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Die passende Nachricht an die richtigen Mitglieder.

Eine Einladung an eine Abteilung braucht andere Empfänger als dein Vereinsnewsletter. Mit campai wählst du die Kontakte aus, gestaltest die Nachricht und planst den Versand. Anschließend prüfst du, welche Nachrichten zugestellt wurden und wo du nacharbeiten musst.

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Newslettervorlage mit gestalteten Inhaltsblöcken und einer Nachrichtenvorschau

Empfänger vor dem Versand prüfen

Wähle den passenden Kontakttyp und grenze die Empfänger über die verfügbaren Filter oder Segmente ein. Kontrolliere die tatsächliche Empfängerliste, bevor du die Nachricht sendest. Damit erkennst du, ob die Auswahl zu deinem Anlass passt.

Eine Einladung an Helfer und ein allgemeiner Newsletter können auf derselben Kontaktverwaltung beruhen, brauchen aber unterschiedliche Auswahlregeln. Prüfe auch gemeinsam verwendete E-Mail-Adressen. Für den Massenversand lässt sich die vorgesehene Unterdrückung doppelter Adressen aktivieren.

Empfänger vor dem Versand prüfen

Vorlagen mit passenden Inhalten füllen

Gestalte Rundschreiben mit wiederverwendbaren Vorlagen und E-Mail-Bausteinen. Bilder, Text und Verweise erhalten eine klare Reihenfolge. Platzhalter helfen dir, die Nachricht mit den verfügbaren Kontaktangaben zu personalisieren.

Prüfe die Vorschau mit einem passenden Empfänger und lies die Nachricht auch ohne ihre Bilder. Betreff, Anrede und nächster Schritt müssen weiterhin verständlich sein. Halte Absender und Antwortadresse aktuell, damit Rückfragen den vorgesehenen Weg nehmen. Eine eigene Antwortadresse kann Antworten am campai-Posteingang vorbeileiten.

Versand planen und Ergebnisse bearbeiten

Sende ein vorbereitetes Rundschreiben direkt oder plane es für später. Vor dem Start prüfst du Empfängerzahl und gegebenenfalls angezeigte Versandkosten. Für Rundschreiben stehen E-Mail- und Briefwege mit den jeweils passenden Vorlagen zur Verfügung.

Nach dem Versand kontrollierst du Zustellung und Fehler. Bei E-Mails kannst du die verfügbaren Angaben zu Öffnungen, Klicks und Abmeldungen auswerten. Ein geplanter Versand ist noch keine erfolgte Zustellung. Bearbeite fehlgeschlagene Nachrichten anhand ihres konkreten Status.

Versand planen und Ergebnisse bearbeiten

Eine Einladung gezielt verschicken

Bereite Auswahl, Inhalt und Rückfragen gemeinsam vor, bevor du den Versandtermin setzt.

  1. Anlass und Empfänger bestimmen

    Lege fest, wen die Einladung betrifft. Prüfe die Auswahl in der Empfängerliste, besonders bei mehreren Abteilungen oder Kontakttypen.

  2. Nachricht gestalten

    Verwende eine passende Vorlage und ergänze Termin, Ort und gewünschten nächsten Schritt. Kontrolliere personalisierte Angaben und sämtliche Verweise.

  3. Versand vorbereiten

    Prüfe die Empfängerzahl, mögliche Kosten und die Antwortadresse. Sende sofort oder wähle den vorgesehenen späteren Versandtermin.

  4. Ergebnis und Antworten bearbeiten

    Prüfe den Zustellstatus und kläre fehlgeschlagene Nachrichten. Bearbeite eingehende Rückfragen im dafür vorgesehenen Posteingang.

Drei Rundschreiben mit unterschiedlichen Empfängern

Lege die Auswahl für jeden Anlass fest, statt dieselbe Liste für alle Nachrichten zu verwenden.

AnlassEmpfängerauswahlWichtige Prüfung
Allgemeiner NewsletterPassende Kontakte oder SegmenteEntspricht die Auswahl deinem Versandzweck?
Einladung einer AbteilungGefilterte Mitglieder der AbteilungSind die aktuellen Mitgliedschaften berücksichtigt?
Information für HelferPassendes HelfersegmentSind nur die betroffenen Personen enthalten?
Nachricht an FamilienKontakte mit gemeinsamem EmpfängerSollen doppelte E-Mail-Adressen übersprungen werden?

Prüfe die angezeigten Empfänger im fertigen Rundschreiben, bevor du den Versand auslöst.

Häufige Fragen

Kann ich einen Newsletter später versenden lassen?

Ja. Du kannst ein fertig vorbereitetes Rundschreiben sofort senden oder einen späteren Versandtermin festlegen.

Kann ich bestimmte Gruppen anschreiben?

Du wählst die Empfänger über die für das Rundschreiben verfügbaren Kontakttypen, Filter und Segmente aus. Kontrolliere anschließend die tatsächliche Liste.

Kann ich Vorlagen wiederverwenden?

Ja. Wiederverwendbare Vorlagen und E-Mail-Bausteine helfen beim Aufbau weiterer Rundschreiben. Prüfe persönliche Angaben und Verweise vor jedem neuen Versand.

Wo landen Antworten?

Das hängt von deiner Antwortadresse ab. Eine eigene Antwortadresse leitet Antworten an diese Adresse; sie werden dann nicht automatisch im campai-Posteingang gespeichert.

Sehe ich, ob der Versand funktioniert hat?

Du kannst Zustellung und Fehler nachverfolgen. Für E-Mail-Rundschreiben stehen außerdem die jeweils verfügbaren Angaben zu Öffnungen, Klicks und Abmeldungen bereit.

Deinen nächsten Newsletter vorbereiten

Bring eine typische Nachricht und die gewünschte Empfängergruppe mit. Wir gehen Auswahl, Vorlage und Versand gemeinsam durch.

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