Spenden, Steuer und die Spendenquittung im Verein

Spenden sind für gemeinnützige Vereine eine wichtige finanzielle Grundlage und bieten Spendern zugleich steuerliche Vorteile. Doch welche Spendenarten gibt es, welche Anforderungen gelten für die Spendenquittung im Verein und worauf müssen Vereine dabei besonders achten? In diesem Leitfaden erfahren Sie, worauf Vereine achten müssen und welche Vorgaben gelten.

campai unterstützt Vereine, indem Spendenverwaltung, Online-Buchhaltung und Rechnungserstellung digital und zentral gebündelt werden. So behalten Vereine jederzeit den Überblick über Einnahmen, Spenden und entsprechende Bescheinigungen.

Spende – Definition, Vorteile und Voraussetzungen für die Spendenquittung

Vorab möchten wir darauf hinweisen, dass dieser Beitrag keine steuerliche Beratung ersetzt, sondern lediglich allgemeine Informationen und Hinweise bietet. Spenden an Körperschaften des öffentlichen Rechts sowie an politische Parteien im Sinne des Parteiengesetzes werden in diesem Leitfaden nicht behandelt. Wenn es um Spenden an gemeinnützige Vereine oder Einrichtungen geht, finden Sie hier jedoch die passenden Informationen.

Spenden definieren sich durch zwei Eigenschaften: Sie erfolgen immer freiwillig und ohne eine Gegenleistung. Im zivilrechtlichen Sinn handelt es sich um eine Schenkung nach § 516 ff BGB (unentgeltliche Zuwendung). Der Begriff "unentgeltlich" bezeichnet hier den o.g. Verzicht auf eine Gegenleistung in jedweder Form.

Gut zu wissen: Die offizielle Bezeichnung für das Wort "Spende" lautet "Zuwendung". Hieraus leitet man die Fachbegriffe der Geld- oder Sachzuwendung ab.

Eine Spendenbescheinigung oder auch Spendenquittung bezeichnet man dementsprechend auch als "Zuwendungsbestätigung", den Empfänger einer Spende als "Zuwendungsempfänger".

Spendenquittung Verein – Unterschied zum Sponsoring

Bieten Sie einem gemeinnützigen Verein in Form einer Geld- oder Sachleistung Hilfe an, dürfen Sie im Gegenzug dafür also nichts erwarten. Das ist der Unterschied zum Sponsoring.

Erbringt der Verein eine Leistung, um sich für die Spende zu revanchieren, wird es kompliziert. Denn dann ist die Spende keine Spende mehr. Sie muss versteuert werden – vom Verein und vom Sponsor gleichermaßen.

Ein typisches Beispiel sind Werbeleistungen für den Sponsor, z.B. durch die kostenfreie Überlassung von Trikots mit Werbeaufdrucken.

Vorteile von Geld- und Sachzuwendungen

Der erste Vorteil für den Spendenempfänger liegt klar auf der Hand. Der Verein erhält zusätzliche Geld- oder Sachmittel, ohne eine Gegenleistung bringen zu müssen. Es kann also eine begrüßenswerte Finanzierungsmöglichkeit sein.

Des Weiteren zählen Spenden als steuerfreie Einnahmen. Die Summe ist irrelevant. Voraussetzung ist allerdings, dass es sich beim Spendenempfänger um eine steuerbegünstigte (gemeinnützige) Einrichtung nach §5 Abs.1 Nr. 9 KStG handelt und die Spende nicht zum wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb gezählt wird.

Mehr zum wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb erfahren Sie in unserem Beitrag zur Körperschaftsteuer.

Für den Spender ergeben sich Steuervorteile, weil er seine Geldzuwendung an eine solche Einrichtung steuerlich deklarieren kann. Es gibt allerdings gesetzliche Obergrenzen.

Dies ist im § 10b EStG gesetzlich verankert.

Außerdem benötigen Sie hierfür die titelgebende Spendenbescheinigung. Doch wer darf eine solche Zuwendungsbestätigung überhaupt ausstellen?

Es ist allerdings möglich, den überschüssigen Beitrag in darauffolgenden Jahren von der Steuer abzusetzen. Sie "nehmen" ihn dann gewissermaßen "mit" ins nächste Jahr.

Voraussetzungen für die Spendenbescheinigung im Verein

Wie oben bereits erläutert, ist die Gemeinnützigkeit des Zuwendungsempfängers der entscheidende Faktor. Diese muss allerdings auch amtlich nachgewiesen sein. Dafür muss der jeweilige Verein über einen sogenannten Freistellungsbescheid verfügen.

Einen Freistellungsbescheid und somit die offizielle Gemeinnützigkeit kann man beim örtlichen Finanzamt beantragen. Liegt ein solcher vor, kann dein Verein Zuwendungsbestätigungen ausstellen, die eine Belegung der geleisteten Spenden ermöglichen.

Bei Beantragung der Gemeinnützigkeit erteilt das Finanzamt zuerst einen vorläufigen Freistellungsbescheid. Dieser gilt für 18 Monate. Sobald die erste Steuererklärung eingereicht wurde, kann das Finanzamt einen "vollwertigen" Freistellungsbescheid erteilen. Dieser gilt dann für 5 Jahre.

Hierfür muss der Verein dann allerdings den Nachweis der Gemeinnützigkeit erbringen. Dazu sind unter anderem ein Tätigkeitsbericht und eine Einnahmen-Ausgaben-Rechnung vonnöten, die Sie elektronisch an das Finanzamt übermitteln können.

Gut zu wissen: Zuwendungsbestätigungen dürfen ab dem Datum des Freistellungsbescheids ausgestellt werden. Aus oben genannten Gründen darf dieses Datum aber nicht mehr als 5 Jahre zurückliegen. Achten Sie also darauf, rechtzeitig einen aktuellen Freistellungsbescheid zu beantragen.

Steuerliche Abzugsfähigkeit von Spenden

Wie viel kann man steuerlich absetzen?

Spenden an gemeinnützige Organisationen können in der Steuererklärung als Sonderausgaben geltend gemacht werden. Der absetzbare Höchstbetrag liegt bei 20 % des Gesamtbetrags der Einkünfte. Spenden, die diesen Betrag überschreiten, können in den Folgejahren vorgetragen und ebenfalls abgesetzt werden. Zusätzlich gibt es eine Pauschale für gemeinnützige Zwecke, die ohne Spendenbescheinigung abgezogen werden kann (z.B. bei Kleinspenden bis zu einem bestimmten Betrag).

Sonderausgaben und Spenden

Spenden zählen in Deutschland zu den Sonderausgaben. Diese mindern das zu versteuernde Einkommen und können die Steuerlast deutlich senken. Es ist jedoch wichtig, dass eine ordnungsgemäße Spendenquittung vorliegt, die den steuerlichen Anforderungen genügt. Ohne eine solche Quittung kann das Finanzamt die Spende nicht anerkennen. Auch Mitgliedsbeiträge an förderungswürdige Vereine können in einigen Fällen abgesetzt werden, falls sie dem gemeinnützigen Zweck dienen.

Wie bereits erläutert, sind Spenden für steuerbegünstigte Zwecke für den Spender nur von der Steuer absetzbar, wenn dieser über eine förmliche Zuwendungsbestätigung verfügt. Solche Spendenquittungen müssen seit dem 01.01.2000 nach einem vorgegebenen Muster erstellt werden. Dafür existieren Vordrucke, die dem Inhalt nach verbindlich sind.

Hier können Sie sich die amtlichen Vorlagen der entsprechenden Formulare als Blankoformulare im PDF-Format herunterladen:

• Bestätigung über Geldzuwendung/Mitgliedsbeitrag
• Bestätigung über Sachzuwendung
• Sammelbestätigung über Geldzuwendungen/Mitgliedsbeiträge

Oder auch, falls Sie das möchten, direkt aus dem offiziellen Formularcenter der Bundesfinanzverwaltung.

Ausstellerhaftung und Veranlasserhaftung – Vereine haften für falsch ausgestellte Zuwendungsbestätigungen

Es ist Vorsicht im Umgang mit Spenden geboten. Ihr müsst alle Vorgaben einhalten, da der Verein für falsche Spendenbescheinigungen haftet. Die Höhe liegt pauschal bei 30 % des Spendenbetrages. Im schlimmsten Fall kann der Einrichtung sogar die Gemeinnützigkeit aberkannt werden.

Die sogenannte Veranlasserhaftung besteht im Zusammenhang mit falscher Verwendung der erhaltenen Spenden. Hier haften Vereinsmitglieder des Vorstands unter Umständen sogar mit ihrem Privatvermögen. Grundlegend dürfen Spenden nur satzungsgemäßen Zwecken zugutekommen.

Aufgepasst!

Falls Zweifel bestehen, empfehlen wir Ihnen deshalb, die rechtsberatenden Berufe zu Rate zu ziehen.

Die Kleinspendenregelung – Spendenbescheinigung nicht benötigt

Bis zu einem Geldbetrag von 300 Euro im Jahr spricht man von einer so „Kleinspendenregelung“. Der Spender benötigt hier für den Steuerabzug keine Spendenbescheinigung. Der „vereinfachte Nachweis" genügt schon.

Dies kann ein Einzahlungsbeleg Ihrer Bank, Ihres Ausdruck des Online-Bankings oder ein Kontoauszug sein. Folgendes muss aber auch aus dem vereinfachten Nachweis ersichtlich sein:

• Name und Kontonummer des Auftraggebers und des Zahlungsempfängers
• der Geldbetrag und das Datum der Buchung
• der steuerbegünstigte Zweck des Empfängers
• die Angabe, ob es sich um eine Spende oder einen Mitgliedsbeitrag geht (Art der Spende)‍

Spenden im gemeinnützigen Verein

Spenden an gemeinnützige Vereine leisten einen wichtigen Beitrag zur Förderung sozialer, kultureller und gesellschaftlicher Projekte. Sie ermöglichen es gemeinnützigen Organisationen, ihre Arbeit nachhaltig fortzuführen, neue Initiativen umzusetzen und dort zu helfen, wo öffentliche Mittel oft nicht ausreichen. Durch Spenden werden Engagement, Solidarität und gesellschaftlicher Zusammenhalt gestärkt. Gleichzeitig profitieren Spender davon, aktiv Verantwortung zu übernehmen und sinnvolle Projekte zu unterstützen, die einen nachhaltigen Mehrwert für die Gemeinschaft schaffen.

Sonderregelungen für gemeinnützige Vereine

Gemeinnützige Vereine genießen besondere steuerliche Vorteile. Spenden an diese Organisationen sind nicht nur für die Spender absetzbar, sondern auch der Verein selbst profitiert von Steuervergünstigungen.

Steuerbegünstigung für gemeinnützige Vereine

Vereine, die vom Finanzamt als gemeinnützig anerkannt sind, unterliegen besonderen Steuerregelungen. Sie sind von der Körperschaftsteuer und Gewerbesteuer befreit, wenn die Mittel ausschließlich für den gemeinnützigen Zweck verwendet werden. Um diesen Status zu behalten, müssen Vereine streng darauf achten, dass sie Spenden ordnungsgemäß verbuchen und die Zuwendungen satzungsgemäß eingesetzt werden.

Besondere Anforderungen an die Spendenbescheinigung bei gemeinnützigen Vereinen

Bei gemeinnützigen Vereinen müssen die Spendenbescheinigungen den Vorgaben des Finanzamts entsprechen. Es gibt offizielle Muster für Spendenquittungen, die verpflichtend verwendet werden müssen. Jeder Verein, der solche Bescheinigungen ausstellt, sollte sicherstellen, dass sie korrekt ausgefüllt sind, da bei fehlerhaften Quittungen Haftungsrisiken bestehen.

Welche Arten von Spenden gibt es?

Die wohl bekanntesten Formen von Spenden sind die Geldspenden und die Sachspenden. Ferner gibt es noch die Aufwandsspende sowie die Rückspende. Die beiden Letztgenannten sind sich sehr ähnlich und "Sonderformen" der Geldspende. Ein kurzer Überblick:

Geldspenden

Geldspenden sind die bekannteste Form der Spende. Dabei wird ein Geldbetrag freiwillig und ohne Gegenleistung an einen gemeinnützigen Verein gezahlt. Diese sogenannte „echte Geldzuwendung“ wird in der Spendenbescheinigung ausgewiesen. Voraussetzung ist, dass keine Gegenleistung erbracht wird.

Aufwandsspende

Eine Aufwandsspende liegt vor, wenn ein Spender auf einen zuvor vereinbarten Aufwendungsersatz verzichtet, etwa für Fahrten, Bürobedarf oder andere Auslagen. Der Verzicht muss schriftlich und zeitnah erfolgen und darf nur dann bescheinigt werden, wenn der Verein die Erstattung grundsätzlich leisten könnte.

Rück- bzw. Vergütungsspende

Bei Rück- oder Vergütungsspenden verzichtet der Spender auf eine vereinbarte Vergütung für geleistete Arbeit, zum Beispiel als Übungsleiter. Auch hier müssen entsprechende Regelungen vorab in der Satzung oder in einem Vertrag festgelegt sein.

Sachspenden

Sachspenden sind Gegenstände wie Kleidung, Bücher oder Haushaltswaren. Neue Waren werden mit dem Kaufpreis angesetzt, gebrauchte Gegenstände mit einem realistischen Zeitwert. Für Sachspenden ist eine separate Spendenbescheinigung erforderlich.

Mitgliedsbeiträge

Mitgliedsbeiträge an gemeinnützige Vereine können steuerlich absetzbar sein. Bei freizeitnahen Vereinen, etwa Sport- oder Chorvereinen, dürfen jedoch keine Spendenbescheinigungen für Mitgliedsbeiträge ausgestellt werden.

Ausfüllhilfe für die Spendenbescheinigung

Auch bei der Spendenbescheinigung gelten klare formale Vorgaben. Wie bei allen steuerrelevanten Dokumenten müssen bestimmte Pflichtangaben enthalten sein, damit die Spendenquittung im Verein rechtlich gültig ist und vom Finanzamt anerkannt wird. Zuwendungsbestätigungen sowie zugehörige Rechnungen sollten daher sorgfältig aufbewahrt und ordnungsgemäß in die Buchhaltung übernommen werden. Sie dienen als Nachweis in der Körperschaftsteuer- und gegebenenfalls in der Umsatzsteuererklärung.

Unabhängig davon, ob es sich um eine Geld- oder Sachspende handelt, müssen folgende Angaben in jeder Spendenbescheinigung enthalten sein:

• Vor- und Nachname des Spenders
• Vollständige Adresse des Spenders
• Datum der Spende
• Wert der Spende – sowohl als Zahl als auch ausgeschrieben

Für die ausgeschriebene Angabe des Spendenbetrages gibt es zwei zulässige Varianten. Bei einem Beispielbetrag von 1.652 € kann dieser entweder vollständig ausgeschrieben werden:

• eintausendsechshundertzweiundfünfzig

oder in der sogenannten Ziffernform mit Schutzzeichen:

• Xeins – sechs – fünf – zweiX

Bei dieser zweiten Variante sind die X-Zeichen am Anfang und Ende verpflichtend, um nachträgliche Änderungen auszuschließen.

Zusätzlich ist darauf zu achten, dass die amtlichen Formulare für Spendenbescheinigungen korrekt ausgefüllt werden. Die vorgesehenen Felder müssen an den Stellen angekreuzt werden, an denen der Verein bestätigt, dass die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind.

Bei einer Spendenbescheinigung für Sachzuwendungen sind neben den genannten Pflichtangaben außerdem die gespendete Sache sowie deren Geldwert eindeutig zu beschreiben und anzugeben.

Mit der Unterschrift auf der Spendenquittung bestätigt der vertretungsberechtigte Vereinsvertreter schließlich die Richtigkeit und Vollständigkeit aller Angaben. Damit übernimmt der Verein die Verantwortung für die ordnungsgemäße Ausstellung der Bescheinigung.

Fazit

Spenden spielen für gemeinnützige Vereine eine zentrale Rolle und bieten zugleich steuerliche Vorteile für Spenderinnen und Spender. Voraussetzung dafür ist jedoch der korrekte Umgang mit Spenden, Spendenquittungen und gesetzlichen Vorgaben. Eine ordnungsgemäße Dokumentation und die richtige Ausstellung von Spendenbescheinigungen sind entscheidend, um steuerliche Vorteile zu sichern und rechtliche Risiken zu vermeiden. Digitale Lösungen wie campai unterstützen Vereine dabei, Spenden, Buchhaltung und weitere Verwaltungsaufgaben übersichtlich und effizient zu verwalten.

Häufige Fragen (FAQ)

1. Wer darf eine Spendenquittung ausstellen?

Spendenquittungen dürfen nur von steuerbegünstigten, gemeinnützigen Vereinen oder Einrichtungen ausgestellt werden, die über einen gültigen Freistellungsbescheid des Finanzamts verfügen.

2. Wann ist eine Spendenbescheinigung erforderlich?

Eine Spendenbescheinigung ist erforderlich, wenn Spenden steuerlich geltend gemacht werden sollen und keine Kleinspendenregelung greift.

3. Welche Spendenarten können bescheinigt werden?

Bescheinigt werden können Geldspenden, Sachspenden sowie bestimmte Sonderformen wie Aufwandsspenden und Vergütungsspenden, sofern die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind.

4. Was passiert bei fehlerhaften Spendenbescheinigungen?

Fehlerhafte Spendenbescheinigungen können dazu führen, dass die Spende steuerlich nicht anerkannt wird. Zudem kann der Verein für falsch ausgestellte Bescheinigungen haftbar gemacht werden.

5. Wie unterstützt campai Vereine bei der Spendenverwaltung?

campai unterstützt Vereine durch eine zentrale digitale Lösung für Spendenverwaltung, Online-Buchhaltung und Rechnungserstellung und erleichtert so die ordnungsgemäße Dokumentation von Spenden und Bescheinigungen