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campai
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Aufwandsentschädigungen erfassen, prüfen und abrechnen.

Ehrenamtliche tragen ihre Aufwände in der Vereins-App ein. Du prüfst die Angaben und Belege in campai, klärst Rückfragen und gibst die Abrechnung frei. Der Abrechnungszeitraum verbindet die einzelnen Einträge mit dem späteren Ausgabenbeleg.

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Abrechnung einer ehrenamtlichen Person mit Stunden, Auslagen, Prüfstatus und Gesamtbetrag

Ein Zeitraum für Stunden, Fahrtkosten und Auslagen.

Lege Abrechnungszeiträume und passende Sätze fest. Ehrenamtliche erfassen Stunden, Pauschalen, Fahrtkosten und Auslagen in ihrer Abrechnung und ergänzen benötigte Belege. Du kannst die Einträge nach Art unterscheiden, statt Stundenlisten und Quittungen aus mehreren E-Mails zusammenzutragen.

Richte die Aufwandsentschädigung bei der jeweiligen Person ein. Die hinterlegten Sätze und Einstellungen geben vor, was sie erfassen kann. Ein klarer Zeitraum hilft dir außerdem, Nachmeldungen und Korrekturen vom laufenden Aufwand zu unterscheiden.

Prüfung und Freigabe bleiben getrennt.

Leite Abrechnungen über Prüfregeln an zuständige Verwaltungsbenutzer, etwa anhand der Zuordnung der ehrenamtlichen Person. Ohne passende Regel greifen die hinterlegten Standardprüfer; fehlt auch diese Zuordnung, werden berechtigte Eigentümer berücksichtigt.

Eine Abrechnung kann als geprüft markiert werden, bevor eine Person mit Freigaberecht sie freigibt. Fehlt ein Beleg oder muss ein Eintrag korrigiert werden, gibst du sie mit einem Hinweis und einer neuen Frist zurück. Die eigene Abrechnung kann niemand selbst freigeben.

Prüfung und Freigabe bleiben getrennt.

Freigegebene Abrechnungen mit der Buchhaltung verbinden.

Für den auszuzahlenden Teil einer freigegebenen Abrechnung erstellt campai einen Ausgabenbeleg. Die hinterlegten Konten und Kostenstellen ordnen die Beträge zu; du verwendest den vorgesehenen Mandanten oder wählst bei der Freigabe einen passenden aus. Eine Überweisung wird vorbereitet, wenn die erforderliche Bankverbindung und ein Standardkonto eingerichtet sind.

Für den Jahresabschluss exportierst du Summen pro Person, lädst freigegebene Abrechnungsdokumente als ZIP herunter und erstellst Jahresbescheinigungen. Die Unterlagen bleiben damit über die einzelnen Abrechnungszeiträume hinweg auffindbar.

Eine Monatsabrechnung gemeinsam abschließen

Vereinbare zuerst, welche Leistungen erfasst werden sollen und wer Angaben prüft beziehungsweise die Abrechnung freigibt.

  1. Sätze und Zeitraum einrichten

    Wähle den Abrechnungsrhythmus und richte die verfügbaren Sätze sowie Auslagen ein. Ordne sie der ehrenamtlichen Person zu. Lege die Buchungseinstellungen und zuständigen Prüfer passend zu deinem Ablauf fest.

  2. Einträge sammeln und einreichen

    Die Person ergänzt ihre Stunden, Pauschalen, Fahrtkosten und Auslagen in der Vereins-App. Zu den Auslagen gehören die benötigten Belege. Zum vereinbarten Termin reicht sie die Abrechnung zur Prüfung ein.

  3. Angaben prüfen und Rückfragen klären

    Vergleiche Einträge, Zeitraum und Anhänge. Gib eine unvollständige Abrechnung mit einem konkreten Hinweis zurück. Nach der Korrektur kann die Person sie erneut einreichen; eine fachliche Prüfung ersetzt dabei noch keine Freigabe.

  4. Freigeben und Unterlagen ablegen

    Die berechtigte Person gibt die vollständige Abrechnung frei. Prüfe den erzeugten Ausgabenbeleg und den weiteren Zahlungsschritt. Zum Jahresende verwendest du die Übersicht und Dokumentexporte für deine Unterlagen.

Beispiel: Eine Abrechnung mit vier Einträgen

Eine ehrenamtliche Person meldet für einen Monat zwei Einsätze, eine Fahrt und einen Einkauf. Die Beträge ergeben sich aus den vereinbarten Sätzen und den eingereichten Auslagen.

EintragWas du prüfstBei einer Rückfrage
StundenDatum, Tätigkeit und verwendeter StundensatzBeschreibung oder Dauer korrigieren lassen
PauschaleAnlass und passende PauschaleDen zugrunde liegenden Einsatz klären
FahrtkostenStrecke und hinterlegten KilometersatzDie gemeldete Entfernung überprüfen
AuslageBetrag, Zweck und zugehörigen BelegFehlenden Beleg nachreichen lassen

Die Erfassung und Freigabe dokumentieren deinen Ablauf. Welche Vereinbarungen, Grenzen oder rechtlichen Voraussetzungen für deinen Verein gelten, legst du außerhalb dieser Beispielabrechnung fest.

Häufige Fragen

Brauchen Ehrenamtliche einen Verwaltungszugang?

Für ihre eigenen Einträge und Einreichungen verwenden sie die Vereins-App. Die Prüfung und Freigabe erfolgt in der Verwaltung mit den dafür vorgesehenen Rechten. So bleibt die Erfassung vom Zugriff auf andere Abrechnungen getrennt.

Kann ich eine fehlerhafte Abrechnung zurückgeben?

Ja. Du gibst die eingereichte Abrechnung mit einem Hinweis zur Anpassung zurück und kannst eine neue Einreichungsfrist festlegen. Die Person sieht deinen Hinweis in der Vereins-App und kann die Angaben überarbeiten.

Ist eine freigegebene Abrechnung bereits ausgezahlt?

Für einen auszuzahlenden Betrag erzeugt die Freigabe einen Ausgabenbeleg. Eine Überweisung wird nur mit den benötigten Einstellungen vorbereitet. Freigabe, Vorbereitung der Zahlung und tatsächlich erfolgte Auszahlung sind unterschiedliche Schritte.

Kann dieselbe Person ihre eigene Abrechnung freigeben?

Nein. Ist die Auszahlung für einen Kontakt bestimmt, der mit dem eigenen Benutzer verknüpft ist, muss eine andere Person mit Freigaberecht die Abrechnung freigeben.

Welche Jahresunterlagen kann ich erstellen?

Du kannst Summen je Person exportieren, freigegebene Abrechnungsdokumente als ZIP herunterladen und Jahresbescheinigungen erstellen. Die Bescheinigungen werden den betroffenen Personen in ihren Dokumenten in der Vereins-App bereitgestellt.

Eine Abrechnung mit deinen Abläufen planen

Bring zur Beratung deine bisherigen Stundenlisten und die Rollen für Prüfung und Freigabe mit. Wir besprechen, wie du sie in campai abbildest.

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