgelegte Teilnahmebescheinigung hinterlegen. Du legst die Anforderung für das passende Segment an und bestimmst den Prüfablauf.

StandWas du in campai festhältstDein nächster Schritt
Unterlage fehltNachweis ist der Person zugeordnetAnforderung mit genauer Beschreibung senden
Datei ist eingegangenDokument und benötigte Angaben liegen vorInhalt prüfen und Bestätigung erfassen
Gültigkeit endet demnächstStatus berücksichtigt deine VorlaufzeitenPerson auf die Erneuerung ansprechen
Früherer Nachweis ist abgelaufenAlter Datensatz bleibt erhaltenNeue Unterlage als neuen Nachweis erfassen

Die Teilnahmebescheinigung ist ein Beispiel für eine selbst festgelegte Vereinsanforderung. Welche Nachweise du benötigst und wie du sie prüfst, richtet sich nach deinem konkreten Einsatz.

Häufige Fragen

Kann ich eigene Nachweistypen anlegen?

Ja. Du legst Bezeichnung, Gültigkeit und benötigte Bestätigungsangaben fest. So kannst du verschiedene Unterlagen getrennt verwalten und für jede Anforderung eine passende Nachricht verwenden.

Muss ich jeden Nachweis einzeln zuordnen?

Du kannst Nachweise einzelnen Kontakten zuweisen. Alternativ verknüpfst du einen Nachweistyp mit Kontaktsegmenten. Die Anforderung gilt dann für passende Kontakte dieser Segmente. Prüfe die Auswahl, wenn sich die Segmentbedingungen ändern.

Was passiert bei einer Erneuerung?

Nach Ablauf kannst du einen neuen Nachweis derselben Art für den Kontakt anlegen. Der alte Datensatz und sein Dokument bleiben erhalten. Das hält frühere und aktuelle Bestätigungen auseinander.

Prüft campai die Echtheit oder fachliche Eignung?

Die inhaltliche Prüfung und Entscheidung bleiben bei den dafür zuständigen Personen. campai unterstützt die Anforderung, Dokumentation, Bestätigung und Überwachung der eingerichteten Gültigkeit. Ein Status ersetzt diese Prüfung nicht.

Kann ich einstellen, wann ein Nachweis fällig wird?

Ja. Am Nachweistyp legst du Vorlaufzeiten für die entsprechenden Status fest. Sie beziehen sich auf das Gültigkeitsdatum. Wähle einen Vorlauf, der deiner Mitgliedergruppe genug Zeit gibt, eine neue Unterlage einzureichen.

Deine Nachweisanforderungen ordnen

Bring die benötigten Unterlagen, betroffenen Personengruppen und Prüfschritte zur Beratung mit. Wir bilden daraus einen nachvollziehbaren Ablauf.

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