Einen Aufwandsverzicht mit seinem Anspruch verbinden.

Prüfe zuerst, worauf sich der Verzicht bezieht: eine Aufwandsabrechnung, ein offener Ausgabenbeleg oder ein entsprechend zu buchender Erstattungsanspruch. Halte die Unterlagen und die Erklärung der Person in deinem Bearbeitungsablauf zusammen.

Bei Aufwandsentschädigungen kann die Person einen vorgesehenen Verzicht im Abrechnungsprozess angeben. Die Prüfung und Freigabe der Abrechnung bleiben erforderlich. Kläre vor der Buchung, ob die Voraussetzungen für deine Organisation und den konkreten Vorgang erfüllt sind.

Beim Erfassen eines Aufwandsverzichts kannst du das Aufwandskonto oder einen geeigneten offenen Eingangsbeleg verwenden. Die Zuordnung zum Beleg gleicht den verzichteten Teil des Anspruchs aus, damit dieser Betrag nicht zusätzlich ausgezahlt wird.

Ein Teilverzicht lässt den übrigen Betrag offen. Der ausgewählte Beleg muss für diesen Ablauf geeignet sein; ein bereits für eine Überweisung gebundener Vorgang lässt sich nicht beliebig darüber abwickeln. Prüfe deshalb den Zahlungsstand vor dem Verzicht und bearbeite keinen Betrag doppelt.

Der Verzicht und die daraus erfasste Spende bleiben mit ihrer Herkunft verbunden. Bei einer freigegebenen Aufwandsabrechnung wird der verzichtete Anteil entsprechend aufgeteilt; ein verbleibender Erstattungsbetrag wird weiter als Ausgabe behandelt.

Die Bestätigung der Spende ist ein eigener Schritt. Prüfe Spenderdaten, Datum und Betrag, bevor du sie in einen Bestätigungslauf aufnimmst. Eine spätere Korrektur betrifft gegebenenfalls auch den zugehörigen Beleg oder die Abrechnung und muss in diesem Zusammenhang bearbeitet werden.