Zum Inhalt springen
campai
DE
Kostenlose BeratungKostenlos testen

Arbeitsstunden im Verein verwalten.

Lege fest, wer wie viele Stunden oder Schichten übernimmt. Mitglieder erfassen ihre Arbeit in der Vereins-App. Du prüfst die Einträge und siehst, was erledigt ist, noch auf Freigabe wartet oder fehlt.

Kostenlos testenKostenlose Beratung
Arbeitsstundenkonten mit geleisteten Stunden, offenen Prüfungen, Status und Zahler
Arbeitsstundenkonten mit geleisteten Stunden, offenen Prüfungen, Status und Zahler

Lege Regeln für Mitglieder und Familien fest

Zähle Arbeitsstunden oder ganze Schichten pro Jahreszeitraum. Der Zeitraum kann im Januar oder mit deiner Saison beginnen. Regeln bestimmen, für welche Mitglieder sie gelten und ob die Verpflichtung je Person oder gemeinsam für eine Gruppe, etwa eine Familie, geführt wird.

Bei unterjährigen Ein- und Austritten kannst du das Soll monatsweise reduzieren lassen. Bestimme außerdem, wer die Arbeit leisten darf und bis wann Arbeit eingereicht werden muss. Eine individuelle Befreiung oder ein abweichendes Soll hältst du mit internem Grund am Konto fest. Mit einem Soll von null kannst du auch freiwillige Arbeit erfassen.

Arbeitsstunden-Einstellungen mit Regel je Mitglied, Jahresbeginn, Einreichfrist und Erinnerung
Arbeitsstunden-Einstellungen mit Regel je Mitglied, Jahresbeginn, Einreichfrist und Erinnerung

Erfasse die Arbeit mit Datum und Tätigkeit

Mitglieder tragen erledigte Tätigkeiten in der Vereins-App ein und sehen den Stand ihres Kontos. Stunden werden in Viertelstunden erfasst, Schichten als ganze Einheiten. Wer für eine Familie oder eine andere Person arbeitet, muss nach der Regel als helfende Person zugelassen sein.

Für ausgewählte Eventkategorien können eingecheckte Teilnahmen als Vorschläge erscheinen. Übernommene Vorschläge durchlaufen ebenfalls die Prüfung. Die Verwaltung kann Einträge ergänzen oder korrigieren; Mitglieder reichen ihre Arbeit innerhalb der festgelegten Frist ein.

Arbeitsstunden-Eintrag mit Datum, zwei Stunden, Tätigkeit, helfender Person und optionaler sofortiger Freigabe in der Verwaltung
Arbeitsstunden-Eintrag mit Datum, zwei Stunden, Tätigkeit, helfender Person und optionaler sofortiger Freigabe in der Verwaltung

Prüfe Einträge, bevor sie auf das Soll zählen

Freigegebene Arbeit zählt auf die Verpflichtung. Eingereichte und fehlende Stunden bleiben getrennt sichtbar. Lege Prüfende direkt an einer Regel fest oder verteile die Einträge über passende Prüfregeln, etwa an die Leitung einer Abteilung. Zugriffsrechte bestimmen, welche Konten bearbeitet werden dürfen.

Gib einen Eintrag frei oder mit einer Nachricht zur Korrektur zurück. Die Rückmeldung ist in der Vereins-App sichtbar. Eigene Arbeit und das eigene Konto kannst du nicht selbst freigeben. Änderungen, Entscheidungen und interne Notizen bleiben im Verlauf nachvollziehbar.

Arbeitsstundenkonto mit acht freigegebenen, zwei zu prüfenden und zwei noch fehlenden Stunden sowie den einzelnen Einträgen
Arbeitsstundenkonto mit acht freigegebenen, zwei zu prüfenden und zwei noch fehlenden Stunden sowie den einzelnen Einträgen

Schließe den Zeitraum mit geprüften Zahlen ab

Nach Ablauf der Einreichfrist und Abschluss offener Prüfungen kannst du die Konten abrechnen. Wenn deine Regel einen Ersatzbeitrag für fehlende Stunden oder Schichten vorsieht, entsteht eine Beitragsrechnung für den zugeordneten Zahler. Ohne abrechenbaren Betrag wird das Konto ohne Rechnung abgeschlossen.

Optional bietest du eine Ablöse zu einem festen Betrag an. Die Wahl erzeugt die Rechnung und schließt das Arbeitsstundenkonto ab; der Zahlungseingang wird anschließend separat verfolgt. Exportiere Konten und Einträge als CSV oder Excel für deine weitere Auswertung. Grundlage und Beschlussdatum deiner Regel kannst du für die Mitglieder hinterlegen.

Vom vereinbarten Einsatz zum geprüften Konto

Richte den Ablauf passend zu den Regeln deines Vereins ein.

  1. Regeln einrichten

    Wähle Stunden oder Schichten, Zielgruppe und Zeitraum. Hinterlege Soll, Frist und Prüfer. Ergänze bei Bedarf Ersatzbeitrag, Ablöse und die Grundlage deiner Regel.

  2. Arbeit eintragen

    Mitglieder erfassen erledigte Tätigkeiten in der Vereins-App oder übernehmen passende Teilnahmevorschläge. Erlaubte Helfer können zur gemeinsamen Verpflichtung beitragen.

  3. Einträge prüfen

    Prüfer kontrollieren die Angaben, geben sie frei oder mit einer Nachricht zurück. Erst freigegebene Einträge zählen auf das Soll.

  4. Zeitraum abschließen

    Erledige offene Prüfungen und rechne nach der Frist ab. Prüfe erzeugte Rechnungen und exportiere die Daten für deine Auswertung.

Zehn Stunden für die gemeinsame Vereinsarbeit

So liest du ein Konto, auf dem noch eine Prüfung offen ist.

StandStundenBedeutung
Soll10Verpflichtung für den gewählten Zeitraum.
Freigegeben8Diese Arbeit zählt bereits auf das Soll.
Zu prüfen2Die Arbeit wurde eingereicht und wartet auf eine Entscheidung.
Fehlend2Offene Prüfungen reduzieren die fehlenden Stunden noch nicht.

Nach Freigabe der zwei eingereichten Stunden ist das Soll erfüllt. Eine Abrechnung wartet auf das Ende der Einreichfrist und den Abschluss offener Prüfungen.

Häufige Fragen

Kann eine Familie ein gemeinsames Arbeitsstundenkonto haben?

Ja. Eine Regel kann pro Gruppe statt pro Mitglied gelten. Du wählst den Gruppentyp und legst fest, ob nur die zugehörigen Kontakte oder auch andere Personen die Arbeit leisten dürfen.

Wie werden Ein- und Austritte im laufenden Jahr berücksichtigt?

Die optionale anteilige Berechnung arbeitet mit Monaten. Für jeden Monat wird die Mitgliedschaft am 15. geprüft; das Ergebnis wird auf Viertelstunden beziehungsweise ganze Schichten aufgerundet. Bei Bedarf kannst du das Soll begründet ändern oder auf null setzen.

Zählen Teilnahmen automatisch als freigegebene Stunden?

Nein. Eingecheckte Teilnahmen aus den gewählten Eventkategorien können als Vorschläge erscheinen. Ein übernommener Vorschlag wird eingereicht und muss geprüft werden. Eine bereits verwendete Teilnahme kann nicht erneut angerechnet werden.

Was passiert bei fehlenden Stunden?

Nach der Frist und Abschluss offener Prüfungen kannst du abrechnen. Ein konfigurierter Ersatzbeitrag wird für die fehlenden freigegebenen Stunden oder Schichten berechnet. Ohne abrechenbaren Betrag wird keine Rechnung erstellt. Ob und auf welcher Grundlage du solche Beiträge verlangst, legst du für deinen Verein fest.

Kann ich statt der Arbeit eine Ablöse anbieten?

Ja, wenn die Regel sie vorsieht. In der Vereins-App kann der Zahler die Ablöse innerhalb der Frist wählen, sofern noch Arbeit fehlt, keine Prüfung offen ist und die erforderliche Standard-Buchungszuordnung eingerichtet wurde. Die Wahl erstellt eine Rechnung und schließt das Konto ab; sie bestätigt keinen Zahlungseingang.

Ersetzt das eine Zeiterfassung für Beschäftigte oder die Aufwandsabrechnung?

Arbeitsstunden verwalten die Arbeitsverpflichtung von Mitgliedern und Gruppen. Für Aufgaben gibt es eine eigene Zeitaufwandserfassung; Aufwandsentschädigungen werden separat abgerechnet. Eine Lohnabrechnung oder Auszahlung für Überstunden ist damit nicht verbunden.

Deine Arbeitsstundenregel in campai einrichten

Bring deine Regel, den Zeitraum und die zuständigen Prüfer mit. Wir zeigen dir, wie du daraus Konten, Einträge und eine nachvollziehbare Abrechnung machst.

Kostenlos testenKostenlose Beratung
Selbst ausprobieren. Persönliche Unterstützung, wenn du sie brauchst.