TG07 Eberstadt e.V.

Herausforderung

- Administrative Aufgaben des Vereins mitHilfe einer Vereinsverwaltungssoftware zeitsparend, effizient und kostengünstig erledigen

- Digitales, benutzerfreundliches Programm

- Cloudbasierte Software, die dieAnforderungen des Datenschutzes erfüllt

- Tools zur Kursverwaltung,Formularverwaltung, Buchhaltungssoftware, Vereinsverwaltung inkl.Kommunikationsmodul

- Papierloses Arbeiten mit effizientenAutomatisierungsmöglichkeiten

- Stete Weiterentwicklung der Software

- Hohe Transparenz für eine exzellenteAkzeptanz unter den Mitgliedern

- Anpassung an Vereinsbedürfnisse

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Lösung

- Cloudbasierte, digitale Vereinsverwaltungssoftware campai

- Konformität mit der Datenschutzgrundverordnung

- Hohe Transparenz und hohe Benutzerfreundlichkeit

- Automatisierte Prozesse zur Arbeitserleichterung (unter anderem APIs)

- Benutzerfreundliches Dashboard undFunktionen

- Ganzheitliches System mit Aktualisierungen

- Engagierter Kundensupport und Integration der Vereinsstruktur

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Ausgangslage

Die TG07 Eberstadt e.V. – kurz TG07 - ist ein Mehrspartenverein mit dem Schwerpunkt „Breitensport“ und Kinder- und Jugendförderung. Es handelt sich mit 1.400 Mitgliedern um den größten Verein von Eberstadt, einem Stadtteil der Wissenschaftsstadt Darmstadt. Eberstadt selbst hat 24.500 Einwohner, was verdeutlicht, wie fest verankert der Verein im Eberstädter Leben ist.

Der Verein verfügt über ein vereinseigenes Gelände mit Turnhalle und Gymnastikräumen. Das Equipment ist auf dem neuesten Stand. Häufig fragen Sportstudenten der Darmstädter Uni an, ob sie die Geräte des Vereins nutzen können. Die Sportanlagen sind in einem sehr guten Zustand. Es liegt kein Investitionsstau vor.

Ende des Jahres 2021 überlegte der Vorstand, wie man die Vereinsverwaltung effizienter und mitgliederfreundlicher gestalten könnte. Alle Prozesse waren historisch gewachsen und papierbasierend. Die Mitgliederverwaltung basierte auf einer „Altsoftware“, deren Wartung uns aufgekündigt wurde. Eine hohe Automatisierung der Vereinsverwaltung wurde genauso angestrebt wie eine leichtere Mitgliedergewinnung.

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Problemstellung

Der Vorstand kam zu dem Schluss, die Vereinsverwaltung auf neue Füße zu stellen und alle wiederkehrenden Prozesse, wo immer möglich, zu automatisieren. Dabei war es dem Vorstand besonders wichtig, bei den Mitgliedern eine hohe Akzeptanz für die neue Software zu erreichen. Transparenz war daher ein weiterer Kernpunkt.

Die Software sollte benutzerfreundlich sein, den Datenschutzanforderungen gerecht werden, eine sehr gute Dokumentation und Transparenz liefern sowie vereinsspezifische Anpassungen erlauben. Eine hohe Erfahrung der Entwickler, überzeugende Qualität der Features und guter Support waren weitere Entscheidungskriterien.

Zudem sollte die Software stetig weiterentwickelt werden, um die bereits erlebte Situation, dass eine Wartung aufgekündigt wird, zu verhindern.

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Lösung

Nachdem der Verein viele Programme verglichen hatte, nahm man Kontakt zu denEntwicklern von campai ONE auf. Überzeugend waren in den ersten Gesprächen insbesondere der sehr gute Support und die Möglichkeit, die vereinsspezifischen Bedürfnisse in das Vereinsverwaltungsprogramm einfließen zu lassen. In nur 3 Tagen waren alle Einstellungen wie Beitragsarten, Rechnungen usw., vorgenommen und die Stammdaten eingepflegt.

campai überzeugte die TG07 Eberstadt e.V. direkt mit seiner benutzerfreundlichen Oberfläche. Die Tatsache, dass alle Features ineinander greifen und Aufgaben mit wenigen Klicks papierlos erledigt werden können, entsprach denAnforderungen des Vereins. Auch die Konformität mit der Datenschutzgrundverordnung und die sichere Speicherung in der cloudbasierten Software wurden als Highlight gewertet.

Die Effizienz der Mitgliederverwaltung und -kommunikation waren ein weitererKernpunkt für die TG07. Die Möglichkeit, zukunftsfähig per E-Mail, Messenger und Newsletter zu kommunizieren, gleichzeitig aber auch den Postversand nutzen zu können, deckte alle Anforderungen ab. Die automatisierten Nachrichten sorgten dafür, dass die Kommunikation mit den Mitgliedern deutlich erleichtert wurde.

Das Feature zur Buchhaltung und Erstellung des Jahresabschlusses war dank des übersichtlichen Dashboards so umfassend, dass auf eine Liquiditätsplanungssoftware verzichtet werden konnte. Mit campai kann die finanzielle Situation von dem Verein tagesaktuell direkt im Dashboard eingesehen werden. Damit sparte der Verein mit dem ganzheitlichen System von campai eine weitere Investition ein.

Die Erstellung von Flyern und ähnlichen Werbematerialien ist so einfach wie noch nie. Die Möglichkeit, digitale Mitgliedsausweise auszustellen, verringert weiteren Aufwand und Papier.

Die TG07 nutzt zudem die APIs von campai, um die Vereinsverwaltung noch effizienter zu gestalten. Der Verein rechnet mit einem Automatisierungsgrad von 95 %, was eine große Einsparung von Zeit und Geld bedeutet. Bereits jetzt, nach einem Jahr der Nutzung, hat sich der Verwaltungsaufwand um ca. 80 % reduziert. In den nächsten 5 Jahren rechnet der Verein mit finanziellen Einsparungen in einem mittleren fünftstelligen Bereich.

Dank der hohen Transparenz von campai konnten alle Mitglieder von dem Vereinsverwaltungsprogramm überzeugt werden. Erste Hemmschwellen wurden durch eine offene, stete Kommunikation schnell abgebaut. Da campai die Bereitschaft signalisiert hat, auch auf künftige Änderungswünsche einzugehen, ist die prognostizierte Einsparung konservativ gerechnet. Zudem sorgt der freundliche und engagierte Support von campai dafür, dass sich die TG07 Eberstadt e.V. immer exzellent beraten fühlt.

Durch die vielen Möglichkeiten, die die Software eröffnet – insbesondere auch die Gewinnung neuer Mitglieder über die eigene Website per Online-Antrag – konnte der Verein nach dem Corona bedingten Mitgliederschwund einen signifikanten Anstieg neuer Mitglieder verzeichnen. Die Außendarstellung als moderner und innovativer Sportverein ist mit campai ONE noch leichter geworden.

Fazit

Dank campai wurde unter den Mitgliedern der TG07 schnell eine hohe Akzeptanz für die Vereinsverwaltungssoftware erreicht. Das übersichtliche Dashboard spart dem Verein viel Aufwand, Zeit und Kosten. Die Kommunikation mit den Mitgliedern ist durch die automatisierten Nachrichten so einfach wie nie. Der tagesaktuelle Blick auf die Finanzen ermöglicht eine bessere Planungssicherheit. Daneben kann auch der Jahresabschluss leichter erstellt werden.

Dem Mitgliederschwund konnte dank der innovativen Features von campai deutlich entgegengewirkt werden. Die Möglichkeit der automatisierten Ausstellung derZuwendungsbescheide erleichtert zudem die Zusammenarbeit mit denVereinssponsoren. Der engagierte Support und die schnelle Integration derVereinsstrukturen in das Vereinsverwaltungsprogramm werden sehr positiv gewertet.

Mit campai kann sich die TG07 Eberstadt e.V. auf eine konstanteWeiterentwicklung des Programms verlassen. Neue Features eröffnen für denVerein neue Wege, Aufwand und Kosten einzusparen. Die Möglichkeit der Nutzung der APIs sorgt für eine Vereinsverwaltung, die großflächig automatisch abgewickelt wird.

Für die TG07 Eberstadt e.V. ist campai das perfekte, innovative Programm, um die Vereinsverwaltung auf ein neues Level zu heben. Unter den getesteten Systemen ging die Vereinsverwaltungssoftware klar als Sieger hervor. Die Mitglieder des Vereins können sich nunmehr wieder mehr auf die eigentlichen Vereinsaufgaben und das Miteinander konzentrieren. Die Verwaltung läuft mit campai jederzeit im Hintergrund weiter.

Seien auch Sie dabei – auch für Ihren Verein findet campai eine bedarfsgerechte Lösung, die alle Vereinsmitglieder überzeugen wird! Starten Sie einen vierzehntägigen, kostenlosen Testzeitraum oder kontaktieren Sie uns!