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campai
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Zuwendungsbestätigungen mit nachvollziehbaren Angaben.

Vor dem Versand zählt die richtige Zuordnung: Wer hat gespendet, welche Zuwendungen gehören zusammen und welche Angaben stehen auf dem Dokument? In campai prüfst du offene Spenden, erstellst passende Bestätigungen und bearbeitest Fehler im selben Ablauf.

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Bestätigungen für Spenden mit Auswahl, Spenderangaben und Versandstatus

Offene Spenden vor der Ausstellung prüfen

Wähle die Spenden aus, für die noch eine Bestätigung fehlt. Prüfe Spender, Anschrift, Datum, Betrag und Spendenart. Passende offene Spenden derselben Person lassen sich innerhalb eines Kalenderjahres in einer Sammelbestätigung zusammenfassen.

Die Auswahl braucht trotzdem eine fachliche Prüfung. Eine Sachspende wird nicht einfach mit weiteren Positionen zusammengeführt. Auch das Spendenjahr und die Ausstellungsangaben müssen zusammenpassen. campai hält die Herkunft der Zuwendungen mit ihren zugehörigen Belegen nachvollziehbar.

Dokument, Anschreiben und Versand vorbereiten

Lege Vorlage, Texte und Versand deiner Bestätigungen fest. Begleit-E-Mail, Anschreiben und Dankesbrief haben eigene Aufgaben und lassen sich passend vorbereiten. Bei einem Erstellungslauf kannst du die dafür vorgesehenen Texte anpassen.

Prüfe die Darstellung mit den Angaben, die tatsächlich auf deinem Dokument stehen sollen. Hinterlegte Absenderdaten und der richtige Empfänger sind ebenso wichtig wie der Betrag. Eine automatische Erstellung ersetzt nicht die Entscheidung, ob deine Organisation die jeweilige Bestätigung ausstellen darf.

Dokument, Anschreiben und Versand vorbereiten

Fehler gezielt korrigieren

Nach der Erstellung behältst du fehlgeschlagene Vorgänge und den Versand im Blick. Bei einem Versandproblem prüfst du die Empfängerangaben und bearbeitest die betroffene Bestätigung. Die ursprünglichen Ausstellungsdaten bleiben auf bestehenden Dokumenten erhalten, auch wenn Stammdaten später geändert werden.

Muss eine ausgestellte Bestätigung inhaltlich korrigiert werden, kannst du sie stornieren und erneut ausstellen. Das stornierte Dokument bleibt als solches erkennbar. So unterscheidest du eine Korrektur des Inhalts von einer erneuten Zustellung.

Fehler gezielt korrigieren

Den Bestätigungslauf vorbereiten

Arbeite mit einer abgegrenzten Auswahl, deren Angaben du vor der Erstellung geprüft hast.

  1. Spenden auswählen

    Filtere die offenen Spenden für den gewünschten Zeitraum. Prüfe, ob die richtigen Personen, Spendenarten und Belege enthalten sind.

  2. Angaben abgleichen

    Kontrolliere Anschriften und Ausstellungsdaten. Kläre Sachspenden und andere Fälle, die sich nicht wie einfache Geldspenden zusammenfassen lassen.

  3. Erstellen und versenden

    Wähle die vorgesehenen Dokumenttexte und Versandoptionen. Erstelle die Bestätigungen für die geprüfte Auswahl und kontrolliere anschließend das Ergebnis.

  4. Ausnahmen bearbeiten

    Gehe fehlgeschlagene Erstellung oder Zustellung einzeln durch. Entscheide je Vorgang, ob die Versanddaten oder der Inhalt der Bestätigung korrigiert werden müssen.

Eine Person, mehrere Zuwendungen

Dieses Prüfbeispiel zeigt, welche Auswahl du vor einem gemeinsamen Dokument unterscheiden solltest.

ZuwendungEinordnungNächster Schritt
Geldspende im März 2026Offen, derselbe SpenderFür die Auswahl 2026 prüfen.
Geldspende im September 2026Offen, derselbe SpenderGemeinsame Bestätigung prüfen.
Geldspende im Januar 2027Anderes KalenderjahrIn der Auswahl für 2027 bearbeiten.
SachspendeEigene Beschreibung und BewertungSeparat prüfen und bestätigen.

Die Tabelle beschreibt die Bearbeitung in campai. Ob und mit welchen Angaben eine Bestätigung ausgestellt werden darf, prüfst du für deine Organisation.

Häufige Fragen

Kann ich mehrere Spenden zusammen bestätigen?

Passende offene Spenden desselben Spenders lassen sich innerhalb eines Kalenderjahres zusammenfassen. Sachspenden werden nicht mit weiteren Positionen in eine Sammelbestätigung aufgenommen.

Kann ich statt einer Bestätigung einen Dankesbrief erstellen?

Ja. Dankesbriefe haben eigene Texte und Einstellungen. Du kannst sie für die dafür vorgesehenen Vorgänge verwenden, statt ein nicht passendes Bestätigungsdokument zu versenden.

Ändert eine neue Adresse bereits ausgestellte Dokumente?

Bestehende Bestätigungen behalten die bei der Ausstellung verwendeten Angaben. Eine spätere Änderung der Stammdaten schreibt diese Dokumente nicht stillschweigend um.

Wie korrigiere ich einen falschen Betrag?

Prüfe den zugrunde liegenden Vorgang. Eine bereits ausgestellte Bestätigung kann storniert werden, damit du die Spende korrigieren und erneut bestätigen kannst.

Ist eine erstellte Bestätigung automatisch erfolgreich zugestellt?

Nein. Erstellung und Versand sind unterschiedliche Schritte. Prüfe das Ergebnis und bearbeite fehlgeschlagene Vorgänge, bevor du den Lauf abschließt.

Deinen nächsten Bestätigungslauf besprechen

Bring deine Dokumentvorlage und typische Fälle mit: mehrere Spenden pro Person, Sachspenden oder fehlgeschlagener Versand.

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