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campai
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Mitgliedsbeiträge nach deinen Regeln abrechnen.

Ein Jahresbeitrag, ein unterjähriger Eintritt und eine vereinbarte Pause brauchen unterschiedliche Einstellungen. In campai hinterlegst du die Regeln in deinen Beitragsarten und ordnest Mitgliedern die passenden Beiträge zu. Vor der Abrechnung prüfst du die anstehenden Beträge und entscheidest, wie die Belege erstellt werden.

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Beitragsübersicht mit Abrechnungszeitraum, Betrag und nächster Rechnungsstellung

Beitragsarten als Grundlage einrichten

Lege für deine Beiträge den Zeitraum, die Rechnungsstellung und die Berechnung fest. Du kannst regelmäßige Intervalle oder eigene Zeiträume verwenden. Zusätzliche Optionen und Anpassungen bilden unterschiedliche Vereinbarungen innerhalb einer Beitragsart ab.

Beginne mit deiner geltenden Beitragsordnung und übersetze ihre Regeln einzeln in die Einstellungen. Prüfe dabei besonders, ob ein Beitrag für einen festen Kalenderzeitraum oder ab dem individuellen Beginn gilt. Diese Entscheidung beeinflusst, welche Zeiträume du später abrechnest.

Beginn, Änderungen und Pausen berücksichtigen

Beim Mitglied bleibt der konkrete Beitrag mit Beginn, Ende und gewählten Optionen hinterlegt. Wenn du Pausenregeln eingerichtet hast, kannst du eine passende Pause zuordnen. Die nächste Abrechnung berücksichtigt die Beitragsart und die Angaben des jeweiligen Beitrags.

Prüfe Änderungen an einem typischen bestehenden Beitrag und an einem Neueintritt. Eine geänderte Einstellung, ein abgerechneter Zeitraum und ein bereits ausgestellter Beleg sind unterschiedliche Dinge. Kontrolliere den nächsten berechneten Zeitraum, bevor du einen größeren Lauf startest.

Beginn, Änderungen und Pausen berücksichtigen

Belege mit dem passenden Abschluss erzeugen

Du entscheidest beim Abrechnen, ob campai Entwurfsbelege erstellt, die Belege abschließt oder sie abschließt und versendet. Mit einem Entwurf kannst du Angaben und Positionen vor dem Versand prüfen. Der gewählte Modus gilt für den jeweiligen Abrechnungslauf.

Behalte danach offene Beträge und den Zahlungsstand im Blick. Eine erstellte Rechnung bestätigt noch keinen Zahlungseingang. Ordne Rückfragen dem zugehörigen Beitrag und Beleg zu, damit du Zeitraum, Berechnung und Zahlung gemeinsam nachvollziehen kannst.

Belege mit dem passenden Abschluss erzeugen

Eine Abrechnung vorbereiten

Gehe die Regeln zuerst an wenigen unterschiedlichen Mitgliedern durch, bevor du die anstehenden Beiträge abrechnest.

  1. Regeln hinterlegen

    Richte Beitragsarten mit Zeitraum, Berechnung und Rechnungsstellung ein. Ergänze nur die Optionen und Pausenregeln, die deine Beitragsordnung tatsächlich vorsieht.

  2. Beiträge zuordnen

    Prüfe bei den Mitgliedern Beginn, Ende, Optionen und den zuständigen Debitor. Achte besonders auf Neueintritte und kürzlich geänderte Vereinbarungen.

  3. Anstehende Beträge prüfen

    Vergleiche Zeitraum und Betrag eines regulären Beitrags mit einem Eintritt während des Jahres und einem pausierten Beitrag. Kläre Abweichungen vor der Verarbeitung.

  4. Abrechnen und nachverfolgen

    Wähle Entwurf, Abschluss oder Abschluss mit Versand. Prüfe anschließend die Belege und bearbeite offene Zahlungen über den jeweiligen Vorgang.

Vier Fälle vor dem Jahreslauf

Diese Prüfliste hilft dir, unterschiedliche Mitgliedssituationen bei der Vorbereitung zu berücksichtigen.

MitgliedssituationPrüfpunktVor dem Lauf klären
Bestehender BeitragNächster ZeitraumFolgt er auf den zuletzt abgerechneten Zeitraum?
Eintritt während des JahresBeginn und BerechnungPasst die gewählte Beitragsart zum Eintritt?
Vereinbarte PausePausenregel und ZeitraumIst die richtige Regel am Beitrag zugeordnet?
Gemeinsamer ZahlerDebitor und BelegzusammenführungSind die zu bündelnden Beiträge kompatibel?

Die Beitragsordnung legt die Beträge fest. campai berechnet anhand der von dir eingerichteten Regeln.

Häufige Fragen

Kann ich monatliche und jährliche Beiträge verwalten?

Ja. Beitragsarten unterstützen verschiedene Intervalle und eigene Zeiträume. Du legst fest, welcher Zeitraum gilt und wann die Rechnungsstellung erfolgt.

Wie gehe ich mit Pausen um?

Du richtest Pausenregeln in der Beitragsart ein und ordnest die passende Regel mit ihrem Zeitraum dem Beitrag zu. Prüfe anschließend die Auswirkung auf die nächste Abrechnung.

Kann ich Rechnungen vor dem Versand prüfen?

Ja. Wähle beim Abrechnen den Modus Entwurf. Alternativ kannst du Belege direkt abschließen oder abschließen und versenden.

Was ist der Unterschied zwischen Beitrag und Beleg?

Der Beitrag enthält die wiederkehrende Vereinbarung und ihre Einstellungen. Der Beleg dokumentiert die konkrete Abrechnung eines Zeitraums. Sein Zahlungsstand zeigt, ob noch ein Betrag offen ist.

Lassen sich Familienbeiträge zusammenfassen?

Geeignete Beiträge mit demselben Debitor können gemeinsam auf einem Beleg erscheinen. Weitere Einstellungen müssen zusammenpassen, beispielsweise Fälligkeit und Belegvorlage. Du aktivierst die Zusammenführung beim Abrechnen.

Deine Beitragsordnung in campai abbilden

Bring einen regulären Beitrag und deine typischen Ausnahmen mit. Wir prüfen gemeinsam, wie du Zeiträume, Optionen und Abrechnung einrichtest.

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