Dankschreiben für Spenden: So können sich Vereine erkenntlich zeigen

Viele Vereine sind auf Spenden angewiesen. Umso schöner ist es da, wenn sich tatsächlich Spender finden und für den Fortbestand des Vereins sorgen. Mit einem Dankschreiben können sich Vereine erkenntlich zeigen. Wie ein solches Schreiben am besten formuliert wird und welche Tipps bei der Erstellung helfen, zeigt dieser Beitrag.

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So wichtig ist ein Dankschreiben für Spenden

Für Vereine ist es häufig nicht einfach, Spender zu finden – vor allem dann, wenn man noch recht am Anfang steht. Wenn dann Menschen Geld oder Gegenstände spenden, ist es sinnvoll, diese an den Verein zu binden. Auf diese Weise kann der Verein auf weitere Spenden hoffen – vielleicht im Zuge einer Spendenaktion oder einfach so. Doch wie lässt sich das am besten bewerkstelligen?

An dieser Stelle kommt das Dankschreiben für Spenden ins Spiel. Ein einfaches „Dankeschön“ kann viel bewirken und das Engagement von Spendern steigern. In einer hektischen Gesellschaft, in der Wertschätzung und Dankbarkeit viel zu selten zum Ausdruck gebracht werden, fühlen sich Spender umso geschätzter, wenn ihnen ein Dankschreiben zukommt.

Wohl jeder, der schon einmal gespendet hat, kennt das angenehme Gefühl, das man verspürt, wenn sich der Zahlungsempfänger bedankt. Auf diese Weise wird die emotionale Verbindung zwischen Spender und Verein gestärkt.

Was wäre, wenn kein Dank zum Ausdruck gebracht werden würde? In so einem Fall können Spender schnell frustriert und enttäuscht werden. Und noch schlimmer: Es könnte der Eindruck entstehen, die Spende sei gar nicht angekommen oder dem Verein gleichgültig. Ein Dankschreiben sollte daher zum Standard gehören!

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5 Tipps für das optimale Dankesschreiben an Spender

Eine Spende ist eingegangen und der Verein möchte sich dankbar zeigen? Das geht am besten schriftlich! Folgende 5 Tipps helfen dabei, eine angemessene Danksagung zu verfassen:

1. Verwendungszweck der Spende: Es sollte angegeben werden, wofür die Spende verwendet wird. Dadurch erhält der Spender zusätzliche Sicherheit und kann transparent nachvollziehen, welchem Zweck sein Geld zugutekommt.
2. Höhe der Spende: In dem Dankesschreiben sollte dem Spender noch einmal in Erinnerung gerufen werden, wie viel er genau und wann er gespendet hat. Das unterstreicht den Wert der Spende.
3. Persönliche Worte: Am besten ist es, individuell auf den Spender einzugehen – wenn auch nur mit zwei Sätzen. Dadurch entsteht nicht der Eindruck, dass er das gleiche Schreiben erhält wie jeder andere.
4. Postalischer Versand: E-Mails gehen in der heutigen Zeit oftmals unter. Daher ist Papier für ein Dankesschreiben die bessere Wahl. Überdies wirkt es wesentlich seriöser und souveräner. Das sollte einem Verein die Spende wert sein.
5. Öffentlicher Dank: Es gibt die Möglichkeit, sich öffentlich auf der Webseite oder in der Vereinszeitung zu bedanken. Das verleiht der Danksagung zusätzliches Gewicht.

Wichtig ist auch, nicht zu viel Zeit zwischen Eingang der Spende und Versand des Dankesschreibens vergehen zu lassen. Andernfalls kann es den Eindruck erwecken, die Spende sei nicht eingegangen oder übersehen worden.

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Dankschreiben Spende: Die ideale Vorlage

Viele Vereine orientieren sich bei einem Dankesschreiben für eine Spende an einem Muster. Wir von Campai haben eine Vorlage erstellt. In einer cleveren Vereinssoftware lässt sich diese einfach abspeichern und immer wieder verwenden, wenn man einfach einmal Danke sagen möchte.

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Dankesschreiben – wann reicht es nicht aus?

Danke zu sagen ist nicht schwer – vor allem nicht mit einer Vorlage für ein Dankesschreiben. Allerdings gibt es Fälle, in denen ein Dankesbrief nicht ausreicht. Die Rede ist von Großspenden. Auf diese sollte in der Regel eine andere Reaktion erfolgen als auf kleinere Spenden.

Klassischerweise gilt folgende Abstufung in Vereinen:

• Spende bis 500 Euro: Dankesschreiben des Vorstands
• Spende zwischen 500 und 5.000 Euro: Anruf eines Mitglieds des BGB-Vorstands
• Spende über 5.000 Euro: Besuch durch den Vereinsvorsitzenden

Tatsächlich ist diese Handhabe nicht in Stein gemeißelt. Vielmehr sollte jeder Verein seine eigene Vorgehensweise entwickeln. In manchen Organisationen erfolgt bereits bei wesentlich kleineren Summen ein Anruf. Hier kommt es ganz auf das eigene Empfinden an. Wichtig ist nur, dass man einheitlich vorgeht, um keinen Spender zu benachteiligen.

Übrigens: Nicht nur bei Geldspenden, sondern auch bei Sachspenden ist ein Dankesschreiben angebracht.

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Fazit

Spenden sind für Vereine eine große Unterstützung und entscheiden oftmals über den Fortbestand des Vereins. Mit einem einfachen „Dankeschön“ und einem ansprechend formulierten Dankesschreiben können Vereine die Beziehung zu Spendern erhöhen. Mit unserer Vorlage erstellen Vereine schnell und einfach einen angemessenen Dankesbrief, der bei Spendern gut ankommt. So sind auch weitere Spenden zu erwarten.