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campai
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Ein Posteingang, in dem dein Team Anfragen gemeinsam erledigt.

Eine Frage zur Mitgliedschaft, eine fehlende Unterlage oder eine Rückmeldung zum Kurs: In campai bleibt die Konversation mit dem Kontakt verbunden. Du siehst, wer sich kümmert und was als Nächstes ansteht.

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Gemeinsamer Posteingang mit zugewiesener Konversation, internem Austausch und verknüpftem Kontakt

Jede Anfrage bekommt eine zuständige Person.

Übernimm eine Konversation selbst oder weise sie einem Verwaltungsbenutzer zu. Mit den Ansichten für eigene, nicht zugewiesene und alle Konversationen findest du den passenden Arbeitsvorrat. Ordner und Tags helfen dir, Themen wie Mitgliedschaft oder Kursfragen zu unterscheiden.

Kennzeichne wichtige Vorgänge mit einer Priorität. Die Zuweisung beantwortet, wer sich kümmert; der Status zeigt, ob die Anfrage noch offen ist. So kannst du eine Vertretung übergeben, ohne die nächste Person durch mehrere weitergeleitete E-Mails führen zu müssen.

Antworte mit dem Kontakt und seiner Vorgeschichte im Blick.

Neben der Konversation findest du verknüpfte Kontaktdetails, Notizen und weitere Gespräche. Nutze diese Angaben, bevor du eine Rückfrage stellst, die bereits beantwortet wurde. Eine neue Kontaktnotiz hält Informationen fest, die auch später für die Betreuung wichtig sind.

Für die Abstimmung innerhalb des Teams fügst du eine interne Notiz hinzu und erwähnst die passende Person. Deine E-Mail-Antwort bleibt davon getrennt. Textvorlagen erleichtern wiederkehrende Antworten; Empfänger und Anhänge prüfst du vor dem Versand.

Antworte mit dem Kontakt und seiner Vorgeschichte im Blick.

Halte die nächste Aktion am Vorgang fest.

Erstelle aus der Konversation eine Aufgabe, wenn zur Antwort noch eine konkrete Arbeit gehört. Die Verbindung zum Gespräch bleibt erhalten. Du kannst dadurch eine Unterlage vorbereiten lassen und die Rückmeldung anschließend im ursprünglichen Verlauf beantworten.

Wartest du bis zu einem bestimmten Termin, stellst du die Konversation zurück. Nach Ablauf erscheint sie wieder als offen. Schließe erledigte Anfragen; eine neue eingehende Antwort öffnet das Gespräch wieder. Änderungen an Zuständigkeit und Status bleiben im Verlauf nachvollziehbar.

Eine Anfrage bis zur Antwort begleiten

Lege im Team fest, wer den nicht zugewiesenen Eingang sichtet und wann du einen Vorgang als erledigt betrachtest.

  1. Sichten und zuordnen

    Prüfe Betreff, Absender und bisherigen Verlauf. Verknüpfe den Empfänger bei Bedarf mit dem richtigen Kontakt. Wähle einen Ordner oder Tag, der den Inhalt der Anfrage beschreibt.

  2. Verantwortung übernehmen

    Übernimm die Anfrage oder weise sie der passenden Person zu. Für eine interne Rückfrage nutzt du eine Notiz mit Erwähnung. Ein kurzer Hinweis zum offenen Punkt erleichtert die Übergabe.

  3. Antwort oder Arbeit vorbereiten

    Schreibe die Antwort mit den benötigten Anhängen. Gehört eine weitere Arbeit dazu, lege eine verknüpfte Aufgabe an. Setze eine Zurückstellung, wenn du den Vorgang erst zu einem späteren Zeitpunkt weiterbearbeiten kannst.

  4. Abschließen und weiterverfolgen

    Prüfe die Empfänger und sende die Antwort. Schließe die Konversation, sobald die Anfrage erledigt ist. Bei einer erneuten Antwort kannst du im vorhandenen Verlauf mit derselben Vorgeschichte weiterarbeiten.

Beispiel: Eine Rückfrage zur Mitgliedschaft

Ein Mitglied fragt nach einer fehlenden Unterlage. Du betreust den Eingang; eine Kollegin kann die Unterlage bereitstellen. So bleibt die Zuständigkeit während der Bearbeitung sichtbar.

SituationAktion im PosteingangNächster Schritt
Neue E-MailKontakt zuordnen und Konversation übernehmenPrüfen, welche Unterlage fehlt
Interne RückfrageKollegin in einer Notiz erwähnenAntwort innerhalb des Teams abwarten
Unterlage muss erstellt werdenAufgabe aus der Konversation anlegenBis zum vereinbarten Termin zurückstellen
Unterlage liegt vorAntwort mit Anhang senden und schließenEine spätere Antwort öffnet die Konversation wieder

Nutze Ordner für eine überschaubare Gliederung. Tags können zusätzliche Themen markieren, ohne die Zuständigkeit oder den Bearbeitungsstatus zu ersetzen.

Häufige Fragen

Wer sieht eine interne Notiz?

Interne Notizen sind für die Bearbeitung innerhalb der Verwaltung vorgesehen und werden nicht als E-Mail an die Empfänger gesendet. Nutze die E-Mail-Antwort, wenn eine Information nach außen gehen soll.

Was passiert nach einer Zurückstellung?

Du wählst einen Zeitpunkt. Sobald er erreicht ist, zählt die Konversation wieder als offen. So kannst du einen Vorgang gezielt später bearbeiten, ohne ihn als erledigt zu kennzeichnen.

Kann ich mehrere Konversationen gemeinsam bearbeiten?

Ja. Wähle mehrere Konversationen aus, um verfügbare Aktionen wie Zuweisen, Verschieben oder Zurückstellen gemeinsam anzuwenden. Prüfe vorher, ob dieselbe Zuständigkeit oder Frist für die gesamte Auswahl passt.

Ist eine gelesene Nachricht für alle gelesen?

Der Lesestatus wird pro Benutzer geführt. Ob du eine Konversation bereits gelesen hast, ist von ihrer gemeinsamen Zuständigkeit und ihrem Bearbeitungsstatus getrennt. Eine offene Anfrage bleibt daher auch nach dem Lesen offen.

Wie hängt der Posteingang mit Rundschreiben zusammen?

Rundschreiben organisieren den Versand an ausgewählte Empfängergruppen. Im Posteingang bearbeitest du eingehende Gespräche und Antworten. Die Einstellungen der Antwortadresse bestimmen, ob Antworten im campai-Posteingang ankommen.

Deinen Posteingang gemeinsam durchspielen

Bring zur Beratung eine typische Anfrage mit. Wir gehen Zuweisung, interne Abstimmung, Aufgabe und Antwort an diesem Ablauf durch.

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