Kassensystem für Vereine - Das musst du wissen

Die meisten Vereine arbeiten mit Bareinnahmen – sei es beim Verkauf von Eintrittskarten oder Speisen und Getränken am Vereinsfest. Während manche ihre Einnahmen in einer Geldkassette sammeln, entscheiden sich andere für ein Kassensystem. Welche Anforderungen muss ein Kassensystem für Vereine erfüllen? Und welche Vorteile bietet es? Dieser Artikel hat die Antworten.

Wann benötigen Vereine ein Kassensystem?

Grundsätzlich besteht in Vereinen keine Pflicht dazu, eine Registrierkasse zu nutzen. Da das Bürgerliche Gesetzbuch (BGB) nicht vorschreibt, dass Vereine einen Kassenbericht erstellen müssen, geht es auch ganz ohne Kassensystem.

Auf der anderen Seite gibt es eine Reihe an Vorgaben, die es zu berücksichtigen gilt. Mit einem Kassensystem können Vereine den Anforderungen viel besser nachkommen. Demnach ist es immer eine Überlegung wert – ganz gleich, wie groß oder klein der Verein ist.

Folgende Dinge stellen ein klares Argument für ein Kassensystem für Vereine dar:

1. Zwar ist kein Kassenbericht verpflichtend, dafür aber ein Kassenbuch. Wenn Bar-Transaktionen stattfinden, müssen alle Einnahmen und Ausgaben korrekt und unveränderbar dokumentiert werden.
2. Eine Kassenprüfung durch das Finanzamt kann im Verein unangekündigt vorkommen. Dem Kassenprüfer sind alle Unterlagen zur Verfügung zu stellen, die er zur Prüfung benötigt.
3. Gemäß § 666 BGB muss der Vereinsvorstand seinen Mitgliedern auf Verlangen Auskunft über die finanzielle Situation geben können. Der Kassenbericht ist die Grundlage dafür, alle Einnahmen und Ausgaben der Vereinskasse transparent und vollständig darzulegen.

Zwar sind dies alles noch keine Gründe, aus denen ein Kassensystem für Vereine verpflichtend wäre. Allerdings geht damit ein hoher Aufwand einher, weshalb man sich zweimal überlegen sollte, ob man tatsächlich darauf verzichten möchte.

Außerdem könnten bei diesen Prozessen Fehler auftreten. Diese können Vereine schwer zu stehen kommen. Ein elektronisches Kassensystem ist gefragt – so sind Vereine auf der sicheren Seite und eine Kassenprüfung stellt keine Schwierigkeit mehr dar.

Ein weiterer Grund spricht für die Verwendung eines Kassensystems im Verein. Die Mitglieder, die mit der Kasse zu tun haben, müssen entsprechend eingewiesen werden. Immer, wenn neue Mitglieder hinzukommen, muss der Vorgang neu erklärt werden. Ein elektronisches Kassensystem hingegen läuft einfach im Hintergrund und Kassenberichte sind mit nur wenigen Mausklicks verfügbar – ganz unkompliziert und simpel.

Vorteile von Kassensystemen für Vereine im Überblick

Kassensysteme für Vereine bieten eine Menge Vorteile. Grundsätzlich sind es eine bessere Übersicht und eine Vereinfachung von Prozessen. Folgende Pluspunkte bringt ein Kassensystem konkret:

• Effiziente Dokumentation, Verwaltung und Kontrolle von Einnahmen und Ausgaben
• Automatisierung von Abläufen für eine Zeitersparnis und Eliminierung von Fehlerquellen
• Beschleunigung des Kassenbetriebs durch Funktionen wie Bonierung oder Wechselgeldfunktion
• Anbindung von zeitgemäßen Zahlungsarten wie EC-Karten oder Mobile Payment
• Vereinfachung der Buchhaltung für den Kassenwart durch simple Rechnungserstellung oder korrekte Verbuchung von Einnahmen und Ausgaben
• Vereinfachung der Steuererklärung des Vereins dank Schnittstelle zum Steuerberater

Hinzu kommt, dass Aufzeichnungen eines hochwertigen Kassensystems für Vereine als zuverlässig und aussagekräftig gelten. Dadurch kann das Finanzamt dem Verein keine Manipulationsversuche bei einer Kassenprüfung unterstellen.

Das passende Kassensystem für Vereine

Ein Kassensystem bietet für Vereine viele Vorteile. Da es allerdings viele verschiedene Anbieter und Optionen gibt, ist die Wahl oftmals nicht so einfach. Worauf kommt es bei der Auswahl eines Kassensystems an? Und welche Kriterien sind ein absolutes Muss?  

‍Manipulationssicherheit

Manche Vereine fallen unter die Registrierkassenpflicht, andere nicht. In jedem Fall ist es wichtig, Einnahmen manipulationssicher zu erfassen – bei den einen ist es gesetzlich so vorgeschrieben, bei den anderen empfiehlt es sich aus eigenem Interesse. Eine elektronische Registrierkasse, die alle Geldbewegungen automatisch und unveränderbar dokumentiert, ist ideal, um dem Finanzamt zu beweisen, dass das Kassenbuch nicht manipuliert wird.

Rechtskonformität

Nicht jeder Kassensystemanbieter gewährleistet die Einhaltung rechtlicher Vorgaben. Es empfiehlt sich allerdings, dass man – wenn man schon in ein Kassensystem für den Verein investiert – rechtlich auf der sicheren Seite ist.

Einfache Bedienung und Kundensupport

Vereinsmitglieder, die mit der Kasse zu tun haben, sollten sich mit dem Kassensystem des Vereins entsprechend auskennen. Wichtig ist eine einfache und intuitive Bedienung, sodass auch diejenigen, die nicht so oft damit zu tun haben, keine Fehler machen.  

Ebenso wichtig ist auch ein guter Kundensupport. Wenn Fragen oder Probleme auftauchen, sollte es Hilfe geben – am besten zeitnah. Denn wenn Mitglieder eine Zeitlang nicht kassieren können, weil Funktionen unklar sind und es keinen erreichbaren Support gibt, ist das entsprechend unpraktisch oder sogar schädigend für das Geschäft des Vereins.

Wartungsarme Verwendung

Die Einrichtung und Bedienung der Kasse sollten möglichst wenig Hürden bieten. Neben einer intuitiven Verwendung ist auch ein geringer Wartungsaufwand von Vorteil. Ideal sind Kassensysteme für Vereine, die Software-Updates über die Cloud durchführen und für die kein zeit- und kostenintensiver Technikerbesuch nötig ist.

Offline-Fähigkeit

Das Kassensystem sollte nicht nur online funktionieren, sondern auch die Möglichkeit bieten, offline mit ihm zu arbeiten. Nicht immer ist eine Internetverbindung vorhanden. Das kann dazu führen, dass Belege verloren gehen oder gar nicht kassiert werden kann.

Verschiedene Zahlungsoptionen

Nicht jeder führt immer Bargeld mit sich. Der Trend geht eher zum bargeldlosen Bezahlen. Daher sollte das Kassensystem für den Verein auch entsprechende Möglichkeiten bieten. Das Bezahlen mit EC-Karten gehört heute eigentlich schon zum Standard. Auch ein Barcodescanner ist praktisch – beispielsweise beim Ticketverkauf.

Überblick über den Lagerbestand

Mit einem guten Kassensystem hat der Verein stets den Überblick über seinen Lagerbestand – so beispielsweise über die noch verfügbare Anzahl an Getränken und Bratwürsten oder Tickets. So wissen die Mitglieder am Verkaufsstand stets, wie viel sie noch verkaufen können.

Speicherung der Daten in der Cloud

Dank der Cloud-Technologie gibt es heutzutage praktische Möglichkeiten, Daten zu speichern. So sind diese auch im Notfall vorhanden – zum Beispiel, wenn die Kasse kaputtgeht oder man aus einem anderen Grund keinen Zugriff darauf hat.

Statistiken

Ein gutes Kassensystem für Vereine stellt umfangreiche Statistiken zur Verfügung. Alle Einnahmen, Ausgaben und Verkäufe werden übersichtlich dargestellt. Daraus kann der Verein einiges lernen und hat gleichzeitig den vollen Überblick, was für die Führung des Kassenbuchs essenziell ist.

Wir von Campai bieten mit unserer Vereinssoftware großartige Lösungen, die maßgeschneidert auf Vereine zugeschnitten sind.

Rechtliche Grundlagen für die Verwendung einer elektronischen Registrierkasse im Verein

Wenn sich ein Verein für ein elektronisches Kassensystem entscheidet, muss er bestimmte gesetzliche Vorgaben berücksichtigen. Nur unter Erfüllung der Richtlinien bringt die Nutzung des Systems entsprechende Vorteile mit sich.

Zunächst ist da die Kassensicherungsverordnung (KassenSichV). In ihr ist geregelt, dass elektronische Registrierkassen ab dem 1. Januar 2020 eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) beinhalten müssen. Diese soll Manipulation verhindern und eine lückenlose Aufzeichnung der Transaktionen gewährleisten. Daher sollten Vereine bei der Anschaffung eines Kassensystems auf eine entsprechende Zertifizierung achten.

Als Nächstes ist die sogenannte Kassenschau von Relevanz: die unangekündigte Überprüfung der Kasse durch das Finanzamt. Dabei kontrolliert ein Kassenprüfer, ob der Verein die gesetzlichen Vorgaben eingehalten hat oder ob es Ungereimtheiten gibt, die auf eine Manipulation hindeuten.

Des Weiteren gilt die Bonpflicht – ebenfalls seit dem 1. Januar 2020. Sie besagt, dass jeder Beleg mit einem Datum, einem QR-Code und einer fortlaufenden Nummer versehen sein muss.

Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form – kurz: GoBD – legen fest, in welcher Form Geschäftsvorfälle dokumentiert werden müssen. Sie konzentrieren sich vor allem auf die Aufbewahrungsfristen sowie die Unveränderbarkeit von Daten.

Bei der Auswahl eines Kassensystems für Vereine ist es daher wichtig, einen seriösen Anbieter zu wählen, der Produkte für den deutschen Markt anbietet. Immerhin können dem Verein schwere Konsequenzen drohen, wenn er die gesetzlichen Vorgaben missachtet.

Fazit

Ein Kassensystem eignet sich für Vereine aus verschiedenen Gründen. Dabei gilt es, sich an die gesetzlichen Vorgaben zu halten und einen geeigneten Anbieter zu wählen. Wir von Campai bieten Vereinen mit unserer Vereinssoftware ideale Lösungen rund um die Kassenbuchführung sowie ein Kassensystem, das den gesetzlichen Anforderungen entspricht.