Einladung zur Mitgliederversammlung: Frist berechnen, Muster erstellen
Für Mitglieder- und Jahreshauptversammlung: Der Planer berechnet, wann die Einladung raus muss, prüft die Tagesordnung und erstellt Einladung und Protokoll als Muster.
Grundlage: VIBSS-Seiten zu Einladungsfrist, Form der Einladung, Tagesordnung, Anträgen, Satzungsänderungen und hybriden oder virtuellen Versammlungen.
Werte Stand 2026. Die Tools ersetzen keine Steuer- oder Rechtsberatung.
Einladungsfrist für Mitglieder- und Jahreshauptversammlung
Das Gesetz schreibt keine Einladungsfrist vor, sie steht in deiner Satzung. Üblich sind zwei bis vier Wochen. Die Frist läuft ab dem Tag, an dem die Einladung voraussichtlich bei den Mitgliedern ankommt, nicht ab dem Versanddatum. Bei Briefen rechnet der Planer deshalb Zustelltage dazu.
Ob du die Versammlung Mitgliederversammlung oder Jahreshauptversammlung nennst, ändert an den Regeln nichts.
Häufige Fragen
Was muss in die Einladung zur Mitgliederversammlung?
Ort, Datum und Uhrzeit, die Tagesordnung und bei hybriden oder virtuellen Versammlungen der Zugang und wie Mitglieder online sprechen und abstimmen. Jeder Beschluss braucht einen Tagesordnungspunkt, der klar sagt, worum es geht.
Darf ich per E-Mail einladen?
Wenn die Satzung die E-Mail als Form der Einladung erlaubt, ja. Steht dort nur „schriftlich“, ist im Zweifel ein Brief sicherer. Der Planer rechnet für Briefe einen Zustellpuffer ein.
Was gilt für eine Satzungsänderung auf der Tagesordnung?
Die Einladung muss mindestens die Paragrafen nennen, die sich ändern. Empfehlenswert ist eine Gegenüberstellung von alter und neuer Fassung als Anlage. Für die Änderung braucht es drei Viertel der abgegebenen Stimmen, wenn die Satzung nichts anderes sagt.
Wann ist eine außerordentliche Mitgliederversammlung nötig?
Wenn das Interesse des Vereins es erfordert oder wenn ein in der Satzung festgelegter Teil der Mitglieder sie verlangt, laut Gesetz im Zweifel ein Zehntel. Die Einladung nennt den Grund der Einberufung.
Was gehört ins Protokoll?
Ort und Zeit, Versammlungsleitung und Protokollführung, die Zahl der anwesenden Stimmberechtigten, die Feststellung der ordnungsgemäßen Einladung sowie jeder Beschluss mit Abstimmungsergebnis. Die Protokollvorlage im Planer enthält diese Punkte.
Darf die Mitgliederversammlung hybrid oder virtuell stattfinden?
Hybrid ja: Seit 2023 kann der Vorstand nach § 32 BGB zu einer Versammlung einladen, an der Mitglieder vor Ort oder online teilnehmen. Eine rein virtuelle Versammlung braucht vorher einen Beschluss der Mitglieder, wenn die Satzung sie nicht vorsieht. In beiden Fällen nennt die Einladung, wie Mitglieder online teilnehmen, sprechen und abstimmen.
Was gehört in den Kassenbericht und den Bericht der Kassenprüfer?
Der Kassenbericht zeigt den Bestand zu Beginn und am Ende des Geschäftsjahres sowie Einnahmen und Ausgaben dazwischen. Die Kassenprüfer berichten, was sie geprüft haben, ob die Kasse ordnungsgemäß geführt wurde, und empfehlen die Entlastung des Vorstands oder nicht. Vorlagen für beide gibt es oben im Planer.