Steuerliche Abschreibungen für den Verein

Auch ein Verein kann seine Anschaffungen steuerlich abschreiben. Welche Art der Abschreibung wann zum Tragen kommt und was zu beachten ist, regeln die Steuergesetze.

Vereine und die Buchführungspflicht

Wer Anschaffungen steuerlich abschreiben will, der muss eine ordentliche Buchführung anlegen. Problem dabei ist, dass fast alle Vereine nicht zur Buchführung verpflichtet sind. Vereinsintern besteht lediglich die Verpflichtung des Vorstandes gegenüber der Mitgliederversammlung, einen Rechenschaftsbericht vorzulegen.

Bei einem als gemeinnützig anerkannten Verein ergeben sich weitere Verpflichtungen. Dieser muss eine Einnahme-Überschuss-Rechnung führen, die sogenannte EÜR. Darin muss nachgewiesen werden, welche Beträge für welche Zwecke verwendet wurden, damit auf den ersten Blick ersichtlich ist, dass den Auflagen der Gemeinnützigkeit Folge geleistet wird.

Da Vereine rein rechtlich keine Kaufleute sind, gibt es auch kein Gesetz, welches einen Verein dazu zwingt, die Bücher so zu führen, wie es im Handel üblich ist. Eine steuerliche Buchführungspflicht besteht lediglich dann, wenn im Geschäftsjahr Umsätze von mehr als 500.000 Euro oder ein Gewinn von mehr als 50.000 Euro erzielt wurden. Dabei gilt aber nach wie vor, dass Vereine nicht buchführungspflichtig sind. Ein Verein ist lediglich verpflichtet, Einnahmen und Ausgaben aufzuzeichnen, wozu eine einfache EÜR ausreicht.

Was bei der EÜR zu beachten ist

Die EÜR unterscheidet sich in einigen Punkten gravierend von der wirtschaftlich üblichen Buchführung.

– Es besteht keine Verpflichtung zur Inventur.

– Forderungen und Verbindlichkeiten müssen nicht als offene Posten ausgewiesen werden.

– Es besteht keine Bilanzpflicht. Es muss lediglich ein Nachweis der Vermögensgegenstände und der Bargeldbestände erstellt werden.

– Es werden keine Rückstellungen gebildet.

– Die Rechnungsabgrenzung bei jahresübergreifenden Zahlungen entfällt.

– Entscheidend für einen Eintrag in die EÜR ist ausschließlich der Zeitpunkt der tatsächlichen Zahlung.

– Vereinnahmte Umsatzsteuer als Betriebseinnahme zu deklarieren.

– Verauslagte Vorsteuer ist als Betriebsausgabe zu deklarieren.

– Sind Geschäftsvorfälle nicht erfolgswirksam, werden sie nicht erfasst. Dies gilt insbesondere für die Aufnahme und die Tilgung von Darlehen oder Krediten.

– Alle Zahlungen, egal welcher Art, werden als Betriebsausgabe deklariert.

Ausnahmen sind hier:

-----Bei wiederkehrenden Zahlungen werden diese zum Jahresende bis zu 10 Tage in die Zukunft oder Vergangenheit verschoben, je nachdem, in welches Wirtschaftsjahr die Zahlung selbst gehört.

-----Sogenannte langlebige Wirtschaftsgüter unterliegen der Verpflichtung der Abschreibung.

Bei der Organisation der Buchführung für einen Verein (z.B. durch eine Vereinssoftware) muss beachtet werden, dass es grundsätzlich keine verbindlichen Vorgaben gibt. Bei kleinen Vereinen kann es ausreichend sein, wenn die wenigen Belege in geordneter Reihenfolge und vollständig vorliegen.

Wichtig ist:

– Alle Einnahmen und Ausgaben sind vollständig, fortlaufend, korrekt und zu buchen.

– Das Überschreiben, Löschen oder unleserlich machen von Buchungen ist verboten.

– Die Aufbewahrungsfrist für die Unterlagen beträgt 10 Jahre.

Warum abschreiben?

Mit der Abschreibung hat der Gesetzgeber ein Instrument erfunden, mit welchem Anschaffungen über mehrere Jahre steuerlich geltend gemacht werden können. Dabei geht der Gesetzgeber davon aus, dass bestimmte Gegenstände länger als ein Jahr genutzt werden. Welche dies sind, hängt nach der Steuergesetzgebung allein an den Anschaffungskosten ab. Nicht betroffen von dieser Regelung ist Verbrauchsmaterial, egal wie hoch die Anschaffungskosten hierfür sind.

Allerdings kann diese Art der Regelung bizarre Formen annehmen. So ist ein Hammer für 100 Euro als geringfügiges Wirtschaftsgut direkt als Betriebsausgabe zu buchen, obwohl das Handwerkszeug 10 Jahre und länger seinen Dienst versehen wird. Wird für eine winterliche Open Air Veranstaltung eine Bar ganz aus Eis für 50.000 Euro angefertigt, ist dies der Steuergesetzgebung folgend ein Gastronomiemöbel. Als solches ist die Eisbar eigentlich über 6 Jahre abzuschreiben – auch wenn die Lebensdauer kaum zehn Tage beträgt. Derartige Extremfälle sind selten und lassen sich meist durch ein konstruktives Gespräch mit dem zuständigen Finanzbeamten im Vorfeld klären.

Generell festgelegt wurde die sogenannte betriebsgewöhnliche Nutzung für bestimmte Gegenstände oder Geräte. Die betriebsgewöhnliche Nutzung für ein Auto beträgt beispielsweise rund 6 Jahre, sodass ein PKW in diesem Zeitraum zu gleichen Teilen abgeschrieben werden muss.

Achtung: Zu den Anschaffungskosten eines Wirtschaftsgutes gehören auch die Nebenkosten. Kauft beispielsweise ein kulturhistorischer Verein ein mittelalterliches Gemälde der eigenen Altstadt und lässt dieses von einem Spezialunternehmen transportieren, so sind die Transportkosten zum Kaufpreis zu addieren. Die Gesamtsumme aus Kaufpreis und Transportkosten wird dann abgeschrieben.

Die AfA-Tabellen zur Abschreibung von Wirtschaftsgütern in Vereinen

Welche angeschafften Wirtschaftsgüter wie lange und wie abzuschreiben sind, wird aus den sogenannten AfA-Tabellen ersichtlich. AfA steht dabei für Absetzung für Abnutzung. Gesetzliche Grundlage für diese Tabellen ist der § 7 Abs. 1 Satz 2 Einkommensteuergesetz.

Erfasst sind alle beweglichen Wirtschaftsgüter. Diese sind nach Wirtschaftszweigen aufgeteilt, wobei es keine Rubrik für Vereine gibt. Soll in einem Verein ein neues Laufband, ein Computersystem oder der Kleinbus abgeschrieben werden, muss in anderen Rubriken nach der Abschreibungsdauer und der Aufteilung der Abschreibungen gesucht werden.

De facto bedeutet dies: Schafft dein Verein ein Wirtschaftsgut im Gesamtwert von 10.000 Euro an und die Abschreibung hierfür beträgt 5 Jahre, dann tauchen in der EÜR der kommenden 5 Jahre jeweils 2.000 Euro als steuermindernde Abschreibung auf.

Arten der Abschreibungen im Verein bei geringwertigen Wirtschaftsgütern

Ein Verein kann es sich aussuchen, wie er geringwertige Wirtschaftsgüter abschreibt. Zur Auswahl stehen die Poolabschreibung und die sogenannte GWG-Methode, wobei GWG für geringwertige Wirtschaftsgüter steht. Hat sich der Verein für eine der beiden Methoden entschieden, muss diese im Wirtschaftsjahr für alle Fälle angewendet werden. Ein Wechsel zwischen beiden Methoden ist ausgeschlossen. Allerdings gibt es eine Konstellation, bei der die Abschreibungen im Pool gesetzlich festgelegt sind.

Bei der Poolabschreibung:

– werden Anschaffungskosten für bewegliche Wirtschaftsgüter bis maximal 250 Euro sofort als Betriebsausgabe gebucht.

– werden Wirtschaftsgüter mit einem Anschaffungspreis von 250 Euro bis maximal 800 Euro zusammengefasst und gemeinschaftlich abgeschrieben.

– liegt der Wert höher als 800 Euro, aber unterhalb von 1.000 Euro, muss die Poolabschreibung angewandt werden.

– beträgt der Anschaffungspreis für ein Wirtschaftsgut mehr als 1.000 Euro, erfolgt eine reguläre Abschreibung.

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Anmerkung: Alle Wirtschaftsgüter, die im Pool abgeschrieben werden sollen, müssen beweglich sein. Grundlage hierfür ist der § 90 BGB. Deshalb können im Pool nicht abgeschrieben werden:

– Lizenzen

– Immobilien

– Grundstücke

– Namensrechte

– Patente und ähnliches

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GWG-Methode

– betragen die Anschaffungskosten maximal 800 Euro, muss das Wirtschaftsgut als Betriebsausgabe direkt gebucht werden.

– liegen die Anschaffungskosten höher als 800 Euro, erfolgt eine reguläre Abschreibung, der AfA-Tabelle folgend.

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Hinweis: Bei der Poolabschreibung werden die Anschaffungskosten der Wirtschaftsgüter bis 1.000 Euro addiert und anschließend in gleichen Raten über einen Zeitraum von 5 Jahren abgeschrieben. Selbst wenn ein Wirtschaftsgut zwischenzeitlich unbrauchbar wird, abhanden kommt oder verkauft wird, hat dies keine Auswirkung auf die Abschreibung. Für jedes Wirtschafts- oder Kalenderjahr muss ein neuer Pool gebildet werden.

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Die Abschreibungen im Pool für Vereine im Detail

Die Poolabschreibung ist eine besondere Abschreibungsform. Aktuell wird nur noch die lineare Abschreibung praktiziert, bei der auf 5 Jahre verteilt, jährlich 20 % der Poolsumme abgeschrieben werden. Trick dabei ist, dass für jedes Kalender- oder Wirtschaftsjahr ein neuer Pool gebildet wird. Wurde ein Pool bereits über 5 Jahre abgeschrieben, fällt er aus der EÜR, während die jüngsten Anschaffungen in einem neuen Pool aufgenommen werden. In der EÜR oder Buchhaltung finden sich demnach in der Regel 5 Pools, wobei der älteste Pool durch einen neu aufgelegten aus dem letzten Wirtschaftsjahr ersetzt wird.

Wichtig hierbei ist, dass alle angeschafften beweglichen Wirtschaftsgüter zwischen 250 Euro und 800 Euro zusammengefasst und in einem Pool vereint werden. Die Abschreibung beginnt in dem Monat, nach welchem das letzte Wirtschaftsgut angeschafft wurde.

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Beispiel: Ein Verein kauft im September das letzte Wirtschaftsgut des Jahres, teurer als 250 Euro, aber günstiger als 800 Euro. Insgesamt hat der Verein in dem betreffenden Kalenderjahr 6.000 Euro für derartige Wirtschaftsgüter ausgegeben. Damit betragen die jährlichen Abschreibungen 1.200 Euro. In diesem Fallo beginnen die Abschreibungen im Oktober des laufenden Jahres und betragen für die letzten drei Monate 300 Euro. Danach folgen 4 Kalenderjahre mit jeweils 1.200 Euro Abschreibung und im Abschlussjahr werden 900 Euro abgeschrieben.

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