Dein Raumbuchungssystem für Vereinsheim und Kursräume

Eine Sitzung braucht einen Raum für zwei Stunden, eine Feier das Vereinsheim für einen ganzen Tag. Mit campai organisierst du interne Raumreservierungen und öffentliche Vermietungen mit passenden Zeiten und Leistungen.

Kostenlos testen Raumbuchung gemeinsam einrichten

Räume mit passenden Buchungszeiten anbieten

Lege jeden buchbaren Raum mit Standort und Ressourcentyp an. Entscheide, ob du einzelne Zeitfenster oder zusammenhängende Blöcke anbietest. Interne Sitzungen kannst du reservieren, ohne dafür ein öffentliches Mietangebot zu veröffentlichen.

Für die externe Raumvermietung aktivierst du das Buchungsangebot und hinterlegst Tarife, Zahlungsregeln und Formularfelder. Beschreibe, für welche Nutzung das Angebot gedacht ist. Zusätzliche Angaben fragst du nur ab, wenn du sie für die Organisation benötigst.

Räume mit passenden Buchungszeiten anbieten

Nebenraum und Ausstattung mitplanen

Ein Hauptsaal ist nur nutzbar, wenn die benötigte Ausstattung ebenfalls verfügbar ist. Verknüpfe weitere Ressourcen mit dem Angebot und lege fest, ob sie verpflichtend sind. Haupt- und Nebenraum können dadurch gemeinsam gebucht und storniert werden.

Prüfe jede benötigte Ressource im Belegungsplan. Plane auch den tatsächlichen Zeitraum für Aufbau, Nutzung und Rückgabe. Wenn zwischen zwei Vermietungen gereinigt werden muss, berücksichtige diese Zeit in der Belegung und kontrolliere die nächste Buchungsmöglichkeit.

Raummiete, Übergabe und Rückerstattung bearbeiten

Hinterlege die Kosten und gegebenenfalls zusätzliche Leistungen, die Buchende auswählen können. Zahlungsziel und Bestätigungszeitpunkt bestimmen den weiteren Ablauf. Prüfe nach einer Stornierung den Buchungsstatus und die zugehörige Erstattung.

Bei der Schlüsselübergabe kannst du im internen Ressourcen-Check-in eine zusätzliche Kennung festhalten und den Check-out getrennt dokumentieren. Vereinbare daneben, wer den Raumzustand prüft und die Rückgabe übernimmt. Eine Buchung ersetzt diese Übergabe vor Ort nicht.

Raummiete, Übergabe und Rückerstattung bearbeiten

Eine Vereinsheim-Vermietung mit Auf- und Abbau planen

Beispiel: Eine Veranstaltung läuft von 14 bis 18 Uhr. Die Vorbereitung beginnt um 12 Uhr, die Rückgabe endet um 19 Uhr. Für die Raumbelegung sind sieben Stunden relevant; der Veranstaltungstermin allein umfasst nur vier.

Zeit oder Leistung	Im Beispiel	Deine Entscheidung
Aufbau	12–14 Uhr	Reserviere den Raum bereits für die Vorbereitung.
Veranstaltung	14–18 Uhr	Nenne die eigentliche Veranstaltungszeit eindeutig.
Abbau und Rückgabe	18–19 Uhr	Stimme ab, wann der Raum wieder vollständig verfügbar sein muss.
Nebenraum	12–19 Uhr, für dieselbe Nutzung benötigt	Prüfe die gemeinsame Buchung und Stornierung.
Schlüssel	Ausgabe vor 12 Uhr, Rückgabe nach Vereinbarung	Lege eine verantwortliche Person und die Erfassung der Kennung fest.

Zwei aufeinanderfolgende Vermietungen testen

Den gesamten Zeitraum eintragen
Kontrolliere, ob Aufbau und Rückgabe in der Belegung enthalten sind. Eine öffentliche Endzeit um 18 Uhr darf nicht zu einer ungeklärten Übergabe mitten im Abbau führen.
Alle benötigten Ressourcen prüfen
Öffne die Reservierungen für Haupt- und Nebenraum sowie geliehenes Material. Gleiche sie mit dem tatsächlichen Bedarf ab.
Änderung und Absage durchspielen
Ändere den Testzeitraum und prüfe Folgebelegungen. Bei einer Absage kontrollierst du zusätzlich verknüpfte Ressourcen, Nachrichten und Zahlungen.

Was kostet das Buchungssystem?

Das Kurs- und Eventbuchungssystem sowie die Material- und Platzverwaltung sind im campai-Preis enthalten. Der Grundpreis beträgt 30 € pro Monat für bis zu 100 aktive Mitglieder.

Bestimmte Online-Zahlarten und optionale Services werden zusätzlich berechnet. Im Preisrechner findest du die Staffel für deine Mitgliederzahl und die aktuellen Zahlungsgebühren.

Preis und Zahlungsgebühren ansehen

Mit deinem eigenen Angebot starten

Lege im kostenlosen 14-Tage-Test eine Ressource an. Übernimm bestehende Belegungen und prüfe Buchungszeiten, Tarife sowie Ausgabe und Rückgabe mit deinem Team.

Im Beratungsgespräch kannst du den Einrichtungsbedarf klären. Begleitete Einrichtung und Schulungen sind optionale, kostenpflichtige Leistungen.

Einrichtung und Umstieg planen

Häufige Fragen

Kann ich interne Raumreservierungen und öffentliche Vermietung kombinieren?

Ja. Du kannst interne Reservierungen führen und für freie Zeiten ein öffentliches Ressourcenangebot einrichten. Prüfe im Belegungsplan, welche Zeiten durch vereinseigene Nutzung oder Sperren belegt sind.

Wie berücksichtige ich Aufbau, Abbau und Reinigung?

Plane den gesamten benötigten Zeitraum. Lege fest, welche Zeit die Buchung abdecken soll und welche Zeit du zusätzlich intern reservierst oder blockierst. Teste zwei direkt aufeinanderfolgende Vermietungen, bevor du das Angebot freigibst.

Lassen sich Hauptsaal und Nebenraum gemeinsam buchen?

Mit anhängbaren Ressourcen kannst du zusätzliche Räume an ein Angebot knüpfen und ihre Nutzung verpflichtend machen. Prüfe in einer Testbuchung die Belegung beider Räume und anschließend auch ihre gemeinsame Stornierung.

Kann ich die Ausgabe eines Schlüssels dokumentieren?

Ja. Beim internen Ressourcen-Check-in lässt sich eine zusätzliche Kennung erfassen, beispielsweise für einen ausgegebenen Schlüssel. Den Check-out dokumentierst du separat. Kläre außerdem die Zuständigkeit für die tatsächliche Übergabe.

Wie unterscheidet sich die Raumreservierung von einer Kursanmeldung?

Eine Raumreservierung belegt die Ressource für einen Zeitraum. Die Kursanmeldung erfasst Teilnehmende am Event. Wenn du einen Kurs im Raum durchführst, kontrollierst du sowohl das Event als auch die Ressourcenreservierung.

Raumbuchung gemeinsam einrichten

Bring einen typischen Mietfall für dein Vereinsheim mit Zeiten, Nebenräumen, Ausstattung und Übergabe. Gemeinsam prüfen wir Buchung, Belegung und Zahlung.

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