Vereinsfest anmelden: Genehmigungen, Auflagen, Haftung und Versicherung

Eine einzige „Festgenehmigung“ gibt es nicht. Ob du für dein Vereinsfest etwas beantragen oder anzeigen musst, hängt davon ab, was auf dem Fest passiert. Wer auf einem öffentlichen Fest Alkohol ausschenkt, braucht je nach Bundesland eine Gestattung nach § 12 Gaststättengesetz oder muss den Ausschank anzeigen. Für Straßen und Plätze brauchst du eine Sondernutzungserlaubnis, Musik meldest du bei der GEMA an, Festzelte und Bühnen fallen unter das Baurecht und eine Tombola unter das Glücksspielrecht. Erste Anlaufstelle ist fast immer das Ordnungsamt deiner Gemeinde. Dazu kommen Pflichten ohne Antrag: Jugendschutz, Verkehrssicherung und Versicherung.

Wann ein Vereinsfest eine Genehmigung braucht

Ein bundesweites Gesetz, das jede Vereinsfeier genehmigungspflichtig macht, gibt es nicht. Die Pflichten ergeben sich aus einzelnen Vorschriften, viele davon Landesrecht. Zuständigkeiten, Formulare und Fristen unterscheiden sich deshalb je nach Bundesland und Gemeinde.

Öffentlich oder geschlossen?

Für viele Regeln kommt es darauf an, ob dein Fest öffentlich ist, also grundsätzlich jeder kommen kann, etwa nach einer Ankündigung in der Zeitung. Eine geschlossene Feier richtet sich an einen abgegrenzten, persönlich eingeladenen Kreis. Für Musik gilt die Definition des Urheberrechts: Öffentlich ist eine Wiedergabe, die für eine Mehrzahl von Personen bestimmt ist, die nicht durch persönliche Beziehungen miteinander verbunden sind (§ 15 Abs. 3 UrhG). Bringen Mitglieder Freunde und Nachbarn mit, gehst du besser von einem öffentlichen Fest aus.

Überblick: Welche Genehmigung brauchst du wofür?

Vorhaben	Rechtsgrundlage	Zuständig	Was du tun musst
Alkohol an Gäste ausschenken	Gaststättengesetz des Bundes (§ 12 GastG) oder Gaststättengesetz des Landes	Ordnungs- oder Gewerbeamt der Gemeinde	Gestattung beantragen oder Ausschank anzeigen
Straße, Platz oder Gehweg nutzen	Straßengesetz des Landes, bei Umzügen und Läufen § 29 Abs. 2 StVO	Gemeinde, Straßenverkehrsbehörde	Sondernutzungserlaubnis oder verkehrsrechtliche Erlaubnis beantragen
Musik live oder vom Tonträger	Urheberrecht	GEMA	Veranstaltung vorher anmelden
Laute Musik, Lautsprecher, Feiern in der Nacht	Immissionsschutzrecht des Landes	Ordnungs- oder Umweltamt	Ausnahme beantragen, Auflagen beachten
Festzelt, Bühne, Tribüne	Bauordnung des Landes (Fliegende Bauten)	Bauaufsichtsbehörde	Prüfbuch bereithalten, Aufstellung anzeigen
Fest in einer Halle mit vielen Gästen	Versammlungsstättenrecht des Landes, Baugenehmigung der Halle	Bauaufsicht, Hallenbetreiber	zulässige Nutzung und Personenzahl klären
Tombola oder Verlosung	Glücksspielrecht der Länder, Rennwett- und Lotteriegesetz	Ordnungs- oder Glücksspielbehörde, Finanzamt	Erlaubnis oder Anzeige klären, Lotteriesteuer prüfen
Speisen verkaufen	Lebensmittelrecht	Lebensmittelüberwachung	Hygieneregeln einhalten, Allergene angeben
Fest an einem stillen Feiertag	Feiertagsgesetz des Landes	Ordnungsamt	Einschränkungen prüfen, gegebenenfalls Ausnahme beantragen

Plane genug Vorlauf ein, denn Fristen setzen die Gemeinden unterschiedlich. Ein Gespräch mit dem Ordnungsamt drei bis vier Monate vor dem Fest verschafft dir Klarheit. Wie du die Anträge in die gesamte Festplanung einbaust, zeigt der Beitrag Vereinsfest planen.

Ausschank von Alkohol: Gestattung oder Anzeige

Nach dem Gaststättengesetz des Bundes brauchst du keine Erlaubnis, wenn du nur alkoholfreie Getränke ausgibst (§ 2 Abs. 2 GastG). Schenkst du auf einem öffentlichen Fest Alkohol aus, kann die Behörde den Betrieb aus besonderem Anlass vorübergehend gestatten (§ 12 GastG). Die Behörde kann dabei Auflagen erteilen. Die Vorschriften über den Alkoholausschank gelten ausdrücklich auch für Vereine, die kein Gewerbe betreiben (§ 23 Abs. 1 GastG). Für den Ausschank in eigenen Vereinsräumen, die nicht Teil einer Gaststätte sind, sieht § 23 Abs. 2 GastG Erleichterungen vor.

Seit der Föderalismusreform 2006 können die Länder das Gaststättenrecht selbst regeln, und mehrere haben eigene Gesetze erlassen. Baden-Württemberg etwa hat zum 1. Januar 2026 von der Erlaubnis auf eine Anzeige umgestellt: Vereine müssen einen vorübergehenden Ausschank dort nur anzeigen, wenn sie alkoholische Getränke anbieten, grundsätzlich zwei Wochen vorher. Welche Regel für dich gilt, sagt dir das Ordnungsamt. Ablauf, Antragsinhalt und Kosten erklärt der Beitrag zur Ausschankgenehmigung für Vereine.

Ebenfalls Ländersache ist die Sperrzeit. Die Landesregierungen können sie per Verordnung festlegen. Dabei muss vorgesehen sein, dass sie bei einem öffentlichen Bedürfnis oder besonderen örtlichen Verhältnissen verlängert, verkürzt oder aufgehoben werden kann (§ 18 GastG). Soll dein Fest länger dauern, beantrage das rechtzeitig.

Jugendschutz auf dem Vereinsfest

Das Jugendschutzgesetz gilt in der Öffentlichkeit, also auch auf dem offenen Vereinsfest. Als Veranstalter musst du die geltenden Regeln mit einem deutlich sichtbaren, gut lesbaren Aushang bekannt machen (§ 3 JuSchG) und in Zweifelsfällen das Alter prüfen (§ 2 Abs. 2 JuSchG). Die wichtigsten Regeln für Feste:

Thema	Kinder unter 14	14 und 15 Jahre	16 und 17 Jahre
Bier, Wein, Sekt und Mischungen daraus (§ 9 Abs. 1 Nr. 1)	verboten	nur in Begleitung einer personensorgeberechtigten Person, meist der Eltern	erlaubt
Spirituosen, Alkopops und andere alkoholische Getränke (§ 9 Abs. 1 Nr. 2)	verboten	verboten	verboten
Tabak, E-Zigaretten und E-Shishas (§ 10)	verboten	verboten	verboten
Öffentliche Tanzveranstaltung (§ 5 Abs. 1)	nur in Begleitung einer personensorgeberechtigten oder erziehungsbeauftragten Person	nur in Begleitung einer personensorgeberechtigten oder erziehungsbeauftragten Person	ohne Begleitung bis 24 Uhr

Bei Tanzveranstaltungen eines anerkannten Trägers der Jugendhilfe oder bei Veranstaltungen, die künstlerischer Betätigung oder der Brauchtumspflege dienen, gelten längere Zeiten: Kinder dürfen bis 22 Uhr bleiben, Jugendliche unter 16 Jahren bis 24 Uhr (§ 5 Abs. 2 JuSchG). Für den Aufenthalt in Gaststätten gilt § 4 JuSchG: Unter 16-Jährige dürfen sich dort ohne Begleitung nur aufhalten, um zwischen 5 und 23 Uhr eine Mahlzeit oder ein Getränk zu sich zu nehmen. Ab 16 Jahren ist der Aufenthalt ohne Begleitung zwischen 24 und 5 Uhr nicht erlaubt. Ob dein Festbetrieb als Gaststätte gilt, klärst du am besten mit dem Ordnungsamt.

Verstöße sind Ordnungswidrigkeiten und können mit einer Geldbuße bis zu 50.000 € geahndet werden (§ 28 JuSchG). In der Praxis helfen farbige Bändchen nach Altersgruppen und ein eingewiesenes Thekenteam, das im Zweifel den Ausweis verlangt. Wie Aufsicht und Jugendschutz im Vereinsalltag zusammenspielen, erklärt der Beitrag zur Aufsichtspflicht im Verein.

Lärm, Nachtruhe und Feiertage

Wie laut und wie lange gefeiert werden darf, regeln vor allem die Immissionsschutzgesetze der Länder. In Nordrhein-Westfalen etwa sind von 22 bis 6 Uhr Betätigungen verboten, die die Nachtruhe stören können (§ 9 Landes-Immissionsschutzgesetz NRW). Die Behörde kann auf Antrag Ausnahmen zulassen, wenn das im öffentlichen Interesse oder im überwiegenden Interesse eines Beteiligten geboten ist, und sie mit Bedingungen und Auflagen verbinden. In anderen Ländern gelten eigene Vorschriften. Soll die Musik bis in die Nacht laufen, beantrage eine Ausnahme und rechne mit Auflagen, etwa zur Lautstärke oder zu einem festen Ende.

Die Feiertagsgesetze der Länder schützen außerdem stille Tage wie Karfreitag, Volkstrauertag oder Totensonntag. Öffentliche Unterhaltungsveranstaltungen sind dann eingeschränkt oder verboten. In Bayern zum Beispiel sind sie an stillen Tagen nur erlaubt, wenn der ernste Charakter des Tages gewahrt bleibt, und Sportveranstaltungen sind am Karfreitag und am Buß- und Bettag untersagt (Art. 3 Bayerisches Feiertagsgesetz). Prüf die Regeln deines Landes, bevor du einen Termin rund um einen Feiertag festlegst.

Straßen, Plätze, Zelte und Hallen

Sondernutzung öffentlicher Flächen

Straßen, Plätze und Gehwege darf jeder im Rahmen des Gemeingebrauchs nutzen. Stellst du dort Stände, Bänke oder eine Bühne auf, geht das darüber hinaus. Diese Sondernutzung braucht eine Erlaubnis nach dem Straßengesetz deines Landes, bei Bundesstraßen nach § 8 Bundesfernstraßengesetz. Zuständig ist meist die Gemeinde. Bei Umzügen, Läufen oder Radtouren kommt § 29 Abs. 2 StVO hinzu: Veranstaltungen, die Straßen mehr als verkehrsüblich in Anspruch nehmen, brauchen eine Erlaubnis der Straßenverkehrsbehörde. Bei Bundesstraßen ersetzt sie die Sondernutzungserlaubnis (§ 8 Abs. 6 FStrG); für andere Straßen frag bei der Gemeinde nach.

Festzelte, Bühnen und Tribünen

Zelte, Bühnen und Tribünen, die immer wieder an anderen Orten auf- und abgebaut werden, sind Fliegende Bauten. Die Bauordnungen der Länder verlangen für sie eine Ausführungsgenehmigung, die in einem Prüfbuch dokumentiert ist; das bringt der Verleiher mit. Kleine Zelte und Bühnen sind davon ausgenommen, die Grenzen stehen in der Bauordnung deines Landes. Genehmigungspflichtige Fliegende Bauten dürfen erst genutzt werden, wenn ihre Aufstellung der Bauaufsicht unter Vorlage des Prüfbuchs angezeigt wurde. Je nach Land nimmt die Behörde den Bau vor der ersten Nutzung außerdem vor Ort ab (Gebrauchsabnahme). Kläre mit dem Verleiher, wer die Anzeige übernimmt.

Feste in Hallen und Vereinsheimen

Für Versammlungsräume, die mehr als 200 Besucher fassen, gelten die Versammlungsstättenvorschriften der Länder, die auf einem Muster der Bauministerkonferenz beruhen. Darin geht es etwa um Rettungswege, Bestuhlung und Brandschutz. Prüf außerdem, ob die geplante Nutzung zur Baugenehmigung passt: Eine Sporthalle ist für den Sportbetrieb genehmigt, nicht automatisch für eine Party mit Bühne und Theke. Frag den Hallenbetreiber, welche Nutzung und Personenzahl zulässig sind.

Tombola und Verlosung

Eine Tombola, bei der Gäste Lose kaufen, ist eine Lotterie oder, bei Sachpreisen, eine Ausspielung und damit Glücksspiel. Öffentliche Glücksspiele brauchen grundsätzlich eine Erlaubnis. Für kleine Lotterien erlaubt § 18 Glücksspielstaatsvertrag den Ländern Erleichterungen, wenn die Losentgelte insgesamt 40.000 € nicht übersteigen, der Reinertrag ausschließlich und unmittelbar gemeinnützigen, kirchlichen oder mildtätigen Zwecken dient und Reinertrag und Gewinnsumme jeweils mindestens 25 Prozent der Entgelte ausmachen. Mehrere Länder haben gemeinnützigen Vereinen dafür eine allgemeine Erlaubnis erteilt, teils mit einer Anzeigepflicht ab einer bestimmten Größe. Frag bei der Ordnungsbehörde nach den Bedingungen in deinem Land, etwa zu Höchstbeträgen, Anzeige und Teilnahme Minderjähriger.

Öffentliche Lotterien und Ausspielungen unterliegen der Lotteriesteuer von 20 Prozent (§§ 26, 29 Rennwett- und Lotteriegesetz). Steuerfrei sind erlaubte Veranstaltungen, wenn die Teilnahmeentgelte insgesamt 1.000 € nicht übersteigen. Dient die Lotterie ausschließlich gemeinnützigen, mildtätigen oder kirchlichen Zwecken und wird der Reinertrag dafür verwendet, liegt die Grenze bei 40.000 € (§ 28 RennwLottG). Ältere Merkblätter nennen teils noch 650 €, maßgeblich ist das aktuelle Gesetz. Kläre bei Unsicherheit mit dem Finanzamt, ob Lotteriesteuer anfällt.

GEMA und Speisen

Spielst du auf einem öffentlichen Fest Musik, live oder vom Tonträger, brauchst du in der Regel eine Lizenz der GEMA. Melde die Veranstaltung an, bevor sie stattfindet. Ohne Anmeldung drohen laut GEMA eine Nachzahlung und zusätzliche Kosten. Nach Live-Musik reichst du die Musikfolge spätestens sechs Wochen später ein. Tarife, Rabatte und Pauschalen der Länder erklären die Beiträge GEMA für Vereine und GEMA-Befreiung für Vereine.

Für Speisen gelten die Regeln des Lebensmittelrechts: saubere Arbeitsflächen, Kühlung empfindlicher Lebensmittel, eine Möglichkeit zum Händewaschen und Angaben zu Allergenen. Was das für Kuchentheke und Grill bedeutet, steht im Beitrag Selbstgebackene Kuchen verkaufen im Verein.

Haftung: die Verkehrssicherungspflicht des Veranstalters

Wer eine Veranstaltung durchführt, schafft Gefahrenquellen und muss zumutbare Vorkehrungen treffen, damit Gäste und Helfer nicht zu Schaden kommen. Diese Verkehrssicherungspflicht leitet die Rechtsprechung aus § 823 Abs. 1 BGB ab. Wird sie missachtet und jemand verletzt, haftet der Verein auf Schadensersatz; für Schäden durch seinen Vorstand muss er nach § 31 BGB einstehen. Typische Vorkehrungen sind:

• das Gelände vorher abgehen und Stolperfallen, offene Kabel, Glas und dunkle Wege beseitigen
• Rettungswege, Notausgänge und eine Zufahrt für den Rettungsdienst freihalten
• Zelte und Bühnen nach Vorgaben des Verleihers aufbauen und bei Sturmwarnung räumen
• Grill, Gas und offenes Feuer mit Abstand und Feuerlöscher sichern
• Erste Hilfe organisieren und bei größeren Festen einen Sanitätsdienst einplanen, den die Behörde auch zur Auflage machen kann

Für die Engagierten gibt es einen Schutz: Vorstandsmitglieder und andere Mitglieder, die unentgeltlich oder für höchstens 3.300 € im Jahr tätig sind, haften dem Verein nur bei Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit (§§ 31a, 31b BGB). Müssen sie einem Dritten Schadensersatz leisten, können sie verlangen, dass der Verein sie davon freistellt, es sei denn, sie haben vorsätzlich oder grob fahrlässig gehandelt. Mehr dazu liest du im Beitrag Haftung im Verein.

Versicherung für das Vereinsfest

Prüf vor jedem größeren Fest deine bestehenden Verträge. Die Vereinshaftpflicht umfasst häufig auch eigene Veranstaltungen, aber nicht immer jede Größe und jedes Risiko. Frag deinen Versicherer gezielt:

• Sind öffentliche Feste mit Gästen, die keine Mitglieder sind, eingeschlossen, und bis zu welcher Besucherzahl?
• Sind Auf- und Abbau von Zelten und Bühnen, gemietete Sachen und Schäden an fremden Hallen mitversichert?
• Sind Helfer, die keine Mitglieder sind, bei einem Unfall abgesichert?

Reicht der Schutz nicht, kannst du eine Veranstalterhaftpflichtversicherung für den einzelnen Termin abschließen. Bei hohen Vorabkosten kommt eine Ausfallversicherung infrage, etwa wenn das Fest wegen eines Unwetters abgesagt werden muss. Sportvereine prüfen zuerst, was die Sportversicherung ihres Landessportbunds abdeckt. Einen Überblick über die Versicherungsarten gibt der Beitrag Versicherungen für Vereine, wer gesetzlich unfallversichert ist, erklärt der Beitrag zur gesetzlichen Unfallversicherung im Verein.

Häufige Fragen

Muss ich ein Vereinsfest beim Ordnungsamt anmelden?

Nicht jedes Fest. Eine Genehmigung oder Anzeige brauchst du zum Beispiel, wenn du auf einem öffentlichen Fest Alkohol ausschenkst, öffentliche Flächen nutzt, nachts laute Musik spielst oder eine Tombola veranstaltest. Ein Anruf beim Ordnungsamt klärt, was in deiner Gemeinde gilt.

Brauche ich eine Ausschankgenehmigung, wenn nur Mitglieder kommen?

Nach dem Gaststättengesetz des Bundes gelten die Vorschriften über den Alkoholausschank auch für Vereine. Für den Ausschank in eigenen Vereinsräumen, die nicht Teil einer Gaststätte sind, gibt es aber Erleichterungen (§ 23 Abs. 2 GastG). Die Länder können eigene Regeln haben. Feierst du außerhalb eigener Räume oder mit Gästen von außen, frag beim Ordnungsamt nach.

Wie lange darf ein Vereinsfest gehen?

Das hängt von der Sperrzeit für den Ausschank und den Regeln zur Nachtruhe in deinem Land ab. In Nordrhein-Westfalen beginnt die Nachtruhe zum Beispiel um 22 Uhr. Länger feiern kannst du mit einer Ausnahme der Behörde, die meist mit Auflagen verbunden ist.

Ist eine Tombola auf dem Vereinsfest erlaubt?

Ja, aber eine öffentliche Tombola ist Glücksspiel und braucht eine Erlaubnis. Für kleine Lotterien zu gemeinnützigen Zwecken haben mehrere Länder eine allgemeine Erlaubnis erteilt, teils mit Anzeigepflicht. Lotteriesteuerfrei bleibt sie bis 1.000 € Losverkauf, bei ausschließlich gemeinnützigem Zweck bis 40.000 €.

Welche Versicherung braucht ein Vereinsfest?

Vor allem eine Haftpflichtversicherung, die das konkrete Fest abdeckt, über die Vereinshaftpflicht oder eine eigene Veranstalterhaftpflicht. Sinnvoll sind Unfallschutz für Helfer und bei hohen Vorabkosten eine Ausfallversicherung.

Fazit

Für ein Vereinsfest brauchst du keine Sammelgenehmigung, sondern einen Blick auf die einzelnen Bestandteile: Ausschank, Flächen, Musik, Lärm, Zelte, Tombola und Speisen. Kläre sie früh mit dem Ordnungsamt, denn vieles ist Landesrecht. Genauso wichtig sind Jugendschutz am Tresen, ein sicheres Gelände und ein Versicherungsschutz, der zu Größe und Risiko deines Fests passt.