Kassenprüfung im Verein

Für jeden Verein steht einmal im Jahr die Kassenprüfung an. Die wichtigsten Personen für diese Tätigkeit sind zum einen der Schatzmeister, als auch die Kassenprüfer selbst. Dabei sind die beiden Bezeichnungen strikt voneinander zu trennen, da sie unterschiedliche Aufgaben beschreiben. Der Schatzmeister, oder auch Kassenwart genannt, führt die Finanzen und legt am Ende des Jahres den Kassenbericht vor. Der oder die Kassenprüfer hingegen kontrollieren die Arbeit des Schatzmeisters. Gesetzlich erwähnt wird ein Kassenprüfer zwar nicht, er ist jedoch eine wichtige Kontrollinstanz in jedem Verein. Der Kassenprüfer darf dabei nicht dem Vorstand angehören, um die Neutralität der Prüfung zu sichern. Im Folgenden werfen wir einen Blick auf die Aufgaben des Kassenprüfers.

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Die Aufgaben des Kassenwarts – unverzichtbar für die Kassenprüfung

Die Kassenprüfung selbst kann nur erfolgreich durchgeführt werden, wenn der Schatzmeister seine Aufgaben pflichtgemäß erledigt hat. Im Idealfall sollte es sich dabei um eine Person handeln, die zumindest ein gewisses Grundwissen im finanziellen Bereich hat. Schließlich haftet dieser im Falle von Fehlern im Kassenbericht gegenüber dem Finanzamt. 

Der Kassenwart zeichnet alle Einnahmen und Ausgaben auf und sichert die Belege zu den jeweiligen Posten. Er informiert sowohl den Vorstand, als auch die Mitgliederversammlung, über die finanzielle Lage des Vereins. Damit kommt ihm eine Schlüsselrolle zu – schließlich basieren viele wichtige Entscheidungen im Verein auch auf der Finanzkraft.

Der Kassenwart erstellt damit grundsätzlich auch die Steuererklärung, den Haushaltsplan, führt die Buchhaltung durch und fertigt auch den Jahresabschluss an, der sodann durch den Kassenprüfer geprüft und schließlich von den Mitgliedern abgesegnet wird. Damit legt der Kassenwart den Grundstein für die Arbeit des Kassenprüfers. Ohne seinen Kassenbericht kann keine Kassenprüfung stattfinden.

Der Kassenprüfer als Kontrollinstanz

Liegt der Kassenbericht vor, obliegt es dem Kassenprüfer, diesen auf seine Richtigkeit zu prüfen. Dies muss nicht eine Person alleine machen – grundsätzlich können mehrere Personen die Funktion des Kassenprüfers gleichzeitig übernehmen. Wichtig ist jedoch, dass sie nicht im Vorstand aktiv sein dürfen, da sie ja praktisch mit der Abnahme des Kassenberichts auch den Vorstand entlasten und diesem bescheinigen, dass die Finanzen des Vereins sorgsam verwaltet wurden.

Grundsätzlich muss keine Kassenprüfung durchgeführt werden. Die meisten Vereine bestellen jedoch einen oder mehrere Kassenprüfer, um den Kassenwart und den Vorstand zu entlasten und eine unabhängige Kontrollinstanz zu haben. Die Kassenprüfung stärkt das Vertrauen der Mitglieder in den Vorstand und gibt zudem dem Vorstand und dem Kassenwart auch eine relative Sicherheit, da sie im Idealfall die Arbeitsweise bestätigt. Die Finanzen eines Vereins dienen schließlich der Aufgabenerfüllung, und alle Mitglieder haben ein Recht darauf, dass diese rechtmäßig verwaltet werden.

Oftmals legt die Satzung des Vereins fest, wie viele Kassenprüfer bestellt werden sollen und welche Personen sich hierfür eignen. Auch die Wahlzeit wird in der Vereinssatzung festgelegt.

Der Kassenwart arbeitet bei der Kassenprüfung in dem Sinne mit, dass er Nachfragen der Kassenprüfer beantwortet und gegebenenfalls Belege nachreicht, wenn diese gefordert werden. Ansonsten hat er mit der eigentlichen Kassenprüfung nichts zu tun. Personen, die mit der Kassenprüfung betraut werden, sollten ebenfalls über ein Basiswissen im finanziellen Bereich verfügen. Gut geeignet wären Personen aus der Buchhaltung, Banker oder Steuerberater, falls diese Mitglieder im Verein sind.

Die meisten Vereine führen die Kassenprüfung am Ende des Jahres durch. Sie fällt damit mit der Prüfung des Jahresabschlusses zusammen. Grundsätzlich kann die Mitgliederversammlung jedoch jederzeit eine Kassenprüfung anordnen, falls sie diese für notwendig erachtet. 

Aufgaben des Kassenprüfers bei der Kassenprüfung

Bei der Kassenprüfung erhält der Kassenprüfer Einsicht in alle finanziellen und rechtlich relevanten Dokumente, die im Verein vorhanden sind. Diese sollte daher dort stattfinden, wo die Unterlagen des Vereins gelagert werden. Insbesondere müssen das Buchungsjournal, Buchungsbelege, das Kassenbuch, Gewinn- und Verlustrechnung, Vermögensrechnung, Anlagenverzeichnis, Inventarliste und Kontoauszüge zum Zeitpunkt der Kassenprüfung vorliegen.

Er prüft die Richtigkeit der Einnahmen und Ausgaben sowohl auf Beträge, als auch Empfänger und Buchungsstellen. Gleichzeitig wird geprüft, ob alle notwendigen Belege vorhanden sind. Dabei zieht er auch den Haushaltsplan zurate und wirft insbesondere einen kritischen Blick auf Ausgabeposten, die den Ansatz im Haushaltsplan überstiegen haben. Er beurteilt auch, ob die Beschlüsse der Mitgliederversammlung im Bereich der Finanzen ordnungsgemäß umgesetzt wurden. Am Ende wird zudem die Bilanz mit dem Jahresabschluss abgeglichen.

Außerdem obliegt es ihm, die richtige Zuordnung von Mitgliedsbeiträgen, Spenden und Rückerstattungen zu prüfen. Dabei kontrolliert er auch eventuelle Sachspenden und andere Zuwendungen. Alle Vermögensgegenstände werden zudem im Hinblick auf ihre ordnungsgemäße Ausweisung geprüft. Wichtige gesetzliche Grundlagen, deren Einhaltung während der Kassenprüfung beurteilt werden, sind insbesondere steuerrechtliche Vorschriften, Saldierungsverbot, Vollständigkeit der Unterlagen, Prüfung der Zahlungsfähigkeit und Prüfung auf Sachlichkeit.

Am Ende legt der Kassenprüfer der Mitgliederversammlung den Kassenprüfbericht vor. Im Prüfbericht sollten verschiedene Kernpunkte enthalten sein: 

·       Vereinsname und Prüfjahr

·       Name der Kassenprüfer*innen

·       Ort, Datum, Zeit der Kassenprüfung

·       Form der Buchführung

·       Vorgelegene Unterlagen

·       Vorgehensweise bei der Kassenprüfung

·       Besonderheiten

·       Ergebnis

·       Empfehlung zur Entlastung des Kassenwarts und Vorstands oder Verbesserung

Es ist nicht seine Aufgabe, dem Kassenwart und dem Vorstand Entlastung zu erteilen, sondern er stellt nur die notwendigen Informationen für die Mitgliederversammlung zusammen. Diese entscheidet sodann, ob die Entlastung erteilt werden kann.

Kassenwart vs. Kassenprüfer

Warum ist die Kassenprüfung im Verein so wichtig?

Durch eine Kassenprüfung im Verein können viele Vorteile erzielt werden. Sie dient in erster Linie dazu, mögliche Fehler in der Buchhaltung des Vereins zu beheben. Zudem wird das Vertrauen zwischen Vorstand und Vereinsmitgliedern gestärkt. Immerhin wird Mitgliedern durch einen Kassenbericht ein tieferer Einblick in die Finanzen des Vereins gewährt.

Außerdem bildet die Prüfung die Grundlage dafür, um in der Jahreshauptversammlung zu bestimmen, ob der Vereinsvorstand entlastet werden muss. Sie ist also essenziell für die Beschlussfassung der Mitgliederversammlung. Überdies kann die Kassenprüfung im Verein als Motivation für den Kassenwart gesehen werden, seine Tätigkeit ordentlich und gewissenhaft auszuführen.

Rechtliche Grundlagen der Kassenprüfung

Vereine sind rechtlich nicht dazu verpflichtet, einen Kassenprüfer im Verein zu stellen. Zudem gibt es keine festgelegten Grundlagen, an die man sich bei der Durchführung halten muss. Es ist nicht einmal festgelegt, dass eine Kassenprüfung im Verein durchgeführt werden muss. Somit erfolgt die Prüfung auf rein freiwilliger Basis.

Allerdings ist es für Vereine möglich, Rahmenbedingungen in der Satzung festzulegen. Es geht dabei darum, dass die Vereinsunterlagen ordnungsgemäß erfasst und verbucht werden. Das dient einerseits dem Interesse des Vereins, andererseits können dadurch Buchhaltungsvorschriften eingehalten werden.

Vereine sollten folgende Regeln festlegen:

• Die Dokumentation muss ordnungsgemäß erfolgen.

• Unterlagen müssen ordentlich verbucht und gelagert werden.

• Das Vereinsvermögen muss gemäß den Buchungsvorschriften verwaltet werden.

• Der Vorstand muss dem Vereinszweck entsprechend agieren.

• Der Vorstand muss das Prinzip der Sparsamkeit anwenden.

Folgen einer unzureichenden Kassenprüfung

Wird keine oder nur eine unzureichende Kassenprüfung vorgenommen, resultiert das in einer Bandbreite an Nachteilen. Die Mitarbeiter erhalten in der Jahreshauptversammlung keinen gänzlichen Überblick über die Finanzlage des Vereins, sodass keine Basis für Entscheidungen geschaffen wird. Zudem kann nicht festgemacht werden, ob ein Jahr positiv oder negativ abgeschlossen wurde. Des Weiteren kann das Vertrauen der Mitglieder in den Vorstand sinken, wenn keine Einsicht in Form eines Kassenberichts möglich ist. Es kann der Verdacht entstehen, dass die Vereinsfinanzen nicht ordnungsgemäß verwendet wurden.

Tipps für eine erfolgreiche Kassenprüfung

Damit die Kassenprüfung im Verein richtig und vollständig abläuft, müssen ein paar Tipps berücksichtigt werden. Eine Checkliste kann dem Kassenprüfer dabei helfen, einen entsprechenden Kassenbericht zu verfassen:

• Hat der Verein den bestehenden Haushaltsplan eingehalten?

• Hat der Verein seine finanziellen Pflichten erfüllt?

• Wurden bei Anschaffungen Vergleichsangebote eingeholt?

• Hat man die Bestimmungen der Kassenordnung eingehalten?

• Wurden in der Buchführung alle Konten berücksichtigt?

• Wurde dafür ein geprüftes EDV-Programm verwendet?

• Ist das Kassenbuch vollständig?

• Sind Belege für alle Ausgaben und Einnahmen vorhanden und sind sie systematisch geordnet?

• Gibt es Fehlbeträge und wurden sie gekennzeichnet?

• Gibt es ungeklärte Überschüsse?

Wer sich an dieser Checkliste orientiert, kann die Kassenprüfung im Verein korrekt durchführen.

Häufige Fehler bei der Kassenprüfung und wie man sie vermeidet

Bei der Kassenprüfung im Verein gibt es eine Menge Stolpersteine und Fehlerquellen. Wenn der Kassenprüfer jedoch vorab weiß, worauf er achten muss, lassen sich viele Fehler vermeiden. Empfehlenswert ist außerdem das Vier-Augen-Prinzip. Immerhin gilt: Vier Augen sehen mehr als zwei!

Ein häufiger Fehler bei der Kassenprüfung ist das Weglassen von Teilnehmerlisten bei Bewirtungsquittungen. Das kann schon einmal zu Fragen vom Finanzamt führen. Immerhin soll niemand persönlich vom Vereinsvermögen profitieren. Es sollte daher immer angegeben werden, welche Teilnehmer bewirtet wurden.

Auch die richtige Zuordnung bereitet vielen Schatzmeistern Probleme. Generell gilt: Keine Buchung ohne Belege. Daher ist es wichtig, Belege gewissenhaft zu sammeln. Der Kassenprüfer kann den Kassenwart daher ruhig darauf aufmerksam machen, wenn Belege fehlen.

Fehler passieren ebenfalls bei Aufwandsentschädigungen. Diese sollten in der Satzung verankert sein, was jedoch nicht immer der Fall ist. Es lohnt sich also, auf Zahlungen an den Vorstand einen genaueren Blick zu werfen.  

Die Kostenstelle „Sonstiges“ birgt viele Fehlerquellen. Hier werden oftmals einmalige Rechnungen erfasst, bei denen es weniger Erfassungserfahrung gibt. Es lohnt sich, genau zu recherchieren, wie entsprechende Belege zugeordnet werden sollten.

Zusammenarbeit zwischen Kassenwart und Kassenprüfer

Sowohl der Kassenwart als auch der Kassenprüfer sollten in Finanzen bewandert sein, damit die Kassenprüfung im Verein korrekt durchgeführt werden kann. Wichtig ist, dass beide unabhängig voneinander handeln. Zudem darf der Kassenwart – auch Schatzmeister genannt – kein Vorstandsmitglied sein.

Die Aufgaben von Kassenwart und Kassenprüfer sind klar verteilt:
Der Kassenwart hat viele Aufgaben, die von der Finanzverwaltung über das Beitragswesen bis zur Mitgliederverwaltung reichen. Er gilt als der „Herr der Finanzen“.
Der Kassenprüfer überprüft das Leitungsorgan, also den Vorstand und den Schatzmeister. Er kontrolliert, ob mit dem Vereinsvermögen ordnungsgemäß gewaltet wurde.

Zusammenfassung

Sowohl Kassenwart als auch Kassenprüfer übernehmen in einem Verein wichtige Aufgaben, die insbesondere dazu dienen, die Zahlungsfähigkeit des Vereins abzusichern. Der Kassenwart übernimmt über das ganze Jahr hinweg die Aufgabe, die Finanzen des Vereins im Blick zu behalten, die Buchhaltung ordnungsgemäß zu führen, und kümmert sich in der Regel auch über die Ausstellung von Spendenbescheinigung und die Erstellung der Steuererklärung. Um dies zu erledigen, bietet sich eine Vereinssoftware an.

Den abschließenden Kassenbericht und Jahresabschluss überlässt er sodann, zusammen mit allen Belegen und Unterlagen, den Kassenprüfern zur Überprüfung. Diese erstellen abschließend den Kassenprüfbericht, der der Mitgliederversammlung offengelegt wird. Danach ist es Entscheidung der Mitgliederversammlung, dem Kassenwart und dem Vorstand gegebenenfalls die Entlastung zu erteilen.

Aus Sicht der Mitglieder sorgt die Kassenprüfung für Vertrauen und als Absicherung der finanziellen Leistungsfähigkeit. Für den Vorstand bedeutet sie zum einen Absicherung, und zum anderen eine Rückmeldung unabhängiger Personen, ob die finanziellen Geschäften des Vereins pflichtgemäß geführt wurden. In jedem Fall ist die Kassenprüfung eine wichtige Tätigkeit im Verein, die mindestens einmal jährlich mit dem Jahresabschluss durchgeführt werden muss, um finanziell den Überblick zu behalten und auch zukünftig wirtschaftlich im Verein arbeiten zu können. Ohne die finanziellen Mittel kann der Verein seine sich selbst gegebenen Aufgaben im Zweifel nicht mehr erfüllen.

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