Alles zur Mitgliederversammlung im Verein

Die Mitgliederversammlung ist das zentrale demokratische Organ eines Vereins und bietet allen Mitgliedern die Möglichkeit, durch Abstimmungen aktiv an wichtigen Entscheidungen mitzuwirken. Wie häufig eine solche Versammlung stattfindet, regelt die Satzung des jeweiligen Vereins. In Deutschland schreibt das Gesetz mindestens eine Jahreshauptversammlung pro Jahr vor, während in Österreich eine Generalversammlung nur alle fünf Jahre erforderlich ist. Dennoch laden Vereine in der Praxis meist am Ende eines Geschäftsjahres zu einer Versammlung ein. Selbst wenn ein Verein gemeinnützig im Sinne der Abgabenordnung ist, bleibt die Durchführung einer Jahreshauptversammlung verpflichtend.

‍Welche Aufgaben hat eine Mitgliederversammlung?

Die Mitgliederversammlung, insbesondere die Jahreshauptversammlung, ist ein zentrales Element der Vereinsorganisation und ermöglicht es allen Mitgliedern, sich aktiv an der Vereinsgestaltung zu beteiligen. Zu den wichtigsten Aufgaben und Themen einer Mitgliederversammlung gehören:

1. Genehmigung des Rechnungsabschlusses: Die Mitglieder nehmen den Jahresabschluss des Vereins entgegen und genehmigen diesen. Insbesondere bei gemeinnützigen Vereinen muss nachgewiesen werden, dass kein Gewinn erwirtschaftet wurde. Wird dennoch ein Gewinn ausgewiesen, verliert der Verein seine Gemeinnützigkeit und wird steuerpflichtig. Ausgenommen sind zweckgebundene Gewinne, wie etwa für die Finanzierung von Vereinsräumen oder Anschaffungen, die den Gewinn in der Steuererklärung mindern.

2. Wahlen: Der Rechnungsprüfer sowie andere Vorstandsmitglieder werden für die kommende Amtsperiode bestätigt oder durch neue Personen gewählt. Die Dauer dieser Amtsperiode ist in der Vereinssatzung festgelegt.

3. Bericht des Kassenprüfers: Der Kassenprüfer stellt den Finanzbericht zur Diskussion und gibt eine Empfehlung zur Annahme oder Ablehnung des Berichts ab.

4. Festlegung von Mitgliedsbeiträgen: Die Höhe der künftigen Mitgliedsbeiträge wird durch die Versammlung festgelegt.

5. Ehrenmitgliedschaften: Ehrenmitgliedschaften können verliehen oder aberkannt werden.

6. Änderung der Statuten und Auflösung des Vereins: Die Mitglieder können üfber Änderungen der Vereinsstatuten abstimmen oder die freiwillige Auflösung des Vereins beschließen.

7. Änderung der Gemeinnützigkeit: Falls sich die Gemeinnützigkeit des Vereins ändern soll, etwa durch eine Anpassung des Vereinszwecks, können die Mitglieder auch hierzu eine Abstimmung abhalten.

8. Bericht des Vorstands: Der Vorstand stellt sich den Fragen der Mitglieder und gibt Auskunft über die Tätigkeiten des vergangenen Jahres.

Tagesordnung und Transparenz

Damit die Mitgliederversammlung strukturiert verläuft, sollten alle Themen auf einer Tagesordnung festgehalten und in der festgelegten Reihenfolge behandelt werden. So ist gewährleistet, dass alle wichtigen Punkte rechtzeitig besprochen und entschieden werden können.

Die Jahreshauptversammlung ist somit ein entscheidender Moment für die aktive Mitgestaltung und Entscheidungsfindung im Verein.

‍

‍

Welche Arten von Mitgliederversammlungen gibt es im Verein?

In einem Verein gibt es verschiedene Arten von Mitgliederversammlungen, die jeweils unterschiedliche Zwecke und Anforderungen erfüllen. Die wichtigsten Versammlungsarten sind:

Ordentliche Jahreshauptversammlung:

Die ordentliche Jahreshauptversammlung ist gesetzlich vorgeschrieben und dient dazu, die wesentlichen Angelegenheiten des Vereins zu regeln. Sie ist besonders wichtig für die Verwaltung und die Gemeinnützigkeit des Vereins. In dieser Versammlung werden unter anderem der Rechnungsabschluss genehmigt, Vorstandswahlen durchgeführt und die Mitgliedsbeiträge festgelegt. Die Aufgaben der Jahreshauptversammlung können durch Beschlüsse der Mitglieder eingegrenzt werden, jedoch kann die Vereinssatzung nicht die vollständige Aufhebung der Rechte der Mitglieder bei dieser Versammlung vorsehen, da sie ein gesetzlich vorgeschriebenes Pflichtorgan darstellt.

Außerordentliche Mitgliederversammlung:

Zusätzlich zur ordentlichen Versammlung können außerordentliche Versammlungen einberufen werden. Diese Versammlungen werden häufig erforderlich, wenn dringende oder unvorhergesehene Angelegenheiten des Vereins während des Jahres auftreten, die nicht bis zur nächsten Jahreshauptversammlung warten können. Solche Versammlungen können von einer festgelegten Anzahl von Mitgliedern beantragt werden, die in der Satzung des Vereins bestimmt ist. Es kann sich dabei auch um eine Minderheit der Mitglieder handeln. Typische Gründe für eine außerordentliche

Versammlung können beispielsweise vorgezogene Vorstandswahlen aufgrund eines Rücktritts eines Vorstandsmitglieds sein.

Es ist wichtig zu beachten, dass persönliche Anliegen eines Mitglieds nicht ausreichen, um eine außerordentliche Versammlung einzuberufen. Nur dringende, vereinsrelevante Themen können diesen Schritt rechtfertigen.

Beide Versammlungsarten stellen sicher, dass die Mitglieder des Vereins in entscheidende Prozesse eingebunden werden und ihre Rechte gewahrt bleiben.

‍

Einladung zur Mitgliederversammlung

Die Einladung zur Mitgliederversammlung eines Vereins wird von einem Vorstandsmitglied ausgesprochen, das zur Vertretung des Vereins berechtigt ist. Sobald ein Vorstandsmitglied von den Mitgliedern gewählt wurde, kann es die Einladung zu Versammlungen aussprechen.

Sollten auch Nichtmitglieder zur Mitgliederversammlung eingeladen werden, muss dies ausdrücklich in der Vereinssatzung festgelegt sein.

In der Satzung wird zudem die Form der Einladung definiert. Diese kann auf verschiedene Weisen erfolgen:

• schriftlich

• durch eine Anzeige in einer Zeitung

• per E-Mail

• durch eine Ankündigung in der Vereinszeitung

• oder durch Aushang an einem Schwarzen Brett.

Die Einladung ist nur dann rechtsgültig, wenn sie der in der Satzung vorgeschriebenen Form entspricht. Sie muss allen Mitgliedern zugestellt werden, auch denen, die kein aktives Stimmrecht besitzen.

Laut einer Entscheidung des Oberlandesgerichts Zweibrücken gilt eine Einladung per E-Mail als schriftliche Einladung, auch wenn dies nicht ausdrücklich in den Vereinsstatuten erwähnt wird.

Wird die Einladung in einer Zeitung veröffentlicht, muss in der Satzung der Name der Zeitung konkret genannt werden.

Welche Fristen müssen bei der Einladung zu einer Jahreshauptversammlung beachtet werden?

Die Einladung muss zu einem Zeitpunkt verschickt werden, der allen Mitgliedern eine ausreichende Vorbereitung auf die Versammlung ermöglicht. Normalerweise liegt die Frist zwischen zwei und vier Wochen. Ist in der Vereinssatzung eine Frist festgehalten, muss diese exakt eingehalten werden. Verspätete Einladungen sind Formfehler und verhindern die Gültigkeit aller Beschlüsse der Mitglieder bei der Versammlung. Das Ende der Frist ist immer der Erhalt der Einladung durch ein Mitglied. Das Versanddatum wird für die Erfüllung der Frist nicht berücksichtigt. Bei der Gemeinnützigkeit von Vereinen ist zu berücksichtigen, dass meistens sehr viele Mitglieder eingeladen werden müssen. Erfolgt die Ankündigung nicht durch die Bekanntmachung der Versammlung in einer Zeitung, sollte in der Satzung die Wahrung der Einladungsfrist durch die rechtzeitige Abgabe der Einladungen bei der Post festgehalten werden.

Inhalt einer Einladung zur Mitgliederversammlung

Eine Einladung zur Mitgliederversammlung muss die wesentlichen Informationen wie die Zeit, den Ort und den Grund der Versammlung enthalten, beispielsweise ob es sich um eine Jahreshauptversammlung oder eine außerordentliche Versammlung handelt. Darüber hinaus sollte die Einladung eine vorläufige Tagesordnung beinhalten, damit sich die Mitglieder auf die einzelnen Themenpunkte vorbereiten können. Dies ermöglicht den Mitgliedern, sich im Voraus über die zu besprechenden Punkte zu informieren und gegebenenfalls Fragen oder Anmerkungen vorzubereiten.

Muss die Tagesordnung eingehalten werden?

Alle Punkte der Tagesordnung müssen in der angeführten Reihenfolge abgehandelt werden. Es ist nicht möglich, neue Themen anzusprechen und darüber abzustimmen. Handelt es sich bei einem Punkt auf der Tagesordnung nicht um eine Neufassung der Vereinsstatuten, genügt es, das Thema zu nennen. Ausführliche Erklärungen sind nicht erforderlich. Sollen die Vereinsstatuten oder die Gemeinnützigkeit von Vereinen geändert werden, sollte die Einladung immer auch eine alte und eine neue Fassung der wichtigsten Punkte der Vereinssatzung enthalten.

Kann eine Mitgliederversammlung abgesagt werden?

Sowohl ordentliche als auch außerordentliche Versammlungen, die durch einen Minderheitenbeschluss angeordnet wurden, können abgesagt werden. Ebenso ist eine zeitliche oder örtliche Verlegung der Versammlung möglich. Die Absage darf nur durch Personen erfolgen, die gemäß den Vereinsstatuten auch zu Einladungen berechtigt sind. Jede Absage oder Verlegung muss angekündigt werden, bevor die Versammlung durch den Vorstand eröffnet wurde. Nach der Eröffnung ist eine Absage nicht mehr möglich. Nach der zeitlichen oder örtlichen Verlegung muss jedes Vereinsmitglied wieder innerhalb der vorgesehenen Frist eine neue Einladung erhalten.

‍

Kann eine Versammlung virtuell oder hybrid stattfinden?

Damit eine Jahreshauptversammlung oder außerordentliche Versammlung virtuell abgehalten werden kann, muss diese Form der Versammlung in den Vereinsstatuten festgehalten werden. Ausgenommen davon sind Versammlungen, die in einer Zeit stattfinden, in der der Gesetzgeber aufgrund äußerer Umstände die Zusammenkünfte einer größeren Personenzahl untersagt. Damit eine virtuelle Versammlung rechtskonform abläuft, müssen einige organisatorische Punkte beachtet werden. Alle Mitglieder müssen eine Einladung erhalten und die Möglichkeit haben, an der Versammlung virtuell teilzunehmen. Dafür bieten sich auch Vereinssoftware Möglichkeiten der Schnittstellen an. Auch bei einer virtuellen Veranstaltung ist das Führen eines Anwesenheitsbuches erforderlich. Durch virtuelle Abstimmungen können Beschlüsse von dem Verein gefasst werden. Die Anzahl der anwesenden und abstimmenden Mitglieder muss der in den Statuten angegebenen Zahl entsprechen. Von dem Gesetzgeber können in Sonderfällen für einen befristeten Zeitraum auch Abstimmungen per E-Mail oder Fax anerkannt werden. Virtuelle Versammlungen, bei denen alle Rechtsbestimmungen eingehalten werden, unterscheiden sich nicht von einer Jahreshauptversammlung mit präsenten Personen.

Müssen Versammlungen der Mitglieder öffentlich abgehalten werden?

Die Versammlungen von Vereinen sind nicht öffentlich. Der Vorstand kann aber die Anwesenheit von Gästen gestatten. Mit der Anwesenheit von Gästen müssen auch alle Mitglieder einverstanden sein, da sonst der Vorstandsbeschluss aufgehoben ist.

‍

Protokoll der Mitgliederversammlung im Verein

Ein Protokoll der Mitgliederversammlung ist ein wesentliches Dokument, das alle wichtigen Beschlüsse und Diskussionen der Versammlung festhält. Es dient als rechtlicher Nachweis über die ordnungsgemäße Durchführung der Versammlung und ist besonders wichtig, um späteren rechtlichen Anforderungen gerecht zu werden. Das Protokoll muss die Namen der anwesenden Mitglieder, die behandelten Tagesordnungspunkte, die Beschlüsse sowie die Abstimmungsergebnisse dokumentieren. Darüber hinaus sollten auch etwaige Satzungsänderungen und die Beschlüsse über die Auflösung des Vereins vermerkt werden. Ein Protokoll muss nicht nur den formalen Anforderungen entsprechen, sondern auch transparent und nachvollziehbar sein, um den rechtlichen Ansprüchen der Vereinsführung gerecht zu werden. In vielen Fällen ist das Protokoll nach der Versammlung beim Amtsgericht einzureichen, insbesondere wenn Satzungsänderungen oder Vereinsauflösungen beschlossen wurden.

Protokoll der Mitgliederversammlung des Vereins beim Amtsgericht

Das Protokoll der Mitgliederversammlung muss in bestimmten Fällen beim Amtsgericht eingereicht werden, insbesondere wenn Beschlüsse wie Satzungsänderungen oder die Auflösung des Vereins getroffen wurden. Diese Einreichung ist notwendig, um die rechtlichen Vorgaben zu erfüllen und die Änderungen offiziell im Vereinsregister zu vermerken. Das Protokoll muss dabei alle relevanten Details enthalten, wie die Beschlüsse zu Satzungsänderungen, die Anwesenheit der Mitglieder sowie die Ergebnisse der Abstimmungen. Das Amtsgericht prüft, ob die Versammlung ordnungsgemäß durchgeführt wurde und ob die Beschlüsse mit den gesetzlichen Vorgaben übereinstimmen. Wird das Protokoll nicht fristgerecht oder in der korrekten Form eingereicht, kann dies rechtliche Konsequenzen haben, und die Beschlüsse sind unter Umständen nicht wirksam.

‍

Fazit

Die Mitgliederversammlung ist ein zentrales Element der Vereinsorganisation und bietet allen Mitgliedern die Möglichkeit, aktiv an wichtigen Entscheidungen mitzuwirken. Die ordnungsgemäße Durchführung, von der Einladung bis zum Protokoll, ist entscheidend für die Rechtskraft der getroffenen Beschlüsse. Gerade bei Satzungsänderungen oder der Auflösung eines Vereins ist es wichtig, dass alles formal korrekt abläuft, damit diese Beschlüsse auch vor dem Amtsgericht Bestand haben. Eine gut strukturierte und transparente Mitgliederversammlung trägt nicht nur zur rechtlichen Sicherheit bei, sondern stärkt auch das Vertrauen der Mitglieder in den Verein.

‍

FAQ  

1. Wie oft muss eine Mitgliederversammlung stattfinden?

Die Häufigkeit der Mitgliederversammlungen wird in der Satzung des Vereins festgelegt. In Deutschland ist mindestens eine Jahreshauptversammlung pro Jahr gesetzlich vorgeschrieben. In anderen Ländern wie Österreich kann dies abweichen.

2. Was muss in der Einladung zur Mitgliederversammlung enthalten sein?

Die Einladung sollte das Datum, den Ort, die Uhrzeit und die Tagesordnungspunkte der Versammlung beinhalten. Eine vorläufige Tagesordnung ermöglicht den Mitgliedern, sich auf die Themen vorzubereiten.

3. Kann eine Mitgliederversammlung online abgehalten werden?

Ja, eine Mitgliederversammlung kann auch online oder hybrid abgehalten werden, wenn dies in der Vereinssatzung festgelegt ist. In besonderen Fällen, wie etwa durch gesetzliche Regelungen während einer Pandemie, können auch kurzfristige Änderungen der Versammlungsform sein.

4. Wie wird das Protokoll der Mitgliederversammlung erstellt?

Das Protokoll sollte alle wesentlichen Beschlüsse und das Abstimmungsergebnis der Versammlung festhalten. Es muss von den anwesenden Vorstandsmitgliedern unterschrieben werden und bei wichtigen Beschlüssen, wie Satzungsänderungen, auch beim Amtsgericht eingereicht werden.

5. Was passiert, wenn die Einladung zur Mitgliederversammlung zu spät verschickt wird?

Eine verspätete Einladung kann dazu führen, dass die Beschlüsse der Versammlung ungültig sind. Die in der Satzung festgelegte Frist für die Einladung muss eingehalten werden, um die Rechtsgültigkeit der Versammlung zu gewährleisten.

‍