Vorstandssitzung: Planung, Ablauf, Tipps & Checkliste

Damit das Vereinsleben reibungslos abläuft, gibt es immer wieder relevante Ereignisse zu besprechen und Entscheidungen zu treffen. Der Vorstand, der den Verein gesetzlich vertritt, beruft dazu regelmäßig eine Vorstandssitzung ein. Wie eine solche Sitzung abläuft, welche Anforderungen erfüllt werden müssen und welche Inhalte besprochen werden, zeigt dieser Artikel. Zudem gibt es eine praktische Checkliste für Vorstandssitzungen.

Was ist eine Vorstandssitzung?

Eine Vorstandssitzung ist dafür da, wichtige Entscheidungen zu treffen. Diese sind für den Verein, seinen Fortbestand sowie jedes einzelne Mitglied relevant. Die besprochenen Angelegenheiten können sehr unterschiedlich sein.

Steht das alljährliche Sportfest an und werden noch Fördermittel vom Verein benötigt? In der Vorstandssitzung wird beschlossen, ob diese genehmigt werden.

Oder gibt es innerhalb des Vereins gerade ein Problem, das gelöst werden muss? Der Vorstand hat sich darum zu kümmern.

Eine Vorstandssitzung muss nicht an einem festen Ort stattfinden. Wichtig ist nur, dass der vollständige Vorstand anwesend ist. Je nach Verein, setzt er sich aus mehr oder weniger Personen zusammen. Es sollten neben allen Vorstandsmitgliedern auch der Kassenwart und Beisitzer im erweiterten Vorstand eingeladen werden.

Wichtige Regelungen rund um die Vorstandssitzung enthält die Vereinssatzung. Wer sich daher unsicher bei der Planung und Organisation der Sitzung ist, sollte einen Blick in die Satzung werfen.

Wichtig: Die Vorstandssitzung ist nicht mit der Mitgliederversammlung zu verwechseln.

Teilnehmer der Vorstandssitzung

Das Bürgerliche Gesetzbuch (BGB) verpflichtet Vereine dazu, mindestens eine Person als Vorstand zu ernennen. Es macht in der Praxis allerdings Sinn, mehrere Personen als Vereinsvorstand einzusetzen. Häufig gibt es einen ersten Vorsitzenden, einen zweiten bzw. stellvertretenden Vorsitzenden sowie einen Kassenwart. Diese Personen führen die Geschäfte des Vereins und vertreten ihn nach außen.

Ein erweiterter Vorstand kann um verschiedene Aufgabenbereiche ergänzt werden. So können beispielsweise Schriftführer, Beisitzer, Jugendwarte usw. ernannt werden. Wichtig ist nur, dass alle Vorstandsmitglieder in die Vorstandssitzung eingeladen werden.

Die 6 häufigsten Fallen bei Vorstandssitzungen

Das Gesetz hat einige Regelungen bezüglich des Vorstands und der Vorstandssitzung aufgestellt. Allerdings hat auch die Satzung eine große Aussagekraft. Dennoch kommt es immer wieder zu Problemen bei der Organisation und Planung von Vorstandssitzungen. Wir haben die 6 häufigsten Fallen zusammengetragen:

1. Die Satzung enthält keine Regelungen.

Zwar laufen Vorstandssitzungen wie Mitgliederversammlungen ab und können daher nur in Form einer Präsenzsitzung mit starren Regeln durchgeführt werden. Allerdings hat der Gesetzgeber die Möglichkeit geschaffen, dass von vielen Regeln abgewichen werden kann, falls die Satzung dies bestimmt. Daher sollte auf die Satzung besonders großen Wert gelegt werden.

2. Es gibt keine Alternative zur Präsenzsitzung.

In der Satzung können alternative Regelungen zur Beschlussfassung im Vorstand außerhalb einer Vorstandssitzung festgelegt werden. So sind je nach Regelung beispielsweise das schriftliche Umlaufverfahren per E-Mail oder Telefon- und Videokonferenzen möglich.

3. Es gibt keine klaren Regeln zur Einberufung der Vorstandssitzung.

Ein Vorstandsbeschluss kann nur dann wirksam sein, wenn zur Vorstandssitzung alle Mitglieder des Vorstands ordnungsgemäß eingeladen wurden und der Beschlussgegenstand in der Tagesordnung angekündigt wurde. Wenn gegen diese Grundsätze verstoßen wird, kann der Beschluss als nichtig erklärt werden.

4. Der Vorstand ist nicht beschlussfähig.

Die Beschlussfähigkeit des Vorstands ist essenziell für die Vorstandssitzung. Daher sollte die Satzung die Voraussetzungen klar regeln.

5. Die Abstimmungsmehrheit wird nicht beachtet.

Bei einer Abstimmung in der Vorstandssitzung gilt das Mehrheitsprinzip. Jedes Vorstandsmitglied hat eine Stimme. Stimmengleichheit bedeutet Ablehnung. Alternativ kann die Satzung etwas anderes regeln.

6. Vorstandsmitglieder sind vom Stimmrecht ausgeschlossen.

Wenn ein Vorstandsmitglied persönlich durch einen Vorstandsbeschluss betroffen ist, greift § 34 BGB – es ist vom Stimmrecht ausgeschlossen. Wenn das Mitglied dennoch an der Beschlussfassung teilnimmt, gilt der Beschluss als nichtig.

Ablauf der Vorstandssitzung

Im Grunde läuft eine Vorstandssitzung wie eine Mitgliederversammlung ab – nur dass der Zweck ein etwas anderer ist und auch die Teilnehmer variieren. Meist folgt die Sitzung einem bestimmten Schema.

Zunächst werden Einladungen verschickt. Diese müssen der in der Vereinssatzung festgelegten Form entsprechen und innerhalb der gültigen Frist verschickt werden. Aus der Einladung sollte hervorgehen, welche Tagesordnungspunkte (TOP) im Zuge der Sitzung besprochen werden sollen. Auch das Protokoll der letzten Vorstandssitzung wird mitgeschickt.

Der zweite wichtige Schritt ist die Verteilung von Rollen. Wenn der Vorstand aus nur einer Person besteht, ist das hinfällig. Hier gibt es keine Vorschriften dazu, wie Entscheidungen zu treffen sind. Wenn es jedoch mehrere Vorstandsmitglieder gibt, hält man sich an die gesetzlichen Vorgaben aus § 28, § 32 und § 34 BGB.

In der Regel übernehmen die Vorsitzenden die Leitung und Moderation der Sitzung. Zudem gibt es einen Schriftführer und eine Person, die die Zeit im Auge behält. Immerhin sollte man bei Diskussionen nicht zu sehr abschweifen.

Nachdem eine Diskussionskultur festgelegt wurde, kann mit der Diskussion der Tagesordnungspunkte begonnen werden. Sinnvoll ist es, jedem Tagesordnungspunkt einen Verantwortlichen zuzuweisen.

Alle Ergebnisse der Vorstandssitzung werden in einem Protokoll festgehalten. Wichtige Beschlüsse sollten gesondert dokumentiert werden, damit sie Vereinsmitgliedern sowie Ehrenamtlichen transparent dargelegt werden können. Wichtig ist hierbei nur, dass vertrauliche Informationen aus dem Protokoll nicht an die Öffentlichkeit gelangen sollten.

Protokoll der Vorstandssitzung

Das Protokoll der Vorstandssitzung ist ein wichtiges Dokument. Es enthält alle Tagesordnungspunkte, Diskussionen, Beschlüsse und Ergebnisse. Daher sollte eine Person für die Protokollierung eingesetzt werden, die gründlich und sorgfältig vorgeht.

Bevor mit der Sitzung losgelegt wird, sollte das Protokoll der letzten Vorstandssitzung noch einmal durchgegangen werden. Auf dieser Weise kann man es bezüglich der Aufgabenerfüllung und noch offener Aufgaben prüfen. Wenn TOP seit dem letzten Zusammenkommen der Vorstandsmitglieder noch nicht erledigt wurden, kann man sie direkt in das neue Protokoll übernehmen.

Ideal ist es, das Protokoll direkt auf einem Laptop mitzuschreiben. So kann der Protokollführer Beschlüsse schnell erfassen und auch Änderungen vornehmen, damit das Dokument übersichtlich bleibt. Zudem lässt es sich auf diese Weise gleich im Anschluss per E-Mail an alle Vorstandsmitglieder verschicken. Damit sorgt man für ein hohes Maß an Transparenz.

Wir von Campai empfehlen, eine Vereinssoftware zu nutzen. Dort kann eine Mustervorlage für ein Protokoll direkt gespeichert werden. So hat man es bei jeder Vorstandssitzung zur Hand und spart sich wertvolle Zeit.

Checkliste für Vorstandssitzungen

Wir von Campai haben eine Checkliste für Vorstandssitzungen im Verein vorbereitet. Diese lässt sich ebenfalls ganz einfach in einer Vereinssoftware wie Campai abspeichern, um immer zu wissen, was es vor einer Vorstandssitzung zu tun gibt:

1. Vorstandsmitglieder rechtzeitig abfragen (z. B. per E-Mail): Welche Tagesordnungspunkte sollten in der nächsten Sitzung behandelt werden?
2. Räumlichkeiten für die Sitzung organisieren und reservieren bzw. Videokonferenzraum bei virtuellen Sitzungen bereitstellen und Zugangsdaten verschicken
3. Einladung versenden: Datum, Uhrzeit, Ort und Tagesordnung (Form und Fristen der Einladung gemäß Vereinssatzung oder Geschäftsordnung berücksichtigen)
4. Moderator für die Vorstandssitzung ernennen
5. Protokollführung organisieren
6. Beschlussfähigkeit gemäß Satzung oder Geschäftsordnung prüfen
7. Beginn der Sitzung: Abfragen, ob weitere TOP erforderlich sind oder einige TOP inzwischen hinfällig sind
8. Dauer der Sitzung sowie Pausenzeiten festsetzen
9. Nachfrage, ob Anwesende die Sitzung früher verlassen müssen und ggf. Umstellen der Tagesordnungspunkte
10. Diskussionsregeln festlegen: Smartphones ausschalten, Redezeitbegrenzungen einhalten usw.
11. Weiterhin offene Punkte im aktuellen Protokoll festhalten
12. Vor oder nach der Vorstandssitzung: Informeller Austausch der Mitglieder

Fazit

Die Vorstandssitzung ist ein wichtiger Termin für Vereine. Es werden wichtige Angelegenheiten besprochen, die in der Regel das gesamte Vereinsleben betreffen. Mit unserer Checkliste sind Vorstandsmitglieder optimal darauf vorbereitet und können problemlos ihren Aufgaben als gesetzliche Vertreter des Vereins nachkommen.