Teilnehmerverwaltung für Kurse und Veranstaltungen

Behalte deine Anmeldungen im Blick, auch wenn sich kurz vor Beginn noch etwas ändert. Mit campai verwaltest du Teilnehmende, Wartelisten, Nachrichten und Anwesenheiten direkt an deinem Kurs oder Event.

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Anmeldungen verwalten und Teilnehmerlisten aktuell halten

Bestätigte Buchungen, offene Vorgänge und Stornierungen stehen am selben Event. Suche nach Teilnehmenden, filtere nach Status und bearbeite mehrere Buchungen gemeinsam. Auch eine telefonisch eingegangene Anmeldung kannst du intern ergänzen.

Für die weitere Arbeit exportierst du Buchungen. Nutze den aktuellen Stand in campai für deine Organisation und erstelle einen Export, wenn du eine Liste weitergeben musst. So bleibt erkennbar, wo Änderungen an der Anmeldung gepflegt werden.

Anmeldungen verwalten und Teilnehmerlisten aktuell halten

Anwesenheit vor Ort erfassen

Ordne dem Event die verantwortliche Leitung zu. Sie kann ihre Veranstaltungen in der Vereins-App öffnen, Teilnehmende informieren und den Check-in erfassen. Ein festgelegtes Zeitfenster ermöglicht zusätzlich den Self-Check-in.

Buchungsstatus und tatsächliche Anwesenheit beantworten unterschiedliche Fragen. Eine Anmeldung zeigt die geplante Teilnahme; ein Check-in dokumentiert, wer vor Ort war. Nutze beides, wenn du deine Angebote auswertest.

Nachfrage und Änderungen nachvollziehen

Im Teilnehmerverlauf siehst du bestätigte und stornierte Vorgänge für den gewählten Zeitraum. Vergleiche die Entwicklung deiner Angebote und prüfe, wo zusätzliche Termine sinnvoll sein könnten.

Nachrichten und Zahlungsstatus bleiben am jeweiligen Event erreichbar. Bei Rückfragen zu einer Buchung kannst du so Teilnehmerdaten, versendete E-Mails und den zugehörigen Vorgang gemeinsam prüfen.

Welche Liste brauchst du für welche Aufgabe?

Bei Rückfragen zu einem Kurs werden oft Anmeldung, Zahlung und Anwesenheit vermischt. Halte diese Informationen auseinander, damit du die richtige Entscheidung triffst.

Aufgabe	Benötigte Information	Nächster Schritt
Kursplätze vergeben	Bestätigte, ausstehende und stornierte Teilnahmen sowie Wartelistenstatus	Prüfe den Vorgang am Event, bevor du einen Platz erneut anbietest.
Offene Zahlungen klären	Rechnung und Zahlungsstatus der Buchung	Öffne den zugehörigen Finanzvorgang. Eine Anmeldung allein bestätigt keinen Zahlungseingang.
Den Kurs durchführen	Aktuelle Teilnehmerliste und erfasste Check-ins	Die berechtigte Kursleitung prüft, wer erwartet wird und wer tatsächlich da ist.
Eine Liste weitergeben	Die für diesen Zweck benötigten Buchungsdaten	Erstelle einen aktuellen Export und kennzeichne seinen Stand. Spätere Änderungen pflegst du weiterhin in campai.

Eine kurzfristige Umbuchung bearbeiten

Ausgangsbuchung finden
Suche die Person und prüfe Event, Teilnehmerstatus und Zahlung. Kläre zuerst, welcher Termin künftig besucht werden soll.
Zielangebot prüfen
Kontrolliere Verfügbarkeit und Tarif des anderen Angebots. Bearbeite die Umbuchung am Vorgang und prüfe, ob daraus weitere Abrechnungsschritte entstehen.
Beide Seiten kontrollieren
Prüfe die Listen des bisherigen und des neuen Events sowie die versendeten Nachrichten. Die Kursleitung soll am Kurstag mit dem aktuellen Stand arbeiten.

Freak City Bamberg organisiert Camp-Anmeldungen digital

Der Verein berichtet, dass Anmeldungen für Feriencamps und Mitglieder-Events über digitale Formulare laufen. Das manuelle Übertragen aus E-Mails und eingescannten Formularen in Excel-Listen entfällt.

Mit der Umstellung auf campai haben wir unsere Arbeitsabläufe in der Mitgliederverwaltung definitiv vereinfacht und beschleunigt.

Freak City Bamberg e.V.

Die Kundengeschichte lesen

Was kostet das Buchungssystem?

Das Kurs- und Eventbuchungssystem sowie die Material- und Platzverwaltung sind im campai-Preis enthalten. Der Grundpreis beträgt € 30 pro Monat für bis zu 100 aktive Mitglieder.

Bestimmte Online-Zahlarten und optionale Services werden zusätzlich berechnet. Im Preisrechner findest du die Staffel für deine Mitgliederzahl und die aktuellen Zahlungsgebühren.

Preis und Zahlungsgebühren ansehen

Mit deinem eigenen Angebot starten

Lege im kostenlosen 14-Tage-Test einen Kurs oder eine Ressource an. Prüfe Buchungsformular, Teilnehmergrenze, Nachrichten und die gewünschte Abrechnung mit deinem Team.

Im Beratungsgespräch kannst du den Einrichtungsbedarf klären. Begleitete Einrichtung und Schulungen sind optionale, kostenpflichtige Leistungen.

Einrichtung und Umstieg planen

Häufige Fragen

Kann ich Anmeldungen auch selbst eintragen?

Ja. Du kannst interne Buchungen ergänzen und bestehende Einträge bearbeiten. Das ist hilfreich, wenn eine Anmeldung telefonisch oder persönlich eingeht.

Kann ich eine Teilnehmerliste exportieren?

Ja. Du kannst Eventbuchungen suchen, filtern und exportieren. Für die laufende Teilnehmerverwaltung pflegst du Änderungen direkt in campai.

Wie informiere ich Teilnehmende über Änderungen?

Du kannst am Event Nachrichten an mehrere Empfänger senden. Bestätigungen, Erinnerungen und Wartelisten-Nachrichten lassen sich konfigurieren. Versendete Buchungs-E-Mails bleiben am Event nachvollziehbar.

Ist die Teilnehmerverwaltung auch für kleine Veranstaltungen geeignet?

Du kannst einzelne Veranstaltungen ebenso wie wiederkehrende Kurse organisieren. Entscheidend ist, welche Anmeldung, Teilnehmergrenze und Zahlungsregeln du für das jeweilige Angebot einrichtest.

Teilnehmerverwaltung kennenlernen

Zeig uns einen typischen Fall mit Nachmeldung, Umbuchung oder Absage. Wir gehen Teilnehmerstatus, Kommunikation und Zahlung am selben Vorgang durch.

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