Ferienfreizeit im Verein organisieren: Planung, Recht und Checkliste

Eine Ferienfreizeit im Verein organisierst du am besten mit rund einem Jahr Vorlauf: Konzept und Zielgruppe festlegen, Unterkunft buchen, ein geschultes Betreuungsteam zusammenstellen, den Preis kalkulieren, Anmeldungen einsammeln und die rechtlichen Fragen klären. Dazu gehören die Aufsichtspflicht, das erweiterte Führungszeugnis für Betreuende, der Versicherungsschutz und die Frage, ob deine Freizeit unter das Pauschalreiserecht fällt. Dieser Leitfaden führt dich durch alle Schritte und endet mit einer Checkliste.

Welche Freizeit passt zu deinem Verein?

Ferienfreizeiten gibt es in vielen Formen: das Zeltlager der Jugendabteilung, die Fahrt in ein Selbstversorgerhaus, das Trainingslager einer Mannschaft, die Begegnung mit einem Partnerverein im Ausland oder eine Ferienbetreuung ohne Übernachtung auf dem eigenen Gelände. Für den Verein lohnt sich der Aufwand. Kinder und Jugendliche erleben den Verein jenseits von Training und Probe, Freundschaften entstehen, und aus Teilnehmenden werden später oft selbst Betreuende.

Leg zu Beginn drei Dinge fest:

• Zielgruppe: Alter, nur Mitglieder oder auch Nichtmitglieder, Gruppengröße
• Ziel und Schwerpunkt: Erholung und Spiel, sportliche Vorbereitung, Natur, Bildung oder Begegnung
• Rahmen: Dauer, Ziel im In- oder Ausland, Selbstversorgung oder Vollpension

Für jüngere Kinder, die zum ersten Mal ohne Eltern verreisen, ist eine kurze Freizeit in der Nähe oft der bessere Einstieg.

Planung: Unterkunft, Team und Finanzen

Unterkunft und Anreise

Beliebte Gruppenhäuser, Jugendherbergen und Zeltplätze sind für die Sommerferien oft lange im Voraus belegt. Prüf vor der Buchung Zimmeraufteilung, Sanitäranlagen, Küche, Gelände, Räume für Regentage, die Entfernung zu Arzt und Krankenhaus sowie die Stornobedingungen. Für die Anreise kommen Reisebus, Bahn oder Fahrgemeinschaften infrage. Fahren Eltern oder Betreuende mit Privatautos, kläre vorher, wie Fahrzeuge und Insassen versichert sind.

Das Betreuungsteam

Das Team entscheidet über das Gelingen. Achte auf eine Mischung aus erfahrenen und neuen Betreuenden und auf ein gemischtes Team, damit Mädchen und Jungen jeweils Ansprechpersonen haben. Wie viele Betreuende du brauchst, hängt von Alter, Gruppe, Programm und Gelände ab. Wenn du Zuschüsse beantragst, prüf, ob die Förderrichtlinie einen Betreuungsschlüssel vorgibt.

Eine verbreitete Qualifikation ist die Juleica, die Jugendleiter-Card. Sie ist ein bundesweit einheitlicher Ausweis für Ehrenamtliche in der Jugendarbeit und weist eine Schulung nach, etwa zur Leitung von Gruppen, zu Rechtsfragen und zum Kinderschutz. Die Voraussetzungen regeln die Länder. Üblich sind eine Ausbildung bei einem Träger der Jugendarbeit und ein Erste-Hilfe-Kurs, das Mindestalter liegt in der Regel bei 16 Jahren, und die Karte gilt meist drei Jahre. In Nordrhein-Westfalen etwa umfasst die Ausbildung mindestens 35 Zeitstunden. Unabhängig davon sollte mindestens eine Person im Team eine aktuelle Erste-Hilfe-Ausbildung haben.

Preis und Finanzierung

Kalkuliere alle Kosten: Unterkunft und Verpflegung, Fahrt, Programm und Eintritte, Material, Versicherungen, Schulungen und gegebenenfalls Aufwandsentschädigungen für das Team, dazu eine Reserve. Teile die Summe durch eine realistische Teilnehmerzahl, nicht durch die höchstmögliche. Neben den Teilnahmebeiträgen kommen diese Quellen infrage:

• Zuschüsse von Kommune, Kreis, Jugendring oder Sportjugend; frag früh nach Antragsfristen
• Fördermittel von Stiftungen und Programmen, etwa für internationale Begegnungen
• Spenden und Sponsoring aus dem Umfeld des Vereins
• das Bildungs- und Teilhabepaket: Für leistungsberechtigte Kinder und Jugendliche unter 18 Jahren können 15 € im Monat auch für die Teilnahme an Freizeiten eingesetzt werden (§ 28 Abs. 7 SGB II). Mehr dazu im Beitrag zum Bildungs- und Teilhabepaket im Verein.

Ein Geschwisterrabatt oder ein kleiner Sozialfonds sorgt dafür, dass die Teilnahme nicht am Geld scheitert.

Ausschreibung und Anmeldung

Mit der Anmeldung schließen die Eltern einen Vertrag mit dem Verein und übertragen ihm für die Dauer der Freizeit die Aufsicht. Frag alles ab, was du für eine sichere Freizeit brauchst:

• Notfallkontakte der Eltern für die gesamte Zeit
• Krankenversicherung, Allergien, Unverträglichkeiten, Vorerkrankungen und Medikamente
• Schwimmfähigkeit und Erlaubnis zum Baden
• je nach Alter: Erlaubnis für Unternehmungen in Kleingruppen ohne direkte Begleitung
• Einwilligung für Fotos und deren Veröffentlichung
• Absprachen zur Versorgung kleiner Verletzungen, etwa zum Entfernen von Zecken

Gesundheitsangaben gehören zu den besonders geschützten Daten nach Art. 9 DSGVO. Erhebe nur, was du für die Freizeit brauchst, gib die Angaben nur an die Betreuenden weiter, die sie benötigen, und lösche sie, sobald du sie nicht mehr brauchst. Mit campai legst du die Freizeit als Veranstaltung an, nimmst Anmeldungen entgegen und behältst Teilnehmende und Zahlungen im Blick. Wie du Bilder rechtssicher nutzt, erklärt der Beitrag Fotos im Verein veröffentlichen. Ein Elternabend einige Wochen vor der Abreise beantwortet offene Fragen und schafft Vertrauen.

Recht und Verantwortung

Aufsichtspflicht

Wer durch Vertrag die Aufsicht über Minderjährige übernimmt, haftet für Schäden, die die Kinder Dritten zufügen, es sei denn, er hat seine Aufsichtspflicht erfüllt oder der Schaden wäre auch bei ordentlicher Aufsicht entstanden (§ 832 BGB). Verlangt wird keine lückenlose Überwachung, sondern eine Aufsicht, die zu Alter, Reife und Situation passt. Kläre im Team, wer wann für welche Gruppe zuständig ist, vereinbare Regeln für Ausflüge, Baden und freie Zeit und sprich sie mit den Kindern durch. Einzelheiten erklärt der Beitrag zur Aufsichtspflicht im Verein.

Erweitertes Führungszeugnis und Kinderschutz

Menschen, die wegen bestimmter Straftaten rechtskräftig verurteilt sind, vor allem wegen Sexualdelikten, sollen Kinder und Jugendliche nicht beaufsichtigen, betreuen oder erziehen. Für Träger der freien Jugendhilfe, zu denen auch Vereine mit Jugendarbeit gehören können, sieht § 72a Abs. 4 SGB VIII Vereinbarungen mit dem Jugendamt vor. Darin wird festgelegt, bei welchen Tätigkeiten neben- und ehrenamtlich Tätiger der Verein Einsicht in ein erweitertes Führungszeugnis nimmt. Maßstab sind Art, Intensität und Dauer des Kontakts mit Kindern und Jugendlichen. Bei einer Freizeit mit Übernachtungen ist der Kontakt eng und lang. Es spricht deshalb viel dafür, das Führungszeugnis aller Betreuenden einzusehen, auch wenn noch keine Vereinbarung besteht.

Das erweiterte Führungszeugnis beantragt die betreuende Person selbst. Sie braucht dafür eine schriftliche Aufforderung des Vereins, in der er bestätigt, dass die Voraussetzungen des § 30a Abs. 1 BZRG vorliegen. Für ehrenamtlich Tätige ist das Führungszeugnis gebührenfrei, wenn sie das Ehrenamt nachweisen, etwa mit einer Bescheinigung des Vereins.

Beim Datenschutz ist das Gesetz streng: Der Verein darf nur festhalten, dass er Einsicht genommen hat, das Datum des Führungszeugnisses und ob eine einschlägige Verurteilung vorliegt (§ 72a Abs. 5 SGB VIII). Eine Kopie gehört nicht in die Vereinsakten. Nimmt die Person die Tätigkeit nicht auf, sind die Daten unverzüglich zu löschen, sonst spätestens sechs Monate nach ihrer letzten Tätigkeit. Das Führungszeugnis ist nur ein Baustein: Ein Schutzkonzept mit Verhaltensregeln, Ansprechpersonen für Kinder und Eltern und einem Plan für Verdachtsfälle gibt allen Beteiligten Sicherheit.

Ist die Freizeit eine Pauschalreise?

Bietet dein Verein mindestens zwei verschiedene Arten von Reiseleistungen für dieselbe Reise an, zum Beispiel Busfahrt und Unterkunft, kann das eine Pauschalreise nach § 651a BGB sein. Dann treffen den Verein die Pflichten eines Reiseveranstalters. Er muss vor Vertragsschluss nach gesetzlichen Vorgaben informieren (§ 651d BGB) und die Kundengelder für den Fall seiner Insolvenz absichern (§ 651r BGB). Zahlungen vor Ende der Reise darf er nur fordern oder annehmen, wenn die Absicherung besteht und die Reisenden die Angaben zum Absicherer erhalten haben (§ 651t BGB).

Das Gesetz kennt aber Ausnahmen. Nach § 651a Abs. 5 BGB gilt das Pauschalreiserecht nicht für Reisen, die

• nur gelegentlich, nicht zur Gewinnerzielung und nur einem begrenzten Personenkreis angeboten werden, oder
• weniger als 24 Stunden dauern, keine Übernachtung umfassen und höchstens 500 € kosten.

Für die erste Ausnahme müssen alle drei Merkmale zusammen vorliegen. Eine einmalige Fahrt der Jugendabteilung nur für die eigenen Mitglieder zum Selbstkostenpreis kann darunterfallen. Schreibt dein Verein dagegen jedes Jahr mehrere Freizeiten öffentlich für alle Kinder der Stadt aus, solltest du nicht ohne Prüfung von der Ausnahme ausgehen. Lass dich im Zweifel von deinem Dachverband, dem Jugendring oder einer Rechtsberatung unterstützen. Eine Alternative ist die Zusammenarbeit mit einem Jugendreiseveranstalter, bei dem die Eltern direkt buchen.

Versicherung

Kläre mit deinem Versicherer oder Dachverband, ob Haftpflicht- und Unfallversicherung des Vereins mehrtägige Fahrten abdecken, auch im Ausland, und ob Nichtmitglieder unter Teilnehmenden und Betreuenden mitversichert sind. Für Fahrten ins Ausland ist eine Auslandsreisekrankenversicherung sinnvoll, denn die gesetzliche Krankenversicherung übernimmt die Kosten eines Rücktransports nach Deutschland nicht (§ 60 Abs. 4 SGB V). Mit einer Reiserücktrittsversicherung können Familien die Kosten absichern, wenn ein Kind kurz vor der Abreise krank wird. Einen Überblick gibt der Beitrag Versicherungen für Vereine.

Programm: Struktur mit Freiräumen

Ein guter Tag auf einer Freizeit hat einen festen Rahmen und genug Luft. Bewährt hat sich ein Rhythmus aus gemeinsamem Start am Morgen, einem Programmpunkt am Vormittag, Ruhezeit nach dem Mittagessen, Wahlangeboten in kleinen Gruppen am Nachmittag und einem gemeinsamen Abend. Plane sportliche, kreative und ruhige Angebote, denn nicht jedes Kind will den ganzen Tag Ball spielen. Große Ausflüge verteilst du über die Woche, statt sie hintereinander zu legen. Freie Zeit ist kein Feierabend für das Team: Betreuende bleiben ansprechbar und behalten die Gruppe im Blick. Bezieh die Kinder in die Planung ein und triff dich als Team jeden Abend kurz, um den nächsten Tag abzustimmen.

Checkliste Ferienfreizeit

Zeitpunkt	Aufgaben
12 bis 9 Monate vorher	Konzept, Zielgruppe und Termin festlegen, Unterkunft und Bus reservieren, Budget aufstellen, Vorstandsbeschluss einholen, Frage nach dem Pauschalreiserecht klären
9 bis 6 Monate vorher	Team gewinnen, Schulungen und Erste-Hilfe-Kurse planen, Zuschüsse beantragen, Ausschreibung und Anmeldeformular erstellen
6 bis 3 Monate vorher	Anmeldung öffnen und werben, erweiterte Führungszeugnisse einsehen, Versicherungsschutz prüfen, Programm planen
3 bis 1 Monat vorher	Elternabend, Gesundheitsbögen und Einwilligungen einsammeln, Packliste verschicken, Teilnahmebeiträge einziehen, Material besorgen
Letzte Woche	Teilnehmerliste mit Notfallkontakten ausdrucken, Notfallplan mit Notruf, Arzt und Krankenhaus vor Ort erstellen, Erste-Hilfe-Ausstattung prüfen, Aufsichtsplan im Team besprechen
Während der Freizeit	tägliche Teamrunde, Aufsicht nach Plan, besondere Vorkommnisse und Medikamentengaben notieren, Eltern bei Bedarf informieren
Danach	Rückmeldungen von Kindern, Eltern und Team einholen, abrechnen und Zuschüsse nachweisen, Danke sagen, Fotos nur mit Einwilligung veröffentlichen, Gesundheitsdaten löschen, nächste Freizeit ankündigen

Häufige Fragen

Wie viele Betreuer braucht man für eine Ferienfreizeit?

Das hängt von Alter, Gruppengröße, Programm und Gelände ab. Plane so, dass bei einem Notfall eine Person ein Kind begleiten kann, ohne dass die Gruppe unbeaufsichtigt bleibt. Förderrichtlinien können einen Betreuungsschlüssel vorgeben.

Brauchen Betreuer einer Ferienfreizeit ein erweitertes Führungszeugnis?

Bei einer Freizeit mit Übernachtungen ist der Kontakt zu Kindern so eng, dass du es von allen Betreuenden einsehen solltest. Hat dein Verein eine Vereinbarung mit dem Jugendamt nach § 72a SGB VIII, legt sie fest, für welche Tätigkeiten das gilt. Für Ehrenamtliche ist das Führungszeugnis gebührenfrei.

Ist eine Vereinsfreizeit eine Pauschalreise?

Sie kann es sein, wenn der Verein mindestens zwei Reiseleistungen wie Fahrt und Unterkunft kombiniert. Ausgenommen sind Reisen, die nur gelegentlich, ohne Gewinnerzielung und nur einem begrenzten Personenkreis angeboten werden, sowie Tagesreisen bis 500 € ohne Übernachtung (§ 651a Abs. 5 BGB).

Wer haftet, wenn auf der Freizeit etwas passiert?

Für Schäden, die Kinder Dritten zufügen, haftet, wer die Aufsicht übernommen hat, wenn er sie verletzt hat. Für Unfälle der Kinder selbst ist entscheidend, ob der Verein seine Pflichten aus dem Vertrag mit den Eltern erfüllt hat. Eine passende Haftpflicht- und Unfallversicherung ist deshalb unverzichtbar.

Was ist die Juleica?

Die Jugendleiter-Card ist ein bundesweit einheitlicher Ausweis für ehrenamtliche Jugendleiterinnen und Jugendleiter. Sie setzt eine Schulung und einen Erste-Hilfe-Kurs voraus, die Einzelheiten regeln die Länder. In der Regel gilt sie drei Jahre.

Fazit

Eine Ferienfreizeit ist eines der wertvollsten Angebote, die ein Verein Kindern und Jugendlichen machen kann, und sie verlangt eine sorgfältige Vorbereitung. Wer früh bucht, ein geschultes Team aufstellt, sauber kalkuliert und die Anmeldung gut durchdenkt, hat die halbe Arbeit erledigt. Die rechtlichen Punkte sind überschaubar, wenn du sie rechtzeitig angehst: Aufsicht klar regeln, Führungszeugnisse einsehen, das Pauschalreiserecht prüfen und den Versicherungsschutz bestätigen lassen.