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campai
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Deine Unterlagen an einem Ort, mit passenden Freigaben.

Satzung, Trainingsunterlagen und Sitzungsprotokolle brauchen einen festen Ablageort. In campai ordnest du Dateien in Ordnern und entscheidest, wer sie in der Verwaltung oder in der Vereins-App sehen darf.

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Dateien in campai mit Ordnern, Dateiliste und Freigaben

Ordner, in denen sich dein Team zurechtfindet

Lege eine Ordnerstruktur nach Aufgaben und Zuständigkeiten an: etwa Vorstand, Trainingsbetrieb und Veranstaltungen. Du kannst Ordner mit einer Farbe und einem Titelbild kennzeichnen, Dateien hochladen, umbenennen und in einen anderen Ordner verschieben. Suche nach Namen und filtere nach Dateityp, wenn eine wachsende Ablage unübersichtlich wird.

Raster, Liste und Galerie passen zu unterschiedlichen Inhalten. Bei Protokollen helfen Name, Größe und Änderungsdatum; für Fotos ist eine Bildübersicht oft praktischer. Die Detailansicht zeigt weitere Angaben zum ausgewählten Inhalt. So kann dein Team vor dem Öffnen prüfen, welche Datei es tatsächlich braucht.

Freigaben richten sich nach der Aufgabe

Gib einen Ordner für ausgewählte Personen, Kontakte, Kontaktsegmente oder Teams frei. Die Freigabe gilt auch für seine Unterordner. Kontakte und Teams finden die freigegebenen Unterlagen in der Vereins-App; für die Verwaltung gelten zusätzlich die jeweiligen Berechtigungen. Eine Ordnerfreigabe erteilt Leserechte, keine allgemeine Verwaltungsrolle.

Die Freigabeansicht zeigt auch übernommenen Zugriff aus übergeordneten Ordnern. Plane vertrauliche Vorstandsunterlagen deshalb getrennt von allgemeinen Mitgliederinformationen. Verschiebst du Inhalte in einen anderen Ordner, richtet sich der Zugriff nach dem neuen Ablageort. Prüfe dessen Freigaben vor dem Verschieben.

Freigaben richten sich nach der Aufgabe

Ansehen und herunterladen, ohne die Ablage zu verlassen

Für unterstützte Dateien öffnest du eine Vorschau direkt aus der Ablage. Bilder lassen sich ansehen, Audio und Video abspielen. Dateien ohne verfügbare Vorschau kannst du herunterladen und mit dem passenden Programm öffnen. campai verspricht damit keine Bearbeitung von Office-Dokumenten im Browser.

Du kannst auch mehrere Dateien oder Ordner gemeinsam herunterladen. campai erstellt dafür im Hintergrund eine ZIP-Datei und meldet sich mit dem Download-Link. Das ist praktisch, wenn du für eine Sitzung ein Unterlagenpaket zusammenstellen oder freigegebene Inhalte vor einem Termin mitnehmen möchtest. Zugriff und Download bleiben auf die für dich verfügbaren Inhalte beschränkt.

Eine Ablage für den neuen Vorstand vorbereiten

Beginne mit den Unterlagen, die dein Team regelmäßig braucht. Lege die Zugriffsgruppen fest, bevor du einen ganzen Bestand verteilst.

  1. Struktur anlegen

    Erstelle getrennte Ordner für Sitzungen, laufende Projekte und allgemeine Informationen. Verwende Namen, die auch ein neues Vorstandsmitglied versteht.

  2. Unterlagen einordnen

    Lade die vorhandenen Dateien hoch und verschiebe sie an ihren vorgesehenen Ort. Prüfe bei ähnlichen Dateinamen das Änderungsdatum und die Details.

  3. Zugriff vergeben

    Wähle die Personen oder Kontakte für den Vorstandsordner. Gib allgemeine Informationen gesondert für die dafür vorgesehenen Mitglieder frei.

  4. Nutzung prüfen

    Kontrolliere den angezeigten Zugriff und teste die Ansicht mit einer berechtigten Person. Stelle ein Sitzungspaket bei Bedarf als gemeinsamen Download zusammen.

Beispiel: vier Ordner mit unterschiedlichen Empfängern

Eine kleine Organisation trennt ihre Unterlagen nach dem Kreis der Personen, die sie benötigen. Die konkrete Freigabe legst du selbst fest.

OrdnerInhaltFreigabe
VorstandProtokolle und BeschlussvorlagenAusgewählte Verwaltungspersonen
TrainingsbetriebAbläufe und ÜbungsmaterialAusgewählte Kontakte
MitgliederinformationenSatzung und allgemeine HinweisePassendes Kontaktsegment
VeranstaltungsteamAufbauplan und AblaufAusgewähltes Hauptteam

Unterordner übernehmen den Zugriff ihrer übergeordneten Ordner. Plane die Struktur deshalb gemeinsam mit den Freigaben.

Häufige Fragen

Können Mitglieder die Dateien in der Vereins-App öffnen?

Ja, wenn du den betreffenden Ordner für ihre Kontakte, ein passendes Kontaktsegment oder ein berechtigtes Team freigibst und sie Zugang zur Vereins-App haben. Eine Freigabe allein erstellt keinen App-Zugang.

Dürfen alle Empfänger Dateien verändern?

Nein. Die Ordnerfreigabe erlaubt das Ansehen. Für Uploads, Änderungen und die Verwaltung von Freigaben braucht eine Person die entsprechenden Verwaltungsberechtigungen.

Was passiert beim Verschieben eines Ordners oder einer Datei?

Der Zugriff richtet sich anschließend nach dem neuen Ort. campai weist beim Verschieben darauf hin. Kontrolliere insbesondere bei einem freigegebenen Zielordner, wer den Inhalt dort sehen kann.

Kann ich einen ganzen Ordner herunterladen?

Ja. Gemeinsame Downloads werden als ZIP-Datei vorbereitet. Der Download ist auf zugängliche Inhalte begrenzt; für die ZIP-Auswahl gilt aktuell eine Größenbegrenzung von 250 MiB.

Kann ich Dateien gleichzeitig mit anderen bearbeiten?

Die Dateienfunktion bietet Ablage, Freigaben, Vorschau und Download. Eine gemeinsame Live-Bearbeitung von Dokumenten gehört nicht zu diesem Ablauf. Für die inhaltliche Bearbeitung nutzt du das passende Programm.

Gib deinen Unterlagen einen festen Platz.

Sieh dir an, wie Ordner und Freigaben zu den Aufgaben deines Teams passen.

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