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Mitgliedsanträge online erfassen und gemeinsam prüfen.

Ein neuer Mitgliedsantrag braucht mehr als ein ausgefülltes Formular. In campai prüfst du die eingereichten Angaben, beziehst zuständige Personen ein und entscheidest, wie der Antrag in Kontakt- und Beitragsdaten übernommen wird.

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Übersicht digitaler Mitgliedsanträge mit eingereichten Angaben, Prüferzuordnung und Bearbeitungsstatus

Frage die Angaben ab, die du für die Aufnahme brauchst.

Erstelle ein Antragsformular passend zu deinem Aufnahmeablauf. Lege fest, welche Kontaktangaben und weiteren Antworten du benötigst, und prüfe die öffentliche Ansicht vor der Weitergabe. Bestätigungsnachrichten und der Ablauf nach dem Absenden gehören zu den Formulareinstellungen.

Die Einreichungen erscheinen gesammelt in campai. Du kannst Angaben öffnen, kontrollieren und bei Bedarf bearbeiten. Dein Team arbeitet mit derselben Einreichung, statt mehrere Fassungen einer Bewerberliste abzugleichen.

Lass die passenden Personen auf den Antrag schauen.

Lege Standardprüfer fest oder verwende Prüfregeln, die auf den Antworten im Formular beruhen. Wählt eine Person beispielsweise eine bestimmte Abteilung, kann die Einreichung deren zuständige Prüfer erreichen. Passende Regeln haben Vorrang vor den Standardprüfern. Fehlt beides, werden berechtigte Eigentümer berücksichtigt.

Die zuständigen Benutzer können nach ihren Prüfungen filtern. Du kannst außerdem gezielt eine Prüfung anfragen und eine Notiz zum offenen Punkt ergänzen. Kläre damit etwa eine unvollständige Angabe, bevor du über die Aufnahme entscheidest.

Übernimm den Antrag mit den richtigen Verknüpfungen.

Bei der Annahme prüfst du, ob du einen neuen Kontakt benötigst oder einen bestehenden verwenden kannst. Auch die Zuordnung zum Zahler und passende Beiträge gehören zum Aufnahmeablauf. So beginnt die Mitgliedschaft mit den Verknüpfungen, die du anschließend für die Betreuung und Abrechnung brauchst.

Kontrolliere besonders Anträge von Personen, die bereits als Kontakt vorhanden sind. Eine gemeinsame Familienzuordnung und die Abrechnung haben jeweils eigene Entscheidungen. Nimm den Antrag erst an, wenn die Auswahl zu den eingereichten Angaben passt.

Einen Antrag von der Einreichung bis zur Aufnahme bearbeiten

Lege vor der Veröffentlichung fest, wer neue Anträge prüft und welche Angaben für die Annahme vollständig sein müssen.

  1. Formular vorbereiten

    Stelle die benötigten Felder und Antworten zusammen. Prüfe die öffentliche Darstellung sowie die Bestätigung nach dem Absenden. Verwende eine Probeeinreichung, um zu sehen, welche Daten später in der Verwaltung ankommen.

  2. Prüfregeln einrichten

    Wähle Standardprüfer und bei Bedarf Regeln anhand der Antworten. Kontrolliere, ob die ausgewählten Benutzer Zugriff auf die Einreichungen haben. Eine Regel zur Abteilung sollte auch bei einer anders ausgefüllten Antwort verständlich reagieren.

  3. Einreichung bearbeiten

    Öffne den Antrag, prüfe die Angaben und korrigiere bestätigte Fehler. Fordere bei Bedarf eine weitere Prüfung an. Halte die Entscheidung offen, solange eine Information fehlt, die für die Aufnahme benötigt wird.

  4. Annehmen oder ablehnen

    Prüfe bei der Annahme bestehenden Kontakt, Zahlerbeziehung und Beiträge. Übernimm den Antrag erst mit den richtigen Zuordnungen. Wenn die Aufnahme nicht erfolgen soll, lehne die Einreichung im vorgesehenen Ablauf ab.

Beispiel: Ein Antrag für eine bestimmte Abteilung

Eine Person beantragt eine Mitgliedschaft und wählt im Formular eine Abteilung. Deine Verwaltung prüft die Stammdaten; die zuständige Abteilungsleitung prüft den fachlichen Teil.

Angabe oder EntscheidungPassender ArbeitsschrittWarum du sie prüfst
Gewählte AbteilungPrüfregel anhand der FormularantwortDer Antrag erreicht die zuständigen Personen
Bereits vorhandener KontaktBestehenden Datensatz bei der Annahme prüfenDie Person erhält nicht unnötig einen zweiten Datensatz
ZahlerVorhandene oder neue Zuordnung auswählenDie spätere Rechnung geht an den richtigen Zahler
Beitrag und BeginnPassende Beiträge bei der Annahme prüfenDie Abrechnung beginnt mit der vorgesehenen Einrichtung

Formularantworten helfen bei der Bearbeitung. Ob eine Person aufgenommen wird, entscheidet der dafür vorgesehene Vereinsablauf.

Häufige Fragen

Wird aus jeder Einreichung sofort ein Mitglied?

Die Einreichung ist zunächst ein Antrag, den du in campai bearbeiten kannst. Im beschriebenen Prüfablauf kontrollierst du die Daten und nimmst den Antrag mit den passenden Zuordnungen an oder lehnst ihn ab.

Kann ich Anträge nach Abteilung an unterschiedliche Prüfer verteilen?

Ja, wenn die entsprechende Information als Formularantwort vorliegt. Prüfregeln werten die Antworten aus und wählen passende Prüfer. Ohne passende Regel verwendet campai die hinterlegten Standardprüfer beziehungsweise berechtigte Eigentümer.

Kann ich einen Tippfehler nach der Einreichung korrigieren?

Ja. Berechtigte Benutzer können Einreichungsdaten bearbeiten. Prüfe die Korrektur mit der betroffenen Person, wenn sich die richtige Angabe nicht eindeutig aus dem Antrag ergibt, bevor du den Antrag annimmst.

Was mache ich, wenn die Person bereits als Kontakt vorhanden ist?

Bei der Annahme kannst du einen passenden bestehenden Kontakt verwenden. Prüfe auch Zahler- und Gruppenzuordnungen. Ein ähnlicher Name allein genügt nicht, um zwei Datensätze derselben Person zuzuordnen.

Worin unterscheidet sich ein Mitgliedsantrag von einem Fragebogen?

Ein Antrag führt in den Aufnahmeablauf mit Prüfung und Übernahme in Kontakt- und gegebenenfalls Beitragsdaten. Ein Fragebogen sammelt allgemeine Antworten, etwa für Rückmeldungen oder Befragungen. Wähle den Ablauf nach der beabsichtigten Weiterverarbeitung.

Deinen Aufnahmeablauf in campai abbilden

Bring deinen bisherigen Antrag, die Beitragsauswahl und die Zuständigkeiten zur Beratung mit. Wir verfolgen eine Einreichung bis zur Aufnahme.

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