Bereite dein Ferienprogramm vor und behalte die Anmeldungen zusammen. Termine, Teilnehmerangaben, Zusatzleistungen und Zahlungen stehen in campai am jeweiligen Camp bereit.
Lege ein mehrtägiges Camp oder einzelne Angebote für dein Ferienprogramm an. Ordne Veranstaltungsort und verantwortliche Leitung zu und bestimme den Zeitraum für die Anmeldung.
Plane benötigte Räume, Plätze und Material als Ressourcen. Im Belegungsplan prüfst du, wann sie bereits genutzt werden. Bei einer Terminänderung kontrollierst du auch die zugehörigen Reservierungen.
Passe das Buchungsformular mit eigenen Feldern an dein Camp an. Prüfe im Vorfeld, welche Angaben du für die Organisation benötigst und welche Informationen du den Buchenden vor der Anmeldung bereitstellen möchtest.
Tarife, Varianten und Zusatzleistungen bilden unterschiedliche Angebote ab. Lege den Teilnehmermodus passend zur Anmeldung fest und teste insbesondere den Ablauf für mehrere Teilnehmende mit deinem konkreten Camp.
Begrenze die verfügbaren Plätze und nutze bei Bedarf eine Warteliste. Frei werdende Plätze kannst du mit einer Annahmefrist anbieten. Bestätigungen und Erinnerungen helfen dir, die nächsten Schritte mitzuteilen.
Die verantwortliche Leitung kann Teilnehmende über die Vereins-App informieren und Anwesenheiten erfassen. Buchungs-E-Mails, Zahlungen und Stornierungen bleiben am Camp nachvollziehbar.
Bei einem mehrtägigen Camp arbeiten Anmeldung, Organisation und Betreuung zu unterschiedlichen Zeiten mit denselben Buchungen. Lege fest, welche Informationen jede zuständige Person benötigt.
| Zeitpunkt | Vorbereiten | Kontrollieren |
|---|---|---|
| Vor der Ausschreibung | Zeitraum, Ort, Leitung, Plätze, Campgebühr und optionale Leistungen | Sind Treffzeit und Veranstaltungsbeginn verständlich beschrieben? |
| Beim Anmeldestart | Teilnehmermodus und eigene Formularfelder | Sind buchende Person und teilnehmendes Kind eindeutig zugeordnet? |
| Bei Änderungen | Nachmeldungen, Stornierungen und gezielte Wartelistenangebote | Welche Teilnahme ist bestätigt, und welche Entscheidung steht noch aus? |
| Vor dem ersten Camptag | Aktuelle Teilnehmerliste und Zuständigkeiten der Betreuung | Kann die verantwortliche Leitung den richtigen Termin und die Teilnehmenden öffnen? |
| Nach dem Camp | Tatsächliche Teilnahme, offene Zahlungen und Erstattungen | Sind ausstehende Vorgänge einer zuständigen Person zugeordnet? |
Beschreibe, was die Campgebühr abdeckt. Lege zusätzliche buchbare Leistungen nur für tatsächlich wählbare Angebote an, etwa zusätzliches Leihmaterial.
Teste eine Buchung für mehr als ein Kind, wenn du diesen Teilnehmermodus anbieten möchtest. Prüfe die Zuordnung von Angaben und Leistungen zu den Teilnehmenden.
Vereinbare vorab, wer Änderungen bearbeitet und wer am Camp die Anwesenheit erfasst. Prüfe die benötigten Zugriffe mit den tatsächlich zuständigen Personen.
Der Verein berichtet, dass Anmeldungen für Feriencamps und Mitglieder-Events über digitale Formulare laufen. Das manuelle Übertragen aus E-Mails und eingescannten Formularen in Excel-Listen entfällt.
Mit der Umstellung auf campai haben wir unsere Arbeitsabläufe in der Mitgliederverwaltung definitiv vereinfacht und beschleunigt.
Freak City Bamberg e.V.
Die Kundengeschichte lesenDas Kurs- und Eventbuchungssystem sowie die Material- und Platzverwaltung sind im campai-Preis enthalten. Der Grundpreis beträgt 30 € pro Monat für bis zu 100 aktive Mitglieder.
Bestimmte Online-Zahlarten und optionale Services werden zusätzlich berechnet. Im Preisrechner findest du die Staffel für deine Mitgliederzahl und die aktuellen Zahlungsgebühren.
Preis und Zahlungsgebühren ansehenLege im kostenlosen 14-Tage-Test einen Kurs oder eine Ressource an. Prüfe Buchungsformular, Teilnehmergrenze, Nachrichten und die gewünschte Abrechnung mit deinem Team.
Im Beratungsgespräch kannst du den Einrichtungsbedarf klären. Begleitete Einrichtung und Schulungen sind optionale, kostenpflichtige Leistungen.
Einrichtung und Umstieg planenJa. Events können mehrtägige Termine abbilden. Du verwaltest ihre Buchungen, Teilnehmenden und Zahlungsregeln am jeweiligen Angebot.
Ja. Du kannst ergänzende Leistungen mit Optionen und Preisen hinterlegen und mit dem Angebot verknüpfen. Sie werden im vorgesehenen Buchungsablauf angeboten und gemeinsam abgerechnet.
Weitere Interessierte können auf die eingerichtete Warteliste kommen. Wird ein Platz frei, bietest du ihn gezielt mit Annahmefrist an.
Freak City Bamberg berichtet in seiner Kundengeschichte, dass Anmeldungen zu Feriencamps und Mitglieder-Events digital über Formulare laufen und das manuelle Übertragen in Excel-Listen entfällt.
Bring die Ausschreibung eines Camps und deine bisherigen Anmeldeunterlagen mit. Gemeinsam prüfen wir Teilnehmerangaben, Leistungen und die Übergabe an die Betreuung.
Selbst ausprobieren. Persönliche Unterstützung, wenn du sie brauchst.
