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Kassenprüfung im Verein

Für jeden Verein steht einmal im Jahr die Kassenprüfung an. Die wichtigsten Personen für diese Tätigkeit sind zum einen der Schatzmeister, als auch die Kassenprüfer selbst. Dabei sind die beiden Bezeichnungen strikt voneinander zu trennen, da sie unterschiedliche Aufgaben beschreiben.

Kassenprüfung im Verein

Für jeden Verein steht einmal im Jahr die Kassenprüfung an. Die wichtigsten Personen für diese Tätigkeit sind zum einen der Schatzmeister, als auch die Kassenprüfer selbst. Dabei sind die beiden Bezeichnungen strikt voneinander zu trennen, da sie unterschiedliche Aufgaben beschreiben. Der Schatzmeister, oder auch Kassenwart genannt, führt die Finanzen und legt am Ende des Jahres den Kassenbericht vor. Der oder die Kassenprüfer hingegen kontrollieren die Arbeit des Schatzmeisters. Gesetzlich erwähnt wird ein Kassenprüfer zwar nicht, er ist jedoch eine wichtige Kontrollinstanz in jedem Verein. Der Kassenprüfer darf dabei nicht dem Vorstand angehören, um die Neutralität der Prüfung zu sichern. Im Folgenden werfen wir einen Blick auf die Aufgaben des Kassenprüfers.

Die Aufgaben des Kassenwarts – unverzichtbar für die Kassenprüfung

Die Kassenprüfung selbst kann nur erfolgreich durchgeführt werden, wenn der Schatzmeister seine Aufgaben pflichtgemäß erledigt hat. Im Idealfall sollte es sich dabei um eine Person handeln, die zumindest ein gewisses Grundwissen im finanziellen Bereich hat. Schließlich haftet dieser im Falle von Fehlern im Kassenbericht gegenüber dem Finanzamt. 

Der Kassenwart zeichnet alle Einnahmen und Ausgaben auf und sichert die Belege zu den jeweiligen Posten. Er informiert sowohl den Vorstand, als auch die Mitgliederversammlung, über die finanzielle Lage des Vereins. Damit kommt ihm eine Schlüsselrolle zu – schließlich basieren viele wichtige Entscheidungen im Verein auch auf der Finanzkraft.

Der Kassenwart erstellt damit grundsätzlich auch die Steuererklärung, den Haushaltsplan, führt die Buchhaltung durch und fertigt auch den Jahresabschluss an, der sodann durch den Kassenprüfer geprüft und schließlich von den Mitgliedern abgesegnet wird. Damit legt der Kassenwart den Grundstein für die Arbeit des Kassenprüfers. Ohne seinen Kassenbericht kann keine Kassenprüfung stattfinden.

Der Kassenprüfer als Kontrollinstanz

Liegt der Kassenbericht vor, obliegt es dem Kassenprüfer, diesen auf seine Richtigkeit zu prüfen. Dies muss nicht eine Person alleine machen – grundsätzlich können mehrere Personen die Funktion des Kassenprüfers gleichzeitig übernehmen. Wichtig ist jedoch, dass sie nicht im Vorstand aktiv sein dürfen, da sie ja praktisch mit der Abnahme des Kassenberichts auch den Vorstand entlasten und diesem bescheinigen, dass die Finanzen des Vereins sorgsam verwaltet wurden.

Grundsätzlich muss keine Kassenprüfung durchgeführt werden. Die meisten Vereine bestellen jedoch einen oder mehrere Kassenprüfer, um den Kassenwart und den Vorstand zu entlasten und eine unabhängige Kontrollinstanz zu haben. Die Kassenprüfung stärkt das Vertrauen der Mitglieder in den Vorstand und gibt zudem dem Vorstand und dem Kassenwart auch eine relative Sicherheit, da sie im Idealfall die Arbeitsweise bestätigt. Die Finanzen eines Vereins dienen schließlich der Aufgabenerfüllung, und alle Mitglieder haben ein Recht darauf, dass diese rechtmäßig verwaltet werden.

Oftmals legt die Satzung des Vereins fest, wie viele Kassenprüfer bestellt werden sollen und welche Personen sich hierfür eignen. Auch die Wahlzeit wird in der Vereinssatzung festgelegt.

Der Kassenwart arbeitet bei der Kassenprüfung in dem Sinne mit, dass er Nachfragen der Kassenprüfer beantwortet und gegebenenfalls Belege nachreicht, wenn diese gefordert werden. Ansonsten hat er mit der eigentlichen Kassenprüfung nichts zu tun. Personen, die mit der Kassenprüfung betraut werden, sollten ebenfalls über ein Basiswissen im finanziellen Bereich verfügen. Gut geeignet wären Personen aus der Buchhaltung, Banker oder Steuerberater, falls diese Mitglieder im Verein sind.

Die meisten Vereine führen die Kassenprüfung am Ende des Jahres durch. Sie fällt damit mit der Prüfung des Jahresabschlusses zusammen. Grundsätzlich kann die Mitgliederversammlung jedoch jederzeit eine Kassenprüfung anordnen, falls sie diese für notwendig erachtet. 

Aufgaben des Kassenprüfers bei der Kassenprüfung

Bei der Kassenprüfung erhält der Kassenprüfer Einsicht in alle finanziellen und rechtlich relevanten Dokumente, die im Verein vorhanden sind. Diese sollte daher dort stattfinden, wo die Unterlagen des Vereins gelagert werden. Insbesondere müssen das Buchungsjournal, Buchungsbelege, das Kassenbuch, Gewinn- und Verlustrechnung, Vermögensrechnung, Anlagenverzeichnis, Inventarliste und Kontoauszüge zum Zeitpunkt der Kassenprüfung vorliegen.

Er prüft die Richtigkeit der Einnahmen und Ausgaben sowohl auf Beträge, als auch Empfänger und Buchungsstellen. Gleichzeitig wird geprüft, ob alle notwendigen Belege vorhanden sind. Dabei zieht er auch den Haushaltsplan zurate und wirft insbesondere einen kritischen Blick auf Ausgabeposten, die den Ansatz im Haushaltsplan überstiegen haben. Er beurteilt auch, ob die Beschlüsse der Mitgliederversammlung im Bereich der Finanzen ordnungsgemäß umgesetzt wurden. Am Ende wird zudem die Bilanz mit dem Jahresabschluss abgeglichen.

Außerdem obliegt es ihm, die richtige Zuordnung von Mitgliedsbeiträgen, Spenden und Rückerstattungen zu prüfen. Dabei kontrolliert er auch eventuelle Sachspenden und andere Zuwendungen. Alle Vermögensgegenstände werden zudem im Hinblick auf ihre ordnungsgemäße Ausweisung geprüft. Wichtige gesetzliche Grundlagen, deren Einhaltung während der Kassenprüfung beurteilt werden, sind insbesondere steuerrechtliche Vorschriften, Saldierungsverbot, Vollständigkeit der Unterlagen, Prüfung der Zahlungsfähigkeit und Prüfung auf Sachlichkeit.

Am Ende legt der Kassenprüfer der Mitgliederversammlung den Kassenprüfbericht vor. Im Prüfbericht sollten verschiedene Kernpunkte enthalten sein: 

·       Vereinsname und Prüfjahr

·       Name der Kassenprüfer*innen

·       Ort, Datum, Zeit der Kassenprüfung

·       Form der Buchführung

·       Vorgelegene Unterlagen

·       Vorgehensweise bei der Kassenprüfung

·       Besonderheiten

·       Ergebnis

·       Empfehlung zur Entlastung des Kassenwarts und Vorstands oder Verbesserung

Es ist nicht seine Aufgabe, dem Kassenwart und dem Vorstand Entlastung zu erteilen, sondern er stellt nur die notwendigen Informationen für die Mitgliederversammlung zusammen. Diese entscheidet sodann, ob die Entlastung erteilt werden kann.

Zusammenfassung

Sowohl Kassenwart als auch Kassenprüfer übernehmen in einem Verein wichtige Aufgaben, die insbesondere dazu dienen, die Zahlungsfähigkeit des Vereins abzusichern. Der Kassenwart übernimmt über das ganze Jahr hinweg die Aufgabe, die Finanzen des Vereins im Blick zu behalten, die Buchhaltung ordnungsgemäß zu führen, und kümmert sich in der Regel auch über die Ausstellung von Spendenbescheinigung und die Erstellung der Steuererklärung. Um dies zu erledigen, bietet sich eine Vereinssoftware an.

Den abschließenden Kassenbericht und Jahresabschluss überlässt er sodann, zusammen mit allen Belegen und Unterlagen, den Kassenprüfern zur Überprüfung. Diese erstellen abschließend den Kassenprüfbericht, der der Mitgliederversammlung offengelegt wird. Danach ist es Entscheidung der Mitgliederversammlung, dem Kassenwart und dem Vorstand gegebenenfalls die Entlastung zu erteilen.

Aus Sicht der Mitglieder sorgt die Kassenprüfung für Vertrauen und als Absicherung der finanziellen Leistungsfähigkeit. Für den Vorstand bedeutet sie zum einen Absicherung, und zum anderen eine Rückmeldung unabhängiger Personen, ob die finanziellen Geschäften des Vereins pflichtgemäß geführt wurden. In jedem Fall ist die Kassenprüfung eine wichtige Tätigkeit im Verein, die mindestens einmal jährlich mit dem Jahresabschluss durchgeführt werden muss, um finanziell den Überblick zu behalten und auch zukünftig wirtschaftlich im Verein arbeiten zu können. Ohne die finanziellen Mittel kann der Verein seine sich selbst gegebenen Aufgaben im Zweifel nicht mehr erfüllen.


Matthias Tausch

Matthias Tausch

CSO

"Als Vereinsmensch möchte ich meine Erfahrungen an die Vereine weitergeben, damit Sie sich erfolgreich in der Zukunft aufstellen können!"