Die nächste Weihnachtsfeier im Verein

Während sich zur Organisation des Vereinsjubiläums immer zahlreiche Helfer finden lassen, ist es mitunter schwierig, für die Weihnachtsfeier im Verein einen Organisator zu finden. Die Gründe hierfür sind relativ einfach. In der Adventszeit sind die meisten Menschen mit den Vorbereitungen fürs Fest beschäftigt, haben eine Liste von Einladungen zu Weihnachtsfeiern auf dem Tisch liegen und stehen quasi schon auf dem Sprung in den Winterurlaub. Derart eingebunden, wollen Sie sich nicht auch noch die Weihnachtsfeier im Verein antun. Dabei bietet gerade die Vereinsfeier zu Weihnachten exzellente Möglichkeiten, sich in der Gemeinschaft zu profilieren und zugleich für den Verein etwas Gutes zu tun.

Eine gute Vorbereitung ist die halbe Arbeit – Meinungsanalyse

Es klingt wie eine Selbstverständlichkeit, aber wenn Du herausfinden willst, worauf sich die Leute bei ihrer Weihnachtsfeier freuen, warum fragst Du nicht einfach nach? Dazu sind keine Fragebögen notwendig. Im Gespräch mit anderen Mitgliedern frag einfach, was ihnen bei der letzten Feier gut und was weniger gut gefallen hat. Vielleicht solltest Du noch nachhaken, ob für die kommende Weihnachtsfeier Ideen vorhanden sind.

Sammel diese Aussagen und sortiere sie. In der Regel kristallisiert sich schnell ein Trend heraus, den Du als Leitfaden nutzen kannst.

Tipp: Du kannst es nicht allen Mitgliedern recht machen und Du wirst nie alle Vorschläge und Weihnachtsfeier Ideen berücksichtigen können. Versuche, Dich an den Konsens zu halten und die Elemente einzubauen, die den meisten Leuten gefallen haben. Achte dabei darauf, dass alle Meinungen das gleiche Gewicht haben. Wenn der Vereinsvorstand oder der Hauptsponsor mit einer abstrusen Weihnachtsfeier Idee kommt, musst Du diese nicht umsetzen, nur um es ihnen recht zu machen.

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Budget festlegen und Sponsor suchen

Im Gespräch mit dem Vereinsvorstand erfährst Du, wie hoch das Budget für die Feier sein wird. Sind die finanziellen Mittel zu gering, musst Du entweder eine bescheidene Feier ausrichten oder Dich nach einem Sponsor umsehen. Eine weitere Möglichkeit ist, entweder in direkter Ansprache oder per E-Mail, alle mit dem Verein verbundenen Unternehmen anzusprechen und diese um eine Sach- oder Geldspende für die X-Mas-Party zu bitten. Abhängig von der Qualität und Quantität dieser Spenden, organisierst Du eine Tombola, deren Einnahmen zur Deckung der Kosten der Feier genutzt werden. Hier ist eine exakte Kalkulation unumgänglich.

Tipp: Gib das Geld zuerst für die wichtigsten Elemente aus. Die meisten Menschen werden eine Weihnachtsfeier genießen, solange es gute Unterhaltung und reichlich Essen und Trinken gibt. Das sind die wichtigsten Dinge, also sollte der größte Teil des Budgets dafür ausgegeben werden. Eventuelle Extras sind erst am Ende einzuplanen, wenn die Grundlagen geschaffen sind.

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Termin festlegen

Den perfekten Termin für die Weihnachtsfeier zu finden ist schwieriger, als es auf den ersten Blick erscheinen mag. Prüfe unbedingt im Vorfeld, welche größeren Weihnachtsmärkte und vorweihnachtlichen Veranstaltungen in der Umgebung stattfinden. Die lokalen und regionalen Veranstaltungskalender im Internet sind Dir hierbei eine gute Unterstützung. Generell tabu sind die fünf Tage vor dem Heiligen Abend, denn im Endspurt auf Weihnachten nehmen sich nur wenige Leute Zeit für eine Weihnachtsfeier im Verein. Die Abstimmung kann auch über ein online Formular, mit Hilfe einer Vereinssoftware, durchgeführt werden.

Entscheide die Art der Weihnachtsfeier für Deinen Verein

Hier ist Fingerspitzengefühl gefragt. Nicht in jedem Verein sind lustige, unterhaltsame und vielleicht sogar laute Weihnachtsfeiern mit Rockmusik angesagt. Es liegt am Charakter des Vereins und an der Konstellation der Mitglieder, wie unkonventionell die Party ausfallen darf.

Die Möglichkeiten für die weihnachtliche Feier sind vielfältig. Bei der klassischen Weihnachtsfeier stehen die Rede des Vorstandsvorsitzenden auf dem Programm, genau wie die Ehrungen einiger Mitglieder für besondere Leistungen oder langjährige Zugehörigkeit.

Wenn Du Deinen Verein mit einer maßgeschneiderten Party überraschen willst, ist eine thematische Weihnachtsfeier vielleicht genau das Richtige. Vom Kostümfest mit Weihnachtsmännern, Elfen und Rentieren bis zur rustikalen Wikinger-Weihnacht mit Bier aus Kuhhörnern stehen Dir alle Möglichkeiten offen.

Oder Du stellst die X-Mas-Party unter das Motto der Zusammengehörigkeit. Soll heißen, Du nimmst Kontakt zu einem weiteren Verein in der Nähe auf, um eine gemeinsame Weihnachtsfeier auszurichten. Die Freiwillige Feuerwehr, der Reservistenverein, der Polizeisportverein und der Schützenverein passen häufig sehr gut zusammen. Oder der Fußballverein feiert gemeinsam mit dem Schwimmverein oder den Experten in Sachen Strategie vom Schachklub.

Erfahrungsgemäß ist das Resultat eine sehr belebte Weihnachtsfeier, weil plötzlich vollkommen neue Gesprächsthemen vorhanden sind und die Anwesenden ihnen bislang unbekannte Menschen kennenlernen.

Tipp: Es sind in der Tat exzellente Weihnachtsfeier Ideen, zusammen mit einem anderen Club zu feiern, insbesondere bei angespannter Haushaltslage. Tun sich zwei oder mehr Vereine zusammen, lassen sich die Grundkosten aufteilen, wodurch sich eine hochwertigere Weihnachtsfeier ausrichten lässt, weil mehr finanzielle Mittel zur Verfügung stehen.

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Den richtigen Ort für Deine Weihnachtsfeier Ideen finden

Bei der Organisation einer maßgeschneiderten Weihnachtsfeier fängst Du bei null an. Ist die Zahl der Teilnehmer abschätzbar, suchst Du den passenden Ort für die Party. Dieser darf auf keinen Fall zu groß sein, denn dann wird es schwierig, die gewünschte Stimmung zu erzeugen. Zudem ist es an der Zeit, die verschiedenen Anbieter an einen Tisch zu bringen. Unterhaltung, Dekoration und Catering müssen sich abstimmen können.

Zudem solltest Du Dir eine Check-Liste zulegen und ständig prüfen, ob die wichtigsten Dinge vorhanden sind. Dazu gehören beispielsweise:

– ist eine Tonanlage vorhanden?

– wurde der DJ engagiert?

– oder gibt es eine Partyband oder andere Unterhaltungsmöglichkeiten?

– ist eine Tanzfläche vorhanden?

– ist der Veranstaltungsort exklusiv gebucht? (Findet im Saal nebenan eine weitere Weihnachtsfeier statt, kann dies störend wirken)

– ist die Frage der Kostenübernahme geklärt? Mietumsatz, Saalmiete

– eigener oder externer Caterer?

Spaßige Einlagen als Weihnachtsfeier Ideen

Wer das Talent eines Stand-up Comedian besitzt, der kann seine Mitglieder mit einigen Anekdoten aus der Vergangenheit des Vereins amüsieren. Ungemein wichtig ist hierbei, alle Witze oberhalb der Gürtellinie zu halten, damit die Weihnachtsfeier nicht zum Alptraum wird.

Ein echter Spaß für alle ist die verkehrte Tombola. Alle Preise werden verpackt. Allerdings kommt das TV-Gerät ins Lager und stellvertretend ein unscheinbar kleines Paket auf den Tisch. Dafür kommt die Tafel Schokolade in eine große Box, die nach einem riesigen Preis aussieht. Alle Preise sind nummeriert. Wer bei seinen Losen eine Nummer findet, der kann seinen verpackten Gewinn bereits sehen und rätseln, was es ist. Die Gewinne werden einzeln abgeholt, damit alle beim Öffnen ihren Spaß haben.

Eine weitere Weihnachtsfeier Idee ist es, für den Abend einen Taschen- oder Straßenmagier zu engagieren. Diese Zauberkünstler verblüffen mit ihren Tricks und sorgen allgemein für eine exzellente Stimmung. Zudem passt das Thema Magie wunderbar in die Adventszeit.