Fahrtkosten im Verein regeln

Kilometergeld, Aufwandsentschädigung, Reisekostenpauschale, Auslagenersatz: Erbringt ein Vereinsmitglied eine Leistung für den Verein, kann der entstandene finanzielle Aufwand auf vielfältige Weise ausgeglichen werden. Welche Art Ausgleichszahlungen wann geeignet sind, wird in diesem Artikel beleuchtet.

Definitionen: Aufwandsentschädigung sowie Auslagenersatz

In beiden Fällen, bei der Aufwandsentschädigung und beim Auslagenersatz, wird eine erbrachte Leistung finanziell ausgeglichen. Die Umsetzung erfolgt oftmals mittels einer Vereinssoftware.Allerdings sind die Unterschiede gravierend.

Eine Aufwandsentschädigung ist immer eine pauschalierte finanzielle Leistung. In der Regel wird damit ein erbrachter Zeitaufwand entschädigt. Auf diese Weise werden Trainer, Betreuer, Masseure, Reinigungskräfte, das Waschen der Sportkleidung oder das Mähen des Rasens entlohnt. Wichtig bei der Aufwandsentschädigung ist, dass diese nicht an den Vorstand, für dessen Tätigkeit gezahlt werden darf – es sei denn, dies ist in der Satzung ausdrücklich anders geregelt. 

Hinweis: Im Amateurbereich ist es selten der Fall, dass ein Trainer, Physiotherapeut oder Platzwart in einer festen Anstellung seiner Aufgabe nachgeht. Dies ist aber im Profibereich üblich, weshalb hier Arbeitsentgelte statt Aufwandsentschädigungen gezahlt werden. 

Der Auslagenersatz ist der Ausgleich für tatsächlich entstandene Kosten. Deshalb ist ein Auslagenersatz durch Rechnungen und andere rechtsgültige Unterlagen zu belegen. Grundlage für den Auslagenersatz ist das Bürgerliche Gesetzbuch (BGB) und hier der §670. Der Auslagenersatz kommt auch zum Tragen, kauft eine Person für einen Verein und im Namen eines Vereins beispielsweise Sportgeräte oder engagiert einen Dienstleister.

Fallbeispiel: Ein Vereinsmitglied kauft im Auftrag des Vereins Bälle. Auf der Rechnung steht der Verein als Käufer. Der Kaufbetrag wird vom Mitglied ausgelegt. Hier ist das Mitglied in der Höhe des Rechnungsbetrages zu entschädigen. 

Fallbeispiel: Ein Vereinsmitglied engagiert im Auftrag des Vereins einen Cateringservice für das Vereinsjubiläum. Auch hier wird der Auslagenersatz in Rechnungshöhe fällig, hat das Mitglied den Betrag ausgelegt. Ansonsten wird der Rechnungsbetrag direkt an den Caterer überwiesen. 

Fallbeispiel: Ein Vereinsmitglied kauft sich einen neuen Tennisschläger und erwartet die Erstattung vom Verein. In einem solchen Fall ist der Verein nicht zum Auslagenersatz verpflichtet, es sei denn, dieser Kauf wurde in einer Vorstandssitzung oder einer Mitgliederversammlung so beschlossen, genehmigt und protokolliert. 

Abrechnung von Fahrtkosten mit dem Pkw

Allerdings ist der tatsächliche Kostenaufwand nicht immer direkt belegbar. Wurden ein Flugzeug, die Bahn, der Bus, eine Fähre oder ein Taxi genutzt, lassen sich die Fahrtkosten über die Vorlage der Tickets oder einer Quittung nachweisen. 

Das ist nicht möglich, wurde die Fahrt im Auftrag des Vereins mit dem eigenen Pkw durchgeführt. Sind Fahrten mit dem eigenen PKW für den Verein notwendig, werden diese in der Regel steuerfrei erstattet. Dabei gilt eine Kilometerpauschale, weil neben dem Kraftstoffverbrauch auch der Verschleiß am Fahrzeug abgegolten werden muss. Die derzeitige Kilometerpauschale beträgt 0,35 Euro für die ersten 20 Kilometer, 0,38 Euro für jeden weiteren Kilometer. Diese Sätze stammen aus dem Bundesreisekostengesetz (BRKG). Dort ist auch festgeschrieben, dass Fahrten zwischen der Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte durch eine Aufwandsentschädigung ausgeglichen werden können. Hierbei wird eine Pauschalversteuerung angewendet. Diese beträgt nach den Vorgaben des Einkommensteuerrechts 15 %, gemessen an der Höhe der jeweils gültigen Entfernungspauschale. 

Wichtig: Wer ehrenamtlich tätig ist, steht in keinem Arbeitsverhältnis zum Verein. Dies hat auch dann Gültigkeit, wenn für die Tätigkeit für den Verein eine Vergütung gezahlt wird, beispielsweise als Ehrenamtspauschale oder als Übungsleiterfreibetrag. Hintergrund ist, dass ehrenamtlich Tätige ihre Aufgabe nicht ausführen, weil sie dafür entlohnt werden. Vielmehr wird eine Aufgabe für einen Verein übernommen, weil Inspiration oder Idealismus der Antrieb dazu sind. Deshalb sind die gezahlten Gelder an diese Personen nicht als Entgelt zu werten, sondern entsprechen einem pauschalen Ausgleich für Aufwendungen.

Für einen Verein bedeutet diese Regelung, dass selbst regelmäßige Fahrten zum Training oder einem anderen Einsatzort erstattet werden können. Diese Erstattung bedeutet nicht, dass ein Arbeitsverhältnis vorliegt oder ein Lohn gezahlt wird. 

Wann der Vorstand eines Vereins Anspruch auf Auslagenersatz hat 

Ist es in der Satzung nicht anders festgelegt, haben die Vorstandsmitglieder eines Vereins generell keinen Anspruch auf Auslagenersatz – für ihre Tätigkeit als Vorstand. Allerdings steht einem Vorstand ein solcher finanzieller Ausgleich zu, werden Aufgaben außerhalb der Vorstandstätigkeit übernommen. 

Beispiel: Ein Vorstand erhält keine Entschädigung für die ihm entstandenen Kosten, wird eine Vorstandssitzung einberufen. Ist der Vorstand aber zugleich Trainer, wird er wie ein normaler Trainer behandelt und entschädigt. Es sind immer Quittungen, Belege, Tankrechnungen, Tickets oder ein Fahrtenbuch als Beweis vorzulegen. 

Genau diese Regelung kann zur Falle werden. Fährt ein Vorstandsmitglied zur Sitzung, steht ihm kein Ausgleich zu. Übernimmt er nach der Sitzung das Training der Mannschaft, würde der Person aber eine Entschädigung in seiner Funktion als Trainer zustehen. In solchen Fällen ist es ratsam, nur eine Fahrt entschädigen zu lassen, um bereits im Vorfeld jede Art von Streit und Kritik zu verhindern. 

Verpflegung bei Reisen für den Verein 

Dauert eine Reise für den Verein länger, wird eine sogenannte Pauschale für Verpflegungsmehraufwendungen gezahlt. Diese Pauschale beträgt:

– bei Reisen, länger als 8 Stunden, 14 Euro.

– bei Reisen, länger als 12 Stunden und einer Abwesenheit von mehr als 24 Stunden vom Zuhause 28 Euro. 

– für den ersten und letzten Reisetag werden immer 14 Euro fällig.

Umzug durch Vereinswechsel 

Auch im Amateurbereich wechseln Leistungsträger und Trainer häufig den Verein, insbesondere im Fußball, Handball, Boxen oder im Basketball. Ein solcher Vereinswechsel kann einen Umzug zur Folge haben. Unter bestimmten Voraussetzungen kann der Verein die Kosten für einen solchen Umzug entschädigen bzw. ausgleichen. Grundlage hierfür ist das Bundesumzugskostengesetz (BUKG). In diesem Gesetz, welches ursprünglich für Beamte, Soldaten, Grenzschützer und Polizisten entworfen wurde, ist festgelegt:

– welche Kosten bei einer Wohnungsbesichtigungsreise gezahlt werden. 

– was bei einem Umzug entschädigt wird.

– wann welche Ausgleichszahlungen fällig werden. 

Im Prinzip werden alle mit einem Umzug aufkommenden Kosten entschädigt. Dazu gehören unter anderem:

– Gardinengeld (weil diese für die neue Wohnung neu angeschafft werden müssen). 

– bis zu drei Wohnungsbesichtigungsreisen.

– fachgerechter Ab- und Wiederaufbau aller Möbel.

– Überführung von Sonderumzugsgut (beispielsweise, wenn die umziehende Person einen Oldtimer oder ein Reitpferd besitzt).

– Unterbringung im Hotel während des eigentlichen Umzugs.

Fahrtkosten im Verein entschädigen – kurzgefasst 

Wichtigste gesetzliche Grundlagen für die Aufwandsentschädigung und den Auslagenersatz sind der BGB §670, das BRKG, das BUKG und die Gesetzgebung zur Einkommensteuer. Es ist überaus wichtig, dass mindestens ein Vereinsmitglied aus dem Vorstand und der Kassenwart oder Schatzmeister mit diesen gesetzlichen Grundlagen vertraut sind. Andernfalls kann es bei einer Überprüfung durch das Finanzamt dazu kommen, dass erhebliche Nachzahlungen geleistet werden müssen oder der Status der Gemeinnützigkeit infrage gestellt wird – sofern vorhanden.