Der Übungsleiterfreibetrag – Wegweiser für deinen Verein

Wer sich ehrenamtlich engagiert, verdient Anerkennung. Genau hier setzt der Übungsleiterfreibetrag an, eines der wichtigsten Instrumente zur Förderung gemeinnütziger Arbeit in Deutschland. Mit bis zu 3.000 Euro steuerfrei im Jahr schafft er attraktive Rahmenbedingungen für Menschen, die ihre Zeit und ihr Können in den Dienst der Gemeinschaft stellen. Doch was steckt wirklich dahinter, und wie nutzt du diese Möglichkeit optimal für deinen Verein?

Die steuerliche Begünstigung ist mehr als nur ein finanzieller Anreiz. Sie drückt gesellschaftliche Wertschätzung aus und erleichtert es Vereinen erheblich, qualifizierte Trainer, Betreuer und Dozenten zu gewinnen. In einer Zeit, in der ehrenamtliches Engagement zunehmend mit beruflichen und privaten Verpflichtungen konkurriert, macht der Freibetrag den entscheidenden Unterschied. Er ermöglicht eine angemessene Aufwandsentschädigung, ohne dass Steuern oder Sozialabgaben die Motivation schmälern.

Die gesetzliche Grundlage bildet § 3 Nr. 26 des Einkommensteuergesetzes. Diese Regelung hat sich über die Jahre entwickelt und wurde zuletzt 2021 deutlich aufgewertet. Von anfänglich 1.848 Euro stieg der Betrag schrittweise auf die heutigen 3.000 Euro. Ein klares Signal der Politik, ehrenamtliche Arbeit noch stärker zu würdigen.

Der Übungsleiterfreibetrag im Detail verstehen

Hinter dem Begriff "Übungsleiterfreibetrag" verbirgt sich weit mehr als nur eine Steuervergünstigung für Sporttrainer. Die Bezeichnung mag historisch bedingt sein, doch der Anwendungsbereich erstreckt sich auf ein breites Spektrum gemeinnütziger Tätigkeiten. Ob Musikschullehrer, Jugendgruppenleiter oder Seniorenbetreuer. Sie alle können von dieser Regelung profitieren, sofern ihre Arbeit pädagogische, künstlerische oder betreuende Elemente enthält.

Das Prinzip ist denkbar einfach: Pro Jahr und Person bleiben 3.000 Euro an Einnahmen aus begünstigten nebenberuflichen Tätigkeiten steuerfrei. Dabei spielt es keine Rolle, ob die Tätigkeit bei einem oder mehreren gemeinnützigen Trägern ausgeübt wird. Entscheidend ist die Gesamtsumme aller Vergütungen für förderungswürdige Tätigkeiten im Jahr. Diese personenbezogene Betrachtung verhindert, dass der Freibetrag mehrfach in Anspruch genommen wird.

Ein besonderer Clou: Die Steuerfreiheit erstreckt sich nicht nur auf die Einkommensteuer. Auch Sozialversicherungsbeiträge fallen für Beträge bis zur Freibetragsgrenze nicht an. Das bedeutet konkret: Von einer Aufwandsentschädigung von 250 Euro monatlich landen tatsächlich 250 Euro auf dem Konto des Übungsleiters. Keine versteckten Abzüge, keine komplizierten Berechnungen. Dies ist ein echter Vorteil für beide Seiten.

Die Vielfalt der begünstigten Tätigkeiten

Im sportlichen Bereich reicht das Spektrum vom klassischen Fußballtrainer über Yoga-Lehrer bis zum Schwimmmeister, der Kindern die ersten Züge beibringt. Alle diese Tätigkeiten vereint der pädagogische Ansatz: Es geht um Anleitung, Förderung und persönliche Entwicklung der Teilnehmer.

Der künstlerische Bereich öffnet Türen für Chorleiter, Theaterregisseure in Laiengruppen oder Tanzpädagogen. Hier steht die kreative Entfaltung im Mittelpunkt, verbunden mit der Vermittlung künstlerischer Fertigkeiten und dem gemeinsamen Erleben kultureller Aktivitäten.

Besonders breit gefächert sind die Möglichkeiten im Betreuungsbereich. Von der Hausaufgabenhilfe über die Leitung von Seniorennachmittagen bis zur Begleitung von Menschen mit Behinderungen. Überall dort, wo fürsorgliche Zuwendung und pädagogische Begleitung Hand in Hand gehen, greift der Freibetrag.

Klare Grenzen: Was nicht gefördert wird

Genauso wichtig wie die Kenntnis der begünstigten Tätigkeiten ist das Wissen um die Ausnahmen. Reine Verwaltungsarbeiten fallen nicht unter den Übungsleiterfreibetrag, selbst wenn sie für einen gemeinnützigen Zweck erbracht werden. Der Schatzmeister, der die Vereinskasse führt, oder die Sekretärin, die Mitgliederdaten pflegt, können nicht vom Übungsleiterfreibetrag profitieren. Ihre wichtige Arbeit fällt nicht unter die geförderten pädagogischen, künstlerischen oder betreuenden Tätigkeiten.

Aktuelle Entwicklungen und Perspektiven für 2025

Mit 3.000 Euro jährlich liegt der Übungsleiterfreibetrag seit 2021 auf einem Niveau, das durchaus attraktiv ist. Diese Erhöhung von zuvor 2.400 Euro kam zur rechten Zeit und signalisierte eine verstärkte Wertschätzung ehrenamtlicher Arbeit. Doch wie geht es weiter? Für 2025 liegen noch keine konkreten Beschlüsse vor, aber die Diskussion über weitere Anpassungen reißt nicht ab.

Die schrittweise Entwicklung des Freibetrags zeigt einen klaren Aufwärtstrend. Von bescheidenen 1.848 Euro bis 2006 über 2.100 Euro ab 2007 und 2.400 Euro ab 2013 bis zu den heutigen 3.000 Euro. Die Politik hat die Bedeutung ehrenamtlicher Arbeit erkannt und honoriert sie zunehmend. Diese positive Entwicklung gibt Hoffnung für die Zukunft, auch wenn konkrete Ankündigungen noch ausstehen.

Ein Blick über die Grenzen zeigt: Deutschland steht mit seinem System der steuerlichen Förderung ehrenamtlicher Tätigkeiten gut da. Viele Nachbarländer kennen keine vergleichbaren Regelungen, was das deutsche Modell zu einem echten Standortvorteil macht. Diese Besonderheit können Vereine durchaus in ihrer Außendarstellung nutzen, um neue Übungsleiter zu gewinnen.

Die schleichende Inflation nagt allerdings am realen Wert des Freibetrags. Während 3.000 Euro nominal mehr sind als die früheren 2.400 Euro, hat die Kaufkraft in den letzten Jahren spürbar nachgelassen. Verschiedene Verbände fordern daher eine automatische Anpassung an die Inflationsrate. Bis es soweit ist, müssen Vereine mit den bestehenden Rahmenbedingungen arbeiten und ihre Vergütungsmodelle entsprechend gestalten.

Die praktische Handhabung der 3.000-Euro-Grenze

Die magische Zahl 3.000 steht für den maximalen Betrag, den ein Übungsleiter pro Jahr steuerfrei vereinnahmen darf. Diese Summe gilt personenbezogen und jahresweise. Dies sind zwei Aspekte, die in der Praxis oft zu Fragen führen. Wer bei mehreren Vereinen tätig ist, muss alle Einnahmen aus begünstigten Tätigkeiten zusammenzählen. Ein Musiklehrer, der vormittags an der gemeinnützigen Musikschule unterrichtet und abends den Kirchenchor leitet, kann nicht zweimal 3.000 Euro beanspruchen.

Die Jahresbetrachtung bringt Flexibilität mit sich. Beginnt jemand erst im Oktober mit einer Übungsleitertätigkeit, steht trotzdem der volle Jahresfreibetrag zur Verfügung. Diese Regelung kommt besonders saisonalen Aktivitäten entgegen. Der Skilehrer, der nur in den Wintermonaten aktiv ist, oder die Schwimmlehrerin, die ihre Kurse auf den Sommer konzentriert, sie alle profitieren von der großzügigen Auslegung.

Die Kombination mit anderen Freibeträgen erfordert Fingerspitzengefühl. Grundsätzlich gilt: Verschiedene Freibeträge können nebeneinander genutzt werden, aber nicht für dieselbe Tätigkeit. Ein Vereinsmitglied kann durchaus als Trainer den Übungsleiterfreibetrag ausschöpfen und zusätzlich für Verwaltungsaufgaben die Ehrenamtspauschale erhalten. Die Tätigkeiten müssen aber klar getrennt, zeitlich abgegrenzt und separat vergütet werden.

Viele Vereine haben bewährte Auszahlungsmodelle entwickelt. Die monatliche Pauschale von 250 Euro hat sich vielerorts durchgesetzt. Sie bleibt knapp unter der Jahresgrenze und bietet regelmäßige Einnahmen. Andere bevorzugen größere Abstände: Quartalsweise 750 Euro oder halbjährlich 1.500 Euro. Die Wahl hängt von den Bedürfnissen der Übungsleiter und den Verwaltungsabläufen des Vereins ab. Wichtig ist eine klare vertragliche Regelung, die Missverständnisse von vornherein ausschließt.

Die rechtlichen Grundlagen genau betrachtet

Der Übungsleiterfreibetrag fußt auf § 3 Nr. 26 des Einkommensteuergesetzes, einer Norm, die weit mehr regelt als nur Steuerfragen. Sie definiert, welche Tätigkeiten gefördert werden, unter welchen Bedingungen die Förderung greift und wie die Abgrenzung zu anderen Vergünstigungen erfolgt. Diese rechtliche Verankerung macht den Freibetrag zu einem verlässlichen Instrument der Vereinsfinanzierung.

Die Unterscheidung zur Ehrenamtspauschale nach § 3 Nr. 26a EStG ist fundamental. Während diese mit 840 Euro jährlich alle ehrenamtlichen Tätigkeiten im gemeinnützigen Bereich abdeckt, konzentriert sich der Übungsleiterfreibetrag auf qualifizierte pädagogische, künstlerische und betreuende Aufgaben. Die höhere Vergütung spiegelt die besondere Verantwortung und oft auch die erforderliche Qualifikation wider.

Ein zentrales Kriterium ist die Nebenberuflichkeit. Das Gesetz spricht von maximal einem Drittel einer Vollzeittätigkeit. In der Praxis bedeutet das meist etwa 14 Stunden pro Woche. Diese Begrenzung stellt sicher, dass der Freibetrag seinem ursprünglichen Zweck dient: Menschen zu fördern, die neben ihrer Haupttätigkeit oder im Ruhestand einen wertvollen Beitrag für die Gesellschaft leisten.

Die pädagogische Ausrichtung bildet das Herzstück der Regelung. Es geht nicht um bloße Beaufsichtigung oder technische Anleitung, sondern um die ganzheitliche Förderung von Menschen. Der Fußballtrainer vermittelt nicht nur Ballbeherrschung, sondern auch Teamgeist und Fairplay. Die Chorleiterin lehrt mehr als nur Töne treffen, sie fördert Gemeinschaftssinn und kulturelle Bildung. Diese umfassende Betrachtung macht den besonderen Wert der geförderten Tätigkeiten aus.

Die drei tragenden Säulen erklärt

Die pädagogische Säule umfasst alle bildenden Aktivitäten. Vom Nachhilfelehrer, der Schülern zum Erfolg verhilft, über die Dozentin in der Erwachsenenbildung bis zum Trainer, der Kindern Bewegungsfreude vermittelt. Überall steht die Wissensvermittlung und persönliche Entwicklung im Fokus. Entscheidend ist der direkte Kontakt zu den Lernenden und der bildende Charakter der Tätigkeit.

Die künstlerische Säule würdigt kreatives Schaffen und dessen Vermittlung. Theaterregisseure, die mit Laiengruppen arbeiten, Mallehrer in gemeinnützigen Kunstschulen oder Tanzpädagogen, sie alle fördern kreative Ausdrucksformen und kulturelle Teilhabe. Die künstlerische Leitung muss dabei über reine Organisation hinausgehen und gestalterischen Charakter haben.

Die betreuende Säule richtet sich an Menschen mit besonderen Bedürfnissen. Ob in der Kinder- und Jugendhilfe, der Seniorenbetreuung oder der Unterstützung von Menschen mit Behinderungen. Hier steht die fürsorgliche Zuwendung im Mittelpunkt. Die Betreuung geht über reine Aufsicht hinaus und umfasst aktive Förderung und persönliche Begleitung.

Übungsleiterfreibetrag und Minijob clever kombinieren

Die Frage nach der Vereinbarkeit von Übungsleiterfreibetrag und Minijob beschäftigt viele Engagierte. Die gute Nachricht vorweg: Ja, beides lässt sich kombinieren! Allerdings braucht es klare Strukturen und saubere Trennungen, damit aus der cleveren Kombination kein steuerliches Problem wird.

Das Erfolgsrezept liegt in der eindeutigen Abgrenzung. Wer vormittags im Vereinsbüro aushilft und abends Kurse leitet, übt zwei völlig verschiedene Tätigkeiten aus. Diese Trennung muss sich in allem widerspiegeln: separate Verträge, getrennte Arbeitszeiten, unterschiedliche Aufgabenbeschreibungen und natürlich auch getrennte Abrechnungen. Nur so bleibt die steuerliche Begünstigung erhalten.

Ein praktisches Beispiel macht es deutlich: Maria arbeitet zehn Stunden wöchentlich in der Geschäftsstelle ihres Sportvereins. Dafür erhält sie einen Minijob-Lohn von 538 Euro monatlich. Zusätzlich leitet sie dreimal pro Woche das Kinderturnen und bekommt dafür eine Übungsleiterpauschale von 200 Euro im Monat. Beide Tätigkeiten sind klar voneinander getrennt, zeitlich entzerrt und vertraglich separat geregelt. So nutzt Maria beide Möglichkeiten optimal aus.

Die Stolperfallen lauern im Detail. Vermischen sich die Tätigkeiten, etwa wenn Maria während ihrer Bürozeit "mal eben" beim Training aushilft, wird die Abgrenzung unscharf. Das Finanzamt könnte dann beide Tätigkeiten als einheitliches Beschäftigungsverhältnis werten. Die Folge: Der Übungsleiterfreibetrag entfällt, und plötzlich werden Steuern und Sozialabgaben fällig. Im ungünstigsten Fall überschreitet die Gesamtvergütung sogar die Minijob-Grenze.

Praxistipps für die optimale Gestaltung

Die zeitliche Entzerrung ist das A und O. Büroarbeit montags und dienstags, Training mittwochs und freitags. Solche klaren Trennungen helfen nicht nur bei der Dokumentation, sondern unterstreichen auch die Eigenständigkeit beider Tätigkeiten. Überschneidungen sollten die absolute Ausnahme bleiben und wenn, dann klar dokumentiert werden.

Verträge sind mehr als Formsache. Der Arbeitsvertrag für den Minijob folgt den üblichen arbeitsrechtlichen Standards. Der Übungsleitervertrag hingegen betont die selbstständige, nebenberufliche Natur der Tätigkeit. Unterschiedliche Kündigungsfristen, abweichende Urlaubsregelungen und separate Vereinbarungen zu Fortbildungen unterstreichen die Verschiedenheit.

Bei der Abrechnung zählt Transparenz. Der Minijob läuft über die Minijob-Zentrale mit allen erforderlichen Meldungen. Die Übungsleitervergütung wird als steuerfreie Aufwandsentschädigung ausgewiesen. Auf Kontoauszügen und Überweisungen sollten eindeutige Verwendungszwecke stehen, wie zum Beispiel "Gehalt Bürotätigkeit" oder "Übungsleiterpauschale Training". Diese Klarheit erleichtert nicht nur die eigene Buchführung, sondern überzeugt auch Prüfer.

Der richtige Platz in der Steuererklärung

Die Steuererklärung ist für viele ein notwendiges Übel, aber beim Übungsleiterfreibetrag halb so wild. Entscheidend ist, die Einkünfte an der richtigen Stelle anzugeben und dabei den Verweis auf die gesetzliche Grundlage nicht zu vergessen. Je nach persönlicher Situation gibt es unterschiedliche Wege.

Arbeitnehmer greifen zur Anlage N. In Zeile 27 bei den "steuerfreien Einnahmen" tragen sie ihre Übungsleitervergütung ein. Der entscheidende Zusatz: "gemäß § 3 Nr. 26 EStG". Diese kleine Ergänzung signalisiert dem Finanzamt sofort, dass es sich um begünstigte Einkünfte handelt. Moderne Steuerprogramme machen es noch einfacher. Oft gibt es spezielle Eingabemasken für Übungsleiterpauschalen.

Selbstständige nehmen den Umweg über die Anlage S. Zunächst erfassen sie die Einnahmen als normale Betriebseinnahmen, um sie dann als steuerfreie Einnahmen wieder abzuziehen. Was kompliziert klingt, folgt der Logik vollständiger Erfassung aller Einkünfte. Das Finanzamt will den Überblick behalten, auch wenn am Ende keine Steuern anfallen.

Die Verwechslungsgefahr mit der Ehrenamtspauschale ist real. Beide haben unterschiedliche Rechtsgrundlagen, § 3 Nr. 26 für Übungsleiter, § 3 Nr. 26a für sonstige Ehrenamtliche. Wer beide Pauschalen nutzt, muss sie getrennt ausweisen. Ein Tipp: Eine kleine Notiz am Rand der Steuererklärung mit der Art der Tätigkeit hilft, Rückfragen zu vermeiden.

Die Bedeutung guter Dokumentation

Auch wenn vieles heute elektronisch läuft, eine ordentliche Dokumentation bleibt wichtig. Das Finanzamt kann Nachweise verlangen, und dann sollten die Unterlagen griffbereit sein. Der Übungsleitervertrag gehört genauso dazu wie eine Bestätigung über die Gemeinnützigkeit des Vereins. Eine Aufstellung der erhaltenen Zahlungen, am besten mit Datum und Verwendungszweck, rundet die Dokumentation ab.

Bei mehreren Auftraggebern wird es anspruchsvoller. Alle Übungsleitertätigkeiten müssen erfasst und in Summe betrachtet werden. Eine einfache Excel-Tabelle leistet hier gute Dienste: Verein A zahlt 150 Euro monatlich, Verein B gibt 100 Euro, das macht zusammen 250 Euro und damit 3.000 Euro im Jahr. So behält man den Überblick und vermeidet böse Überraschungen.

Die digitale Steuererklärung via ELSTER hat vieles vereinfacht. Meist genügt die elektronische Übermittlung, Papierbelege wandern nur noch selten zum Amt. Trotzdem: Aufbewahren sollte man alles, mindestens vier Jahre lang. Falls doch mal Fragen kommen, hat man alle Antworten parat. Gründlichkeit zahlt sich aus, gerade wenn es um Steuervorteile geht.

Wenn die 3.000-Euro-Grenze überschritten wird

Was passiert eigentlich, wenn die magische Grenze überschritten wird? Es besteht kein Grund zur Sorge, der Freibetrag von 3.000 Euro bleibt in jedem Fall bestehen. Nur was darüber hinausgeht, wird steuerpflichtig. Im Grunde eine faire Regelung, die zusätzliches Engagement nicht bestraft, sondern nur normal besteuert.

Die Besteuerung des Mehrbetrags richtet sich nach dem persönlichen Status. Arbeitnehmer behandeln den Überschuss als zusätzliche Einkünfte aus nicht-selbstständiger Arbeit. Heißt konkret: Lohnsteuer wird fällig, dazu kommen Solidaritätszuschlag und eventuell Kirchensteuer. Auch die Sozialversicherung hält die Hand auf, es sei denn, andere Befreiungen greifen.

Für Selbstständige gelten die üblichen Regeln für Einkünfte aus selbstständiger Tätigkeit. Der Vorteil hier: Betriebsausgaben mindern die Steuerlast. Fahrtkosten, Materialien, Fortbildungen, alles, was mit der Übungsleitertätigkeit zusammenhängt, kann abgesetzt werden. Allerdings lauert bei höheren Umsätzen die Umsatzsteuerpflicht. Die Kleinunternehmerregelung hilft, aber nur bis 22.000 Euro Jahresumsatz.

Ein Rechenbeispiel verdeutlicht die Auswirkungen: Thomas erhält 4.500 Euro jährlich für sein Engagement als Jugendtrainer. 3.000 Euro bleiben steuerfrei, 1.500 Euro werden versteuert. Bei einem persönlichen Steuersatz von 25 Prozent zahlt er 375 Euro Steuern. Von seinen 4.500 Euro bleiben also 4.125 Euro übrig. Trotz Besteuerung bleibt eine lohnende Vergütung für seinen Einsatz.

Strategien für die Optimierung

Vorausschauende Planung hilft, die Steuerlast zu minimieren. Zeichnet sich ab, dass die Grenze überschritten wird, gibt es verschiedene Gestaltungsmöglichkeiten. Eine elegante Lösung: Zusätzlich zur Übungsleiterpauschale eine Aufwandsentschädigung für tatsächliche Kosten vereinbaren. Fahrtkosten, Trainingsmaterial, Fortbildungen, all das kann steuerfrei erstattet werden, ohne den Freibetrag zu belasten.

Die zeitliche Gestaltung bietet ebenfalls Spielraum. Vergütungen, die erst im Folgejahr ausgezahlt werden, fallen in den neuen Freibetrag. Natürlich muss das vorher vereinbart sein, nachträgliche Verschiebungen sieht das Finanzamt nicht gern. Aber wer zum Jahresende merkt, dass die Grenze naht, kann durchaus die Dezember-Vergütung in den Januar schieben.

Manchmal hilft auch die Aufteilung auf mehrere Schultern. Statt einen Trainer über die Freigrenze hinaus zu beschäftigen, teilen sich zwei die Aufgabe. Jeder nutzt seinen eigenen Freibetrag optimal aus. Das erfordert natürlich eine sinnvolle Aufgabenteilung. Künstliche Konstruktionen durchschaut das Finanzamt schnell. Aber bei großen Trainingsgruppen oder verschiedenen Altersklassen lässt sich oft eine vernünftige Lösung finden.

Die steuerliche Gesamtbetrachtung

Der Übungsleiterfreibetrag ist mehr als nur eine Einkommensteuerbefreiung. Seine Wirkung erstreckt sich auf verschiedene Steuerarten und sozialrechtliche Bereiche. Dieses Zusammenspiel zu verstehen, hilft Vereinsverantwortlichen, optimale Lösungen für alle Beteiligten zu finden.

Umsatzsteuerlich profitieren gemeinnützige Vereine von weitreichenden Befreiungen. Bildungsleistungen nach § 4 Nr. 22 UStG sind regelmäßig umsatzsteuerfrei, wenn sie unmittelbar dem Satzungszweck dienen. Das gilt für die meisten Übungsleitertätigkeiten. Aufpassen muss man bei kommerziellen Angeboten; der Yoga-Kurs für Nicht-Mitglieder kann schnell umsatzsteuerpflichtig werden.

Die Sozialversicherungsfreiheit macht den Freibetrag besonders attraktiv. Bis 3.000 Euro fallen keine Beiträge an, weder für den Übungsleiter noch für den Verein. Das spart beiden Seiten bares Geld. Diese Regelung gilt universell, egal ob der Übungsleiter hauptberuflich angestellt, selbstständig, Student oder Rentner ist.

Für Vereine bedeutet das: klare Strukturen schaffen. Die Gemeinnützigkeit muss aktuell bescheinigt sein, die Tätigkeiten müssen zum Satzungszweck passen. Die Trennung zwischen ideellem Bereich, Zweckbetrieb und wirtschaftlichem Geschäftsbetrieb will beachtet werden. Übungsleitertätigkeiten gehören meist in den begünstigten Bereich, aber eben nicht immer.

Besondere Personengruppen im Fokus

Rentner schätzen den Übungsleiterfreibetrag besonders. Er ermöglicht ihnen, aktiv zu bleiben und ihre Erfahrung weiterzugeben, ohne dass die Rente geschmälert wird. Zumindest gilt das für die 3.000 Euro, darüber hinaus greifen die üblichen Hinzuverdienstgrenzen. Bei vorgezogener Altersrente ist Vorsicht geboten, hier gelten strengere Regeln.

Studenten profitieren doppelt: Der Freibetrag wird weder auf das BAföG angerechnet noch gefährdet er die Familienversicherung. 3.000 Euro im Jahr zusätzlich zu anderen Einkünften, das macht das Studium finanziell etwas entspannter. Gleichzeitig sammeln sie wertvolle Erfahrungen in der Jugendarbeit oder im Sport.

Hauptberuflich Tätige nutzen den Freibetrag für ihr Feierabend-Engagement. Die Übungsleitervergütung erhöht nicht das zu versteuernde Einkommen aus der Haupttätigkeit. Erst wenn die 3.000 Euro überschritten werden, müssen die Mehreinkünfte versteuert werden. Aber selbst dann lohnt sich das Engagement meist noch.

Die unverzichtbaren Voraussetzungen im Detail

Vier Bedingungen müssen erfüllt sein, damit der Übungsleiterfreibetrag greift. Fehlt auch nur eine, entfällt die komplette Steuervergünstigung. Diese Alles-oder-Nichts-Regelung macht es umso wichtiger, alle Voraussetzungen genau zu kennen und einzuhalten.

Die Nebenberuflichkeit steht an erster Stelle. Maximal ein Drittel einer Vollzeitstelle, so lautet die Faustregel. Bei einer 40-Stunden-Woche bedeutet das etwa 13 bis 14 Stunden für die Übungsleitertätigkeit. Diese Grenze gilt im Jahresdurchschnitt. Wer in den Schulferien intensiv Feriencamps betreut und dafür im Rest des Jahres weniger aktiv ist, bleibt trotzdem im Rahmen.

Die zweite Bedingung betrifft die Art der Tätigkeit. Pädagogisch, künstlerisch oder betreuend muss sie sein. Das klingt abstrakt, meint aber konkret: Menschen anleiten, fördern, begleiten. Der persönliche Kontakt und die fördernde Komponente sind entscheidend. Reine Verwaltung oder technische Dienste fallen raus.

Drittens muss der Auftraggeber stimmen. Gemeinnützige, mildtätige oder kirchliche Organisationen kommen in Frage, auch öffentliche Einrichtungen wie Schulen oder Universitäten. Der Nachweis erfolgt über den Freistellungsbescheid oder bei öffentlichen Trägern über deren Status. Private Sportschulen oder kommerzielle Anbieter scheiden aus.

Viertens darf die Tätigkeit nicht im Rahmen eines wirtschaftlichen Geschäftsbetriebs erfolgen. Der vereinseigene Fitnesskurs für Mitglieder ist okay, das kommerzielle Kursangebot für jedermann meist nicht. Die Grenze verläuft dort, wo aus der gemeinnützigen Tätigkeit ein Geschäft wird.

Dokumentation und Nachweise richtig führen

Ordnung ist das halbe Leben, besonders wenn es um Steuervergünstigungen geht. Eine saubere Dokumentation erspart Ärger und Rückfragen. Was gehört in die Ablage?

Der Übungsleitervertrag bildet die Grundlage. Er sollte die Tätigkeit genau beschreiben und regelmäßig aktualisiert werden. Auch Nachweise über die Gemeinnützigkeit des Vereins und eine Übersicht der erhaltenen Zahlungen sind entscheidend. All dies sorgt dafür, dass der Übungsleiter freudig seiner Aufgabe nachgehen kann, ohne sich ständig Gedanken um steuerliche Fallstricke machen zu müssen.

Eine gute Vereinssoftware kann dabei helfen, alle relevanten Informationen zu archivieren, sei es in der Mitgliederverwaltung oder über eine Vereinsapp, um den Überblick zu behalten und gleichzeitig die Kommunikation zu fördern.

So wird die Mitgliederverwaltung zum unverzichtbaren Werkzeug für einen erfolgreichen Verein, egal ob im Sport oder in anderen Bereichen.