Zum Inhalt springen
campai
AT
Kostenlose BeratungKostenlos testen

Plane dein Vereinsbudget. Behalte die Ausgaben im Blick.

Lege fest, welche Einnahmen und Ausgaben du für dein Geschäftsjahr planst. In campai vergleichst du dein Budget mit den tatsächlichen Buchungen und dem Vorjahr. Die Budgetplanung steht dir in der vollständigen Buchhaltung zur Verfügung.

Kostenlos testenKostenlose Beratung
Budgetplanung mit Vorjahr, bearbeitbaren Planbeträgen, Ist, Abweichung und erreichtem Anteil je Konto
Budgetplanung mit Vorjahr, bearbeitbaren Planbeträgen, Ist, Abweichung und erreichtem Anteil je Konto

Beginne deinen Haushaltsplan mit passenden Zahlen

Lege unter Finanzen, Buchhaltung und Budgets einen Plan für dein Geschäftsjahr an. Du kannst mit einem leeren Plan starten, die Buchungen des Vorjahres auf ganze Beträge gerundet übernehmen oder das Budget des Vorjahres kopieren. Der Jahreszeitraum folgt dem eingestellten Geschäftsjahresbeginn. Pro Mandant und Geschäftsjahr gibt es ein Budget.

Trage Jahresbeträge für Einnahmen- und Ausgabenkonten ein. Änderungen werden mit Enter oder beim Verlassen des Feldes gespeichert. Blende bei Bedarf Spalten aus oder zeige mit „Alle Konten“ auch Konten ohne Plan und Buchungen an.

Verteile dein Budget auf Kostenstellen

Plane zum Beispiel die Einnahmen und Ausgaben deiner Abteilungen getrennt. Wähle eine Kostenstelle und hinterlege die Jahresbeträge auf den zugehörigen Konten. Auch die Sphären deines Kontenplans lassen sich wie Kostenstellen berücksichtigen.

Ein Konto planst du entweder als Ganzes oder aufgeteilt nach Kostenstellen. In der jeweils anderen Ansicht bleibt der Planbetrag gesperrt. So wird derselbe Betrag nicht zusätzlich auf beiden Ebenen eingeplant. Konten und Kostenstellen, die ein Budget verwendet, sind vor dem Löschen geschützt.

Budget einer Kostenstelle mit bearbeitbaren Planbeträgen und einem als ganzes Konto geplanten, gesperrten Betrag
Budget einer Kostenstelle mit bearbeitbaren Planbeträgen und einem als ganzes Konto geplanten, gesperrten Betrag

Vergleiche den Plan mit deinen Buchungen

Die Übersicht zeigt Einnahmen, Ausgaben, noch verfügbares Budget und Ergebnis. Darunter siehst du die Werte je Kostenstelle. In der Planung stehen Vorjahr, Plan, Ist, Abweichung und erreichter Anteil nebeneinander. Übersteigen gebuchte Ausgaben den geplanten Betrag, fällt das durch die rote Kennzeichnung auf.

Wähle einen Monat, um die bisherigen Buchungen und den entsprechenden Vorjahreszeitraum zu vergleichen. Der Plan bleibt dabei das volle Jahresbudget. „Noch verfügbar“ bezeichnet die geplanten Ausgaben abzüglich der gebuchten Ausgaben, nicht deinen Kontostand.

Budgetübersicht mit Einnahmen, Ausgaben, noch verfügbarem Budget, Ergebnis und Vergleich nach Kostenstellen
Budgetübersicht mit Einnahmen, Ausgaben, noch verfügbarem Budget, Ergebnis und Vergleich nach Kostenstellen

Halte den beschlossenen Plan fest

Nach dem Beschluss deines Vereins kannst du das Budget freigeben. Der Status wechselt auf „Freigegeben“ und die Planbeträge sind gesperrt. Die Budgetliste und die Berichte zeigen das Freigabedatum.

Mit „Wieder öffnen“ wird der Plan erneut zum Entwurf und lässt sich bearbeiten. Löschen kannst du nur Entwürfe. Die Freigabe in campai dokumentiert den Stand des Plans; den Beschluss fasst dein Verein nach seinen eigenen Regeln.

Freigegebenes Budget mit gesperrten Planbeträgen, Sperrhinweis und Aktion Wieder öffnen
Freigegebenes Budget mit gesperrten Planbeträgen, Sperrhinweis und Aktion Wieder öffnen

Nimm den Budgetvergleich mit in die nächste Sitzung

Exportiere den Vergleich als PDF, Excel oder CSV. Die Auswertung nach Kostenstellen bündelt Einnahmen, Ausgaben und verbleibendes Budget. Nach Konten siehst du die einzelnen Planbeträge, Buchungswerte und das Vorjahr.

Exportierst du mehrere passende Budgets ohne Beschränkung auf einen Mandanten, beginnt der Bericht mit einer gemeinsamen Zusammenfassung. Danach folgt eine Tabelle je Mandant. So kannst du sowohl den Gesamtstand besprechen als auch einzelne Bereiche nachprüfen.

Budgetbericht nach Kostenstellen mit Plan- und Istwerten sowie Auswahl von PDF, Excel und CSV
Budgetbericht nach Kostenstellen mit Plan- und Istwerten sowie Auswahl von PDF, Excel und CSV

Dein Jahresbudget in vier Schritten

Nutze die bestehende Buchhaltung als Grundlage für deinen Plan und die laufenden Vergleiche.

  1. Budget anlegen

    Wähle Mandant und Geschäftsjahr. Starte leer oder übernimm Vorjahresbuchungen beziehungsweise den Vorjahresplan.

  2. Beträge planen

    Trage Einnahmen und Ausgaben als Jahresbeträge ein. Entscheide je Konto, ob du insgesamt oder nach Kostenstellen planst.

  3. Buchungen vergleichen

    Prüfe Plan und Ist sowie Abweichungen je Konto oder Kostenstelle. Begrenze die Buchungen bei Bedarf bis zum gewählten Monat.

  4. Freigeben und exportieren

    Gib den beschlossenen Plan frei. Teile die gewünschte Auswertung als PDF, Excel oder CSV mit den zuständigen Personen.

Die Raumkosten liegen über dem Plan

Ein Blick auf einzelne Ausgabenkonten zeigt, wo du nachfragen solltest.

AusgabeJahresplanIst bis OktoberAbweichung
Raumkosten72.000 €75.800 €+3.800 € über dem Plan
Übungsleitung100.000 €96.000 €−4.000 € unter dem Plan
Vereinsausstattung18.000 €16.200 €−1.800 € unter dem Plan

Die Abweichung ist Ist minus Plan. Bei den Raumkosten sind gerundet 105 % erreicht. Die übrigen Beträge sind noch nicht ausgeschöpft; ob sie bis Jahresende ausreichen, beurteilst du anhand deiner anstehenden Ausgaben.

Häufige Fragen

Was brauche ich für die Budgetplanung?

Die vollständige Buchhaltung muss für deine Organisation aktiviert sein. Neue Organisationen starten ohne diese Einstellung. Eigentümer haben Zugriff; andere Benutzer benötigen die Berechtigung „Budgets“. Du arbeitest in der Verwaltung, auch am Smartphone.

Kann ich monatliche Budgets planen?

Die Planbeträge gelten für das ganze Geschäftsjahr. Mit der Monatsauswahl begrenzt du die Buchungswerte im Vergleich, einschließlich des entsprechenden Vorjahreszeitraums. Der Jahresplan wird dadurch nicht auf einzelne Monate verteilt.

Berechnet campai eine Prognose für das Jahresende?

Der Budgetvergleich stellt deinen Plan den vorhandenen Buchungen gegenüber. Eine automatische Hochrechnung künftiger Einnahmen oder Ausgaben gehört nicht dazu.

Kann ich mehrere Budgetversionen für ein Jahr anlegen?

Pro Mandant und Geschäftsjahr gibt es ein Budget. Du kannst einen freigegebenen Plan wieder öffnen und bearbeiten. Parallele Planversionen oder Szenarien werden damit nicht angelegt.

Welche Konten kann ich einplanen?

Du planst Einnahmen- und Ausgabenkonten, entweder insgesamt oder nach Kostenstellen. Bilanzkonten gehören nicht zur Budgetplanung. Die Werte aus der Planung und der Buchhaltung stehen für den Vergleich nebeneinander.

Löst eine Überschreitung eine Nachricht aus?

Ausgaben über einem positiven Planbetrag werden im Vergleich rot dargestellt. Eine automatische Warnnachricht ist damit nicht verbunden. Prüfe den Budgetstand regelmäßig mit den für die Ausgaben zuständigen Personen.

Plane das nächste Vereinsjahr in campai

Bring deinen bisherigen Haushaltsplan und die gewünschte Aufteilung mit. Wir zeigen dir die Budgetplanung in der vollständigen Buchhaltung.

Kostenlos testenKostenlose Beratung
Selbst ausprobieren. Persönliche Unterstützung, wenn du sie brauchst.