Kassenbuch im Verein führen: Tipps & Tricks

Die korrekte Kassenbuchführung im Verein ist absolut wichtig. Bei einer Kassenprüfung wird das Kassenbuch genau unter die Lupe genommen – daher gilt es, neben einer präzisen Arbeitsweise auch gesetzliche Vorgaben einzuhalten. Doch wie sollte ein Kassenbuch im Verein geführt werden? Und was gibt es zu berücksichtigen? Dieser Artikel hat die Antworten.

Wer führt das Kassenbuch im Verein?

Der Schatzmeister ist im Verein damit beauftragt, das Kassenbuch zu führen. Er muss dafür Sorge tragen, dass es präzise geführt wird und alle nötigen Bestandteile enthält. Überdies ist er es, der die Verantwortung dafür trägt, dass alle gesetzlichen Vorgaben erfüllt werden.

Eine Kassenprüfung geht mit einer eingehenden Kontrolle des Kassenbuchs im Verein einher. Da eine Manipulation sehr einfach möglich ist, ist eine solche Überprüfung essenziell. Ungereimtheiten oder Hinweise auf Manipulationsversuche führen dazu, dass Prüfer die Besteuerungsgrundlage der Bareinnahmen schätzen dürfen. Diese Schätzungen fallen in der Regel sehr hoch aus – und können für den Verein im schlimmsten Fall das Ende bedeuten.

Doch was ist das Kassenbuch überhaupt und was muss es beinhalten?

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Was ist das Kassenbuch im Verein?

Im Kassenbuch eines Vereins werden alle Einnahmen und Ausgaben dokumentiert. Je genauer der Schatzmeister bei der Führung vorgeht, desto besser ist es für den gesamten Verein. Folgende Angaben sind relevant:

• Datum des Geschäftsfalls
• Belegnummer als fortlaufende Nummer zur eindeutigen Zuordnung von Einnahmen und Ausgaben
• Art der Einnahme oder Ausgabe
• Betrag und Währung der Einnahme oder Ausgabe
• Höhe der Umsatzsteuer oder Vorsteuer in Prozent für alle Einnahmen und Ausgaben
• Höhe der Umsatzsteuer oder Vorsteuer als Betrag für alle Einnahmen und Ausgaben
• Aktueller Kassenbestand

Somit gilt, dass der Schatzmeister bei der Führung des Kassenbuchs für den Verein alle Buchungen berücksichtigen muss und sehr genau vorzugehen hat. Falsche oder fehlende Angaben könnten als Manipulationsversuch gedeutet werden.

Kassenbuch im Verein führen – das müssen Schatzmeister wissen!

Wenn dem Finanzamt Ungereimtheiten bei der Kassenbuchführung auffallen, ist mit einem Strafverfahren zu rechnen. Es ist vorgeschrieben, dass die Einträge im Kassenbuch eines Vereins einzeln, vollständig, richtig, geordnet und zeitgerecht erfolgen. Die Angaben müssen daher zu jeder Zeit formell und materiell korrekt sein.  

Folgende Grundsätze sind stets zu berücksichtigen, um Schwierigkeiten mit dem Finanzamt bezüglich des Kassenbuchs zu vermeiden:

• Der Kassenbestand muss regelmäßig geprüft werden – am besten mit einem Prüfprotokoll. Die Summe des Kassenbuchs muss mit dem tatsächlichen Bestand in der Kasse übereinstimmen. In einem Protokoll notiert der Schatzmeister, welche Münzen und welche Scheine wie häufig in der Kasse enthalten sind. So ist das Ergebnis besonders präzise.
• Das Zählprotokoll muss am Ende jeden Tages aktualisiert werden.  
• Aus dem Kassenbuch muss der Soll- und Istbestand jederzeit ersichtlich sein.
• Der Kassenbestand kann nie negativ sein.
• Auch Geldbewegungen zwischen der Kasse und der Bank müssen im Kassenbuch aufgeführt werden. ‍
• Privatentnahmen und -einlagen müssen täglich erfasst werden.
• Wenn eine Ausgabe privat bezahlt wird und man sich das entsprechende Geld aus der Kasse nimmt, muss das genauso als Ausgabe vermerkt werden.
• Durch den chronologischen Aufbau des Kassenbuchs im Verein sind die Tagesfolgen nicht willkürlich, sondern fortlaufend.
• Eine nachträgliche Änderung der Einträge ist nicht gestattet. Sollte ein Eintrag fehlerhaft sein, darf man ihn streichen, doch er muss lesbar bleiben. Der korrekte Eintrag wird daraufhin ergänzt.
• Leerzeilen sind nicht zulässig. Alle Einträge sind lückenlos untereinander aufzulisten.

Wer sich an diese Grundsätze bei der Führung des Kassenbuchs im Verein hält, hat es später beim Kassenbericht umso einfacher.

Bareinnahmen und Kartenzahlungen im Kassenbuch

In vielen Vereinen wird mit Bareinnahmen gearbeitet. Sei es eine Spende oder eine Einnahme über den Verkaufsstand auf dem Dorffest – diese Einnahmen müssen in einer Kasse gesammelt werden. Eine elektronische Registrierkasse ist dafür allerdings nicht nötig. Vielmehr reicht es aus, einfach eine Schublade am Schreibtisch des Vereinsheims als Kasse zu nutzen. Die Einnahmen werden am besten in zwei Geldtaschen gesammelt – eine für die Scheine und eine für die Münzen.  

Wichtig: Die Schublade muss immer abgeschlossen und vor unbefugtem Zugriff geschützt sein!

Wenn sich der Verein allerdings dafür entscheidet, eine Registrierkasse zu nutzen, gilt es, ein paar Besonderheiten zu beachten. Bei einer Registrierkasse gilt die sogenannte Bonpflicht. Somit muss für jede Einnahme ein Beleg ausgedruckt werden. Was für die einen lästig erscheint, wird von anderen als praktische Erleichterung für die Kassenbuchführung angesehen.

Ideal ist es, die Kasse immer von zwei Personen überwachen zu lassen. So sichern sich beide Personen selbst optimal ab – immerhin darf die Kasse keine Sekunde lang unbesetzt sein. Pausen sind also nur möglich, wenn eine weitere Person mit der Aufgabe betraut wird.

Der Schatzmeister, der das Kassenbuch führt, muss immer den vollen Überblick haben. Deshalb ist es wichtig, dass er sich mit den Personen, die die Kasse besetzen, abspricht. Es ist gängig, gewisse Rechnungen aus der Vereinskasse heraus zu bezahlen. Hier sollte der Schatzmeister vorab festlegen, in welcher Höhe diese Rechnungen maximal sein dürfen.  

Eine weitere Besonderheit gilt, wenn man an der Registrierkasse auch mit Karte bezahlen kann. Kartenzahlungen müssen getrennt von den Bareinnahmen in einem anderen Kassenbuch geführt werden. Die Buchungen sind im Kassenbuch tagesaktuell einzutragen. Ausnahmen sind dann möglich, wenn zwingende geschäftliche Gründe die Erfassung am Tag der Einnahme oder Ausgabe verhindern.

Diese Regeln bedeuten jedoch nicht, dass jedes Getränk oder jedes Brötchen, das auf dem Vereinsfest ausgegeben wird, einzeln gebucht werden muss. Vielmehr lassen sich diese Einnahmen zusammenfassen. Die Position heißt korrekterweise „Verkauf von Waren an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen gegen Bezahlung“.

Eigenbelege im Kassenbuch des Vereins

Das Finanzamt wendet auch bei der Kassenbuchführung im Verein den Grundsatz an: Keine Buchung ohne Beleg. Somit müssen Einnahmen und Ausgaben immer mit einem Beleg gebucht werden – selbst dann, wenn es sich um Bareinnahmen oder -ausgaben handelt. Die bereits angesprochene Bonpflicht ist demnach gar nicht so unpraktisch.  

Wenn es jedoch keinen Bon gibt, muss ein Eigenbeleg her. Auf ihm sind folgende Informationen anzugeben:

• Datum des Geschäftsfalls
• Fortlaufende Nummerierung
• Angabe, ob es sich um eine Ausgabe oder Einnahme handelt
• Art der Ausgabe oder Einnahme
• Name des Zahlungsempfängers sowie des Zahlungspflichtigen mit vollständiger Anschrift
• Höhe des Betrags und Angabe der Währung
• Höhe der Umsatz- und Vorsteuer in Prozent und als Betrag
• Begründung für den Eigenbeleg
• Ortsangabe und Unterschrift

Das Kassenbuch und die Eigenbelege gelten als Teile der Kassenbuchführung. Demnach muss der Schatzmeister sie gemäß den gleichen Grundsätzen führen wie das Kassenbuch selbst. Eintragungen dürfen demnach weder unleserlich noch unvollständig sein. Falls bei der Eintragung einmal ein Fehler passiert, darf dieser durchgestrichen werden. Er muss jedoch immer sichtbar bleiben.

Generell dürfen Eigenbelege nur dann geschrieben werden, wenn es wirklich unvermeidbar ist. Das Finanzamt hat dazu eine klare Meinung: Eigenbelege sind nur ein Ersatz für verloren gegangene Originalbelege. Der Grund: Sie bergen ein hohes Risiko für Manipulationen.  

Aus diesem Grund ist es ratsam, Eigenbelege möglichst zeitnah auszustellen. Das ermöglicht, dass man sich noch vollständig an die Daten erinnert und keine Fehler macht. Außerdem ist zusätzlich zum Beleg eine Notiz zu verfassen, die begründet, warum ein Eigenbeleg geschrieben wird. Diese ist zusammen mit dem Beleg aufzubewahren.

Kassenbuch im Verein führen – die besten Tipps

Da die Aufgabe, das Kassenbuch im Verein zu führen, mit einem hohen Maß an Verantwortung für den Schatzmeister einhergeht, ist es wichtig, stets am Ball zu bleiben. Schon eine Unachtsamkeit kann zu schweren Konsequenzen führen. Folgende Tipps helfen dabei, der Aufgabe der Kassenbuchführung gerecht zu werden:

• Regelmäßige Aktualisierung: Es ist ratsam, Finanztransaktionen regelmäßig in das Kassenbuch einzutragen. So bleibt es stets aktuell und ein umfassender Überblick ist möglich. ‍
• Kategorisierung: Die Verwendung von Kategorien und Konten hilft dabei, Einnahmen und Ausgaben besser zu organisieren und zu analysieren. ‍
• Berichte nutzen: Regelmäßige Berichte sorgen dafür, dass man Einblicke in den Finanzstatus sowie die Ausgabegewohnheiten erhält. ‍
• Kennzahlen verwenden: Durch den Einsatz von bestimmten Kennzahlen wie der Kontostand oder die Gesamteinnahmen bzw. -ausgaben kann ein umfassender Überblick behalten werden.

Sinnvoll ist vor allem die Verwendung einer Vereinssoftware wie von Campai. So lassen sich alle Vorgänge, die das Kassenbuch im Verein betreffen, viel einfacher und übersichtlicher sammeln. Es ist auch möglich, eine Vorlage für ein Kassenbuch im Verein anzulegen, damit die Kassenbuchführung den gesetzlichen Anforderungen in vollem Maße entspricht.

Fazit

Das Kassenbuch im Verein ist von großer Bedeutung. Der Schatzmeister hat damit eine große Verantwortung – denn wenn das Kassenbuch nicht korrekt oder vollständig ist, können schwere Konsequenzen drohen. Mit unseren Tipps geht bei der Kassenbuchführung im Verein nichts mehr schief.