Mitgliederverwaltung für deinen Verein einfach und praktisch gestalten
Verwalte Mitgliedsdaten, Anträge, Gruppen und Ausweise an einem Ort. Begleite Ehrenamtliche von der Abrechnung bis zur Freigabe und behalte die Entwicklung deines Vereins im Blick. Die Vereinssoftware von campai verbindet diesen Bereich mit den weiteren Aufgaben in deinem Verein.
Bündele Kontaktdaten, Mitgliedschaft und deine eigenen Angaben in einem Profil. Hinterlege zum Beispiel das Trainingsniveau oder eine ehrenamtliche Aufgabe. Mit passenden Feldtypen und Pflichtangaben erfasst du die Informationen, die dein Team im Alltag braucht.
Übernimm oder aktualisiere bestehende Kontakte per CSV, einschließlich ihrer Kündigungsdaten. Prüfe die Feldzuordnung, Vorschau und Hinweise zu den einzelnen Zeilen. Den aktuellen Importstand kannst du exportieren und offene Korrekturen gezielt nacharbeiten.
Tags, Filter und Segmente
Kennzeichne Kontakte mit Tags und kombiniere Filter für Mitgliedschaft, Abteilung und eigene Felder. Auch die Zahlungsart des Zahlers und das Intervall eines Beitragsvertrags stehen für deine Auswahl bereit. Wähle selbst, welche Spalten deine Liste zeigt.
Speichere häufig benötigte Filter als Segmente. So kannst du dieselbe Auswahl für Newsletter, Einladungen oder die Beitragsabrechnung wiederverwenden, ohne dafür eigene Kontaktlisten zu pflegen.
Online-Mitgliedsanträge
Erstelle Mitgliedsanträge mit eigenen Feldern und Pflichtangaben. Erfasse den gewünschten Eintritt, die Abteilung und bei Bedarf einen abweichenden Zahler. Lege Standardprüfer fest oder leite Anträge anhand der Formularantworten an die zuständigen Personen weiter.
Prüfe deine zugewiesenen Einreichungen, korrigiere Angaben und nimm Anträge an oder lehne sie ab. Listen und Exporte lassen sich auf deine eigenen Prüfungen begrenzen. Bei der Annahme übernimmst du die Angaben in den Mitgliedsdatensatz.
Familien, Gruppen und Abteilungen
Fasse zusammengehörige Kontakte als Familie, Team oder Gremium zusammen. Mit eigenen Gruppentypen und Feldern bildest du die Beziehungen ab, die für deinen Verein wichtig sind. Hinterlege beispielsweise, wer innerhalb einer Familie Elternteil oder Kind ist, und behalte die einzelnen Mitgliedsprofile bei.
Ordne Mitglieder zusätzlich Abteilungen zu und erfasse die jeweiligen Eintritts- und Austrittsdaten. Für Familien kannst du einen gemeinsamen Zahler hinterlegen. Die Gruppenzugehörigkeit und die Verantwortung für Zahlungen verwaltest du dabei getrennt.
Die 360° Ansicht für deine Mitgliederverwaltung
Kontaktdaten, Mitgliedschaft, eigene Felder, Beiträge und Belege stehen im selben Profil bereit. Von dort erreichst du auch Notizen, Dokumente, Nachweise, Zertifikate und den Änderungsverlauf.
Ehrenamt und Aufwandsentschädigungen
Verwalte Ehrenamtliche und ihre Aufwandsentschädigungen je Abrechnungszeitraum. Lege Sätze für Stunden, Pauschalen, Fahrten und Auslagen sowie Fristen und zuständige Prüfer fest. Vorbelegte Einstellungen richten sich nach dem Land und dem Kontenrahmen deiner Organisation.
Prüfe eingereichte Abrechnungen, gib sie zurück oder genehmige mehrere gemeinsam. Freigegebene Beträge werden mit der Buchhaltung verbunden. Erinnerungen, Jahresübersichten, Bescheinigungen und Exporte unterstützen dich vom offenen Zeitraum bis zum Jahresabschluss.
Mitgliedsausweise immer dabei
Gestalte digitale und druckbare Ausweise mit Name, Mitgliedsnummer und Gültigkeit. Passe Inhalt und Gestaltung im Vorlageneditor an deinen Verein an und verwende dieselbe Vorlage für weitere Ausweise.
Deine Mitglieder können ihren digitalen Ausweis in Apple Wallet oder Google Wallet speichern. So ist er auf dem Smartphone schnell griffbereit.
Dokumente, Nachweise und Gültigkeit
Lege wichtige Dateien direkt beim Kontakt ab und ergänze einen Namen und eine Beschreibung. Für erforderliche Nachweise kannst du eigene Arten definieren und festhalten, welche Unterlagen und Angaben benötigt werden. So findet dein Team die Dokumente beim jeweiligen Mitglied.
Erfasse Gültigkeitsdaten und behalte bestätigte sowie abgelaufene Nachweise im Blick. Wird ein abgelaufener Nachweis erneuert, legst du einen neuen Datensatz desselben Typs an. Der bisherige Nachweis und sein Dokument bleiben erhalten, damit du auch frühere Unterlagen nachvollziehen kannst.
Mitgliederverwaltung verstehen
Vergleiche aktive Mitglieder, Eintritte, Austritte und die Nettoveränderung im gewählten Zeitraum. Sieh, wie sich Altersgruppen und Abteilungen entwickeln und welche Veränderungen hinter dem Gesamtbestand stehen.
Erstelle Bestands- und Verlaufsberichte für deine Vorstandsarbeit. Stichtagsbezogene Auswertungen nach Alter und Abteilung kannst du als PDF, CSV oder Excel weiterverwenden.
Notizen und Wiedervorlagen gemeinsam bearbeiten
Halte Absprachen und wichtige Informationen direkt am Mitglied fest, ergänze Anhänge und weise die nächste Aufgabe einer verantwortlichen Person zu. Mit Datum und Uhrzeit wird aus einer Notiz eine Wiedervorlage.
In der Übersicht findest du anstehende und überfällige Aufgaben. Filtere nach deinen eigenen Wiedervorlagen und markiere erledigte Vorgänge. Die zugehörige Notiz bleibt am Mitglied erhalten, damit dein Team später auf die Absprachen zurückgreifen kann.
Wiederkehrende Abläufe automatisieren
Lege fest, welches Ereignis eine Aktion auslösen soll und welche Bedingungen dafür gelten. Informiere beispielsweise die Trainingskoordination intern, sobald ein neues Mitglied mit dem Trainingsniveau Einsteiger angelegt wird. So kann die zuständige Person den Trainingsstart abstimmen.
Im Ausführungsverlauf kannst du prüfen, wann eine Regel verarbeitet wurde und welches Ergebnis die Aktion hatte. So unterscheidest du geplante Ausführungen von bereits ausgeführten Aktionen und kannst den Ablauf am jeweiligen Mitglied nachvollziehen.
Mitgliederverwaltung online planen: So gelingt dir der Umstieg
Ob du aus Excel oder einer anderen Vereinssoftware wechselst: Prüfe deine Mitgliedsdaten, Beziehungen und Zuständigkeiten mit einem kleinen Testbestand.
Daten übernehmen und prüfen.
Bereinige deinen Export und ordne die CSV-Spalten den passenden Feldern zu. Kontrolliere die Vorschau und teste neue sowie bestehende Kontakte, bevor du den gesamten Bestand importierst.
Prüfe an einem Beispiel, wie einzelne Mitgliedschaften, Gruppenzugehörigkeiten und ein gemeinsamer Zahler zusammenpassen. Mitgliedschaft und Zahlungsverantwortung bleiben getrennte Beziehungen.
Lege Rollen und Berechtigungen für Geschäftsstelle, Vorstand und Abteilungsleitung fest. Prüfe mit der Berechtigungsvorschau, welche Daten ein Zugang lesen oder bearbeiten darf.
30 € pro Monat für bis zu 100 aktive Mitglieder. Je weitere 50 Mitglieder kommen 8 € hinzu; über 1.000 Mitglieder erhältst du ein individuelles Angebot. Die ausgewiesenen Preise enthalten die deutsche Mehrwertsteuer; optionale Services und Zahlungsgebühren können hinzukommen.
Kann ich meine Mitgliederverwaltung aus Excel übernehmen?
Du kannst Mitglieds- und Kontaktdaten als CSV importieren und bestehende Kontakte anhand der Mitgliedsnummer aktualisieren. Ordne die Felder zu und prüfe die Vorschau vor dem Import. Für Dokumente, Beziehungen und Daten aus weiteren Systemen klärst du den Umfang der Übernahme vorab.
Kann ich Familien, Gruppen und Abteilungen gemeinsam verwalten?
Ja. Du kannst Kontakte zu Familien oder Gruppen zusammenfassen und Mitglieder Abteilungen zuordnen. Eigene Felder bilden zusätzliche Angaben ab. Für eine gemeinsame Abrechnung hinterlegst du die passende Zahlerbeziehung, ohne die einzelnen Mitgliedschaften zusammenzulegen.
Wie teste ich die Software für meine Mitgliederverwaltung?
Lege im kostenlosen Test einen Online-Antrag, eine Familie und eine Abteilung an. Prüfe eigene Felder, gespeicherte Filter und Zugriffsrechte. Nimm für eine Beratung einen typischen Ablauf und deine Fragen zur Datenübernahme mit.
Selbst ausprobieren. Persönliche Unterstützung, wenn du sie brauchst.
Alle Funktionen für deine Mitgliederverwaltung
Entdecke Mitgliederdaten, Gruppen, Ehrenamt, Aufwandsentschädigungen, Ausweise und Nachweise.
Mitgliederverwaltung
Kontakte
Führe Mitglieder, Interessenten, Mitarbeitende und Organisationen in einer gemeinsamen Kontaktverwaltung mit Suche, Filtern und Exporten.
Kontaktstammdaten
Bündele persönliche Stammdaten wie Name, Geburtsdatum und weitere Angaben in einem zentralen Kontaktprofil.
Kontakttypen
Definiere eigene Kontakttypen und lege damit fest, welche Daten und Abläufe für unterschiedliche Personengruppen gelten.
Mehrere Kontakttypen pro Kontakt
Führe denselben Kontakt beispielsweise als Kunden und Lieferanten und verknüpfe die passenden Debitoren- und Kreditorenkonten.
Organisationskontakte
Erfasse Organisationen als Kontakte und pflege ihre Stammdaten getrennt von personenbezogenen Angaben.
Geteilte Kontakte
Stelle ausgewählte Kontakte innerhalb einer Organisationshierarchie kontrolliert bereit, ohne Stammdaten mehrfach zu pflegen.
Adressdaten
Pflege postalische Anschriften direkt am Kontakt und verwende sie ohne doppelte Eingabe in Belegen, Briefen und weiteren Abläufen.
Kommunikationsdaten
Hinterlege E-Mail-Adressen und Telefonnummern zentral am Kontakt, damit alle Kommunikationswege aktuell bleiben.
Alternative Kommunikationswege
Ergänze Kontakte um weitere Kommunikationskanäle, die über die üblichen E-Mail- und Telefondaten hinausgehen.
Benutzerdefinierte Felder
Ergänze Kontakttypen um Text, Zahl, Datum, Uhrzeit, Ja/Nein, Auswahl, Bewertung, Matrix oder zusätzliche Adressen. Eigene Werte stehen auch im CSV- und Excel-Export zur Verfügung.
Wiederholbare Feldgruppen
Erfasse mehrere strukturierte Einträge am Kontakt, etwa Materialrückgaben, und lege eine Mindest- und Höchstanzahl fest. Die Einträge lassen sich einzeln entfernen und exportieren.
Kontaktnummern
Lege Aufbau und Geltungsbereich automatisch erzeugter Kontaktnummern für einzelne oder mehrere Mandanten fest.
Sequenznummern
Verwalte die Zählerstände der Kontaktnummern und sieh vorab, welche Nummer als Nächstes vergeben wird.
Kontaktimport
Importiere oder aktualisiere Kontakte per CSV, einschließlich Kündigungsdatum. Prüfe Feldzuordnung, Vorschau und Warnungen und exportiere den aktuellen Importstand mit den Ergebnissen je Datensatz.
Mitgliedschaft
Dokumentiere Beginn, Ende, Status und weitere Angaben einer Mitgliedschaft direkt im Kontaktverlauf.
Anstellungen
Verwalte Beschäftigungsverhältnisse und zugehörige Angaben unmittelbar am Kontakt.
Abteilungen
Ordne Mitglieder Abteilungen zu, verwalte die Organisationsstruktur und bilde Wechsel im zeitlichen Verlauf korrekt ab.
Gruppen
Bündele Kontakte in frei definierbaren Gruppen und nutze diese Zuordnungen für Verwaltung, Auswertungen und Kommunikation.
Gruppentypen
Strukturiere Gruppen mit eigenen Typen, damit unterschiedliche Team-, Gremien- oder Kursmodelle sauber getrennt bleiben.
Eigene Felder für Gruppen
Ergänze Gruppen um eigene Datenfelder und erfasse so Informationen, die für deine Organisationsstruktur relevant sind.
Kontakt-Tags
Kennzeichne Kontakte mit frei definierbaren Tags, um sie schneller zu finden, zu segmentieren und in Abläufen weiterzuverwenden.
Kontaktsegmente
Speichere gefilterte Kontaktansichten als gemeinsames oder privates Segment und verwende sie wieder für Auswertungen, Kommunikation und Automatisierungen.
Kontaktfilter
Kombiniere Filter für Kontaktfelder, Tags und Mitgliedschaft. Beziehe bei Bedarf die Zahlungsart des Debitors und das Abrechnungsintervall eines Beitrags ein.
Anträge und Einreichungen
Prüfe digitale Mitgliedsanträge, korrigiere Angaben und nimm sie an oder lehne sie ab. Lege Standardprüfer und Regeln anhand der Formularantworten fest, damit Anträge die zuständigen Personen erreichen.
Einreichungen
Bearbeite zugewiesene Formulareingaben mit Details, Freigabe und Benachrichtigungen. Filtere Listen und Exporte nach deinen eigenen Prüfungen.
Notizen
Dokumentiere interne Informationen direkt am Kontakt, ergänze Anhänge und mache eine Notiz mit Fälligkeit und Zuständigkeit zur Wiedervorlage.
Kontaktdokumente
Lege kontaktbezogene Dateien mit Name und Beschreibung ab und gib ausgewählte Dokumente für den Kontakt in der Vereins-App frei.
Wiedervorlagen
Plane kontaktbezogene Erinnerungen und offene Aufgaben, damit wichtige Folgeaktionen zum richtigen Zeitpunkt wieder erscheinen.
Automatisierungen
Löse wiederkehrende Aktionen anhand von Kontakt- oder Mitgliedschaftsdaten automatisch aus und behalte alle Regeln im Überblick.
Änderungsverlauf
Zeige nachvollziehbar, wann und durch wen Kontaktangaben geändert wurden, einschließlich älterer historischer Einträge.
Geburtstage und Jubiläen
Zeige anstehende Geburtstage und Mitgliedsjubiläen für einen frei gewählten Zeitraum.
Kommende Ein- und Austritte
Behalte bevorstehende Mitgliedseintritte und -austritte im Blick und exportiere die gefilterte Liste.
Mitgliederstatistik
Vergleiche aktive Mitglieder, Eintritte, Austritte und die Nettoveränderung. Werte Altersgruppen, Abteilungen und deren Entwicklung im gewählten Zeitraum aus.
Altersstruktur im Zeitverlauf
Erkenne, wie sich die Altersverteilung deiner aktiven Mitglieder im Zeitverlauf entwickelt.
Abteilungen im Zeitverlauf
Vergleiche die Entwicklung aktiver Abteilungszuordnungen einschließlich der Mitglieder ohne Abteilung.
Mitgliederbestandsbericht
Erstelle zu einem Stichtag eine exportierbare Mitgliederübersicht nach Abteilung und Alter.
Verbandsberichte
Pflege verbandsrelevante Angaben und erstelle daraus die benötigten Meldedateien für übergeordnete Organisationen.
Ehrenamt
Ehrenamtliche
Führe ehrenamtlich tätige Kontakte mit ihren Aufgaben und Abrechnungsangaben. Nach Aktivierung der Aufwandsentschädigungen findest du sie als eigene Liste neben den Abrechnungen.
Ehrenämter
Halte ehrenamtliche Tätigkeiten und Funktionen eines Kontakts strukturiert fest.
Aufwandsentschädigungen einrichten
Lege Zeiträume, Vergütungssätze, Auslagen, Korrekturen und prüfende Personen fest. Die Einrichtung mit der Vereins-App verwendet Vorgaben für dein Land und deinen Kontenrahmen.
Freibeträge
Richte die Vorgaben für Übungsleiter- und Ehrenamtspauschale ein. Verfolge die Nutzung der hinterlegten Jahresgrenzen und die darüber liegenden Beträge in den Abrechnungen.
Aufwandsentschädigungen
Verwalte Stunden, Pauschalen, Fahrtkosten und Auslagen je Abrechnungszeitraum. Prüfe die eingereichten Angaben und Belege gemeinsam in der Abrechnung.
Abrechnungen prüfen und freigeben
Prüfe Abrechnungen einzeln oder gesammelt, gib sie frei oder zur Korrektur zurück und widerrufe bei Bedarf eine Freigabe. Regeln am Kontakt bestimmen die Zuständigkeit; ersatzweise greifen Standardprüfer oder Eigentümer.
Auszahlung
Buche eine freigegebene Abrechnung als Eingangsbeleg im festgelegten oder ausgewählten Mandanten. Mit hinterlegter Bankverbindung und Standardkonto lässt sich die zugehörige Überweisung vorbereiten.
Erinnerungen und Fristen
Öffne Abrechnungszeiträume automatisch für berechtigte Ehrenamtliche. Erinnerungen an ausstehende Abrechnungen und Zusammenfassungen zum Fristende unterstützen die zuständigen Personen.
Jahresunterlagen
Werte freigegebene Abrechnungen je Person und Jahr aus und exportiere die Übersicht als CSV oder Excel. Erstelle Jahresbescheinigungen und lade Abrechnungsdokumente gesammelt als ZIP herunter.
Ausweise und Dokumente
Pässe
Stelle digitale und druckbare Ausweise für deine Kontakte aus und verwalte ihre Gültigkeit. Mitglieder können ihre Ausweise in Apple Wallet oder Google Wallet speichern.
Pass-Vorlagen
Gestalte Layout und Inhalte deiner Ausweise im Vorlageneditor. Verwende die Vorlage erneut, um digitale und druckbare Ausweise einheitlich auszustellen.
Zertifikate & Nachweise
Zertifikatstypen
Definiere wiederverwendbare Typen mit den Vorgaben, die für die Ausstellung eines Zertifikats gelten.
Zertifikatsvorlagen
Gestalte eine wiederverwendbare Dokumentvorlage für jeden Zertifikatstyp und stelle bei Bedarf die Standardinhalte wieder her.
Zertifikate
Stelle Zertifikate für Kontakte aus und verwalte Status, Gültigkeit und Dokumente zentral.
Zertifikatsversand
Ändere Versandart oder Empfängerangaben und versende das Zertifikat bei Bedarf erneut.
Nachweistypen
Lege unterschiedliche Arten von Nachweisen und ihre jeweiligen Anforderungen fest.
Benutzerdefinierte Felder
Erweitere Zertifikate und Nachweise um organisationsspezifische Angaben.
Segmentbasierte Nachweispflichten
Weise Nachweispflichten automatisch allen Kontakten bestimmter Segmente zu und halte Änderungen der Zielgruppe synchron.
Nachweise
Erfasse erforderliche Unterlagen mit Datei und Gültigkeit. Erneuere einen abgelaufenen Nachweis als neuen Datensatz, während der alte Nachweis mit seinem Dokument erhalten bleibt.
Gültigkeits- und Fristenüberwachung
Definiere Gültigkeitsintervalle sowie Vorlaufzeiten für fällige und überfällige Nachweise und erkenne ablaufende Zertifikate frühzeitig.
Nachweisanfragen und Bestätigungen
Fordere benötigte, fällige oder abgelaufene Nachweise gesammelt per E-Mail an und versende nach Prüfung eine Bestätigung.
