Vorstandssitzung im Verein: Einladung, Ablauf, Protokoll & Muster

Damit das Vereinsleben reibungslos funktioniert, müssen wichtige Themen regelmäßig besprochen und Beschlüsse gefasst werden. Der Vorstand, der den Verein nach § 26 BGB gesetzlich vertritt, lädt deshalb in festgelegten Abständen zu einer Vorstandssitzung ein. In diesem Artikel erfährst du, wie eine Vorstandssitzung im Verein abläuft, wie die Einladung fristgerecht erfolgt, welche Anforderungen bei der Einberufung zu beachten sind und wie das Protokoll erstellt wird. Außerdem erhältst du eine praktische Checkliste sowie Muster für Einladung, Tagesordnung und Protokoll, mit der du jede Vorstandssitzung effizient vorbereiten kannst, auch in virtueller Form. (§ 26 BGB: Vorstand und Vertretung)

Das Wichtigste in Kürze

• Eine Vorstandssitzung ist das offizielle Treffen des Vereinsvorstands. Dort berät und beschließt der Vorstand über das Tagesgeschäft des Vereins.

• Die Einladung zur Vorstandssitzung richtet sich nach Form und Frist der Vereinssatzung. Jeder Beschlussgegenstand muss vorher auf der Tagesordnung stehen, sonst ist der Beschluss unwirksam. (§ 58 BGB: Sollinhalt der Vereinssatzung; § 32 BGB: Mitgliederversammlung; Beschlussfassung)

• Stimmberechtigt sind nur die Vorstandsmitglieder. Gäste dürfen beratend teilnehmen, die Sitzung ist grundsätzlich aber nicht öffentlich.

• Eine virtuelle oder hybride Vorstandssitzung ist seit 2023 gesetzlich geregelt. Beschlüsse per E-Mail im Umlaufverfahren sind möglich, wenn alle Vorstandsmitglieder in Textform zustimmen.

• Ein Vorstandsbeschluss ist wirksam bei ordnungsgemäßer Einladung, Beschlussfähigkeit und Mehrheit der abgegebenen Stimmen. Enthaltungen zählen nicht mit.

Was ist eine Vorstandssitzung?

Eine Vorstandssitzung ist die offizielle Zusammenkunft des Vorstands eines Vereins, um Angelegenheiten zu beraten, Beschlüsse zu fassen und die strategische Ausrichtung des Vereins zu steuern. Sie dient sowohl der Klärung organisatorischer Fragen, wie etwa der Genehmigung von Ausgaben, der Planung von Vereinsveranstaltungen oder der Lösung interner Konflikte, als auch der Erfüllung gesetzlicher und satzungsgemäßer Pflichten.

Die Einladung zur Vorstandssitzung muss fristgerecht und in Übereinstimmung mit den Bestimmungen der Vereinssatzung erfolgen. Neben den gewählten Vorstandsmitgliedern sollten auch weitere Funktionsträger wie der Kassenwart oder Beisitzer einbezogen werden, sofern dies in der Satzung vorgesehen ist. Vorstandssitzungen können in Präsenz, hybrid oder als virtuelle Vorstandssitzung abgehalten werden, solange die Teilnahme aller stimmberechtigten Vorstandsmitglieder gewährleistet ist.

Wichtig ist die klare Abgrenzung zur Mitgliederversammlung, die alle Vereinsmitglieder umfasst. Der Unterschied in einem Satz: In der Vorstandssitzung (umgangssprachlich auch Vereinssitzung oder Vorstandschaftssitzung) entscheidet der Vorstand über das Tagesgeschäft, die Mitgliederversammlung entscheidet über Grundsatzfragen wie Satzungsänderungen, Beiträge oder die Wahl des Vorstands.

Wer darf an einer Vorstandssitzung teilnehmen?

Das Bürgerliche Gesetzbuch (BGB) verpflichtet Vereine dazu, mindestens eine Person als Vorstand zu ernennen. Es macht in der Praxis allerdings Sinn, mehrere Personen als Vereinsvorstand einzusetzen. Häufig gibt es einen ersten Vorsitzenden, einen zweiten bzw. stellvertretenden Vorsitzenden sowie einen Kassenwart. Diese Personen führen die Geschäfte des Vereins und vertreten ihn nach außen.

Ein erweiterter Vorstand kann um verschiedene Aufgabenbereiche ergänzt werden. So können beispielsweise Schriftführer, Beisitzer, Jugendwarte usw. ernannt werden. Wichtig ist nur, dass alle Vorstandsmitglieder in die Vorstandssitzung eingeladen werden.

Weitere Personen wie die Geschäftsführung, Abteilungsleitungen oder externe Fachleute, zum Beispiel aus der Steuerberatung, kannst du zu einzelnen Tagesordnungspunkten als Gast beratend hinzuziehen. Sie haben aber kein Stimmrecht. Einfache Vereinsmitglieder haben keinen Anspruch darauf, an den Sitzungen teilzunehmen, es sei denn, die Satzung sieht das ausdrücklich vor.

Einladung zur Vorstandssitzung: Form und Frist

Eine rechtssichere Einladung zur Vorstandssitzung richtet sich immer nach den Bestimmungen der Vereinssatzung. Diese legt fest, in welcher Form (schriftlich, per E-Mail, über Vereinssoftware) und innerhalb welcher Frist die Einladung versendet werden muss. Häufig beträgt diese Frist zwischen sieben und vierzehn Tagen, kann aber je nach Verein variieren. Wird die Frist nicht eingehalten, kann dies zur Anfechtbarkeit der gefassten Beschlüsse führen. Regelt die Satzung nichts, schreibt das Gesetz keine feste Frist vor. Die Frist muss dann angemessen sein, sodass sich alle Vorstandsmitglieder auf die Sitzung einstellen können. (§ 58 BGB: Sollinhalt der Vereinssatzung; § 32 BGB: Mitgliederversammlung; Beschlussfassung)

Bezeichne die Beschlussgegenstände in der Einladung. Für einen mehrköpfigen Vorstand gelten nach § 28 BGB die Regeln des § 32 BGB, soweit die Satzung nicht nach § 40 BGB abweicht. Prüfe daher zuerst die Satzung; die fehlende Ankündigung kann die Wirksamkeit eines Beschlusses betreffen. Das letzte Protokoll kannst du zur Vorbereitung beifügen. (§ 28 BGB: Beschlussfassung des Vorstands; § 32 BGB: Mitgliederversammlung; Beschlussfassung; § 40 BGB: Nachgiebige Vorschriften)

Muster: Einladung zur Vorstandssitzung mit Tagesordnung

Mit diesem Muster für die Einladung zur Vorstandssitzung im Verein bist du auf der sicheren Seite. Passe Frist und Form an deine Satzung an: (§ 58 BGB: Sollinhalt der Vereinssatzung; § 32 BGB: Mitgliederversammlung; Beschlussfassung)

Betreff: Einladung zur Vorstandssitzung am [Datum]

Liebe Vorstandsmitglieder, 

hiermit lade ich euch zur nächsten Sitzung des [Name des Vereins] ein.

Datum: [TT.MM.JJJJ],

Beginn: [Uhrzeit],

Ort: [Adresse oder Link zur Videokonferenz und Hinweis, wie online abgestimmt wird].

Vorläufige Tagesordnung:

• TOP 1: Begrüßung, Feststellung der ordnungsgemäßen Einladung und der Beschlussfähigkeit

• TOP 2: Genehmigung der Tagesordnung

• TOP 3: Genehmigung des Protokolls der letzten Sitzung

• TOP 4: Berichte aus den Ressorts (Vorsitz, Kasse, Jugend, Sport)

• TOP 5: Beschlussfassung über [konkreter Gegenstand, z. B. Anschaffung neuer Trikots bis 1.500 Euro]

• TOP 6: Planung [z. B. Sommerfest]

• TOP 7: Verschiedenes

• TOP 8: Termin der nächsten Sitzung

Ergänzungen zur Tagesordnung bitte bis [Datum] an mich. Das Protokoll der letzten Sitzung findest du im Anhang. 

Viele Grüße, 

[Name], [Funktion]

Tipp: Unter „Verschiedenes“ solltest du keine Beschlüsse fassen, weil der Gegenstand vorher nicht angekündigt war. Plane Abstimmungen immer als eigenen TOP ein.

Vorstandssitzung einberufen

Eine Vorstandssitzung einberufen bedeutet, den Vorstand offiziell zu einer Sitzung einzuladen, um wichtige Vereinsangelegenheiten zu besprechen und Beschlüsse zu fassen.

Das Einberufen einer Vorstandssitzung erfolgt in der Regel durch den oder die Vorsitzende, kann aber abhängig von der Vereinssatzung, auch von anderen Vorstandsmitgliedern initiiert werden. Die Vereinssatzung regelt genau, wer eine Sitzung einberufen darf, in welcher Form dies geschehen muss und welche Fristen einzuhalten sind. (§ 58 BGB: Sollinhalt der Vereinssatzung; § 32 BGB: Mitgliederversammlung; Beschlussfassung)

Der Ablauf der Einberufung umfasst gewöhnlicherweise folgende Schritte: 

• Festlegung des Termins, 

• Auswahl des Sitzungsortes (oder der digitalen Plattform bei virtuellen Sitzungen), 

• Erstellung der Tagesordnungspunkte (TOP) sowie Beifügung relevanter Unterlagen wie das Protokoll der letzten Vorstandssitzung. 

Eine ordnungsgemäße Einberufung ist wichtig, um sicherzustellen, dass die gefassten Beschlüsse rechtlich wirksam sind. Werden formale Vorgaben wie die Einladungsfrist oder die vorgeschriebene Form nicht eingehalten, kann dies zu einer Anfechtung der Beschlüsse führen. Deshalb empfiehlt es sich, die Einberufung der Vorstandssitzung sorgfältig zu dokumentieren.

Viele Vereine legen dafür eine Geschäftsordnung für den Vorstand fest. Sie regelt Details wie Ladungsfrist, Sitzungsrhythmus oder Protokollführung. Abweichungen von den gesetzlichen Regeln zur Beschlussfassung müssen allerdings in der Satzung stehen, die Geschäftsordnung allein reicht dafür nicht.

Virtuelle und hybride Vorstandssitzung

Eine virtuelle Vorstandssitzung bietet Vereinen die Möglichkeit, Sitzungen ortsunabhängig und flexibel durchzuführen. Sie erfolgt in der Regel per Videokonferenz über Plattformen wie Zoom, Microsoft Teams oder ähnliche Tools. Eine hybride Sitzung kann schon in der Einladung vorgesehen werden. Für rein virtuelle Sitzungen braucht es einen vorherigen Beschluss des Vorstands oder eine Regelung in der Satzung. Schließt die Satzung Online-Sitzungen aus, ist vorher eine Satzungsänderung nötig.

Der Ablauf einer virtuellen Vorstandssitzung unterscheidet sich inhaltlich kaum von einer Präsenzsitzung: Die Einladung muss fristgerecht erfolgen, die Tagesordnungspunkte (TOP) werden vorab verschickt und während der Sitzung besprochen, und alle Beschlüsse werden im Protokoll der Vorstandssitzung festgehalten. Zusätzlich muss die Einladung angeben, wie die Vorstandsmitglieder ihre Rechte online ausüben, also zum Beispiel den Zugangslink und die Art der Abstimmung. Wichtig ist, dass die technische Durchführung zuverlässig funktioniert und die Identität der Teilnehmenden gesichert ist, um die Beschlussfähigkeit zu gewährleisten.

Wichtig: Virtuelle Vorstandssitzungen sparen Zeit und Reisekosten, ermöglichen eine höhere Flexibilität und sind besonders bei überregionalen Vorständen oder in Ausnahmesituationen wie Pandemien sinnvoll. Dennoch sollten Vereine klare Regeln für den Ablauf und die Dokumentation festlegen, um die Rechtssicherheit und Transparenz zu wahren.

Ablauf der Vorstandssitzung

Eine Vorstandssitzung folgt meist einem festen Schema, das sich an der Vereinssatzung orientiert:

Zunächst verschickt der Vorstand die Einladung in der vorgeschriebenen Form und innerhalb der dort festgelegten Frist. Zu Beginn der Sitzung werden dann die Rollen verteilt. In der Regel leitet oder moderiert der Vorsitzende die Sitzung. Die Schriftführung protokolliert alle Ergebnisse, während eine weitere Person die Zeit im Blick behält, um Diskussionen effizient zu gestalten. Bei einem Vorstand mit mehreren Mitgliedern sind die gesetzlichen Vorschriften aus § 28, § 32 und § 34 BGB zu beachten; besteht der Vorstand nur aus einer Person, entfallen diese Regelungen. (§ 58 BGB: Sollinhalt der Vereinssatzung)

So läuft die Sitzung in der Praxis Schritt für Schritt ab:

• Eröffnung und Begrüßung durch die Sitzungsleitung

• Feststellung der ordnungsgemäßen Einladung und der Beschlussfähigkeit,

• Anwesende im Protokoll notieren

• Genehmigung der Tagesordnung und des letzten Protokolls

• Abarbeiten der TOP: Bericht, Diskussion, Abstimmung, Ergebnis festhalten

• Aufgaben mit Verantwortlichen und Fristen verteilen

• Termin der nächsten Sitzung festlegen und Sitzung schließen

Im Hauptteil der Vorstandssitzung werden die Tagesordnungspunkte nacheinander besprochen. Es ist sinnvoll, jedem Punkt einen Verantwortlichen zuzuordnen, um die Umsetzung zu sichern. Anschließend werden alle Ergebnisse und Beschlüsse im Protokoll festgehalten. Wichtige Entscheidungen sollten zusätzlich gesondert dokumentiert werden, um sie den Vereinsmitgliedern und Ehrenamtlichen nachvollziehbar darzulegen. Dabei ist zu beachten, dass vertrauliche Informationen nicht veröffentlicht werden.

Vorstandsbeschluss: Wann ist er wirksam?

Ein Vorstandsbeschluss ist wirksam, wenn drei Voraussetzungen erfüllt sind. Bei einem mehrköpfigen Vorstand gelten dafür nach § 28 BGB die Regeln der Mitgliederversammlung, soweit die Satzung nichts anderes bestimmt:

• Ordnungsgemäße Einladung: Alle Vorstandsmitglieder wurden eingeladen und der Beschlussgegenstand stand auf der Tagesordnung.

• Beschlussfähigkeit: Es sind so viele Vorstandsmitglieder anwesend, wie die Satzung verlangt.

• Richtige Mehrheit: Es entscheidet die Mehrheit der abgegebenen Stimmen, nicht befangene Mitglieder stimmen nicht mit ab.

Protokoll der Vorstandssitzung

Das Protokoll der Vorstandssitzung ist das offizielle Dokument, in dem alle Tagesordnungspunkte, Diskussionen, Beschlüsse und Ergebnisse einer Sitzung festgehalten werden. Es dient als verbindliche Grundlage für die Nachverfolgung von Aufgaben und die transparente Information der Vereinsmitglieder.

Ein vollständiges Protokoll der Vorstandssitzung enthält neben den behandelten Tagesordnungspunkten auch die wesentlichen Diskussionen, gefassten Beschlüsse sowie deren Verantwortliche und Fristen. Für die Protokollierung sollte eine Person bestimmt werden, die sorgfältig arbeitet und den Ablauf genau dokumentiert. Vor Beginn jeder Sitzung empfiehlt es sich, das Protokoll der vorherigen Vorstandssitzung durchzugehen. So lässt sich prüfen, welche Aufgaben seitdem erfüllt wurden und welche offenen Punkte erneut auf die Tagesordnung gesetzt werden müssen.

Am effizientesten wird das Protokoll direkt digital, beispielsweise auf einem Laptop, mitgeschrieben. Dadurch können Beschlüsse sofort erfasst, Änderungen unkompliziert eingearbeitet und das fertige Dokument direkt nach der Sitzung per E-Mail an alle Vorstandsmitglieder verschickt werden. Das erhöht Transparenz und Nachvollziehbarkeit.

Was gehört ins Protokoll einer Vorstandssitzung?

Ins Protokoll gehören alle Angaben, mit denen du später beweisen kannst, dass ein Beschluss wirksam zustande gekommen ist:

• Name des Vereins, Art der Sitzung, Datum, Ort oder Plattform, Beginn und Ende

• Sitzungsleitung und Protokollführung

• Anwesende, entschuldigte und fehlende Vorstandsmitglieder sowie Gäste, am besten über eine Anwesenheitsliste

• Feststellung der ordnungsgemäßen Einladung und der Beschlussfähigkeit

• Tagesordnung mit allen TOP

• Beschlüsse im genauen Wortlaut mit Abstimmungsergebnis (Ja, Nein, Enthaltungen)

• Aufgaben mit Verantwortlichen und Fristen

• Unterschriften von Sitzungsleitung und Protokollführung

Diskussionen musst du nicht wörtlich mitschreiben. Ein Ergebnisprotokoll mit den wichtigsten Argumenten reicht in den meisten Vereinen völlig aus.

Muster: Vorlage für das Protokoll der Vorstandssitzung

Diese Vorlage für das Protokoll der Vorstandssitzung im Verein kannst du direkt übernehmen:

Protokoll der Vorstandssitzung des [Name des Vereins] am [Datum], [Ort/Videokonferenz], 

Beginn: [Uhrzeit], Ende: [Uhrzeit]

Sitzungsleitung: [Name] |

Protokoll: [Name] | 

Anwesend: [Namen] | 

Entschuldigt: [Namen] | 

Gäste ohne Stimmrecht: [Namen]

TOP 1: Die Sitzungsleitung stellt fest, dass fristgerecht eingeladen wurde und der Vorstand mit [Anzahl] von [Anzahl] Mitgliedern beschlussfähig ist.

TOP 2: Die Tagesordnung wird ohne Änderungen genehmigt.

TOP 3: Das Protokoll vom [Datum] wird genehmigt.

TOP 4: Beschluss: „Der Vorstand beschließt, [Gegenstand].“ Abstimmung: [x] Ja, [x] Nein, [x] Enthaltungen. Der Beschluss ist angenommen. Verantwortlich: [Name], bis: [Datum].

TOP 5: Verschiedenes: [Stichpunkte, keine Beschlüsse]

Nächste Sitzung: [Datum]. 

Unterschrift Sitzungsleitung: ________ Unterschrift Protokoll: ________

Die 6 häufigsten Fehler bei Vorstandssitzungen

Das Gesetz hat einige Regelungen bezüglich des Vorstands und der Vorstandssitzung aufgestellt. Allerdings hat auch die Satzung eine große Aussagekraft. Dennoch kommt es immer wieder zu Problemen bei der Organisation und Planung von Vorstandssitzungen. Das sind die 6 häufigsten Fehler und so umgehst du sie:

1. Die Satzung enthält keine Regelungen

Zwar laufen Vorstandssitzungen wie Mitgliederversammlungen, allerdings hat der Gesetzgeber in § 40 BGB die Möglichkeit geschaffen, dass von vielen Regeln abgewichen werden kann, falls die Satzung dies bestimmt. Daher sollte auf die Satzung besonders großen Wert gelegt werden. Sinnvoll sind Regeln zu Einladungsfrist, Beschlussfähigkeit, Online-Sitzungen und Beschlüssen per E-Mail.

2. Es gibt keine Alternative zur Präsenzsitzung

In der Satzung können alternative Regelungen zur Beschlussfassung im Vorstand außerhalb einer Vorstandssitzung festgelegt werden. So sind je nach Regelung beispielsweise das schriftliche Umlaufverfahren per E-Mail oder Telefon- und Videokonferenzen möglich. Auch ohne Satzungsregel ist ein Umlaufverfahren nach § 32 Abs. 3 BGB zulässig. Dann müssen aber alle Vorstandsmitglieder dem Beschluss in Textform zustimmen, eine E-Mail genügt. Schweigt ein Mitglied, kommt kein Beschluss zustande. Erlaubt die Satzung Mehrheitsbeschlüsse im Umlaufverfahren, wird es deutlich einfacher.

3. Es gibt keine klaren Regeln zur Einberufung der Vorstandssitzung

Ein Vorstandsbeschluss kann nur dann wirksam sein, wenn zur Vorstandssitzung alle Mitglieder des Vorstands ordnungsgemäß eingeladen wurden und der Beschlussgegenstand in der Tagesordnung angekündigt wurde. Wenn gegen diese Grundsätze verstoßen wird, kann der Beschluss unwirksam sein. Ein typisches Beispiel: Die Kassenwartin ist im Urlaub und wird deshalb gar nicht erst eingeladen. Alle Beschlüsse dieser Sitzung sind dann angreifbar.

4. Der Vorstand ist nicht beschlussfähig

Die Beschlussfähigkeit des Vorstands ist essenziell für die Vorstandssitzung. Daher sollte die Satzung die Voraussetzungen klar regeln. Das BGB legt für den Vorstand keine Mindestanzahl an Anwesenden fest. Viele Satzungen verlangen deshalb ein Quorum, zum Beispiel die Anwesenheit von mehr als der Hälfte der Vorstandsmitglieder. Prüfe die Beschlussfähigkeit immer zu Beginn der Sitzung und halte sie im Protokoll fest.

5. Die Abstimmungsmehrheit wird nicht beachtet

Bei einer Abstimmung in der Vorstandssitzung gilt das Mehrheitsprinzip. Jedes Vorstandsmitglied hat eine Stimme. Stimmengleichheit bedeutet Ablehnung. Alternativ kann die Satzung etwas anderes regeln. Entscheidend ist nach § 32 Abs. 1 BGB die Mehrheit der abgegebenen Stimmen, Enthaltungen zählen nicht mit. Beispiel: Von fünf Vorstandsmitgliedern stimmen zwei mit Ja, eines mit Nein und zwei enthalten sich. Der Antrag ist angenommen. (§ 32 BGB: Mitgliederversammlung; Beschlussfassung)

6. Vorstandsmitglieder sind vom Stimmrecht ausgeschlossen

Wenn der Beschluss ein Rechtsgeschäft mit einem Vorstandsmitglied oder einen Rechtsstreit zwischen ihm und dem Verein betrifft, greift § 34 BGB: Das Mitglied ist vom Stimmrecht ausgeschlossen. Beispiel: Der Vorstand beschließt, den Malerbetrieb eines Vorstandsmitglieds mit der Renovierung des Vereinsheims zu beauftragen. Stimmt das betroffene Mitglied trotzdem mit ab und gibt seine Stimme den Ausschlag, ist der Beschluss unwirksam.

Checkliste für Vorstandssitzungen

• Vorstandsmitglieder rechtzeitig abfragen (z. B. per E-Mail): Welche Tagesordnungspunkte sollten in der nächsten Sitzung behandelt werden?

• Räumlichkeiten für die Sitzung organisieren und reservieren bzw. Videokonferenzraum bei virtuellen Sitzungen bereitstellen und Zugangsdaten verschicken

• Einladung versenden: Datum, Uhrzeit, Ort und Tagesordnung (Form und Fristen der Einladung gemäß Vereinssatzung oder Geschäftsordnung berücksichtigen) (§ 58 BGB: Sollinhalt der Vereinssatzung; § 32 BGB: Mitgliederversammlung; Beschlussfassung)

• Moderation für die Sitzung festlegen

• Protokollführung organisieren

• Beschlussfähigkeit gemäß Satzung oder Geschäftsordnung prüfen

• Beginn der Sitzung: Abfragen, ob weitere TOP erforderlich sind oder einige TOP inzwischen hinfällig sind

• Dauer der Sitzung sowie Pausenzeiten festsetzen

• Nachfrage, ob Anwesende die Sitzung früher verlassen müssen und ggf. Umstellen der Tagesordnungspunkte

• Diskussionsregeln festlegen: Smartphones ausschalten, Redezeitbegrenzungen einhalten usw.

• Weiterhin offene Punkte im aktuellen Protokoll festhalten

• Nach der Sitzung: Protokoll zeitnah an alle Vorstandsmitglieder verschicken und Aufgaben nachhalten

• Vor oder nach der Vorstandssitzung: Informeller Austausch der Mitglieder

Vorstandssitzungen mit der Vereinssoftware campai organisieren

Einladungen per Hand verschicken, Protokolle in fünf verschiedenen Ordnern und veraltete E-Mail-Adressen: Das kostet jeden Vorstand unnötig Zeit. Mit der Vereinssoftware campai legst du deinen Vorstand als eigene Gruppe an und hast alle Kontaktdaten immer aktuell an einem Ort. Einladungen samt Tagesordnung verschickst du DSGVO-konform per E-Mail oder über die Mitglieder-App, mit wenigen Klicks und fristgerecht.

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Fazit

Die Vorstandssitzung ist ein wichtiger Termin für Vereine. Es werden wichtige Angelegenheiten besprochen, die in der Regel das gesamte Vereinsleben betreffen. Damit Beschlüsse wirksam sind, kommt es auf drei Dinge an: eine ordnungsgemäße Einladung mit Tagesordnung, die Beschlussfähigkeit und die richtige Mehrheit. Mit der Checkliste und den Mustern für Einladung und Protokoll sind Vorstandsmitglieder optimal darauf vorbereitet und können problemlos ihren Aufgaben als gesetzliche Vertreter des Vereins nachkommen. Mehr zu den Pflichten des Vorstands findest du im Artikel Vorstand im Verein: Rechte und Pflichten.

FAQ zur Vorstandssitzung im Verein

Wie oft findet eine Vorstandssitzung statt?

Das Gesetz schreibt keinen festen Rhythmus vor, maßgeblich sind Satzung oder Geschäftsordnung. In der Praxis treffen sich die meisten Vorstände monatlich oder einmal im Quartal. Ein fester wiederkehrender Termin erspart dir die ständige Terminsuche.

Ist eine Vorstandssitzung im Verein öffentlich?

Nein. Sie ist grundsätzlich nicht öffentlich. Teilnehmen dürfen nur die Vorstandsmitglieder und Gäste, die der Vorstand einlädt. Vereinsmitglieder haben nur dann ein Teilnahmerecht, wenn die Satzung das vorsieht.

Muss eine Vorstandssitzung protokolliert werden?

Eine ausdrückliche gesetzliche Protokollpflicht für Vorstandssitzungen gibt es nicht, oft verlangt sie aber die Satzung. Ein Protokoll solltest du trotzdem immer führen. Denn nur so kannst du später nachweisen, dass Beschlüsse wirksam gefasst wurden.

Was ist der Unterschied zwischen Vorstandssitzung und Mitgliederversammlung?

In der Vorstandssitzung berät und entscheidet nur der Vorstand über die laufenden Geschäfte. Die Mitgliederversammlung ist das oberste Organ des Vereins und entscheidet zum Beispiel über Satzungsänderungen, Beiträge und die Vorstandswahl.

Kann der Vorstand Beschlüsse per E-Mail fassen?

Ja. Nach § 32 Abs. 3 BGB ist ein Beschluss ohne Sitzung gültig, wenn alle Vorstandsmitglieder in Textform zustimmen, also zum Beispiel per E-Mail. Sieht die Satzung ein Umlaufverfahren mit Mehrheit vor, genügt die dort festgelegte Mehrheit.