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Aufgaben planen und gemeinsam bis zum Abschluss begleiten.

Die Vorbereitung eines Events, eine Aufgabe im Team oder eine Rückfrage aus dem Posteingang: In campai hältst du Zuständigkeit, Termin und Arbeitsergebnis am selben Vorgang fest. Du entscheidest, welcher Ablauf und welche Prüfung dazu passen.

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Aufgabenplanung mit zugewiesenen Personen, Fälligkeiten und Bearbeitungsstatus

Gib unterschiedlichen Aufgaben den passenden Ablauf.

Bündele Aufgaben in Aufgabenthemen. Innerhalb eines Themas definierst du Aufgabentypen, eigene Felder und die verfügbaren Status. Lege erlaubte Statuswechsel fest, damit ein Vorgang die Schritte durchläuft, die dein Team tatsächlich benötigt.

Ein organisatorischer Auftrag kann dadurch anders aufgebaut sein als eine Aufgabe, deren Ergebnis geprüft werden muss. Ein verständlicher Themenname und wenige passende Status helfen den Beteiligten beim Einordnen. Richte den Ablauf nach der Arbeit aus, statt für jede Aufgabe dieselben zusätzlichen Felder zu verlangen.

Gib unterschiedlichen Aufgaben den passenden Ablauf.

Plane mit Zuständigkeiten, Terminen und Unteraufgaben.

Ordne Aufgaben den passenden Personen zu und setze Fälligkeiten. Größere Vorhaben teilst du in Unteraufgaben auf, damit die einzelnen Arbeitsschritte sichtbar bleiben. Kommentare und Anhänge halten Rückfragen und Unterlagen beim Vorgang.

In der Verwaltung kannst du die Aufgaben als Liste oder Board betrachten. Aufgaben können zu Projekten, Teams, Events oder Ressourcen gehören; auch eine Konversation kann der Ausgangspunkt sein. Nutze diesen Bezug, damit eine Aufgabe später zusammen mit ihrem Anlass wiedergefunden wird.

Prüfe Ergebnisse, bevor du den Vorgang abschließt.

Bei Aufgaben mit einer Prüfrunde wird das Ergebnis vor dem Abschluss beurteilt. Die prüfende Person kann annehmen oder mit einem Hinweis ablehnen. Eine abgelehnte Aufgabe wird wieder geöffnet, damit die zuständige Person nacharbeiten kann. Frühere Prüfrunden bleiben sichtbar.

Erfasse den Zeitaufwand, wenn du ihn für deine Arbeit benötigst. Damit bleiben Aufwand, Rückfragen und Ergebnis zusammen nachvollziehbar. Aufgaben in der Vereins-App unterstützen die Mitarbeit unterwegs; die Boardansicht und die Einrichtung der Abläufe liegen in der Verwaltung.

Prüfe Ergebnisse, bevor du den Vorgang abschließt.

Ein Vorhaben in bearbeitbare Aufgaben übersetzen

Wähle ein konkretes Vorhaben und beschreibe, woran die Beteiligten erkennen, dass ihre Arbeit abgeschlossen ist.

  1. Thema und Ablauf wählen

    Verwende ein vorhandenes Aufgabenthema oder richte eines mit passenden Typen und Status ein. Lege nur die Felder an, die für diesen Ablauf gebraucht werden. Entscheide, ob vor dem Abschluss eine Prüfung erforderlich ist.

  2. Arbeit aufteilen

    Lege die Aufgabe mit ihrem Bezug an, etwa zu einem Team oder Event. Weise die Zuständigkeit zu und ergänze eine Fälligkeit. Teile größere Arbeiten in Unteraufgaben mit einem nachvollziehbaren Ergebnis auf.

  3. Im Vorgang zusammenarbeiten

    Ergänze Unterlagen als Anhänge und kläre Fragen in den Kommentaren. Halte den Bearbeitungsstatus aktuell. Erfasse den Zeitaufwand, wenn er Teil deines Ablaufs ist, damit die nächste Person den Stand verstehen kann.

  4. Ergebnis abschließen

    Schließe die fertige Aufgabe ab oder reiche sie zur vorgesehenen Prüfung ein. Bei einer Ablehnung bearbeitest du den genannten Punkt und startest die nächste Prüfrunde. Die vorherige Rückmeldung bleibt am Vorgang erhalten.

Beispiel: Einen Veranstaltungstag vorbereiten

Du planst einen Veranstaltungstag und teilst die Vorbereitung in überprüfbare Arbeitsschritte auf. Eine Aufgabe mit Unteraufgaben hält das gemeinsame Vorhaben zusammen.

ArbeitsschrittErgebnis am VorgangPassende Verantwortung
Materialbedarf zusammenstellenListe als Anhang und offene Fragen als KommentarPerson aus der Veranstaltungsorganisation
Aufbau vorbereitenUnteraufgaben und FälligkeitenZuständige Personen im Team
Unterlagen abstimmenRückmeldung in einer PrüfrundeBenannte prüfende Person
Nacharbeiten abschließenAktualisiertes Ergebnis und abgeschlossene AufgabeZugewiesene Person

Die Planung beschreibt deine organisatorische Arbeit. Raum- und Materialbuchungen bearbeitest du im jeweiligen Buchungsablauf; eine Aufgabe reserviert keine Ressource.

Häufige Fragen

Kann ich eigene Status und Aufgabentypen verwenden?

Ja. Aufgabenthemen können eigene Typen, Felder und Abläufe enthalten. Du legst fest, welche Status für einen Typ verfügbar sind und welche Wechsel zulässig sind. So passt die Bearbeitung zu deinem tatsächlichen Arbeitsprozess.

Kann ich eine größere Aufgabe aufteilen?

Ja. Du kannst Unteraufgaben verwenden und Zuständigkeiten sowie Termine erfassen. Achte darauf, dass jeder Teil ein verständliches Ergebnis hat. Kommentare und Anhänge unterstützen die Abstimmung innerhalb des Vorgangs.

Was passiert, wenn eine Prüfung abgelehnt wird?

Die Aufgabe wird zur Nacharbeit wieder geöffnet. Die Rückmeldung und frühere Prüfrunden bleiben sichtbar. Nach der Anpassung kann die Aufgabe erneut in die Prüfung gehen, statt die vorherige Entscheidung zu überschreiben.

Sind Liste und Board auch in der Vereins-App verfügbar?

Die Verwaltung bietet Liste und Board. In der Vereins-App können berechtigte Personen Aufgaben bearbeiten und ihren Stand verfolgen; eine Boardansicht wird dort nicht angeboten. Die Einrichtung eigener Abläufe erfolgt in der Verwaltung.

Kann ich Aufgaben aus E-Mails erstellen?

Ja. Im Posteingang kannst du eine Aufgabe aus einer Konversation erstellen. Die Verbindung zum Gespräch bleibt erhalten. So lässt sich eine konkrete Arbeit verfolgen und die Antwort später im ursprünglichen Gespräch fortsetzen.

Deinen Aufgabenablauf gemeinsam einrichten

Bring ein typisches Vorhaben und die dazugehörigen Rollen mit. Wir besprechen Themen, Status, Unteraufgaben und den passenden Prüfschritt.

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